Cloud-Mythen im Check: Die Fakten für Ihre Archivierungsstrategie

Viele mittelständische Unternehmen stehen aktuell vor der drängenden strategischen Entscheidung, welche Prozesse sie in die Cloud verlagern sollen. Dabei stoßen sie auf widersprüchliche Informationen über Vor- und Nachteile der Cloud. Das führt oft zu Verunsicherung, wodurch eine wichtige Weichenstellung für die Zukunft des Unternehmens unnötig verzögert wird.

Mit diesem Blogbeitrag wollen wir zur Aufklärung beitragen. Dazu betrachten wir das Thema Cloud aus der Perspektive des Dokumentenmanagements (DMS): Wie gut eignet sich die Cloud für die Archivierung betrieblicher Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Mitarbeiterdaten? Dazu führen wir pointiert die häufigsten Vorurteile rund um die Cloud-Archivierung an, die uns in der Praxis noch immer begegnen, und liefern faktenbasierte Argumente, die Ihnen als Entscheidungsträger Klarheit und Sicherheit für künftige Investitionen an die Hand geben.

Das Vorurteil: Sensible Daten sind in der Cloud anfälliger für Cyberangriffe und Datenlecks als in der eigenen IT-Infrastruktur.

Die Fakten: Professionelle Cloud-Anbieter investieren massiv in die Sicherheit ihrer Cloud-Infrastruktur. Denn Sicherheit ist eines der wichtigsten Kriterien auf dem hart umkämpften Cloud-Markt. Deshalb verfügen heutzutage alle seriösen Anbieter von Cloud-Lösungen über spezialisierte Sicherheitsteams, nutzen modernste Verschlüsselungstechnologien, führen regelmäßige Audits durch und implementieren mehrschichtige Schutzkonzepte, die eine private IT-Abteilung selten in diesem Umfang realisieren kann. Aus diesen Gründen können Cloud-Anbieter ein Sicherheitsniveau bieten, das gerade für mittelständische Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen nur schwer zu leisten ist.

Wichtig für die Archivierung: Cloud-Dienste, die für die revisionssichere Archivierung geeignet sind, erkennen Sie an gesonderten Sicherheitsstandards wie der ISO 27001. Zusätzlich bieten Zertifizierungen, wie die Siegel „Software Made in Germany“ und „Software Hosted in Germany“, eine klare Orientierung: Sie zeigen, dass die Daten in Deutschland gehostet werden und damit den strengen Anforderungen des deutschen Datenschutzrechts unterliegen.

Mythos 2: „Wir verlieren die Kontrolle über unsere Daten“

Das Vorurteil: Daten, die in der Cloud liegen, sind für Unternehmen nicht mehr vollständig kontrollierbar.

Die Fakten: Moderne Cloud-Lösungen bieten umfassende Tools zur Datenkontrolle. Mittels einer detaillierten Zugriffsverwaltung, Audit-Logs und lückenloser Nachverfolgung haben Sie jederzeit volle Kontrolle darüber, wer wann auf welche Dokumente zugreift.

Wichtig für die Archivierung: Gerade in den Bereichen Dokumentenmanagement und Archivierung sind diese Kontrollmechanismen entscheidend, um gesetzliche Vorgaben und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Das bedeutet, die Cloud eröffnet beim Umgang mit Daten sogar die Tür zu mehr Transparenz. Sie fungiert deshalb als ein zentraler Baustein, auf dem Weg zu mehr Datensouveränität im Unternehmen. Mit der richtigen Cloud-Strategie werden mittelständische Unternehmen also dazu befähigt, die hohen rechtlichen und Compliance-Anforderungen jetzt und in Zukunft erfüllen zu können.

 
Mythos 3: „Cloud ist zu teuer“

Das Vorurteil: Die Kosten für Cloud-Dienste sind sehr viel höher als das bei betriebseigenen On-Premises-Lösungen das Fall ist.

Die Fakten: Diese Annahme entpuppt sich in der Regel als falsch, weil die versteckten Kosten von On-Premises-Lösungen unterschätzt werden. Zu diesen Posten zählen: die Wartung und Instandhaltung der Hardware, Kosten für Strom, Kühlung und physische Sicherheit, Personalressourcen für Administration und Support der betriebseigenen Server sowie Kosten für notwendige Softwarelizenzen und deren Updates. Hinzu kommen das generelle Investitionsrisiko der Technologie und der schnelle Wertverlust der Hardware.

Wichtig für die Archivierung: Flexible Bezahl-Modelle erlauben es Ihnen, nur für den tatsächlich genutzten Speicher und die beanspruchten Ressourcen zu bezahlen. Hinzu kommt, dass sich Cloud-Dienste jederzeit bedarfsgerecht skalieren lassen, ohne dass hohe Anfangsinvestitionen anfallen.

 
Mythos 4: „Cloud ist nur online verfügbar“

Das Vorurteil: Daten, die in der Cloud liegen, sind nur mit Internetzugang verfügbar.

Die Fakten: Moderne Cloud-Lösungen bieten den Nutzern einen Offline-Zugriff und stellen mit Hilfe ausgefeilter Synchronisationsmechanismen sicher, dass dabei keine Daten verloren gehen. Dokumente und Daten, auf die Sie regelmäßig zugreifen müssen, können auch in der Cloud lokal synchronisiert werden. So ist der Zugriff auf wichtige Dokumente jederzeit gewährleistet – auch bei temporären Internetausfällen oder an Orten mit einer schlechten Internetverbindung.

Wichtig für die Archivierung: Im Bereich der digitalen Archivierung ist die Verfügbarkeit von Informationen entscheidend. Intelligente Synchronisationsfunktionen stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit und von überall auf die relevanten Dokumente zugreifen können.

Mythos 5: „Cloud ist zu komplex in der Verwaltung“

Das Vorurteil: Die Migration und Verwaltung von Cloud-Archivierungslösungen ist kompliziert und erfordert spezialisiertes IT-Wissen.

Die Realität: Cloud-Anbieter legen großen Wert auf eine intuitive Nutzerführung. Über einfache Dashboards und automatisierte Prozesse können Sie Daten migrieren, verwalten und sichern.

Wichtig für die Archivierung: Moderne DMS-Lösungen wie easy archive sind von Haus aus so konzipiert, dass die Migration von Bestandsdaten und die nahtlose Integration in bestehende Geschäftsprozesse durch standardisierte Schnittstellen bereits im Programm angelegt sind. Zusätzlich haben sie bei Cloud-Lösungen wie easy archive die Möglichkeit, das Archiv als Managed Service zu betreiben. Das bedeutet: easy übernimmt die komplette Einrichtung und Wartung der Soft- und Hardware, sodass sich Ihre internen IT-Teams auf strategisch wichtigere Themen konzentrieren können.

Mythos 6: „Entweder Cloud oder lokale Server“

Das Vorurteil: Die Entscheidung für die Cloud bedeutet, die gesamte Infrastruktur umstellen zu müssen.

Die Realität: Dies ist eine veraltete Sichtweise. Hybride Cloud-Modelle sind heutzutage in vielen Bereichen der Standard. Das bedeutet: Sie können nach strategischen Gesichtspunkten selbst entscheiden, welche Daten Sie in der Cloud archivieren wollen und welche lokal bleiben sollen.

Wichtig für die Archivierung: Hybride Archivierungslösungen ermöglichen es Ihnen, sensible Daten, die höchste regulatorische Anforderungen haben, weiterhin lokal zu speichern, während weniger kritische Dokumente in die Cloud ausgelagert werden. Dies bietet maximale Flexibilität und zahlt noch einmal auf das Thema Datensouveränität in Ihrem Unternehmen ein.

Fazit

Wie Sie gesehen haben, sind die Ängste und Bedenken bezüglich der Cloud-Archivierung mehr als unbegründet. Sie basieren auf veralteten Annahmen, die der rasanten Entwicklung der Technologie nicht standhalten. Lassen Sie sich nicht von Mythen aufhalten, die den Weg in eine effizientere und sicherere Zukunft blockieren. Investieren Sie in die Digitalisierung Ihres Unternehmens, indem Sie eine faktenbasierte Entscheidung für eine moderne Cloud-Archivierung treffen.

Der Weg zur digitalen Archivierung muss nicht kompliziert sein. Beginnen Sie jetzt damit, die richtigen Fragen zu stellen. Wir beraten Sie gerne.