Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung: 11 Gründe für die Invoice Cloud

Problemlos skalierbar, einfache Kostenkontrolle, keine zusätzliche IT notwendig: Cloud-basierte Programme liegen nicht ohne Grund bei immer mehr Unternehmen im Trend. Solche auch Software-as-a-Service (SaaS) genannten Lösungen, wie z.B. die Invoice-Cloud, sind zudem die zeitgemäße Antwort auf die veränderten Arbeitsbedingungen in Zeiten von New Work. Denn webbasiertes Arbeiten macht alle Beteiligten räumlich und zeitlich unabhängig und funktioniert damit im Büro genauso wie im Homeoffice, Hotel oder im Airport-Terminal.

Aus diesem Grund ergibt es Sinn, auch bei der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung gleich darüber nachzudenken, auf eine zukunftstaugliche Softwarelösung zu setzen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile eine Cloud-basierte Invoice-Lösung – wir nennen sie Invoice Cloud – bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Einzelnen hat und wie Unternehmen insgesamt von der Cloud profitieren.

1. Ganzheitliche Lösung

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen berührt viele Prozesse und Personen. Es müssen zum Beispiel Daten geprüft und abgeglichen, Dokumente von A nach B bewegt und Freigaben erteilt werden. All dies muss nach bestimmten Regeln ablaufen, die sich aus Compliance-, Buchhaltungs- und weiteren geltenden Vorschriften ergeben. Mit der Invoice Cloud vereinen Sie diesen gesamten Rechnungsprozess ganzheitlich innerhalb einer einzigen Anwendung.

Mit Hilfe der Software können Sie selbst Elemente der Rechnungsverarbeitung feingliedrig steuern: von Vertretungsregelungen über das Eskalationsmanagement, eine Vier- oder Sechs-Augenprüfung der Rechnung ab einem bestimmten Betrag bis hin zur vollautomatisierten Dunkelbuchung. Diese Optionen gehören auch in einer Invoice Cloud dazu. So können Sie den Rechnungs-Workflow Cloud-spezifisch nach Ihren Anforderungen strukturieren und über weitere Add-ons sogar teilweise oder ganz automatisieren.

2. Tschüss, Medienbrüche

Eine Software-Lösung für die Rechnungsverarbeitung adressiert ganz gezielt eines der größten Probleme, mit dem die Kreditorenbuchhaltung vieler Unternehmen noch heute zu kämpfen hat: heterogene Rechnungsformate. Denn selbst wenn sie als Unternehmen vorbildlich ihre Buchhaltung digitalisieren, kommt dieser intelligente Prozess mit der Zusendung einer Lieferantenrechnung per E-Mail als PDF oder per Post und auf Papier zum Erliegen.

Die Daten müssen umständlich abgetippt oder per Copy-and-paste ins System eingegeben werden. Das kostet Zeit und wird immer wieder zu einer nervenaufreibenden Fehlerquelle. Mit der Invoice Cloud gehört dieses Ärgernis der Vergangenheit an.

3. Alle Rechnungsarten werden in der Invoice Cloud unterstützt

Durch die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung beseitigen Sie nicht nur Medienbrüche, Sie schaffen damit auch die größtmögliche Kompatibilität zu allen Rechnungsformaten: Neben dem Scan papierbasierter Rechnungen liest die Software Rechnungen auch direkt aus der E-Mail-Anwendung ein und wandelt alle relevanten Informationen durch den Einsatz intelligenter selbstlernender Algorithmen in strukturierte Daten für das Buchhaltungssystem um: Dabei werden alle relevanten PDF-Formate unterstützt.Selbstredend sind Sie mit der Invoice Cloud auch für die Zukunft bestens gerüstet. Moderne strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD und dergleichen empfängt die Software sozusagen mit offenen Armen. Denn bei diesen Rechnungsformaten entfällt die Extraktion der Daten beim Auslesen; hier handelt es sich um machinenlesbare Formate.

4. Bessere Übersicht beim Rechnungsmanagement

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist keine wertschöpfende Tätigkeit, sondern eine Pflichtübung, die jedoch mit höchster Präzision und der größten Effizienz erledigt werden sollte. Die Invoice Cloud unterstützt Sie hier mit einer individualisierten User Experience, in der den Beteiligten rollenbasiert unterschiedliche Ansichten bereitgestellt werden.

Auf diese Weise bekommt der Sachbearbeiter andere Informationen angezeigt als eine Abteilungsleiterin, die nur in den digitalen Freigabeprozess von Rechnungen Ihres Teams eingreifen muss, oder der Geschäftsführer, der in Freigabeprozesse ab einer bestimmten Rechnungshöhe involviert ist. All dies funktioniert übrigens genauso auf dem Dienst-PC wie am Laptop im Home-Office oder mit dem Smartphone auf der Dienstreise.

5. Nahtlose Anbindung an bestehende Systeme

Mit der Invoice-Cloud können Sie die digitalisierte Rechnungsverarbeitung nahtlos an Ihre bestehende IT-Infrastruktur anbinden. So lassen sich Stammdaten über Webservices in eine Schattendatenbank einlesen, gescannte und genehmigte Belege aus dem Workflow in das ERP-System übertragen und Workflow-Belege gemäß der jeweiligen Standardlogik verarbeiten. Dabei gibt Ihnen die Invoice Cloud Rückmeldungen über den Fortschritt aller Prozesse und meldet sich, sobald Fehler oder Unregelmäßigkeiten auftreten.

6. Mehr Transparenz

Die Invoice Cloud vereinfacht für alle Beteiligten nicht nur die Zusammenarbeit, sie führt auch zu mehr Transparenz. Denn alle beteiligten Mitarbeiter haben in ihren jeweils definierten Rollen immer einen einfachen und schnellen Überblick über alle relevanten Informationen wie auf den Status einer Rechnung, ihre Inhalte mit Positionen und Summen oder ihren Bearbeitungsstand innerhalb des angelegten Workflows. Bei etwaigen Fragen haben so alle Beteiligten den gleichen Wissensstand zu jedem beliebigen Sachverhalt aus dem Eingangsrechnungsprozess.

7. Automatisierte Prozesse

Mit Hilfe der Invoice Cloud können Sie Prozesse automatisieren und Ihren Sachbearbeitern viel Arbeit abnehmen. Um das zu ermöglichen, richten Sie die Software einfach so ein, dass die extrahierten Rechnungsdaten automatisiert auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft werden. Dabei kann das Cloud-Rechnungsprogramm über eine Schnittstelle auch auf Daten Ihres ERP-Systems zurückgreifen. Auf diese Weise läuft ein Großteil der Prüfungen automatisiert im Hintergrund ab: Von den einzelnen Belegpositionen über die Lieferantendaten bis hin zur Prüfung des Bruttobetrags führt die Invoice Cloud auf Wunsch viele Arbeitsschritte selbst durch.

8. Geringere Laufzeiten von E-Rechnungen durch die Invoice Cloud

Apropos Effizienz: Der Vorteil der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung lässt sich auch in konkreten Zahlen ausdrücken. Während eine Eingangsrechnung auf Papier vom Eingang bis zur Freigabe der Zahlung inklusive Prüfungen eine Bearbeitungsdauer fast 27 Minuten in Anspruch nimmt, fallen für E-Rechnungen mit Bestellbezug durchschnittlich nur 2:20 Minuten an. Der Grund: bei diesem fortschrittlichen Rechnungsformat erfordern lediglich die Prozessschritte Freigabe und Zahlung ein manuelles Eingreifen.

9. Passgenaue Abbildung kompletter Workflows

Mit einer Software können Sie die Rechnungsverarbeitung passgenau nach Ihren Bedürfnissen digitalisieren. Das bedeutet: Die Invoice Cloud bildet den kompletten Workflow ab, der mit der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen verbunden ist, ohne dabei Ballast mit sich herumzutragen. Nach dem Motto: so viel wie nötig und so wenig wie möglich.

Sie können die Invoice Cloud so einrichten, dass sie die Eingangsrechnungen zunächst unter Berücksichtigung Ihres ERP-Systems erfasst und extrahiert. Bei der anschließenden Sachbearbeitung können Sie die Rechnungsdaten optional in einem Rechnungsbuch erfassen und den Buchungssatz zum Beispiel mit fehlenden Informationen wie einer Kostenstelle oder einem Sachkonto ergänzen. Der anschließende Prüfungs- und Freigabeprozess passt sich an Ihre bestehenden Workflows an, dabei können Sie diverse Parameter, wie zum Beispiel mehrstufige Prüfprozesse, Wertgrenzen oder eine automatische Zuweisung, an bestimmte Bearbeiter festlegen. Schließlich kann jede Eingangsrechnung mit den zugehörigen Dokumenten revisionssicher archiviert werden.

10. Optimale Kostenkontrolle und Skalierbarkeit

Eine Invoice-Lösung aus der Cloud zahlt sich auch bei den Kosten im wahrsten Sinne des Wortes für Sie aus. So fallen bei diesem Bereitstellungsmodell nicht nur etwaige Folgekosten für die Wartung der Software weg. Ein weiterer Vorteil der Cloud-Software ist auch die einfache Skalierbarkeit: Bei dem subskriptionsbasierten Lizenzmodell zahlen Sie nur für die tatsächliche Nutzung der Software. Das gilt sowohl für die Laufzeit als auch für die Anzahl der Nutzer in Ihrem Unternehmen. So bleiben Sie in der Invoice Cloud allzeit flexibel und haben zugleich die optimale Kostenkontrolle.

11. Für die Zukunft bestens gerüstet

Cloud-Lösungen in Kombination mit Subskriptionsmodellen liegen im Trend. Laut Bitkom Cloud Monitor setzen immer mehr Unternehmen auf dieses Softwaremodell. Denn die Anbieter von Cloud-Software können ihre Produkte viel genauer und schneller an die Anforderungen und Bedürfnisse der Kunden anpassen. So stellen große Anbieter wie Microsoft beispielsweise Kunden in Europa Cloud-Services zur Verfügung, die gemäß europäischem Recht in lokalen Rechenzentren gehostet werden – und wir bei EASY SOFTWARE verfolgen mit unseren Cloud-Lösungen wie der easy invoice exakt denselben Ansatz: maximale Flexibilität, maximale Transparenz, maximale Sicherheit.

kostenlose Vorlage zum Download

Lastenheft zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung

Es gibt viele gute Gründe, warum Sie in Ihrem Unternehmen die Verarbeitung von Eingangsrechnungen digitalisieren sollten: Abläufe werden beschleunigt und Kosten reduziert. Viele potenzielle Fehlerquellen fallen weg, der Prozess wird transparenter und die Compliance gestärkt. Um diese Vorteile auch wirklich zu realisieren, müssen Sie als Unternehmen die passende Lösung finden und diese zusammen mit einem Lösungsanbieter zielführend implementieren. Ein Lastenheft gehört bei Software-Projekten dazu, gerade bei Invoice-Projekten, die über eine gewisse Komplexität verfügen: Es verschafft Ihnen und Ihrem zukünftigen Lösungsanbieter den detaillierten Überblick auf die Anforderungen, die das Eingangsrechnungsprojekt mit sich bringt.

Dabei ist es wichtig hervorzuheben, dass die Digitalisierung des Invoice-Managements nicht nur ein technisches Projekt ist. Denn die Digitalisierung der Abläufe ändert zugleich viele etablierte, meist papierbasierte Arbeitsprozeduren. Damit ändern sich auch viele verbundene Gewohnheiten Ihrer Mitarbeiter. Für den späteren Erfolg im Unternehmensalltag ist es sehr wichtig, dass die technische Seite des Projekts so reibungs- und problemlos wie möglich über die Bühne geht. So stellen Sie sicher, dass die Veränderungen von den Anwendern bestmöglich angenommen und geschätzt werden.

Was ist ein Lastenheft für digitales Invoice-Management?

Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagements auf Seiten des Unternehmens ist die Erstellung eines detaillierten Lastenheftes. In diesem Beitrag erfahren Sie, wofür das Lastenheft benötigt wird und welche Anforderungen es erfüllen muss. Und das Beste: Wir unterstützen Sie mit einer professionell ausgearbeiteten Vorlage bei der Erstellung eines individuellen Lastenheftes für die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen.

Mit dem Lastenheft legen Sie fest, welche Anforderungen eine Lösung zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung aus der Perspektive Ihres Unternehmens erfüllen sollte. Dazu zählen zum Beispiel Aspekte, wie das technische Umfeld des von Ihnen genutzten ERP-Systems, in dem es funktionieren muss – aber auch die Aufgaben, die es in der täglichen Arbeit abdecken soll sowie finanzielle Fragen nach dem Kostenrahmen des Projekts. Nicht zu vergessen sind Fragen zur Lizenzierung der Software wie auch organisatorische Aspekte, z. B.  die essenzielle Frage, ab wann die Lösung im Betrieb einsatzbereit sein soll.

Wichtig ist, dass die Ausarbeitung eines Lastenheftes kein technisches oder Produkt-Know-how voraussetzt, sondern aus der Perspektive des Unternehmens als Auftraggeber formuliert wird. Sie schreiben hier möglichst genau all jene Wünsche und Aufgaben nieder, die am Ende des Projekts durch die Software erfüllt beziehungsweise von ihr übernommen werden sollen. Dabei sollten Sie nicht technisch denken, sondern ganz in Ihrer Perspektive bleiben und nach prozessbezogenen Lösungen fragen.

Mit vielen der Angaben und Aspekte, die in einem Lastenheft auftauchen, werden Sie sich zu dem Zeitpunkt, an dem Sie das Lastenheft erstellen müssen, bereits auseinandergesetzt haben. Denn im Lastenheft tauchen viele Dinge auf, die für Sie bei der Auswahl einer geeigneten Lösung für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen bereits eine gewichtige Rolle gespielt haben. Sehr wahrscheinlich haben Sie sogar schon Listen oder Pläne erstellt, die vieles von dem enthalten, was auch im Lastenheft auftaucht

Was gehört in ein Lastenheft zur Einführung einer Software für die Rechnungsverarbeitung?

Wie zuvor ausgeführt wurde, dient das Lastenheft dazu, dem Auftragnehmer einerseits die Erwartungen an das Projekt zu vermitteln und ihn andererseits zu befähigen, mit den Informationen des Lastenheftes ein Pflichtenheft zu erstellen, das dem Projekt den Weg weist. Damit das funktioniert, sollte ein Lastenheft zur Einführung einer Software-Lösung für die Rechnungsverarbeitung folgenden Aspekte abdecken:

• Übergeordnete Projektziele: Dabei kann es sich zum Beispiel sehr allgemein um die Verbesserung der gegenwärtigen Durchlaufzeiten handeln oder konkreter um die Möglichkeit zur Verarbeitung elektronischer Rechnungsformate, wie z.B. mit easy invoice.
• Rahmenbedingungen, wie ein vorgegebener Zeitplan mit Meilensteinen,der eingehalten werden soll, oder eine bestimmte Budgetgrenze, die nicht überschritten werden darf.
• Ist-Zustand: Hier wird beschrieben, unter welchen technischen Rahmenbedingungen die Rechnungsverarbeitung abläuft und wie die Prozesse rund um das Invoice-Management derzeit angelegt sind.
• Eine genaue Zieldefinition: Damit sind die konkreten Anforderungen gemeint, die beispielsweise an den Rechnungseingang im zukünftigen digitalen Workflow gestellt werden oder welche Schnittstellen in diesen Workflow eingebunden werden müssen.
• Zieldefinition: Damit sind die konkreten Anforderungen gemeint, die beispielsweise an den Rechnungseingang im zukünftigen digitalen Workflow gestellt werden oder welche Schnittstellen in diesen Workflow eingebunden werden müssen.
• Bei einer Invoice-Management Software-Lösung sollte nach unserer Erfahrung zusätzlich die Rechnungsfreigabe als gesonderter Abschnitt in das Lastenheft aufgenommen werden, da sie einen komplexen Prozessschritt darstellt, auf den die implementierte Lösung sehr genau abgestimmt sein muss.

Fazit: Mit einer strukturierten Vorlage ist ein Lastenheft sehr einfach und schnell zu erstellen

Beim ersten Hören schwingt bei dem Wort „Lastenheft“ das Wort „Belastung“ mit. Wenn Sie jedoch einmal verstanden haben, wofür ein Lastenheft benötigt wird, wird die Ausarbeitung sogleich etwas leichter. Da die Implementierung einer Software zur Rechnungsverarbeitung immer relativ ähnlich abläuft, lässt sich diese Aufgabe sogar noch weiter vereinfachen: Dazu haben wir Ihnen eine Vorlage erstellt, die Ihnen nicht nur als Leitfaden dient, sondern schon als eine strukturierte Ausfüllhilfe einen Großteil der formalen Arbeit abnimmt. Sie eignet sich für jede Art von Unternehmen und kann für jede auf dem Markt erhältliche Lösung verwendet werden.