E-Procurement und Vertragsmanagement: das Yin und Yang der digitalen Beschaffung

Wer im Einkauf spart, schafft sich finanzielle Spielräume im Verkauf. Gemäß dieser beliebten Einkäufer-Weisheit haben Unternehmen in den letzten Jahren sehr erfolgreich ihre Beschaffungsstrategien weiterentwickelt. Der Weisheit Kern „im Einkauf sparen“ bezieht sich dabei einerseits auf das Verhandlungsgeschick im Umgang mit Lieferanten. Andererseits liegt ein enormes Gewinnpotential in den Beschaffungsprozessen selbst und dort vor allem im Vertragsmanagement.

Man muss nicht das Beispiel eines global agierenden Konzerns bemühen, um die wachsende Komplexität im Einkauf zu verdeutlichen. Selbst kleinere Mittelständler verwalten oft einige tausend aktive Lieferantenverträge. Werden Verträge an unterschiedlichen Standorten von dezentral organisierten Beschaffungsteams verhandelt, können Unternehmen beim Einkauf schnell den Überblick verlieren. In diesem Blogbeitrag erläutern wir Ihnen, wie Sie mithilfe eines digitalen Vertragsmanagements Ihre Beschaffungsprozesse effizient und transparent gestalten.

E-Procurement umfasst Digitalisierung aller Einkaufsprozesse

Bei der Digitalisierung des Einkaufs kommen Unternehmen zügig voran. Allerdings besteht vor allem für Mittelständler das Risiko, gegenüber größeren Wettbewerbern ins Hintertreffen zu geraten. Der BME-Barometer Elektronische Beschaffung [2020] weist darauf hin, dass die Implementierung digitaler Einkaufsprozesse zwar kein Selbstläufer ist, jedoch im Vergleich zum „Vorjahr wird eine nahezu komplette Automatisierung des operativen Einkaufsprozesses bis vor dem Übergang zur Rechnungsprüfung und -buchung von über zwei Dritteln der Unternehmen in absehbarer Zeit erwartet oder ist zum Teil schon vollzogen.“

Ein durchgängiges elektronisches Vertragsmanagement bildet die Grundlage für erfolgreiche, ganzheitliche E-Procurement-Strategien.

Die ersten Ansätze zur Digitalisierung des Einkaufs liegen mittlerweile rund zwei Jahrzehnte zurück. Damals wurde der Begriff E-Procurement geboren. Dieser beschränkte sich anfangs auf die Kommunikation mit Lieferanten über elektronische Marktplätze, ganz nach dem Prinzip Amazon für die Businesswelt. Der erweiterte E-Procurement-Begriff, wie wir ihn heute nutzen, umfasst viel mehr. So bemüht sich etwa das bereits 2008 gestartete Projekt PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) um die Standardisierung des digitalen Beschaffungswesens auf europäischer Ebene. Beim E-Procurement stehen inzwischen sämtliche Abläufe im Einkauf und deren digitale Transformation im Fokus – eine Aufgabe, die eben gerade für kleinere Unternehmen eine beträchtliche Herausforderung darstellt.

Bei der Digitalisierung des Einkaufs und der Standardisierung von Beschaffungsprozessen rückt das Thema Vertragsmanagement als wichtiger Erfolgsfaktor immer weiter in den Mittelpunkt. Ein durchgängiges elektronisches Vertragsmanagement bildet die Grundlage für erfolgreiche, ganzheitliche E-Procurement-Strategien.

Damit adressiert digitales Vertragsmanagement einige der größten Herausforderungen im Einkauf, mit denen sich sowohl kleine und mittelständische Unternehmen als auch international agierende Konzerne tagtäglich auseinandersetzen:

• Fehlende Standards und Kontrollmechanismen im Vertragsmanagement
• Umständliches Handling und Medienbrüche bei papierbasierten Verträgen
• Komplizierte Überwachung von Compliance- und regulatorischen Anforderungen
• Ineffiziente Zusammenarbeit mit Lieferanten und internen Stakeholdern
• Geringes Potenzial zur Automatisierung von Standardprozessen im Einkauf

Digitale Lösungen für das Vertragsmanagement versprechen, hier Abhilfe zu schaffen. Doch was genau kann digitales Vertragsmanagement – und was sind die Vorteile für das Beschaffungswesen in Ihrem Unternehmen?

Aktives Vertragsmanagement mit integrierter Datenbasis

Vertragsmanagement ist eine komplexe Aufgabe, mit der sich viele Einkaufsorganisationen nur ungern beschäftigen. Sind Verträge mit Lieferanten erst einmal verhandelt, werden diese schnell ad acta gelegt. Die wichtigsten für die Beschaffung benötigten Informationen werden per Excel, E-Mail oder auf anderem Wege weiterverarbeitet. Schleichen sich dabei Fehler ein, bleiben diese oft unbemerkt und können Folgekosten in ungeahnter Höhe verursachen.

Werden wiederum einzelne Vertragsbestandteile zu einem späteren Zeitpunkt verändert, zieht dies einen schier unkontrollierbaren Rattenschwanz nach sich. Noch dazu sind in vertragliche Angelegenheiten neben dem Einkauf zahlreiche weitere Abteilungen wie das Controlling, die Rechtsabteilung und die Geschäftsleitung involviert. Im schlimmsten Fall arbeiten alle Beteiligten nicht mit dem gleichen Informationsstand. Welches Unternehmen kann da noch den Überblick behalten? Probleme und mitunter hohe Folgekosten sind vorprogrammiert.

Digitales Vertragsmanagement umfasst den gesamten Vertragslebenszyklus von der Vertragsanbahnung und Erstellung, über Verhandlungen von Nachträgen bis zur Vertragskündigung und Archivierung abgeschlossener Verträge. Aktives Vertragsmanagement stellt sicher, dass laufende Verträge stets die Grundlage für alle Einkaufsvorgänge bilden und Unternehmen nicht mit veralteten Informationen arbeiten. Die Integration in SAP-Systeme oder andere ERP-Systeme stellt sicher, dass vertragliche Informationen mit den Stamm- und Bewegungsdaten verknüpft sind. Das Entstehen von parallelen Datenwelten wird so vermieden und Sie behalten den Überblick über Ihre Lieferantenbeziehungen und Einkaufsprozesse auf der Grundlage einer einzigen, integrierten Datenbasis.

Digitales Vertragsmanagement als Bestandteil moderner E-Procurement-Strategien

Mit Softwarelösungen für das digitale, in Ihr ERP-System integriertes Vertragsmanagement verwalten Sie sämtliche Lieferantenverträge übersichtlich und revisionssicher während des gesamten Lebenszyklusses. Compliance- und Kostenrisiken lassen sich damit deutlich reduzieren und werden kontrollierbar.

Angesichts der wachsenden globalen Verflechtung von Unternehmen und Lieferketten sollte digitales Vertragsmanagement ein elementarer Bestandteil jeder modernen E-Procurement-Strategie sein. Für Ihr Beschaffungswesen und Ihr gesamtes Unternehmen ergeben sich handfeste Vorteile:

• Lebenszyklus-Management: Unterstützung und Monitoring des gesamten Vertragsablaufs von der Erstellung bis zur Archivierung
• Workflow-Unterstützung: Einbindung und aktive Steuerung aller beteiligten Unternehmensbereiche in den Vertragsmanagement-Prozess
• Versionen-Kontrolle: Automatische Versionierung bei Aktualisierungen und Verwaltung der Vertragshistorie
• Stammdaten-Integration: Verbindung mit der Vertragskonditionen mit den Stammdaten des ERP-Systems für durchgängige Datenkonsistenz
• Compliance-Unterstützung: Transparenz und Kontrolle über Vertragsrisiken wie regulatorische oder terminliche Anforderungen

Um auf die eingangs zitierte Einkäufer-Weisheit zurückzukommen: Denken Sie bei der Modernisierung Ihres Beschaffungswesen nicht gleich im ersten Schritt an Einsparungen in finanzieller Form. Denn digitales Vertragsmanagement erspart Ihnen vor allem eines: eine Menge Ärger und Chaos im Einkauf.