Kaufen oder abonnieren? Wo liegen die Vorteile von Software-as-a-Service?

„Ich hätte gerne einen Hund, aber möchte nicht ständig Gassi gehen.“ Manche lieben es, ihren Hund auszuführen, zu füttern und zu waschen – andere wollen einfach nur einen flauschigen Freund. Ebenso wollen viele Unternehmen zwar durch Digitalisierung effizient werden, sind sich aber unsicher, ob sie die dauerhafte Pflege lokaler Systeme und Server stemmen können. Während Drohnen, die mit Hunden spazieren gehen, noch in den Kinderschuhen stecken, sind Software-Abos, bei der Anbieter auch die Infrastruktur verwalten, schon heute weit verbreitet.

Software-as-a-Service (SaaS) nennt die Branche diese Software im Abonnement. Sie basiert meist auf Cloud-Technologien und macht damit lokale Installationen sowie die eigenständige Wartung der Software beim Kunden überflüssig. Ohne diese Verpflichtungen, die mit gekaufter Software einhergehen, gewinnen Unternehmen neue Unabhängigkeit und Agilität. Welcher Typ Unternehmen gewinnt durch Cloud-Software mit Abo (Cloud SaaS) die größten Vorteile? Und gibt es einen klaren Sieger im Wettkampf zwischen klassischem Lizenzkauf (On-Premises) versus SaaS?

Gamechanger für Risikoabwägungen

Die Installation einer gekauften Software vor Ort beim Kunden ist ein persönlicher Prozess, der jedoch seine Zeit kostet und entsprechende lokale Ressourcen des Kunden benötigt. Ist das Ganze noch zeitgemäß?

SaaS ist nach Abschluss des Abos ohne lange Wartezeiten in der Cloud verfügbar. Die Lösung ist also mitsamt aller gewünschten Features unkompliziert und zeitnah einsatzbereit. Ohne lange Installationszeiten bleibt auch der weitere Aufwand nach der Ersteinführung gering ­– zum Beispiel, wenn die Cloud-Software erweitert werden soll oder neue Updates erhält. Da der Anbieter die Infrastruktur verantwortet, können Kunden immer sicher sein, dass ihre Software auf dem neuesten Stand ist.

Dieser geringe Aufwand spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Dadurch, dass Anbieter jeden Neukunden schneller und mit weniger Ressourcen betreuen können, sind sie in der Lage, ihre Cloud SaaS zu kundenfreundlichen Preisen anzubieten. Vor allem für kleinere Unternehmen oder für Unternehmen, die ihre erste digitale Lösung einführen, ist das ein absoluter Gamechanger. Denn mit niedrigen Einstiegspreisen sinkt das wahrgenommene Risiko bezüglich der Kosten-Nutzen-Frage von Digitalisierung. Doch auch größere oder digital versierte Unternehmen profitieren von einer Umstellung ihrer Softwarekosten auf laufende Betriebsausgaben, da diese besser planbar sind.

Cloud SaaS für Start-ups, Lizenzen für Konzerne? SaaS vs On-Premises

Dadurch, dass Einführung und Betrieb von Abo-Lösungen in der Cloud so geregelt verlaufen, verfügt am Ende jeder Kunde über einen ähnlichen Funktionsumfang der Software. Klingt erst einmal vorteilhaft – doch entfallen bei so hoher Konformität die umfangreichen Individualisierungsmöglichkeiten, die Anbieter von lokal installierten Lösungen durch enge Zusammenarbeit mit Kunden vor Ort ermöglichen. Vor allem komplexere Organisationen profitieren von Anpassungen dieser Art.

Eine zweischneidige Stärke von gekaufter Software ist, dass Kosten sich ohne ein dauerhaftes Abo früher oder später verringern. Der initiale, einmalige Einkaufspreis ist zwar deutlich höher als bei Abonnements; nach einigen Jahren jedoch ist die beglichene Einmalzahlung unterm Strich günstiger als ein Abonnement, das auf Dauer weiterläuft.

Was es dabei aber zu beachten gilt: Einmalzahlungen für eine Lizenz gelten in der Regel ausschließlich für diese spezifische Version des Produkts. Auch die regelmäßige Wartung und Sicherheitsupdates sind noch nicht inbegriffen. Bei Abo-Software hingegen sind vollwertige Nachfolger zu Anwendungen oft Teil des bestehenden Abonnements. Diese Nachfolgerlösungen bieten neueste Technologien, die im langfristigen Wettbewerb einen erheblichen Unterschied machen können.

Alles auf eine Karte setzen

Softwarejahre sind wie Hundejahre: Eine gekaufte Software, die drei oder vier Jahre im Einsatz ist, wird – auch, wenn sie endlich den Preisvorteil gegenüber einer Abo-Software rausgeholt hat – schnell vor unüberwindbaren Herausforderungen stehen. Die gekaufte Software wird weiterhin zuverlässig ihre ursprünglichen Aufgaben erledigen. Sie ist allerdings weniger für die Zukunft gewappnet als eine Cloud SaaS Anwendung.

Der Wandel kommt meist nicht morgen, auch nicht übermorgen. Doch eine gekaufte Archivsoftware würde zum Beispiel nach sechs bis zehn Jahren die neuesten Dokumenttypen nur noch eingeschränkt unterstützen. Sie könnte solche Dokumente noch speichern, aber sie könnte sie nicht mehr lesen und verstehen, um eigenständig mit den Daten zu arbeiten. Und das, wo automatisierte Datenverwaltung mit jedem Jahr wichtiger wird, um im Wettbewerb zu bestehen.

Früher oder später wird jede gekaufte Software zum Legacy-System, das der Anbieter nicht länger pflegen kann, da neuere Versionen die entsprechenden Ressourcen beanspruchen.Beim Kauf einer Software ist also wichtig, dass Unternehmen auch langfristig mit dem Funktionsumfang der gekauften Lösung arbeiten können. Dafür müssen sie ihre eigenen Anforderungen und Aufgaben kennen – besonders die zukünftigen. Eine hohe technische Integration in die sonstigen IT-Systeme des Unternehmens erhöht den langfristigen Nutzen einer gekauften Software.

Die verborgenen Kosten(ersparnisse) von SaaS

Kleine Unternehmen profitieren bei Abo-Software nicht nur von einer geringen Kostenhürde zu Beginn. Denn Ersparnisse in der lokalen IT-Infrastruktur haben eine noch größere Auswirkung auf die Bilanz. Dadurch, dass die Rechenleistung und Wartung der Cloud-Software im Datenzentrum des Anbieters stattfinden, benötigen Kunden keine eigene IT-Infrastruktur, deren Aufbau und Pflege ebenfalls kontinuierlich kosten würde. Eigene Server, Datenzentren oder IT-Fachkräfte, die sich einzig um die interne Infrastruktur kümmern, sind nicht notwendig. Cloud SaaS läuft flexibel im Browserfenster – und das auf etlichen unterstützten Geräten, statt nur auf ausgewählten Computern im Büro. Dadurch kann der Anbieter auf Wunsch des Kunden jederzeit die Lösung ohne Aufwand auf weitere User und Geräte skalieren. Teil des Abonnements ist also nicht nur die Software selbst, sondern auch die dazugehörige Infrastruktur.

Wird der Anbieter dadurch so unsichtbar wie seine Pflege der Software? Ganz im Gegenteil: Allein, weil Cloud-Lösungen so flexibel gekündigt werden können, wie sie eingeführt wurden, sind Anbieter in der Pflicht, Kunden jederzeit zufriedenzustellen. Auch aus der Ferne reagieren Anbieter schnell und flexibel auf Probleme und Wünsche – räumliche Entfernung bedeutet schon lange keinen Effizienzverlust mehr.

Gekaufte Software mit Stärken in der Nische

Die entkoppelte Struktur von Cloud-Software erleichtert ihre Integration mit anderen Lösungen im Unternehmen – ein essenzieller Punkt besonders für ERP-Lösungen, die ganzheitliche geschäftskritische Ressourcen im Unternehmen verwalten: Lager, Produktion, Lieferkette, Personal, Finanzen, und weitere. Um all diese Elemente zu verbinden, muss Software mit anderen Datenquellen harmonieren.

Enge Schnittstellen im internen System waren stets eine der Stärken lokal installierter Software. Der richtige Anbieter zaubert hier hochindividualisierte Prozesse. Doch verhindert dieser hohe manuelle Aufwand, dass Unternehmen spontan neue Lösungen integrieren oder veraltete entfernen können. Es droht ein Überhang, der das gesamte System durch immer mehr Schnittstellen und Features verlangsamt.

Die Abwägung liegt also zwischen hoher, flexibler Standardisierung in der Cloud und handgefertigten, präzisen Einzellösungen. Ob eine solche Einzellösung vorzuziehen ist, hängt stark von den Bedürfnissen und der langfristigen Planung des Kunden ab.

Überwiegen also für die meisten üblichen Anwendungsfälle die Vorteile einer Cloud SaaS? Sowohl Software-Abos als auch -käufe haben ihre Stärken. Das Zünglein an der Waage könnte das immense Zukunftspotential der Cloud sein. Die Trendtechnologie macht von Jahr zu Jahr massive Fortschritte – in Gefilde, von denen Unternehmen heute nicht einmal träumen. Wie weit Software-as-a-Service in der Cloud traditionelle lokale Lizenzsoftware in zehn Jahren überholt haben wird, können wir uns heute deshalb kaum ausmalen.