Kreditorensoftware – Buchhaltung im Wandel

Noch 2019 betreiben zu viele Unternehmen Kreditorenabteilungen, die durch ineffiziente, unzusammenhängende, manuelle Prozesse verlangsamt oder zurückgehalten werden. Nach wie vor lassen sich Rechnungen nur mühsam und zeitaufwendig nachverfolgen – von einem Abgleich mit Bestellungen ganz zu schweigen. Die Folge: Alle Optionen, die Skontoabzüge der Lieferanten zu nutzen und den Cashflow effektiver zu steuern, gehen verloren. In der Zwischenzeit sind die Mitarbeiter aus der Kreditorenbuchhaltung so sehr damit beschäftigt, Dokumente in einen Zusammenhang zu bringen, dass jeder Gedanke, eine tiefere Analyse der Ausgaben vorzunehmen oder einen strategischeren Beitrag zum Geschäft zu leisten, zwangsläufig pausiert.

Tatsächlich war es noch nie so einfach, die Kreditorenbuchhaltung ins Digitale zu transformieren.

Doch in dieser digitalen ersten Ära ist das Potenzial zur Transformation und Investition in Kreditorensoftware beträchtlich – und relativ einfach zu erreichen. Die Software für die Kreditorenbuchhaltung ist heute so intelligent, intuitiv und einfach zu implementieren, dass es keinen Sinn macht, das Leben härter zu machen, als es für die Teams aus der Kreditorenbuchhaltung notwendig ist.

Carpe diem! Kreditorenbuchhaltungs-Software für mehr Effizienz nutzen

Denn: Es ist nun möglich, umfangreiche Konto- und Rechnungsdetails aus allen möglichen Dokumentenformaten zu erfassen und zu verwalten und diese direkt in die Kerngeschäftssysteme – z.B. ERP-Systeme – zu integrieren. Dort lassen sie sich leichter mit anderen Belegen kombinieren, verfolgen, abrufen oder auch nach bestimmten Informationen durchsuchen.

Die Kreditorensoftware ermöglicht nicht nur eine schnelle Antwort auf Management- oder Lieferantenanfragen, sondern ebnet auch den Weg für einen intelligenten, regelbasierten Workflow und die Automatisierung von Routineprozessen. Neben der Sicherstellung, dass alle Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden, wird das Unternehmen in der Lage sein, die Bücher besser auszugleichen und von aktuellen und vollständigen Informationen zu profitieren, die helfen können, bessere Ausgabenentscheidungen zu treffen.

Mit einem neuen Jahr und neuen Verpflichtungen zur Effizienzsteigerung stehen wir vor vier Herausforderungen, denen sich Unternehmen im Jahr 2019 stellen müssen – gerade die digitale Kreditorenbuchhaltungs-Software unterstützt diese Ziele maßgeblich.

1. Prozessineffizienz-Fehler: verlorene Rechnungen und papierbasierte Prozesse

Solange Bestellungen und Rechnungen nicht einheitlich und strukturiert erfasst, gespeichert und verarbeitet, mit den zugehörige n Konten verknüpft und von Anfang bis Ende verfolgt werden, verschwenden die Teams aus der Kreditorenbuchhaltung weiterhin übermäßig viel Zeit damit, Dokumente manuell zu bearbeiten und zu versuchen, sie aufeinander und mit den Lieferantenkonten abzustimmen. Die tagtägliche Arbeit ohne Kreditorensoftware ist nicht nur langsam und teuer (gemessen anhand der Arbeitszeit), sondern kann auch dazu führen, dass Posten und Zahlungen durch das grobmaschige Netz papierbasiert Prozesse   schlüpfen und/oder Fehler gemacht werden, die die Lieferanten, den Cashflow und das Management Reporting sensibel stören.

Die Einführung digitaler Konsistenz bei der Erfassung, Indizierung, Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten – selbst wenn diese auf unterschiedliche Weise und in unterschiedlichen Formaten in das Unternehmen gelangen – kann all diese Probleme deutlich verkleinern. Die digitale Erfassung und Verarbeitung von Bestell- und Rechnungsbelegen und anderen Informationen mit der Kreditorensoftware macht es wesentlich einfacher, Belege abzurufen und zu erfassen, zeitnah zu bezahlen, Anfragen zu adressieren, das Reporting zu erfüllen – und in Spitzenzeiten den Überblick zu behalten.

Untersuchungen der Aberdeen Group deuten darauf hin, dass die Software für die Kreditorenbuchhaltung die Arbeitsbelastung der Rechnungsverarbeitung um 49 % reduzieren und für einen höheren und schnelleren Durchsatz sorgt. Tatsächlich ist es 63 % wahrscheinlicher, dass Rechnungen direkt durch die Verarbeitung gehen, wenn sie automatisiert empfangen, validiert und genehmigt werden. Eine Reduzierung der ausstehenden Zahlungen (typischerweise um 18 %) verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Zinsen auf die Rechnungsbeträge erhoben werden, und erhält gleichzeitig wertvolle Lieferanten-Beziehungen.

2. Compliance-Risiken ohne Kreditorensoftware

Heute erwarten die Finanzaufsichtsbehörden und Wirtschaftsprüfer nicht nur eine lückenlose Rückverfolgbarkeit aller Transaktionen eines Unternehmens, sondern auch den unwiderlegbaren Beweis, dass nichts manipuliert wurde. Hochgradig manuelle Prozesse können diese Anforderungen nicht erfüllen; sie können auch viel zusätzlichen Aufwand verursachen–- zum Beispiel im Vorfeld des Berichtswesens oder als Reaktion auf eine Audit- oder Compliance-Anfrage.

Eine intelligente, automatisierte, workflowfähige Funktion der Kreditorenbuchhaltungs-Software kann darauf vertrauen, dass ihren Systemen starke rechtliche und steuerliche Compliance-Maßnahmen innewohnen. Sie die ermöglicht es Ihnen, Compliance-Anforderungen nachzuweisen und auf Anfrage zu beantworten.

3. Eingeschränkte Geschäftssichtbarkeit und Agilität

Ohne Kreditorensoftware und solange Kreditoren-Datensätze und -Prozesse an alte Normen gebunden sind und Inhalte manuell von einer Quelle in eine andere kopiert werden, bleibt der Spielraum für operative Fortschritte und eine verbesserte Finanz- und Kontentransparenz im gesamten Unternehmen begrenzt.

In einer idealen Welt sollten Kollegen, darunter Einkauf und Führungskräfte, in der Lage sein, den Status eines Kontos oder die sich entwickelnde Cashflow-Situation bei Bedarf von überall her sicher abzurufen – damit sie Entscheidungen vorantreiben können, was mit der Kreditorensoftware möglich ist.

Wenn jedoch einige dieser Informationen in einer Mischung aus Papier, Tabellenkalkulationen und E-Mail-Anhängen vergraben sind, ist es unmöglich, auf Details zu zuzugreifen, die als zuverlässige Informationsgrundlage für Entscheidungen erforderlich ist. Um diese Situation umzukehren, müssen Unternehmen in der Lage sein, Informationen aus den verschiedenen Quellen zu extrahieren und zu integrieren, um eine klare und umfassende Darstellung eines Berichts und der gesamten Aktivität der Kreditorenbuchhaltung aufzubauen, ohne dass dies zu einer langen, langwierigen manuellen Übung für die Mitarbeiter wird.

4. Die Aussicht, in der Rolle der “Kostenstelle” zu bleiben

In wettbewerbsintensiven Märkten kann es sich kein Unternehmen leisten, verwaltungsintensive Funktionen auszuführen, die keinen zusätzlichen Beitrag zur Organisation leisten, d.h. über ihren unmittelbaren Aufgabenbereich hinaus. Wenn die Teammitglieder des Kreditorenbuchhaltungsteams mit der manuellen Dateneingabe und der Durchführung detaillierter Kontrollen beschäftigt sind, können sie die breiteren Finanzen ihrer Organisation aus den Augen verlieren. Ihre Zeit wird knapp, und auf jeden Fall haben sie nicht den Überblick, der nötig ist, um Probleme zu erkennen oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Da die Kreditorensoftware die Routinetätigkeiten rationalisiert und eine höhere Geschwindigkeit und Genauigkeit ermöglicht, erhalten die Teams der Kreditorenbuchhaltung die Möglichkeit, dem Unternehmen neue Formen der Unterstützung zu bieten – wie z.B. Erkenntnisse über problematische Konten, Anomalien der Ausgaben oder mögliche Einsparpotenziale. Mehr Zeit und Freiraum für diese Art von Arbeit zu schaffen, kann den Job in der Kreditorenbuchhaltung interessanter machen.

Im digitalen Zeitalter, in dem sich die Geschäftszyklen verkürzen und die Effizienz eine grundlegende Erwartung ist, bietet die Kreditorensoftware ein enormes Potenzial für operative Verbesserungen. Neben den Vorteilen des Cashflows geht es um die Optimierung von Ressourcen, die Rationalisierung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Aufwertung der Rolle der Kreditorenbuchaltung zu einem proaktiven Berater des Unternehmens.