Materialstammdaten in SAP anlegen: einfach und effizient

Probleme beim Materialstammdatenmanagement in SAP

Materialstammdaten brauchen einen Lebenszyklus, der ordentlich und gepflegt sein muss, ein gutes Stammdatenmanagement braucht quasi. Das ist leider nicht immer der Fall. Ein Beispiel: Ein international agierendes Industrieunternehmen stellt Hochöfen her. Damit die Anlagenbauer vor Ort arbeiten können, brauchen sie sehr viele Materialien – von riesigen Stahlteilen bis zur einzelnen Schraube – die rechtzeitig auf der Baustelle sein müssen. Die Ingenieure konzipieren nicht nur die gigantischen Industrieanlagen, sondern legen auch das benötigte Material in SAP MM an. Viele von ihnen achten aber nicht darauf, dass werksübergreifende Materialdaten dabei helfen, redundante Stammdaten in SAP zu vermeiden, damit das Unternehmen von günstigen Einkaufskonditionen profitiert. Sie interessieren sich auch nicht für die werksspezifischen Materialsichten wie Einkauf und Disposition, obwohl diese Sichten wichtige Steuerungsparameter für eine pünktliche Materiallieferung zu den Baustellen enthalten. Die Haltung der Ingenieure ist verständlich, weil sie mitunter Tausende neuer Materialien benötigen.

Die drei häufigsten Fehler bei der Anlage von Materialstammdaten:

1. Ein Materialstamm wird mehrmals angelegt, was zu falschen Kalkulationswerten führt.
2. Der Materialstamm-Anlageprozess ist intransparent.
3. Die Produktion verzögert sich.

Allein die Koordination der involvierten Abteilungen, welche ihre Materialsicht pflegen, bedeutet einen extremen Aufwand. Aufwändig ist es außerdem, die Eingabefehler zu reduzieren. Das alles treibt die Kosten für das Unternehmen in die Höhe. Im schlimmsten Fall wird das falsche Material angeliefert, was nicht nur den Fertigstellungstermin verzögert, sondern das Unternehmen auch Millionen kosten kann, wenn es sich beispielsweise um eine Spezialanfertigung handelt. Auf diese Weise wird außerdem die Digitalisierung im Unternehmen aufgehalten. In einem anderen Blog haben wir bereits beschrieben, was man in Bezug auf Materialstammdaten in Zeiten der Digitalisierung beachten muss.

Eine 360° Sicht auf den vollautomatisierten Materialstamm-Anlageprozess: Das ist das was einen echten Mehrwert in SAP bringt und Digitalisierung in Unternehmen vorantreibt.

Die Lösung: Materialstammdatenpflege mit SAP-Integration

Was muss eine sinnvolle Materialstammdaten-Pflege erfüllen und wer im Unternehmen profitiert davon? Die Fachabteilungen, die ihr benötigtes Material anlegen, sind an einem schnellen, reibungslosen Ablauf interessiert, der möglichst einfach ist. Der IT-Verantwortliche möchte eine volle Integration in SAP, um weitere Schulungen zu vermeiden. Und die Geschäftsführung möchte einen ganzheitlichen Überblick, um Durchlaufzeiten und Ressourcenaufwand zu minimieren und die Data Governance zu erhöhen.

Individuelle und intuitive Oberfläche

Die Softwarelösung für Material Management läuft direkt in SAP und nutzt den SAP Business-Workflow, um den manuellen Koordinationsaufwand zu beseitigen. Die Anlagebauer nutzen den Prozess bequem per Weboberfläche, die auf SAP Web Dynpro basiert. Sie können so problemlos von überall Material beantragen und die Grunddaten eintragen. Anschließend pflegen die Abteilungen wie Einkauf, Disposition, Verkauf und Buchhaltung ihre Sichten. Der Knackpunkt: Die Oberfläche lässt sich individuell auf die Bedürfnisse der jeweiligen Abteilung anpassen, ohne dafür Web Dynpro programmieren zu müssen. Auch der Prozessablauf lässt sich einfach im jeweiligen Projekt an die Kundenwünsche anpassen.

Dublettencheck der Materialstammdaten

Die Add-ons für Material Management hilft den Anlagebauern dabei, redundante Daten zu vermeiden. Die Mitarbeiter überprüfen so, ob ein beantragtes Material schon in SAP existiert. Der Dublettencheck greift bei der Prüfung auf die Materialbeschreibung und die Zeichnungsnummer zurück und kann im Projekt um zusätzliche Parameter erweitert werden.

Validierung der Materialstammdaten

Dadurch, dass die Lösung für Material Management direkt in SAP stattfindet, können alle SAP-Suchhilfen und Prüftabellen direkt genutzt werden. Die Benutzer können im Materialstammdaten-Anlageprozess also nur Werte auswählen, die auch im SAP-System vorgesehen sind.

Werkskopien

Die Materialstämme werden meistens nicht nur in einem Werk verwendet. Die Daten müssen also für alle Werke gepflegt werden. Dieser manuelle Pflegeaufwand lässt sich in vielen Fällen automatisieren, wenn die Eingabedaten identisch sind.

Fazit – 360° Sicht auf Ihr Materialstammdaten

Mit SAP-Integrationen für Material Management haben Fachabteilungen einfache und individuelle Oberflächen an der Hand und koordinieren so den Prozessablauf. Die knappen Personalressourcen sind für andere Aufgaben frei und die Fehlerquote wird reduziert. Da keine zusätzliche Hardware von Nöten ist und die Softwarelösung in SAP läuft, entlastet das die IT. Schließlich bekommt die Geschäftsführung eine 360°-Prozesstransparenz, um Durchlaufzeiten zu reduzieren und Optimierungspotenziale auszuschöpfen. Zudem fallen die Aufwände für die bisherige manuelle Prozesskoordination weitgehend weg.

Gerade die Prozesstransparenz lässt sich im Vertrieb wunderbar nutzen, um Kunden zu zeigen, dass das Unternehmen seine Auftragsabwicklung beherrscht. Wie wäre es, wenn auch Sie Ihren Kunden sagen könnten, dass Sie Ihre Prozesse im Griff haben?