Mit der eBANF Beschaffungsprozesse auf ein höheres Level heben

Wer zu besten Konditionen zügig einkauft und den Prozess transparent gestaltet, bleibt im Vorteil. Die elektronische Bedarfsanforderung (eBANF) ist dabei der erste und wichtigste Schritt zur Digitalisierung.

Back in the days – das Problem der papierenen BANF

Längste Zeit wurde der Beschaffungsprozess in Unternehmen papierbasiert oder über unstrukturierte Daten abgewickelt – mit allen Nachteilen. Papierene Prozesse neigen zur Intransparenz, und Dokumente müssen auf Anfrage erst gefunden werden. Für den Bedarfsmeldenden blieben die Schritte nach Versenden der BANF unübersichtlich. Gewissheit über den aktuellen Status einer Bedarfsmeldung konnte nur durch zeit- und nervenraubendes Hinterher-Telefonieren erlangt werden. Zudem gab der papierbasierte Prozess dem bekannten Phänomen des „wilden Einkaufs“ (Maverick Buying) Raum.

Was ist die eBANF?

eBANF steht für “elektronische Bedarfsanforderung” – sie ist das digitale Pendant zur papierenen Bedarfsanforderung.

Die Abkürzung eBANF steht für „elektronische Bedarfsanforderung“ – sie ist das digitale Pendant zur papierenen Bedarfsanforderung. Als elektronische Bedarfsanforderung versteht man die digital und im strukturierten Format übermittelte Aufforderung an den Einkauf, Materialien oder Dienstleistungen eines bestimmten Quantums zu einem bestimmten Zeitpunkt bereitzustellen. Einmal auf die elektronische Bedarfsanforderung gesetzt, heben Unternehmen ihr Beschaffungsmanagement auf ein neues, höheres Niveau.

Digitalisierung des P2P-Starts: Die drei Prozess-Schritte

Die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses beginnt mit der eBANF und vereint die Bedarfsmeldung, die Angebotseinholung und die Bestellung. Damit wird das Suchen papiergebundener Bedarfs- oder Bestellanforderungen überflüssig, und es entstehen flotte Bearbeitungszeiten.

Der P2P-Start lässt sich in drei klare, harmonische Schritte gliedern:

1. Die Bedarfsanforderung (eBANF): Über ein Web-Formular können neue Bedarfsmeldungen erzeugt werden. Der Benutzer hat jederzeit Zugriff auf den Status seiner Bedarfsmeldungen.
2. Die automatisierte Angebotseinholung: Manuelles Anschreiben war gestern. Auf Basis der Bedarfsmeldung können verschiedene potenzielle Lieferanten automatisiert zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Die Anfragen und die eingehenden Antworten werden am Bedarfs-Vorgang gesammelt, was die Dokumentation und Entscheidungsfindung erleichtert.
3. Die Auslösung der Bestellung: Wird aufgrund einer Bedarfsmeldung eine Bestellung ausgelöst, erfolgt dies in der Regel über ein ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem. Dieser Vorgang kann aus der eBANF heraus automatisch oder auf Knopfdruck erfolgen. Gleichzeitig wird die bisherige Bedarfsakte zu einer Bestellakte.

Kontrolle und Compliance: Das Ende des Maverick Buying

Die elektronische Bedarfsanforderung sorgt für eine saubere Prozessstruktur. Sie bringt Licht ins Dunkle und beendet das Phänomen des „wilden Einkaufs“ (Maverick Buying). Das unternehmensseitige Bestellverhalten wird jederzeit überprüfbar, wodurch eine auf Eigenverantwortung gründende Bestellkultur etabliert wird.

Die eBANF sichert Ihrem Unternehmen:

• Regelbasierte Workflows: Genehmigungsworkflows steuern den Weg der Bedarfsmeldungen automatisiert. Der Prozess kann, je nach Typ und/oder Wert der zu genehmigenden Sache (z.B. für Dienstleistungen, Büromöbel oder IT-Equipment), unterschiedliche Wege einschlagen.
• Erhöhte Transparenz: Die elektronische Bedarfsanforderung gewährt unternehmensinterne Transparenz. Jeder Autorisierte sieht den Status der Bedarfsmeldung zu einem beliebigen Zeitpunkt.
• Auditierbarkeit und Compliance: Die Lösung sorgt für eine automatische Einhaltung interner Richtlinien und rechtlicher Vorgaben. Die Auditierbarkeit der eBANF ist jederzeit sichergestellt. Dokumente und Prozessinformationen werden in einer elektronischen Vorgangsakte erzeugt und abgelegt – alles an einem Ort, von überall abrufbar.
• Mobilität: Dank moderner Technologie lassen sich elektronische Bedarfsanforderungen auch via Smartphones/Tablets anlegen, anzeigen und bearbeiten, da die Lösung standortunabhängiges, mobiles Arbeiten ermöglicht.

Der entscheidende Vorteil: Grundlage für easy invoice

Die Digitalisierung der Bedarfsanforderung ist der wichtigste Baustein zur Optimierung der nachgelagerten Prozesse. Sobald die Bestellung ausgelöst wird, stehen alle gesammelten Dokumente und Prozessinformationen (was wurde wann durch wen beantragt, genehmigt, kommentiert etc.) in der digitalen Bestellakte zentral zur Verfügung.

Diese lückenlose Dokumentation ermöglicht das perfekte Zusammenspiel mit easy invoice, der Lösung für Sicheres Rechnungsmanagement. Ein späterer Rechnungsprüfungsprozess kann dadurch stark vereinfacht und beschleunigt werden, da Rechnungen mit Bestellbezug leicht abgeglichen werden können, wenn Bedarf, Bestellung und Lieferinformationen übereinstimmen. Die Struktur der eBANF unterstützt somit direkt die Einhaltung der seit 2025 geltenden E-Rechnungspflicht und deren Auswirkungen auf die Eingangsrechnungsverarbeitung.