Mit DMS zu digitalen Geschäftsprozessen: So treiben Sie die Digitalisierung schneller voran

Die Digitalisierung schreitet voran – daran ist nicht zu rütteln. Bei den meisten Unternehmen ist der Wille zur Digitalisierung zwar da, aber es hakt noch an der Umsetzung. Laut einer Bitkom Studie sind bisher nur 19 % des Mittelstandes softwareseitig für die Digitalisierung ihrer Büroarbeit aufgestellt. Bei den großen Unternehmen sind es bereits 86 %.

Dabei legt die richtige Software den Grundstein für digitale Geschäftsprozesse. Schließlich müssen vormals analoge Informationen nun elektronisch verfügbar sein und Arbeitsschritte digital ausgeführt werden. Hierfür ist ein Dokumenten-Management-System, kurz DMS unerlässlich.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein DMS ist und welche Vorteile es mit sich bringt. Außerdem geben wir Ihnen wertvolle Tipps für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse mit auf den Weg. Zunächst wollen wir aber klären, warum es überhaupt wichtig ist, jetzt auf digitale Abläufe umzustellen.

Warum sind digitale Prozesse überhaupt wichtig?

Kurz gesagt sichern sie die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. 80 % der befragten Firmen in unserer neuesten Digitalisierungsstudie gehen davon aus, dass diese gefährdet ist, wenn sie den Anschluss an die Digitalisierung verpassen. Konkret können Sie mit digitalen Prozessen folgendes erreichen:

Kundenerwartungen erfüllen

Ob B2B oder B2C, die Digitalisierung verändert zurzeit jede Branche. Eventuell merken Sie schon jetzt, dass die Anforderungen Ihrer Kunden gestiegen sind. Früher oder später erwarten diese es einfach, dass Sie Rechnungen auf elektronischem Weg erhalten und Ihre Prozesse nahtlos und digital zusammenarbeiten. Nur so können Sie langfristig sicherstellen, dass Ihre Kunden zufrieden sind und wieder bei Ihnen kaufen.

Gegen den Wettbewerb behaupten

Die Märkte entwickeln sich rasant weiter. Alte Geschäftsmodelle, die für Jahrzehnte funktioniert haben, werden jetzt obsolet und durch neue ersetzt. Für Unternehmen heißt dies, dass sie sich jetzt permanent weiterentwickeln müssen. Allerdings liefern analoge Prozesse nicht die nötige Flexibilität und Agilität. Wer sich gegen den Wettbewerb behaupten will, muss auf anpassungsfähige, agile und digitale Prozesse umstellen.

Für qualifizierte Fachkräfte attraktiv sein

Gefragte Talente erwarten heutzutage moderne, digitale Geschäftsprozesse. Analoge Abläufe wirken besonders auf die jüngeren Generationen eher abschreckend. Im War for Talents werden Unternehmen, die immer noch manuell arbeiten, zunehmend Schwierigkeiten haben, geeignete Mitarbeiter zu finden. Somit kann die Digitalisierung Ihre Firma zu einem attraktiveren Arbeitgeber machen.

Mitarbeiterzufriedenheit steigern

Mit Google, Alexa und Siri ist inzwischen selbst das Zuhause digital. Eingefahrene, analoge Abläufe bei der Arbeit frustrieren dann eher. Dabei sorgen digitale Prozesse für mehr Leistung und vor allem Flexibilität. Ihre Mitarbeiter können problemlos von zu Hause aus oder unterwegs arbeiten. Dadurch genießen sie eine bessere Work-Life-Balance und sind insgesamt zufriedener.

Was ist ein Dokumenten-Management-System?

In Unternehmen hat die Menge an Daten und Informationen, die täglich verarbeitet werden müssen, stark zugenommen. Ständig kommen Dokumente elektronisch per E-Mail oder noch in Papierform an und müssen verarbeitet und weitergegeben werden. Ohne Systematik verschwinden diese in Laufwerken, E-Mail-Postfächern oder Akten. Die enthaltenen Informationen sind dann oft nicht mehr auffindbar und werden nicht effektiv genutzt.

Ein DMS hilft bei der Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Es ist eine Datenbank, in der Dokumente strukturiert nach einheitlichen Kriterien abgelegt werden. Über eine leicht zu bedienende Software-Anwendung oder ein Webinterface können diese dann schnell und von überall her wieder abgerufen werden. Damit werden Informationen zur wichtigen Business-Ressource, die Ihnen datenbasierte Entscheidungen ermöglicht, anstatt ungenutzt im Archiv zu verschwinden.

Welche Vorteile bringt ein Dokumenten-Management-System bei der Digitalisierung?

Ein DMS ist nicht nur eine praktische Software-Anwendung, sondern es ermöglicht die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse überhaupt erst. Damit genießen Sie die folgenden Vorteile:

Realisiert digitale Prozesse

Nahezu alle Geschäftsprozesse beginnen entweder mit einem Dokument oder erzeugen Dokumente an einem bestimmten Punkt. Ein DMS löst den klassischen Austausch von Schriftstücken in Papierform komplett ab, indem der Transport und die Bearbeitung vollkommen elektronisch erfolgen. Beispielsweise müssen Sie nicht mehr ein Dokument an sich versenden, sondern nur den Link zu diesem im DMS. Daraufhin greifen alle Mitarbeiter auf das gleiche Dokument zu und jede Veränderung lässt sich nachvollziehen. Es entstehen keine lästigen Kopien.

Automatisiert Workflows

Die Digitalisierung schafft die Möglichkeit, bestimmte Prozesse vollkommen zu automatisieren und dadurch wesentlich effizienter zu arbeiten. Allerdings lassen sich durchgängig elektronische Abläufe nicht realisieren, wenn durch die Nutzung von Papier Medienbrüche entstehen. Ein DMS eliminiert diese und gibt Dokumente exakt an andere bestehende Applikationen wie Ihr ERP-System und das Archiv weiter. So können endlich voll automatisierte Workflows entstehen, beispielsweise für Rechnungen, Reklamationen und die Beschaffung.

Ermöglicht datenbasierte Entscheidungen

Wenn Dokumente und deren enthaltene Daten digital vorliegen, dann können diese mithilfe von Analytics Tools ausgewertet werden. Daraus ergeben sich wertvolle Erkenntnisse, die informierte, datenbasierte Entscheidungen ermöglichen. Darüber hinaus können Sie durch den Einsatz künstlicher Intelligenz Entscheidungen innerhalb von Prozessen sogar ganz automatisieren.

Steigert die Effizienz

Die Fahndung nach einem Dokument im Archiv gleicht oft der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Wer hat schon Zeit dafür, wenn Kunden oder Kollegen dringend eine Antwort erwarten? Dank eines DMS ist die mühsame Suche nach Papieren passé. Einfach ein paar Schlagworte in eine Suchmaske eingegeben, und schon erscheint das gewünschte Dokument auf dem Bildschirm. Der schnelle Zugriff auf Informationen macht effizienteres Arbeiten möglich.

Erhöht die Flexibilität

In einem DMS stehen Informationen rund um die Uhr zur Verfügung. Da die Dokumente auf einem Server gespeichert werden, ist der Zugriff von überall aus möglich – auch über mobile Apps und im Offline-Modus ohne Verbindung zum Internet. Mithilfe dieser Cloudanbindung können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen flexibler und einfacher zusammenarbeiten. Der Wissenstransfer klappt reibungslos.

Sorgt für Daten- und Rechtssicherheit

Papier kann verblassen oder verloren gehen, aber digitale Dokumente innerhalb eines DMS gespeichert sind vor Datenverlust geschützt. Dazu kommt, dass jede Veränderung dokumentiert und versioniert ist, sodass stets Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet wird. Die meisten DMS sind außerdem an ein Archiv-System angeschlossen, welches automatisch Aufbewahrungsfristen einhält.

So gelingt die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse mithilfe eines DMS

Wenn Sie daran denken, wie Sie alle Abläufe in Ihrem gesamten Unternehmen elektronisch abbilden wollen, dann kann das erst einmal überwältigend wirken. Deshalb haben wir vier wertvolle Tipps zusammengestellt, mit denen die Digitalisierung von vorneherein besser klappt.

Klein anfangen

Wir empfehlen ein DMS Schritt für Schritt einzuführen. Setzen Sie es zuerst für kleinere Routineprozesse ein, um Erfahrungen zu sammeln. Dafür eignet sich beispielsweise Ihr Rechnungseingang. So können sich Ihre Mitarbeiter an die neue Arbeitsweise gewöhnen. Sobald diese mit der Software gut zurechtkommen, können Sie den Einsatz auf weitere Prozesse ausweiten.

Prozesse kennenlernen und optimieren

Grundsätzlich können Sie Prozesse nur dann effektiv digitalisieren, wenn Sie alle Arbeitsschritte, Schnittstellen und Stakeholder kennen. Bedenken Sie auch, dass Prozesse die analog nicht optimal ablaufen, auch digital Probleme bereiten werden. Deshalb ist es wichtig, dass Sie zuerst alle  bisherigen Abläufe kritisch betrachten und den Ist-Zustand feststellen.  Dann können Sie damit beginnen diese zu optimieren und elektronisch abzubilden.

Mitarbeiter frühzeitig einbinden

Ihre Mitarbeiter wissen oft am besten was in den täglichen Arbeitsabläufen funktioniert und wo es hakt. Beziehen Sie sie deshalb in die Neugestaltung Ihrer digitalen Prozesse möglichst frühzeitig mit ein. Wenn Ihre Belegschaft bis zu einem gewissen Grad mitentscheiden darf, dann erhöht das außerdem die Akzeptanz der neuen Tools und Arbeitsweisen.

Eine Lösung für das gesamte Unternehmen

Oft wird die Digitalisierung nicht von der Unternehmensspitze aus gesteuert. Einzelne Abteilungen implementieren Insellösungen, die zwar dem jeweiligen Bereich helfen, aber nicht als Ganzes zusammenwirken. Das untergräbt die Vorteile von DMS, denn viele Prozesse sind abteilungsübergreifend. Zum Beispiel durchlaufen Rechnungen den Einkauf, das Controlling und das Rechnungswesen. Für einen optimalen Workflow müssen alle Abteilungen dieselbe Software nutzen  Suchen Sie deshalb nach einer Lösung, die für alle funktioniert und Schnittstellen zu allen führenden ERP Systemen anbietet.