BLOG
Rechnungserfassung in SAP – wie’s einfach besser funktioniert
Rechnungen erreichen das eigene Unternehmen in vielerlei Form: manchmal noch auf Papier, oft als PDF und ab 2025 als E-Rechnung. Die Rechnungserfassung in SAP beherrscht die Verarbeitung dieser Kreditoren- oder Lieferantenrechnungen natürlich auf elegante Art.
Max. Lesezeit 4min
Betrachten wie in diesem Beitrag die typischen Szenarien, wie Ihnen easy invoice for SAP Solutions hilfreich bei der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen in SAP zur Seite steht. Gerade mit Blick auf die anstehende E-Rechnungspflicht 2025 ist das ein spannendes Thema, von dem Unternehmen durchaus profitieren können.
Oldie but Goldie: Manuelle Rechnungserfassung in SAP?
In vielen Unternehmen erfassen Mitarbeitende Rechnungen noch immer von Hand. Dabei müssen diese Kreditorenrechnungen nicht zwangsläufig in Papierform vorliegen. Eine automatische Erfassungsroutine ist schlicht nicht vorhanden. So tragen Mitarbeiter die Eingangsrechnungen manuell in das SAP-System ein. Rechnungserfassung bedeutet hier, dass Rechnungsdaten wie Lieferant, Bestellnummer, Betrag, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum etc. händisch ins SAP-System eingeben werden. Im nächsten Schritt folgt die Kontierung auf die jeweiligen Kostenstellen, Sachkonten oder andere Kontierungsobjekte. Ein interner Freigabeprozess, der meist auch manuell von den jeweiligen Abteilungen durchgeführt wird, schließt den Vorgang ab, bevor die Rechnung gebucht wird.
Was ist falsch an manueller Rechnungserfassung?
Häufig wiederkehrende Routinen im Arbeitsalltag von Rechnungsbearbeitenden besitzen eine gewisse Tendenz, fehleranfällig zu sein. Stichwort „die Blaupause im Kopf“. Man denkt, man hätte das schon richtig abgetippt, was sich später als fehlerhafte Eingabe erweist. Zudem stellen sich Routinen dieser Art eher als ermüdend dar. Von den Laufzeiten der Rechnungen ganz zu schweigen.10,1 Tage braucht es vom Rechnungseingang bis zur Buchung und Zahlung, so „The State of payables 2023“ (Bottomline)). Befragt wurden 190 Unternehmensrepräsentanten aus den Regionen Nord Amerika, Europa/Naher Osten (EMEA) und Asien-Pazifik (Asia-Pac).
Die nahe Zukunft: E-Rechnungen in SAP
Doch die Zukunft sieht vielversprechend aus: Mit der Digitalisierung können der Prozess zur Rechnungserfassung und vor allen Dingen die daran anschließenden Prozesse zur Freigabe, Buchung und Archivierung wesentlich schneller, einfacher und fehlerfreier ablaufen. Durchlaufzeiten vom Rechnungseingang bis zur Buchung sind in Sekundenbruchteilen möglich; siehe dazu den Glossar-Beitrag zur Dunkelbuchung. Nebenbei: Gerade unternehmerischen Empfängern von Lieferantenrechnungen sollten sich auf das kommende Jahr vorbereiten. Ab 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht, sie beginnt auf der rechnungsempfangenden Seite und stellt eigene Anforderungen an die verwendeten Rechnungsformate. In aller Kürze: Verlangt werden dann strukturierte Datensätze, die als E-Rechnung versendet, empfangen und verarbeitet werden.
Los geht’s: automatisierte Rechnungserfassung in SAP via OCR
Der gegenwärtige Stand zur Rechnungserfassung sieht freundlich aus. Allein durch lang bewährte Verfahren mit Optical Character Recognition (OCR) wird ein großer Schritt in Richtung Effizienz genommen. Stellen Sie sich vor, Rechnungen werden einfach gescannt und die Daten fließen wie von Zauberhand direkt in das SAP-System. Gerade für Papierrechnungen liegt dies nahe. Aber dieses Prinzip zu Rechnungserfassung in SAP funktioniert ebenso bei PDF-Rechnungen, hat sich also auch dort schon längst etabliert.
Der Vorteil: Nach einer schnellen, automatischen Erfassung der stehen die Informationen bereit, um danach in automatisierten Prozesse genehmigt und freigegeben zu werden. Diese innovativen Arbeitsabläufe haben ihren festen Platz in der digitalen Welt. Bei easy invoice for SAP Solutions werden diese Freigabeprozesse Rechnungsworkflows genannt. Eine Zeit voller Möglichkeiten bricht an, die darauf abzielt, unsere Arbeit nicht nur einfacher, sondern auch inspirierender zu gestalten. Hier fassen Sachbearbeitende keine Rechnung mehr manuell an. Menschen lassen sich einfach darauf hinweisen. Ein Hinweis auf den zu überprüfenden Vorfall in der Rechnungsoftware reicht aus.
easy – Nahtlos in SAP ERP integriert
easy invoice for SAP Solutions zählt zu den effizienten Lösungen für die digitale Rechnungserfassung direkt in SAP®. Papierrechnungen oder digital eingehende Rechnungen werden in einem einheitlichen, transparenten Prozess verarbeitet. Als abgestimmtes Gesamtpaket besticht easy invoice for SAP Solutions durch seinen hohen Standardisierungsgrad, lässt sich schnell und einfach implementieren und ist SAP-seitig zertifiziert.
Dieser Schritt zur automatisierten Rechnungserfassung in SAP legt das Fundament für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Dazu zählen auch die nachfolgenden Arbeitsabläufe von der Rechnungsprüfung über Rechnungsfreigabe und Verbuchung bis zur Archivierung.
E-Rechnungen in SAP automatisiert erfassen?
Zwar reicht zurzeit ein OCR-basiertes Eingangsrechnungsmanagement bereits aus, um von allen Vorteilen der automatisierten Rechnungsverarbeitung in SAP zu profitieren. Spätestens mit der E-Rechnungspflicht ändert sich das. Ab 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen als strukturierte Datensätze zu empfangen und verarbeiten zu können. Als gebräuchliche Rechnungsformate haben sich die XRechnung und das ZUGFeRD-Format erwiesen. easy invoice for SAP Solutions unterstützt beide Fomate bereits jetzt.