So berechnen Sie den ROI für die Optimierung des SAP Master Data Management

Saubere SAP-Stammdaten sind Gold wert. Selbst vermeintlich kleine Fehler in der Stammdatenpflege haben große Folgen. Nehmen wir die Logistik als Beispiel: Schleicht sich bei der Anlage eines neuen Fertigungsmaterials der Fehlerteufel ein, kann dies zu Fehlbestellungen führen, die eine toxische Kettenreaktion in Gang setzen: Die falsche Ware wird geliefert, gleichzeitig beträgt die Wiederbeschaffungszeit für das richtige Material mehrere Wochen. Die Folge: im schlimmsten Fall Produktionsstillstand.

Doch nicht nur Fehler und deren Folgekosten sind eine der großen Herausforderungen im SAP Master Data Management. Der Prozess der Stammdatenanlage und -pflege an sich verursacht einen beträchtlichen Aufwand. Unternehmen, die mehrere tausend Stammdatensätze im Jahr anlegen, kennen die Komplexität in SAP und den damit verbundenen Zeit- und Ressourcenaufwand.

Die gute Nachricht: Es gibt Wege, den Stammdatenprozess zu optimieren und zu automatisieren. Mit den richtigen Hebeln und intelligenten Zusatzlösungen für SAP können Unternehmen bares Geld sparen – und zwar innerhalb kürzester Zeit. Doch wie berechnet sich der Return on Investment (ROI)? Welche Faktoren treiben die Kosten beim SAP Master Data Management in die Höhe? Und an welchen Stellschrauben lohnt es sich zu drehen?

Mit den richtigen Hebeln und intelligenten Zusatzlösungen für SAP können Unternehmen beim Master Data Management bares Geld sparen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie den ROI für die Optimierung Ihres Stammdatenmanagements in SAP berechnen. In unserem Beispiel nehmen wir den Materialstamm-Anlageprozess unter die Lupe. Die Berechnung funktioniert in ähnlicher Weise für die Kundenstammdaten-Anlage und weitere Master-Data-Prozesse in SAP.

Was macht den Materialstamm-Anlageprozess so komplex?

Wer sich schon einmal näher mit der Anlage von Materialstammdaten in SAP beschäftigt hat, kennt die Komplexität:

• Ein Materialstamm-Datensatz in SAP MM umfasst bis zu 1.000 Einzelfelder.
• Für Gelegenheitsnutzer ist die Anlage und Pflege umfangreich und unübersichtlich.
• Am Stammdatenprozess sind zahlreiche Abteilungen wie Einkauf, Verkauf und Disposition beteiligt.
• Die Koordination und Kommunikation zwischen allen Prozessbeteiligten in SAP MM nimmt viel Zeit in Anspruch.
• Bei Unternehmen mit mehreren Produktionsstandorten erhöhen zahlreiche Werkssichten die Komplexität.
• Bei Fusionen mit unterschiedlichen SAP-Systeme ist es von großer Bedeutung die Materialstammdaten zügig auf das führende System zu migrieren und die Sauberkeit der Stammdaten zu gewährleisten.

Um aus dem Stammdatenmanagement einen effizienten Prozess zu machen, rechnet sich in den meisten Fällen die Investition in eine zusätzliche, in SAP integrierte Softwarelösung. Die Vorteile: Die Fachabteilungen im Unternehmen, die für die Stammdatenanlage und -pflege zuständig sind, profitieren von einem reibungslosen Ablauf. Die IT-Abteilung bleibt ihrer SAP-Strategie treu und die Unternehmensleitung wird ihrer Verpflichtung zu einer transparenten Data Governance gerecht.

1. Basis der ROI-Berechnung: die laufenden Prozesskosten

Ob sich eine Investition in eine SAP-Zusatzlösung für das Master Data Management lohnt und wie schnell der Return on Investment eintritt, hängt von den folgenden Faktoren ab:

In einem Fertigungsunternehmen werden tagtäglich neue Materialien beantragt und nach der Freigabe im SAP-System angelegt. Die Menge der Materialstamm-Anlagen innerhalb eines Jahres ist deshalb ein entscheidender Einflussfaktor für den Gesamtaufwand. Nach unserer Einschätzung legt das Gros der Fertigungsunternehmen jährlich zwischen 1.000 und 15.000 neue Materialstämme an.

Vorteil einer SAP-Zusatzlösung: Keine Veränderung, da die Anzahl der Vorgänge gleich bleibt. D.h. erhöht sich die Anzahl der Anlagen, bleibt die Qualität trotzdem gleich gut und schnell.

2. Bearbeitungszeit pro Vorgang

Die Anlage eines neuen Materialstamm-Datensatzes in SAP nimmt angesichts der Komplexität in der Regel zwischen 30 und 45 Minuten in Anspruch. Hinzu kommen indirekte Bearbeitungszeiten, beispielsweise im Fall telefonischer Rückfragen, bei der Bearbeitung papierbasierter Dokumente oder bei der Suche von Informationen in E-Mails.

Vorteil einer SAP-Zusatzlösung: Durch die Optimierung und Automatisierung von Prozessschritten reduziert sich der Arbeitsaufwand um mindestens 50 Prozent.

Neben dem Arbeitsaufwand sind die Folgekosten infolge von Bearbeitungsfehlern und Dubletten in den SAP-Materialstammdaten der größte ROI-Hebel. Nach unserer Schätzung liegen die durchschnittlichen Fehlerkosten im Prozess bei etwa 30 Euro pro Vorgang. Diese Einschätzung basiert auf den Kosten für falsche Materialbestellungen und Produktionsstillstände innerhalb eines Jahres, geteilt durch die Anzahl der Vorgänge pro Jahr.

Vorteil einer SAP-Zusatzlösung: Durch eine bessere Workflow-Unterstützung und Datenprüfung lassen sich die Fehlerkosten um bis zu 80 Prozent reduzieren.

3. Indirekte Prozesskosten

Obwohl der Arbeits- und Zeitaufwand der größte Kostentreiber bei der Stammdatenanlage und -pflege ist, können indirekte Prozesskosten den Aufwand zusätzlich erhöhen. Vor allem die analoge, papierbasierte Verarbeitung verursacht Kosten für Ordner, Mappen, Papier, Drucker, Scanner und Lagerplatz für Dokumente. Die Mehrheit der Unternehmen hat ihr Dokumentenmanagement zwar größtenteils digitalisiert, doch laut Bitkom Digital Office Index arbeitet ein Viertel der Unternehmen nach wie vor mit Papierdokumenten.

Vorteil einer SAP-Zusatzlösung: Durch die Digitalisierung der analogen und papierbasierten Arbeitsschritte entfallen die indirekten Prozesskosten, der Aufwand reduziert sich um bis zu 100 Prozent.

Zweiter Teil der ROI-Berechnung: der Projektaufwand

Der erste Schritt Ihrer ROI-Berechnung ist erledigt: Sie haben Ihre laufenden Prozesskosten für die Anlage von Materialstammdaten in SAP MM quantifiziert und diesen das Optimierungspotenzial durch eine SAP-Zusatzlösung gegenübergestellt.

Im zweiten Schritt geht es um die Quantifizierung des Projektaufwands. Dieser unterteilt sich in den einmaligen Aufwand für die Implementierung einer SAP-Zusatzlösung und die Kosten für den laufenden Betrieb der Lösung.

4. Einmaliger Projektaufwand

Die Implementierungskosten setzen sich aus den Lizenzgebühren für die SAP-Zusatzlösung sowie den Arbeitsaufwand für deren Einführung zusammen. Für die Bestimmung der Lizenzgebühren empfehlen wir Ihnen, sich an einen spezialisierten Software-Anbieter zu wenden. Gerne helfen wir Ihnen bei der Berechnung Ihres Return on Investment – schreiben Sie uns.

Hinzu kommt der Arbeitsaufwand für die Implementierung sowie interne Projektaufgaben im Rahmen dieser. Als Faustregel gilt: Je vertrauter der Softwareanbieter mit der gewählten SAP-Zusatzlösung ist, umso schneller geht die Implementierung. So brauchen easy-Berater vor Ort in der Regel 30 Tage für die Implementierung, inklusive der Aufnahme der Prozesse sowie Umsetzung. Dabei nimmt sich ein Berater zunächst einen Teilprozess heraus, untersucht diesen anhand erprobter Checklisten. Dadurch entsteht ein entscheidender finanzieller Mehrwert für das Unternehmen. Zudem reduziert sich der SAP-Entwicklungsaufwand auf ein Minimum: 80 Prozent der Anforderungen lassen sich durch Konfiguration umsetzen.

Je nach Projektkomplexität, kann der Aufwand für die interne Projektarbeit bis zu 200 Tage betragen. Multiplizieren Sie in Ihrer ROI-Berechnung die geschätzten Projekttage jeweils mit einem kalkulatorischen Tagessatz für externe Berater und eigene Mitarbeiter.

5. Laufende Projektkosten

Neben dem Erstaufwand für die Softwareimplementierung fallen ab dem ersten Jahr jährliche Wartungsgebühren an, die in der Regel 20 Prozent der Lizenzkosten betragen. Hinzu kommt ein interner Arbeitsaufwand von etwa 10 Tagen jährlich für Anpassungen und Konfigurationen, für Anwenderschulungen bei der Einführung neuer Funktionen sowie für die Durchführung von Updates.

Kurze Implementierungszeit – schneller Return on Investment

Anhand dieser sechs Faktoren können Sie nun den Return on Investment für die Optimierung Ihres SAP Master Data Management berechnen. Unsere Erfahrungen aus zahlreichen ROI-Betrachtungen haben gezeigt, dass sich der Projektaufwand innerhalb von ein bis zwei Jahren vollständig amortisiert – in vielen Fällen sogar schneller.

Vor allem die folgenden Faktoren führen zu einem noch schnelleren ROI:

• Viele Stammdatenanlage-Vorgänge und Aktualisierungen
• Viele Fertigungsstätten mit werksspezifischen Materialstammsichten
• Lange Durchlaufzeiten und hoher manueller Koordinationsaufwand
• Hohe Folgekosten bei fehlerhaften Daten und Dubletten

Wir unterstützen Sie gerne bei der Erstellung einer individuellen ROI-Berechnung für Ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns!

Fazit und Ausblick

Sie sehen, wie schnell Sie mit einer Lösung wie easy Material Management for SAP Solutions Ihren Return on Investment erreichen können.

Daneben wird eine Zusatzlösung vor allem interessant, wenn Sie an eine Migration in SAP S/4 HANA denken. Viele Firmen stehen gerade vor einer solchen Umstellung und saubere Materialstammdaten sind dabei essentiell, wenn sie zügig und reibungslos migrieren möchten. Darüber berichten wir in einem nächsten Blog der Serie.

Sie interessieren sich auch für den Materialstammdaten-Massenimport, Stücklisten und die Umsetzung von Arbeitsplänen? Bleiben Sie gespannt auf unsere nächsten Beiträge zum Thema Material Management in SAP.