Stammdaten-Management in SAP und die Umstellung auf SAP S/4HANA

Jeder Büromensch ist anders. Manche benötigen ein kreatives Chaos aus Notizzetteln, Post-its, Schreibutensilien und Bechern auf ihrem Schreibtisch, um produktiv zu sein. Andere lieben es blitzblank aufgeräumt, mit einem gespitzten Bleistift, der parallel zur Seitenkante ausgerichtet ist. So positiv diese Freiheit für uns Menschen ist, für Computersysteme, besonders Datenbankanwendungen gilt sie nicht. Diese müssen gleichmäßig angelegt, gut gepflegt und sauber strukturiert werden, damit sie unsere Workflows optimal unterstützen können.

Diese Binsenweisheit gilt insbesondere für das Stammdatenmanagement in SAP. Denn funktionierende Stammdaten sind einer der wichtigsten Faktoren, damit die Digitalisierung von Prozessen in einem Unternehmen gelingen kann. Dabei kommen Unternehmen nicht umhin, sich in diesem Kontext mit einer weiteren Transformation auseinander zu setzen: der Einführung von SAP S/4HANA. Zwar hat SAP die Wartung der alten SAP-Suite bis Ende 2027 verlängert. Aber der Umbruch wird kommen und er bringt nach unserer Erfahrung nach Unternehmen auch einen großen Mehrwert – wenn er denn richtig angegangen wird.

In diesem Artikel lernen Sie, worauf Unternehmen beim Umgang mit Stammdaten vor dem Horizont des anstehenden Wechsel zu SAP S/4HANA achten müssen, welche Änderungen SAP S/4HANA für Stammdaten mit sich bringt und welche Optionen es bei der Migration zu S/4HANA gibt.

Stammdatenmanagement ist eine permanente Herausforderung

Datenqualität und Stammdatenmanagement stehen bei Entscheidern in vielen Unternehmen ganz oben auf der Prioritätenliste. Dennoch wird Stammdatenmanagement oft stiefmütterlich behandelt. Das liegt zum einen daran, dass der Umgang mit Stammdaten im Tagesgeschäft oft keinen Platz hat. Zum anderen erscheint das Thema bei genauerer Betrachtung schnell so komplex, dass Probleme so lange wie möglich verdrängt werden.

Die Folgen eines unzureichenden Stammdatenmanagements sind zuweilen gravierend. So können falsche Materialstammdaten schnell zu Fehlplanungen im Unternehmen führen, die beispielsweise Lieferengpässe nach sich ziehen oder andere finanzielle Folgen haben. Dabei lässt sich der wunde Punkt beim Stammdatenmanagement relativ einfach identifizieren. Er betrifft die Anlage der Materialstammdaten in SAP. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Die Eingabe der Daten ins SAP-System ist sehr fehleranfällig. Das Problem ist häufig die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Technik. So können Fehler bei der Eingabe leicht übersehen werden, Materialien doppelt angelegt werden oder Mitarbeitern ist die Komplexität der Datensätze schlicht nicht bewusst, weil sie das System nur selten benutzen.
• Werden die Fehler entdeckt, braucht es einen erhöhten Koordinationsaufwand mit Gesprächen, E-Mails und Telefonaten, um die falsch angelegten Materialdaten zu korrigieren.
• In vielen Unternehmen entwickelt die Materialanlage im Lauf der Zeit einen Wildwuchs, weil neue Anforderungen an die Gestaltung der Datenbasis hinzukommen.
• Auch die korrekte Anlage von Materialstammdaten kann nachgelagerte Prozesse verzögern, weil sie mit komplexen Freigabe-Prozessen verbunden ist.
• Kommt es vor, dass ein Prozess ins Stocken gerät, weil irgendwo im System ein Prozessschritt hakt, ist es für die Beteiligten oft schwer zu erkennen, wo genau das Problem liegt und wie sie es lösen können.

Welche Anforderungen das Stammdatenmanagement in SAP erfüllen muss

Den Herausforderungen beim Stammdatenmanagement müssen Unternehmen durch einen sauber aufgesetzten Prozess zur Anlage des Materialstamms in SAP gerecht werden. Dabei ist es oft sinnvoller, den gesamten Materialstamm-Anlageprozesse komplett neu zu strukturieren als zu versuchen, einen schlechten Prozess an verschiedenen Stellen zu „flicken“. Unternehmen müssen dafür das Rad nicht neu erfinden, sondern können auf bewährte Praktiken zurückgreifen, die sehr verlässlich zum Erfolg führen.

Im Kern geht es dabei darum, einen Prozesses aufzusetzen, mit dem der Materialstamm in SAP angelegt und bei Bedarf geändert werden kann. Zusätzlich sollten Sie Ziele formulieren, wie das Stammdatenmanagement insgesamt optimiert werden soll. Dabei können die folgenden Überlegungen eine Rolle spielen. Die Anlage der Stammdaten sollte:

• so flexibel sein, dass Materialarten und weitere spezifischen Anforderungen berücksichtigt werden,
• so weit wie möglich automatisiert ablaufen, um Ressourcen zu schonen und Fehler zu vermeiden,
• die Durchlaufzeiten erhöhen, um nachgelagerte Prozesse zu beschleunigen,
• so transparent erfolgen, dass sofort ersichtlich wird, wann und an welcher Stelle sich ein Prozess aufgehängt hat und wer dafür verantwortlich ist.

Was die Einführung von S/4HANA für das Stammdatenmanagement bedeutet

Die Umstellung auf S/4HANA bringt für die Nutzer einige Vorteile im Hinblick auf das Stammdatenmanagement mit sich. Insgesamt ist die neue Datenbank-Software effektiver und kosteneffizienter im Betrieb und eröffnet Unternehmen neue Nutzungsmöglichkeiten. Der größte sofort spürbare Vorteil für die Benutzer besteht darin, dass S/4HANA unter der Oberfläche sehr viel performanter arbeitet als sein Vorgänger, die SAP Business Suite 7. Die größte sichtbare Veränderung von S/4HANA besteht darin, dass SAP die Software mit der neu designten Benutzeroberfläche SAP Fiori ausliefert, für die es auch eine Anwendung für mobile Endgeräte gibt.

Darüber hinaus hat eine wichtige Neuerungen direkten Einfluss auf das Stammdatenmanagement. Sie besteht darin, dass die grundsätzliche Unterscheidung von „Debitor“ und „Kreditor“ bei der Anlage von Kunden- oder Lieferantendaten wegfällt. Stattdessen werden Kunden und Lieferanten in S/4HANA immer als „Geschäftspartner“ („Business Partner“) angelegt und gepflegt. Das hat den Vorteil, dass für einen Geschäftspartner, der sowohl Kunde als auch Lieferant ist, der gleiche Stammdatensatz verwendet werden kann. Dabei können einem Geschäftspartner verschiedene Rollen zugeordnet werden, zum Beispiel als „Debitor“ und „Kreditor“.

Daneben gibt es in S/4HANA weitere kleinere Veränderungen, die sich ebenfalls auf das Stammdatenmanagement auswirken. So können nun endlich mehrere Währungen hinterlegt werden und das Feld der Materialnummer lässt sich auf bis zu 40 Zeichen erweitern. Außerdem gilt es zu beachten, dass individuell entwickelte Lösungen aus der alten SAP-Suite, sogenannte Z-Programme, nach dem Umstieg auf S/4HANA eventuell nicht mehr richtig funktionieren.

Wie Unternehmen die Umstellung auf S/4HANA gestalten können

Bei der Umstellung auf S/4HANA können Unternehmen zwischen drei verschiedenen Pfaden wählen. Der Grund für diese Wahlmöglichkeiten liegt darin, dass SAP seinen Kunden für S/4HANA unterschiedliche Betriebsmodelle anbietet. Dabei handelt es sich um:

• die Cloud-Lösungen SAP S/4HANA Cloud Essential Edition (ES) und SAP S/4HANA Cloud Extended Edition (EX)
• sowie die serverbasierten Versionen SAP S/4HANA On-Premise managed by SAP (HEC) und SAP S/4HANA On-Premise.

Neben dem Kostenaspekt und dem Update-Management unterscheiden sich diese vier S/4HANA-Lösungen hauptsächlich in Bezug auf die Flexibilisierungsmöglichkeiten: Während die Essential Edition am stärksten standardisiert ist, bietet die On-Premise-Version Unternehmen bei der Einrichtung die größte Flexibilität.

Was heißt das für die Umstellung auf S/4HANA? Während sich die SAP S/4HANA Cloud Essential Edition (ES) nur mit einem Greenfield Projektansatz migrieren lässt, können Unternehmen bei den anderen Versionen zwischen einem Greenfield, Brownfield und Bluefield-Ansatz wählen. In der Praxis bedeutet das für das Stammdatenmanagement:

• Bei der Migration des SAP-Systems nach dem Greenfield-Ansatz gehen alle alten Daten verloren und müssen neu angelegt werden. Hier müssen Unternehmen abschätzen, ob diese Chance auf einen Neustart mit der Option viel Prozesse komplett neu aufzubauen die Kosten für den Verlust der alten Daten bei der Migration auf das neue System aufwiegt.
• Der Brownfield-Ansatz ist das Gegenteil vom Greenfield-Ansatz: Hier werden alle historischen Daten behalten und vollständig in das neue System migriert. Dazu muss im Vorfeld sichergestellt werden, ob die existierenden Stammdaten für diesen Schritt auch wirklich geeignet sind oder zuvor gegebenenfalls bereinigt werden müssen. Der Vorteil dieses Ansatzes liegt darin, dass Unternehmen so die Möglichkeit haben, das ERP-System sehr schnell mit allen historischen Daten auf SAP S/4HANA umzustellen und dennoch die Innovation des neuen Systems voll für sich nutzen zu können.
• Der Bluefield-Ansatz ist eine Mischung aus Greenfield und Brownfield: Dabei werden die historischen Daten nur selektiv übernommen und das neue System wird in mehreren Go-Live-Phasen im Unternehmen ausgerollt. Auf diese Weise lassen sich unter bestimmten Voraussetzungen die Projektlaufzeiten verringern.