Stammdaten-Management in SAP und die Umstellung auf SAP S/4HANA

Jeder Büromensch ist anders. Manche benötigen ein kreatives Chaos aus Notizzetteln, Post-its, Schreibutensilien und Bechern auf ihrem Schreibtisch, um produktiv zu sein. Andere lieben es blitzblank aufgeräumt, mit einem gespitzten Bleistift, der parallel zur Seitenkante ausgerichtet ist. So positiv diese Freiheit für uns Menschen ist, für Computersysteme, besonders Datenbankanwendungen gilt sie nicht. Diese müssen gleichmäßig angelegt, gut gepflegt und sauber strukturiert werden, damit sie unsere Workflows optimal unterstützen können.

Diese Binsenweisheit gilt insbesondere für das Stammdatenmanagement in SAP. Denn funktionierende Stammdaten sind einer der wichtigsten Faktoren, damit die Digitalisierung von Prozessen in einem Unternehmen gelingen kann. Dabei kommen Unternehmen nicht umhin, sich in diesem Kontext mit einer weiteren Transformation auseinander zu setzen: der Einführung von SAP S/4HANA. Zwar hat SAP die Wartung der alten SAP-Suite bis Ende 2027 verlängert. Aber der Umbruch wird kommen und er bringt nach unserer Erfahrung nach Unternehmen auch einen großen Mehrwert – wenn er denn richtig angegangen wird.

In diesem Artikel lernen Sie, worauf Unternehmen beim Umgang mit Stammdaten vor dem Horizont des anstehenden Wechsel zu SAP S/4HANA achten müssen, welche Änderungen SAP S/4HANA für Stammdaten mit sich bringt und welche Optionen es bei der Migration zu S/4HANA gibt.

Stammdatenmanagement ist eine permanente Herausforderung

Datenqualität und Stammdatenmanagement stehen bei Entscheidern in vielen Unternehmen ganz oben auf der Prioritätenliste. Dennoch wird Stammdatenmanagement oft stiefmütterlich behandelt. Das liegt zum einen daran, dass der Umgang mit Stammdaten im Tagesgeschäft oft keinen Platz hat. Zum anderen erscheint das Thema bei genauerer Betrachtung schnell so komplex, dass Probleme so lange wie möglich verdrängt werden.

Die Folgen eines unzureichenden Stammdatenmanagements sind zuweilen gravierend. So können falsche Materialstammdaten schnell zu Fehlplanungen im Unternehmen führen, die beispielsweise Lieferengpässe nach sich ziehen oder andere finanzielle Folgen haben. Dabei lässt sich der wunde Punkt beim Stammdatenmanagement relativ einfach identifizieren. Er betrifft die Anlage der Materialstammdaten in SAP. Dafür gibt es mehrere Gründe:

• Die Eingabe der Daten ins SAP-System ist sehr fehleranfällig. Das Problem ist häufig die Zusammenarbeit zwischen Mensch und Technik. So können Fehler bei der Eingabe leicht übersehen werden, Materialien doppelt angelegt werden oder Mitarbeitern ist die Komplexität der Datensätze schlicht nicht bewusst, weil sie das System nur selten benutzen.
• Werden die Fehler entdeckt, braucht es einen erhöhten Koordinationsaufwand mit Gesprächen, E-Mails und Telefonaten, um die falsch angelegten Materialdaten zu korrigieren.
• In vielen Unternehmen entwickelt die Materialanlage im Lauf der Zeit einen Wildwuchs, weil neue Anforderungen an die Gestaltung der Datenbasis hinzukommen.
• Auch die korrekte Anlage von Materialstammdaten kann nachgelagerte Prozesse verzögern, weil sie mit komplexen Freigabe-Prozessen verbunden ist.
• Kommt es vor, dass ein Prozess ins Stocken gerät, weil irgendwo im System ein Prozessschritt hakt, ist es für die Beteiligten oft schwer zu erkennen, wo genau das Problem liegt und wie sie es lösen können.

Welche Anforderungen das Stammdatenmanagement in SAP erfüllen muss

Den Herausforderungen beim Stammdatenmanagement müssen Unternehmen durch einen sauber aufgesetzten Prozess zur Anlage des Materialstamms in SAP gerecht werden. Dabei ist es oft sinnvoller, den gesamten Materialstamm-Anlageprozesse komplett neu zu strukturieren als zu versuchen, einen schlechten Prozess an verschiedenen Stellen zu „flicken“. Unternehmen müssen dafür das Rad nicht neu erfinden, sondern können auf bewährte Praktiken zurückgreifen, die sehr verlässlich zum Erfolg führen.

Im Kern geht es dabei darum, einen Prozesses aufzusetzen, mit dem der Materialstamm in SAP angelegt und bei Bedarf geändert werden kann. Zusätzlich sollten Sie Ziele formulieren, wie das Stammdatenmanagement insgesamt optimiert werden soll. Dabei können die folgenden Überlegungen eine Rolle spielen. Die Anlage der Stammdaten sollte:

• so flexibel sein, dass Materialarten und weitere spezifischen Anforderungen berücksichtigt werden,
• so weit wie möglich automatisiert ablaufen, um Ressourcen zu schonen und Fehler zu vermeiden,
• die Durchlaufzeiten erhöhen, um nachgelagerte Prozesse zu beschleunigen,
• so transparent erfolgen, dass sofort ersichtlich wird, wann und an welcher Stelle sich ein Prozess aufgehängt hat und wer dafür verantwortlich ist.

Was die Einführung von S/4HANA für das Stammdatenmanagement bedeutet

Die Umstellung auf S/4HANA bringt für die Nutzer einige Vorteile im Hinblick auf das Stammdatenmanagement mit sich. Insgesamt ist die neue Datenbank-Software effektiver und kosteneffizienter im Betrieb und eröffnet Unternehmen neue Nutzungsmöglichkeiten. Der größte sofort spürbare Vorteil für die Benutzer besteht darin, dass S/4HANA unter der Oberfläche sehr viel performanter arbeitet als sein Vorgänger, die SAP Business Suite 7. Die größte sichtbare Veränderung von S/4HANA besteht darin, dass SAP die Software mit der neu designten Benutzeroberfläche SAP Fiori ausliefert, für die es auch eine Anwendung für mobile Endgeräte gibt.

Darüber hinaus hat eine wichtige Neuerungen direkten Einfluss auf das Stammdatenmanagement. Sie besteht darin, dass die grundsätzliche Unterscheidung von „Debitor“ und „Kreditor“ bei der Anlage von Kunden- oder Lieferantendaten wegfällt. Stattdessen werden Kunden und Lieferanten in S/4HANA immer als „Geschäftspartner“ („Business Partner“) angelegt und gepflegt. Das hat den Vorteil, dass für einen Geschäftspartner, der sowohl Kunde als auch Lieferant ist, der gleiche Stammdatensatz verwendet werden kann. Dabei können einem Geschäftspartner verschiedene Rollen zugeordnet werden, zum Beispiel als „Debitor“ und „Kreditor“.

Daneben gibt es in S/4HANA weitere kleinere Veränderungen, die sich ebenfalls auf das Stammdatenmanagement auswirken. So können nun endlich mehrere Währungen hinterlegt werden und das Feld der Materialnummer lässt sich auf bis zu 40 Zeichen erweitern. Außerdem gilt es zu beachten, dass individuell entwickelte Lösungen aus der alten SAP-Suite, sogenannte Z-Programme, nach dem Umstieg auf S/4HANA eventuell nicht mehr richtig funktionieren.

Wie Unternehmen die Umstellung auf S/4HANA gestalten können

Bei der Umstellung auf S/4HANA können Unternehmen zwischen drei verschiedenen Pfaden wählen. Der Grund für diese Wahlmöglichkeiten liegt darin, dass SAP seinen Kunden für S/4HANA unterschiedliche Betriebsmodelle anbietet. Dabei handelt es sich um:

• die Cloud-Lösungen SAP S/4HANA Cloud Essential Edition (ES) und SAP S/4HANA Cloud Extended Edition (EX)
• sowie die serverbasierten Versionen SAP S/4HANA On-Premise managed by SAP (HEC) und SAP S/4HANA On-Premise.

Neben dem Kostenaspekt und dem Update-Management unterscheiden sich diese vier S/4HANA-Lösungen hauptsächlich in Bezug auf die Flexibilisierungsmöglichkeiten: Während die Essential Edition am stärksten standardisiert ist, bietet die On-Premise-Version Unternehmen bei der Einrichtung die größte Flexibilität.

Was heißt das für die Umstellung auf S/4HANA? Während sich die SAP S/4HANA Cloud Essential Edition (ES) nur mit einem Greenfield Projektansatz migrieren lässt, können Unternehmen bei den anderen Versionen zwischen einem Greenfield, Brownfield und Bluefield-Ansatz wählen. In der Praxis bedeutet das für das Stammdatenmanagement:

• Bei der Migration des SAP-Systems nach dem Greenfield-Ansatz gehen alle alten Daten verloren und müssen neu angelegt werden. Hier müssen Unternehmen abschätzen, ob diese Chance auf einen Neustart mit der Option viel Prozesse komplett neu aufzubauen die Kosten für den Verlust der alten Daten bei der Migration auf das neue System aufwiegt.
• Der Brownfield-Ansatz ist das Gegenteil vom Greenfield-Ansatz: Hier werden alle historischen Daten behalten und vollständig in das neue System migriert. Dazu muss im Vorfeld sichergestellt werden, ob die existierenden Stammdaten für diesen Schritt auch wirklich geeignet sind oder zuvor gegebenenfalls bereinigt werden müssen. Der Vorteil dieses Ansatzes liegt darin, dass Unternehmen so die Möglichkeit haben, das ERP-System sehr schnell mit allen historischen Daten auf SAP S/4HANA umzustellen und dennoch die Innovation des neuen Systems voll für sich nutzen zu können.
• Der Bluefield-Ansatz ist eine Mischung aus Greenfield und Brownfield: Dabei werden die historischen Daten nur selektiv übernommen und das neue System wird in mehreren Go-Live-Phasen im Unternehmen ausgerollt. Auf diese Weise lassen sich unter bestimmten Voraussetzungen die Projektlaufzeiten verringern.

Datenmigration auf SAP S/4HANA – von Anfang an saubere Kundenstammdaten

Mit der Entscheidung für einen Wechsel auf SAP S/4HANA stehen Sie vor der Herausforderung, auch Ihre Kundenstammdaten in das neue SAP-System migrieren zu müssen. Das ist Ihre Chance, aufzuräumen und von Anfang an mit sauberen Stammdaten zu starten! Um Kundenaufträge schnell und effizient abwickeln zu können, sind saubere Kundenstammdaten unerlässlich. Nur dann lassen sich Kundenbestellungen über alle Märkte und Kanäle hinweg reibungslos bedienen. Zufriedene Kunden gibt es „oben drauf“.

Profitieren Sie von korrekten Kundenstammdaten

Während der Abwicklung von Kundenaufträgen greifen Sie in verschiedenen Prozessschritten auf die Kundenstammdaten zurück – von der Kundenanfrage über die Verfügbarkeitsprüfung und Lieferung bis hin zur Zahlung.

Die Herausforderungen bei der manuellen Anlage von Kundenstammdaten

In der Praxis kommen neue Kundenstammdaten oft über „chaotische“ Prozesse in SAP^® SD (Sales and Distribution), weil die notwendigen Informationen selten gebündelt, sondern meist in E-Mails und Telefonnotizen vorliegen. Bei der manuellen Übertragung der Daten in das SAP^®-System kann es daher zu Fehlern kommen. Häufig fehlen zudem Zeit und Know-how, um zu prüfen, ob vorhandene Kundendaten verwendet oder aktualisiert werden können. Stattdessen legen Mitarbeiter oftmals redundante Stammdaten an. Nicht zu unterschätzen ist auch der Aufwand, um Kundenstammdaten für die benötigten Vertriebsbereiche und Buchungskreise bereitzustellen.

Die digitalisierte Anlage von Kundenstammdaten erhöht Ihre Performance

Mit unserer Lösung EASY Customer Creation Process digitalisieren Sie Ihren Kundenstamm-Anlageprozess in SAP^® und steuern diesen intelligent. Mit EASY Customer Creation Process können Mitarbeiter den Kundenstammanlageprozess ganz einfach starten und alle Informationen im digitalen Prozess zusammentragen, bevor diese automatisch in SAP^® angelegt werden. Dadurch ist jederzeit nachvollziehbar, wie die neuen Daten ins System gekommen sind. Zusätzlich unterstützt eine Dublettenprüfung dabei, redundante Kundenstammdaten in SAP^® zu vermeiden. Eine einfache Oberfläche, in der nur die Felder sichtbar sind, die Sie auch tatsächlich benötigen, erhöht sowohl die Zufriedenheit von SAP^®-Gelegenheitsnutzern als auch von erfahrenen SAP^®-Anwendern.

Für den EASY Customer Creation Process sind keine Programmierkenntnisse nötig: Der Prozess kann in Absprache mit den beteiligten Mitarbeitern an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Unser Prozess unterstützt zu 100 Prozent Ihre SAP^®-Technologie und nutzt den SAP^® Business Workflow, sodass kein weiterer Schulungsbedarf anfällt. EASY PCM Customer Creation Process benötigte keine Schnittstellen oder zusätzliche Hardware. Unsere Lösung nutzt außerdem die bestehenden Berechtigungen bzw. Rollenkonzepte in SAP^®. Zusätzliche Features sind Mehrsprachigkeit und die Unicode-Fähigkeit.

Die Vorteile auf einen Blick

• Strukturiertes Anlegen von Kundenstammdaten
• Beteiligte Abteilungen werden automatisch in den Workflow miteinbezogen
• Einfache und anpassbare Oberflächen
• Validierung der Kundenstammdaten
• Automatisierte Duplikatsprüfung
• Automatische Kundenstammdaten-Anlage für mehrere Vertriebsbereiche
• Erhebliche Reduktion von Komplexität und Straffung der Prozesse.
• Wesentliche Kostenersparnis im Vergleich zum bisherigen Prozess.
• Genehmigungshistorie zeigt den exakten Prozessverlauf
• 360°-Prozesstransparenz:
• Die Prozessstatistik zeigt in Echtzeit, an welcher Stelle sich der Prozess befindet. Dadurch lassen sich Engpässe frühzeitig identifizieren
• Sie können der Prozessablauf problemlos an Ihre Bedürfnisse anpassen
• Schnell installierte Best-practice-Lösung, die sich leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt.

So einfach funktioniert ein optimierter Kundenstammdaten-Anlageprozess

1. Kundendatenanlage: Ein Außendienstmitarbeiter möchte eine neue Opportunity erfassen und benötigt hierfür einen neuen Kunden. Er gibt die Basisdaten ein und führt einen Duplikatcheck aus.
2. Anreichern der Kundenstammdaten: Ein Vertriebsinnendienst-Mitarbeiter reichert die Kundenstammdaten entsprechend der internen Vorgaben an und lässt diese prüfen. Alternativ können die Daten auch über Customizing-Tabellen automatisch ergänzt werden.
3. Datenqualität prüfen: Um die Datenqualität zu erhöhen, kann ein Sales-Prüfteam die Anträge gegenchecken, bevor die neuen Kundenstammdaten tatsächlich in SAP^® automatisch angelegt werden.
4. Buchungskreis: Die Buchhaltung pflegt die Buchungskreisdaten. Alternativ können diese Daten auch über Customizing-Tabellen automatisch angelegt werden.
5. Bonität und Mahnwesen: Optional könnte man auch die Themen Bonität, Sanktionslisten und Mahnwesen einbinden.
6. Datenanlage in SAP: Anschließend wird der Kunde in SAP^® automatisch angelegt (im Buchungskreis und ggf. in mehreren Verkaufsbereichen)

Datenmigration auf SAP S/4HANA

Wer sich für die Implementierung von SAP S/HANA entscheidet, steht vor einer Herausforderung: Jeder Programm- oder Versionswechsel einer Software ist damit verbunden, dass auch die Kundenstammdaten einer Datenbank korrekt aus dem alten System exportiert und in das neue System importiert werden müssen, also auch die Materialstammdaten. Beim Umstieg auf SAP S/4HANA ist die Migration der Stammdaten mit besonderen Herausforderungen verbunden, da SAP für einige Stammdatenobjekte die Tabellen bzw. Strukturen verändert hat.

Die Datenmigration ist also keine zu unterschätzende Aufgabe. Immerhin kann die Menge der Datensätze je nach Unternehmenstyp und -größe beachtlich sein. Zudem sind sie die Basis für einen Großteil der Geschäftsprozesse. Es muss also sichergestellt werden, dass die Datenmigration fehlerfrei und vollständig erfolgt.

Zugleich birgt diese Aufgabe aber auch die Chance, die Datenqualität zu optimieren und Prozesse schlanker zu gestalten, sodass sie von Anfang an effizient mit dem neuen System arbeiten können. Denn häufig sind Kundenstammdaten im Speziellen sowie Stammdaten im Allgemeinen nicht perfekt gepflegt. Ziel sollte es sein, sich vorab von Altlasten zu trennen und nur korrekte, vollständige und redundanzfreie Daten zu übertragen. Das kann sich auch positiv auf den Migrationsaufwand auswirken, denn je mehr obsolete Kundenstammdaten Sie in SAP S/4 HANA übernehmen, desto mehr Kosten und Ressourcen brauchen Sie für die Migration. Nach Schätzungen verursacht eine schlechte Datenqualität bei ca. 40 % des gesamten Migrationsprojekts einen höheren Zeit- und Budgetaufwand.

Hierfür ist eine gewisse Vorarbeit erforderlich. Im Folgenden stellen wir Ihnen die vier Schritte einer erfolgreichen Migration von Stammdaten nach S/4HANA vor.

1. Datenanalyse – kenne deine Daten!

Bevor es an die Optimierung der Daten geht, ist es für Sie essentiell, eine Bestandsaufnahme machen. Mangelnde Kenntnis von den eigenen Daten und Prozessen ist einer der häufigsten Gründe für Mehrkosten und Zeitüberschreitungen bei Migrationsprojekten. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Quantität und Qualität der Kundenstammdaten, denn nur so kann der gesamte Migrationsaufwand korrekt eingeschätzt werden. So sollte man kritisch überprüfen, welche Daten überhaupt noch benötigt werden. Womöglich gibt es Daten, die nicht mehr gültig sind oder mit denen im neuen System nicht mehr aktiv gearbeitet wird. Schaut man sich die Geschäftsprozesse an, sollte schnell deutlich werden, was noch relevant ist. Hier besteht die Chance, sich von unnötigem Ballast zu trennen und das neue System von vornherein sauber von Altlasten zu halten. Statt also alles zu migrieren, können Kundenstammdaten, die nicht mehr benötigt werden, z.B. archiviert werden, sofern sie aufgrund von gesetzlichen Vorgaben nicht gelöscht werden dürfen.

Eine häufig auftretende Fehlerquelle, z.B. in Materialstammdaten, sind Dubletten. Hier gilt es zu definieren, wann Datensätze als Dubletten gelten. Wie gehe ich z.B. mit zwei Datensätzen um, die identisch sind, sich aber in der Schreibweise der Materialbezeichnung unterscheiden? Um Dubletten zu identifizieren, muss also festgelegt werden, bis zu welchem Grad zwei Datensätze übereinstimmen müssen, damit sie als Dubletten gelten. Dies kann zum Beispiel anhand der Materialbezeichnung, Herstellerteilenummer oder beider Parameter zusammen erfolgen. Außerdem ist es wichtig, nach Fragmenten der Materialbezeichnung zu suchen, denn nur so kann sichergestellt werden, dass ähnliche Bezeichnungen identifiziert werden. Auch die Gründe, warum Dubletten entstehen, sollte man beleuchten. Haben zu viele Mitarbeiter einen Schreibzugriff auf die Datenbank, kann das das doppelte Anlegen von Daten begünstigen. Es lohnt sich also, genau zu definieren, wer tatsächlich einen Zugriff benötigt und wer dabei welche Berechtigung haben muss.

Unvollständige Daten sind ein weiteres Problem, das häufig auftritt. Darüber hinaus werden Felder häufig nicht konsistent gepflegt. So kann es zum Beispiel zu Abweichungen bei der Schreibweise von Ländercodes kommen, die mal einstellig und mal mehrstellig eingepflegt werden. Auch werden Felder häufig nicht für ihren vorgesehenen Zweck verwendet, sondern für unterschiedliche Informationen genutzt. Dadurch entsteht eine inkonsistente Datenquelle, die Probleme in Ihrem Stammdatenmanagement mit sich bringen kann. Definieren Sie für diese Felder, welche Inhalte in welchem Format erlaubt sind und gehen Sie somit diesen Problemen aus dem Weg.

Einen weiteren Punkt, den Sie in Ihrer Analyse bedenken sollten, sind Unterschiede zwischen Alt- und Neusystem. Wie eingangs erwähnt bringt SAP S/4HANA einige Veränderungen mit sich. Eventuell gibt es Prozessänderungen oder die Länge der Eingabefelder weist Unterschiede auf, sodass Inhalte bei der Migration evtl. abgeschnitten werden könnten. Auch diese Diskrepanzen und Lösungsansätze sollten Bestandteil Ihrer Analyse sein.

2. Datenbereinigung – Basis für einen sauberen Start in SAP S/4HANA

Haben Sie sich ein Bild von der Quantität und Qualität Ihrer Daten gemacht, geht es nun an den nächsten Schritt auf dem Weg zur Datenmigration nach SAP S/4HANA: die Bereinigung der Kundenstammdaten. Neben dem Löschen von nicht mehr benötigten Datensätzen, etwa Dubletten, geht es auf der anderen Seite auch darum, unvollständige Datensätze zu ergänzen und zu vervollständigen, denn nur dann kann effizient mit diesen gearbeitet werden.

Eine entscheidende Frage ist, wie die Bereinigung und Datenanreicherung durchgeführt werden soll. Natürlich kann sie auf manuellem Weg geschehen, doch dieser hat den großen Nachteil, dass er extrem zeitintensiv ist. Alternativ gibt es Möglichkeiten, die Bereinigung automatisiert durchzuführen. Da das aber nicht ganz ungefährlich ist, bietet es sich in vielen Fällen an, auf einen Dienstleister zurückzugreifen. Denn bei unsachgemäßer Vorgehensweise können wichtige Daten verloren gehen.

3. Migration der KundenstammDaten in SAP S/4HANA – effizient und koordiniert

Nach all der Vorarbeit ist es nun endlich so weit: Ihre Kundenstammdaten können in das neue System migriert werden. Durch die vorangegangene Überprüfung und Bereinigung der zu transferierenden Daten werden alte und fehlerhafte Daten ausgeschlossen und Sie übergeben nur hochwertige und relevante Stammdaten.

Auch hier sollte vorab genau geprüft werden, auf welchem Weg die Daten in das neue System gelangen können und welche Tools und Hilfsmittel infrage kommen. Nach abgeschlossener Datenmigration sollte unbedingt überprüft werden, ob alle Daten vollständig und korrekt übernommen wurden. Dadurch garantieren Sie eine hohe Stammdatenqualität als Grundlage Ihrer Geschäftsprozesse.

4. Vertrauen Sie Ihren Daten!

Es ist geschafft! Ihre Stammdaten wurden erfolgreich nach SAP S/4HANA migriert und Sie starten mit einer sauberen Datenbasis ohne Altlasten. Eine gut geplante Umstellung mit bereinigten Daten bringt viele Vorteile mit sich. Dazu gehören beispielsweise:

• Bessere Performance von SAP S/4HANA
• Optimierte Geschäftsprozesse
• Reduktion von Dubletten
• Weniger benötigter Speicherplatz nach Bereinigung
• Einfache Administration der Datenbank
• Weniger laufende Kosten für Platz auf dem Hauptspeicher
• Weniger Ressourcen für die Umstellung und reduzierte Gesamtbetriebskosten

Die Mühen Ihrer Vorarbeit haben sich also gelohnt. Damit die Effekte nicht schnell wieder verpuffen, empfiehlt es sich sicherzustellen, dass die Datenqualität konstant hoch bleibt. Auch wenn es lästig erscheint: nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für einen Qualitätscheck. Haben sich wieder Dubletten eingeschlichen? Sind Datensätze unvollständig oder fehlerhaft? Davon sind nicht nur Materialstammdaten betroffen. Bedenken Sie, dass sich alle Stammdaten (z.B. Lieferanten- oder Kundenstammdaten) regelmäßig verändern können, etwa durch Umzüge oder Umfirmierungen.

Die Zeit, die Sie für die Qualitätskontrolle und Pflege Ihrer Materialstammdaten aufwenden, ist also sinnvoll investiert, wenn Sie optimal mit ihnen arbeiten wollen.