Die Einführung der DSGVO zum 25.05.2018 hat vielerorts und unternehmensseitig für Unruhe gesorgt. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten gelten seitdem besondere Anforderungen. Über die Chancen, Möglichkeiten und Herausforderungen einer DSGVO-konformen Archivierung mit Hilfe der Schnittstelle EASY WebDAV for ILM sprechen wir heute mit Olaf Westmeier (Experte SAP Solutions, EASY SOFTWARE).

1. SAP® hat auf die Einführung der DSGVO ja zügig reagiert und mit SAP ILM® (Information Lifecycle Management) eine grundsätzliche Option für den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten bereitgestellt. Olaf, inwieweit nehmen Unternehmen dieses Werkzeug in Anspruch und setzen es auch ein?

Die meisten unserer Kunden haben Projekte zu diesem umfangreichen Thema gestartet. Ein Beweggrund neben der DSGVO ist dabei immer wieder, dass in jüngster Vergangenheit erste Anfragen à la „welche Daten haben Sie denn über mich gespeichert?“ eingetroffen sind. Allerdings gibt es scheinbar nur wenige Unternehmen, die schon über Ihre Erfahrung mit dem Retention-Management, also dem Sperren und Löschen von Daten, öffentlich (!) sprechen.

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, auch im Archiv für DSGVO-Konformität zu sorgen.

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2. Wo siehst du die größten Herausforderungen im Einsatz von SAP ILM?

Mit zunehmender Größe eines Unternehmens bekommt die Umsetzung des SAP Information Managements Lifecycles beträchtliche Komplexität. Das Thema „Lebenszyklus von Daten“ umfasst nahezu alle Fachabteiltungen eines Unternehmens. Die Herausforderung liegt in der Aufstellung und Umsetzung der erforderlichen Regeln gemeinsam mit den Fachabteilungen. Eine weitere Hürde: Bei vielen Unternehmen ist zusätzlich das Thema „Archivierung der Daten“ ungeklärt. Und dies genau aus einem Grund: Oft besteht in den bislang genutzen Archiven keine zertifizierte Schnittstelle zu SAP ILM.

 

3. Stell doch einmal in der gebotenen Kürze vor, worum es sich bei EASY WebDAV for ILM handelt.

EASY WebDAV for ILM eignet sich für Unternehmen, die ein SAP ERP-System einsetzen und bei denen gegebenenfalls auch schon das SAP Information Lifecycle Management im Einsatz ist. Diese Unternehmen haben sich bereits intensiv mit dem Thema SAP ILM auseinandergesetzt. Jetzt stehen diese Unternehmen vor der Herausforderung, die personenbezogenen Daten auch während der Archivierung gesondert zu behandeln, also auch im Archiv für DSGVO-Konformität zu sorgen.

Genau hier kommt EASY WebDAV for ILM ins Spiel – als Schnittstelle zwischen SAP ILM und dem Archivierungssystem von EASY. Damit stellt man sicher, dass die in SAP ILM vergebenen Attribute des Sperrens und Löschens auch an das Archiv weitergereicht werden. Der große Vorteil: In punkto Konfiguration machen wir es Unternehmen leicht. Es ist nur mit wenig Aufwand für die Installation zu rechnen. So gelangt man auf leichte Weise zur DSGVO-Konformität und befindet sich auf der sicheren Seite.

Inzwischen haben wir einige Erfahrungen in ILM-Projekten gesammelt und stellen diese Erfahrungen (Archivierung von Daten und Erstellung von Regeln) auch gerne zur Verfügung.

Sie möchten wissen, wie EASY WebDAV for ILM funktioniert?

Nehmen Sie dazu am kommenden Webinar teil:

Webinar: DSGVO-konform archivieren leichtgemacht

4. Nun gehören Archive seit langer Zeit zum festen Bestandteil des Datenmanagements in Unternehmen – es ist davon auszugehen, dass in den Archiven also Daten mit Personenbezug vorliegen. Gibt es eine Möglichkeit, bereits archivierte Daten im ILM-Konzept zu berücksichtigen?

Wenn sich die nachträgliche erneute Archivierung an den ILM Standard hält, funktioniert es auch mit EASY Archive. Das weitere Vorgehen ist im Projekt-Workshop zu definieren.

5. Können Dokumente, die vor Einsatz der Easy WebDAV-Schnittstelle archiviert wurden, gelöscht werden?

Ja, weil im ILM-Projekt Regeln dazu definiert werden/wurden.

 

6. Sind WebDAV for ILM und Archive Link bei EASY unterschiedliche Produkte?

Ja, so ist es. Allerdings haben sie eine ähnliche Code-Basis und kommen mit der gleichen Konfigurations-Oberfläche.

Olaf Westmeier

Olaf Westmeier
berät seit vielen Jahren EASY-Kunden als Management Consultant zu Prozessthemen in der Unternehmensverwaltung. Seine Spezialgebiete sind SAP, Archivierung, Eingangsrechnungsverarbeitung, Accountmanagement – und privat: „Gospel für Trauungen“ am Piano.

7. Wir haben EASY for SAP lizenziert – sind für EASY WebDAV for ILM zusätzliche Lizenzen notwendig?

Ja, EASY WebDAV for ILM ist zusätzlich zu lizensieren.

 

8. Welche Lösungsansätze gibt es, damit auch bereits vorhandene Archive (ADK-Files) berücksichtigt werden können?

Diese Frage kann leider nicht allgemeingültig beantwortet werden, weil die Lösungsansätze von den Daten abhängen, die bereits archiviert wurden. Gerne können Sie mögliche Lösungsansätze mit den EASY Consultants in einem  Workshop bei Ihnen vor Ort diskutieren. Auch im Kurs 665 (!) der SAP zu ILM werden Lösungsansätze angerissen.

 

9. Gibt es seitens Easy auch Möglichkeiten, Daten aus Non-SAP-Systemen DSGVO-konform zu archivieren?

Hier geht es meistens darum, dass andere ERP-Systeme (anders als bei SAP) kein ILM-Regelwerk mitbringen und diese Regeln dann für zu archivierende Daten und Dokumente komplett im Archiv abgebildet werden müssen.

Außerdem geht es um das Sperren und Löschen von Daten und Dokumenten in einem revisionssicheren Archiv.

Bitte sprechen Sie Ihren EASY-Partner auf diese Themen an.

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