Autohaus Goidinger
EASY als Digitalisierungspartner
Im Autohaus Goidinger in Tirol kümmern sich 50 Mitarbeitende täglich um Vertrieb und Werkstattleistungen für Marken-PKW oder -Nutzfahrzeuge. Seit einigen Jahren erleichtern und beschleunigen easy archive, DMS und Capture die tägliche Arbeit mit Dokumenten. Schon nach wenigen Jahren ist die Digitalisierung aus der mehr als 40-jährigen Geschichte des Unternehmens nicht mehr wegzudenken.
„Wir haben Computer – nutzen wir sie!“
Inmitten des Tagesgeschäft wurde vor einigen Jahren immer deutlicher: Es ist schlicht nicht mehr zeitgemäß, tagein, tagaus Papierstapel zu jonglieren. Vor allem dann nicht, wenn das Papier ohnehin auf einem Schreibtisch mit Computer liegt. Bereits eine simple Kombination aus Dokumentenmanagementsystem, Erfassungstool und Archiv spart jeden Tag wertvolle Minuten in den Arbeitsabläufen der Buchhaltung. Minuten, die sich schnell auf Stunden und Tage summieren.
Doch wieso easy software? Die Entscheidung basierte auf einer klassischen, aber fundierten Empfehlung: Ein anderes Unternehmen im Umfeld des Autohauses Goidinger, mit sehr ähnlichen Strukturen, hatte bereits seit Jahren Erfolg mit easy als Digitalisierungspartner. Goidinger konnte sich anhand dieses Beispiels sofort vorstellen, wie die Lösungen von easy ihr eigenes Geschäft beschleunigen würden.
Mussten vorher täglich Briefumschläge aufgerissen, sortiert und verteilt werden, schwebten nun sämtliche Eingangsrechnungen digital ins Haus. Alle Lieferanten des Autohauses wurden gebeten, Rechnungen nur noch per Mail an eine bestimmte Adresse zu senden, die nahtlos mit dem DMS verknüpft ist.
Der Effizienzgewinn mit easy ist so deutlich und so reibungslos, dass ich mich nach mehreren Jahren an keine Probleme mit dem System erinnere.
Thomas Braun,
kaufmännische Leitung
mitarbeitende
gründung
marken
PROJEKT-INFORMATIONEN
Dokumentenfluss erlangt neue Geschwindigkeit
Doch auch der Dokumentenfluss innerhalb des Hauses erlangte neue Geschwindigkeit: Zuvor dauerte es, allein durch die räumliche Entfernung, stets einige Minuten, Hefter und Dokumente von den Büros ins Lager oder in die Werkstatt zu bringen. Diese Umstände verlockten gerne dazu, erst einen Stapel aufzubauen und dann alles geballt hinüberzutragen. Seit der Digitalisierung hat jede Person jederzeit Zugriff auf die Originale im digitalen Archiv, wo diese rechts- und revisionssicher lagern. So arbeitet ganz nebenbei nie wieder jemand mit veralteten Kopien.
Mit der Digitalisierung sämtlicher Serviceanträge im Werkstatt- und Service-Bereich sowie der wichtigsten Dokumente im Lager wird der Fortschritt im gesamten Autohaus spürbar.
Im täglichen Geschäft fallen für jeden Auftrag und für jeden Kunden neue Dokumente an. Es vergeht kaum eine Stunde, in der Goidinger nicht von den Vorteilen der effizienteren Prozesse profitiert. Sogar nach der ersten Bearbeitung eines Dokuments spart das digitale Archiv wertvolle Zeit: Jeder Auftrag wird automatisch mit bestimmten Kennzeichen katalogisiert. Sucht also jemand spontan nach dem letzten Auftrag mit Fahrzeugkennzeichen X, erscheint die gesamte Historie des Vorgangs binnen Sekunden auf dem Monitor.
Neben dem Arbeitsaufwand reduzieren die digitalen Lösungen Papierverschleiß und Druckkosten – zu einem noch größeren Ausmaß als das Autohaus Goidinger sich ursprünglich ausgemalt hatte. Wie viel Papier zuvor täglich im Umlauf war, wurde erst klar, als es plötzlich redundant wurde. Heute drucken die Mitarbeitenden nur noch die Seiten aus, die unbedingt nötig sind.
Die gesamte Belegschaft hat sich sehr schnell an die neuen Prozesse gewöhnt. Nicht nur sie wollen nie wieder zurück zum Papier – auch Thomas Braun, zuständig für die kaufmännische Leitung des Autohauses, ist absolut zufrieden: „Der Effizienzgewinn mit easy ist so deutlich und so reibungslos, dass ich mich nach mehreren Jahren an keine Probleme mit dem System erinnere. Sämtliche der ursprünglich angepeilten Ziele des Projekts haben wir erfüllt. Das gesamte System inklusive Archiv ist nicht nur aus ökonomischer, sondern auch aus ökologischer Sicht der einzig zeitgemäße Weg.“