Dank EASY konnte das Belegwesen bei
der Hama GmbH & Co KG komplett digitalisiert werden.

Dass das Handling einer solchen Produktvielfalt und Warenmenge auf Prozessebene eine erhebliche Heraus­forderung darstellt, steht außer Frage. Schließlich sind unterschiedlichste Bereiche beteiligt, bevor ein Produkt im Regal liegt und für Endkunden bereitsteht. Von der Warenwirtschaft über das Bestellwesen bis hin zu Logis­tik und Buchhaltung, um nur vier zu nennen.

Hinzu kommt: Ein derart starkes Wachstum, wie es Hama insbesondere um die Jahrtausendwende reali­sierte, führt zu einem erheblichen Anstieg der Beleg­menge. Nicht zuletzt wird der Gesetzgeber immer anspruchsvoller, wenn es um die Buchführung und Archivierung geht – Stichwort GoBD.

Schnell war den Verantwortlichen bei Hama klar: Das papierbasierte Beleg- und Archivwesen musste drin­gend abgelöst werden. Im Idealfall durch eine Lösung, die eine schnelle und unkomplizierte digitale Langzeit­archivierung im Einklang mit der GoBD erlaubt, die gleichzeitig Systemgrenzen zu den führenden Anwen­dungen in Warenwirtschaft und Buchhaltung überwindet und zudem mit leistungsfähigen Workflows dabei unter­stützt, Abläufe effizienter zu gestalten.

Kristina Ebert, Software-Entwicklerin bei Hama, erinnert sich: „Wir haben schnell herausgefunden, dass EASY SOFTWARE mit ihren Lösungen am besten zu unseren konkreten Anforde­rungen passte. Wir sind zunächst mit EASY Archive inklusive der Scanlösung EASY Capture gestartet und haben anschließend EASY Documents eingeführt.“

Heute bildet Hama den kompletten Belegumsatz mit EASY ab. Allein anhand der Liste der wichtigsten Archive wird ersichtlich, von welcher Flut an Dokumenten hier die Rede ist: Denn neben einem Archiv für Eingangsrechnungen und einem für Ausgangsrechnungen finden sich Archive für Aufträge, Bestellun­gen, Gutschriften, Belastungsanzeigen, Reisekostenabrechnungen und Qualitätssicherungsbelege wie Prüfberichte oder Sicherheitsdatenblätter.

Ein Teil der Belege, die das Unternehmen per E-Mail erreichen, wird nach inhaltlicher Prüfung direkt als neue Mappe im EASY DMS angelegt und nach Beendigung des Workflows revisionssicher im EASY Archive archiviert. Belege, die in Papierform eingehen, versehen die Kolleginnen und Kollegen vor dem Scan­nen mit EASY Capture mit einem Barcode. Wichtige Metadaten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Debitorenadresse gibt das Team bislang noch von Hand ein, bevor der Beleg revisionssicher in einem der digitalen Archive abgelegt wird. Nur wenige Monate lagen zwischen Vertragsunterzeichnung und dem Go-Live.

Als besonders nützlich erweisen sich die Workflow-Funktionen. „Durch die verschiedenen Standorte sind lange Wege entstanden. Ein Beispiel hierfür ist der Workflow für Eingangsrechnungen: Die Kol­leginnen und Kollegen, die mit Rechnungsbearbeitungsprozessen vom Rechnungseingang über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Erstellung des Buchungssatzes befasst sind, sitzen in unter­schiedlichen Abteilungen in teils unterschiedlichen Ländern“, so Anna Regler, Projektmanagerin im International Process Management bei Hama. „Deshalb haben wir, angelehnt an das Standard-Modul von EASY Invoice, einen eigenen Workflow entwickelt. Er sorgt dafür, dass Rechnungen in den verschiedensten Bereichen schnell überprüft und freigegeben werden.“

Der Teufel liegt dabei allerdings im Detail. Denn bei Hama greifen mitunter komplexe und indi­viduelle Genehmigungsregeln. Während Eingangsrechnungen teilweise bis zu einem gewissen Betrag vom Empfänger oder der Empfängerin unmittelbar freigegeben werden dürfen, sind in anderen Fällen – vor allem bei höheren Beträgen – gleich mehrere Freigaben notwendig.

„Hier den Überblick über alle Rechnungen und ihren aktuellen Status zu behalten, wäre mit Papier nur schwer möglich gewesen. Unsere Workflows dagegen leiten jede Rechnung auf dem jeweils festgelegten Weg an die betei­ligten Kolleginnen und Kollegen. Sie stellen Transparenz her und machen uns auskunftsfähig. Nicht zuletzt sorgen sie mit Hilfe von Eskalationsstufen dafür, dass Belege zeitnah bearbeitet und folglich im Waren­wirtschaftssystem verbucht werden“, so Regler.

Einen eigenen Weg geht Hama übrigens in Sachen Vertretungsregelung. So werden Belege aus den meisten Workflows an eine verantwortliche Abteilung zur Bearbeitung und Prüfung weiter­geleitet – nie an eine Einzelperson. Dafür sind im System Gruppen angelegt, die gemeinsam für die Prüfung der Belege verantwortlich zeichnen. „Auf diese Art und Weise entfallen individuelle Vertreterregelungen. Außerdem kann ein Beleg nicht in einem Eingangskorb unbemerkt liegen bleiben, da weitere Kolleginnen und Kollegen einen Blick darauf haben“, erklärt Regler.

Viele Anpassungen an den Workflows sowie an Capture und den Archiven führt Hama in Eigenregie mit dem eigenen Entwicklungsteam durch. Lediglich für komplexere Anliegen werden die Spezialistinnen und Spezialisten von EASY SOFTWARE zu Rate gezogen. Anna Regler: „Neben der Leistungsfähigkeit und Flexibilität der Lösungen sowie der professionellen Betreuung ist das einer der wesentlichen Gründe, warum wir so zufrieden sind. Es wird akzeptiert, dass wir über interne Kompetenzen verfügen und selbst ein Stück Entwicklungsleistung ein­bringen können. Das EASY Team ist dabei stets unser Rückhalt und gibt uns Hilfestellung, wenn es um Herausforderungen geht, die wir nicht im Alleingang meistern können. Unsere Zusammenarbeit ist äußerst partnerschaftlich.“

Und das zahlt sich aus: Dank EASY profitiert Hama von einer Vielzahl automatisierter Prozesse im Belegwesen. Rund 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Konzern nutzen die Lösungen. Und das zahlt sich aus: Circa 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr bearbeiten die Systeme verlässlich und schnell.

Und schon bald könnte das noch schneller gehen – denn aktuell erwägt Hama, einen automatischen Belegleser einzuführen. Er würde Metadaten automatisch erfassen, sodass die Mitarbeitenden die ausgelesenen Daten vor Anstoß des Workflows lediglich kurz kontrollieren müssten. „An dieser Stelle könnten wir nochmals Zeit und Aufwand sparen. Das ist wichtig, denn im Zeitalter der Digitalisierung sind wir auf schlanke und effiziente Prozesse angewiesen“, führt Regler aus. „EASY hilft uns dabei in hohem Maße entlang der gesamten Prozesskette, ganz gleich ob es um einen Papierbeleg oder einen digitalen Beleg geht. Mit EASY fühlen wir uns für jede Prozessanfrage gewappnet.“

Und das zukünftig auch auf dem Gebiet des Vertragsmanagements: Aktuell läuft die Pilotphase von EASY Contract. Die Lösung könnte Hama dabei unterstützen, jederzeit die Übersicht über eine Vielzahl von Verträ­gen und vertraglichen Fristen zu behalten und Neuverhandlungen rechtzeitig vorzubereiten – denn aufgrund der unterschiedlichen Unternehmensbereiche existiert eine Masse an Verträgen. Zudem überlegt Hama, die Funktionen der vorhandenen EASY Lösungen ebenfalls mobil bereitzustellen, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig in Workflows eingreifen und tätig werden können.