LIWEST Kabelmedien

Leistung pur im Datendschungel, dank EASY Contract

Die LIWEST Kabelmedien GmbH ist ein Gemeinschaftsunternehmen des Energieversorgers Linz AG, der Managementservice Linz GmbH und der eww ag. 135.794 Kunden nutzen das Highspeed-Netz des Betreibers. In Oberösterreich beträgt sein Marktanteil 95 Prozent. Der Name LIWEST setzt sich aus den Namen der drei größten Städte in Zentralösterreich zusammen: Linz, Wels und Steyr. Das Versorgungsgebiet erstreckt sich über 60 Städte und Gemeinden im oberösterreichischen Zentralraum, Teile des Salzkammerguts und des westlichen Niederösterreichs. In den letzten Jahren investierte LIWEST rund 130 Millionen Euro in den Netzausbau.

LIWEST Kabelmedien

Der Kabelnetzbetreiber LIWEST behält beim Dokumenten- und Vertragsmanagement stets den Überblick

Mir war aber wichtig, der Papierakte eine elektronische Akte, ein elektronisches Vertragsmanagement an die Seite zu stellen, quasi als doppelte Buchführung, um die Arbeit effizienter und schneller zu gestalten.“

Mag. Monika Kainz, MBA Leitung Recht, Datenschutz und Informationssicherheit bei LIWEST

Der Kabelnetzbetreiber versorgt Privathaushalte und Unternehmen in Oberösterreich und dem Westen Niederösterreichs mit Fernsehen, Festnetztelefonie und schnellem Internet mit bis zu 250 Mbit. Im österreichischen ISP Speed Index des weltweit agierenden Video-on-Demand-Anbieters Netflix belegt das Unternehmen Spitzenwerte in puncto Streaming-Geschwindigkeit.

Leistung pur also. Wie im Vertragswesen von LIWEST, denn die Stabsstelle Recht des größten Kabel-Anbieters im Land setzt auf die Vertragsmanagement-Lösung EASY Contract. Die Verträge, die ein Kabelnetzbetreiber wie LIWEST eingeht, um seine Leistungen bereitstellen zu können, sind äußerst vielfältig. Unzählige Verträge bestehen etwa mit Fernseh- und Radio-Sendern, die ihre Programme über das Kabelnetz der LIWEST anbieten. Dienstleistungsverträge mit Service-Unternehmen kommen hinzu, etwa mit den Firmen, die Geräte instand halten. Oder – insbesondere vor dem Hintergrund des stetigen Ausbaus des Kabelnetzes bedeutend – Verträge mit öffentlichen und privaten Grundstückseigentümern, unter deren Grundstücken Netzleitungen der LIWEST verlaufen. All diese Kontrakte verwaltet die Rechtsabteilung der LIWEST.

Damit nicht genug, gehen sogar die regelmäßig angestellten Marktanalysen in der Stabsstelle Recht ein. Und natürlich sind für ihre Arbeit zusätzlich solche Verträge interessant, die sie selbst nicht aufbewahrt oder verwaltet. So ist sie in ihrem Alltag beispielsweise auf Informationen aus den 135.794 Kundenverträgen mit versorgten Haushalten angewiesen.

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Projektinformationen

Klare Mission: effizient und zukunftsfähig

Als Monika Kainz vor gut zwei Jahren in der Position als Leitung Recht zur LIWEST kam, machte sie es sich unter anderem zur Aufgabe, die Rechtsabteilung effizienter und zukunftsfähig zu machen. In diesem Zuge entwickelte sie gemeinsam mit ihrem Team zunächst ein neues System für die Aktenablage und machte sich im Anschluss umgehend auf die Suche nach einer leistungsfähigen Lösung für das Dokumentenmanagement. „Bis dato führten wir Akten ausschließlich in physikalischer Form“, so Kainz, „mit Ablage und allem, was dazu gehört. Mir war aber wichtig, der Papierakte eine elektronische Akte, ein elektronisches Vertragsmanagement an die Seite zu stellen, quasi als doppelte Buchführung, um die Arbeit effizienter und schneller zu gestalten.“

Insbesondere stellte die Aussicht auf mehr Transparenz eine wichtige Motivation für das Vorhaben dar. Transparenz über Fristen und den aktuellen Status von Vertragsverhandlungen beispielsweise. „Für uns ist unverzichtbar, immer den Überblick zu behalten“, erklärt Kainz. „Wann laufen welche Verträge aus; welche Verträge verlängern sich zu welchem Zeitpunkt automatisch; wann enden Kündigungsfristen und steht eine Neuverhandlung der Konditionen an. Zu all diesen Punkten führten wir früher Listen von Hand. Jeder einzelne Neuabschluss und jede Verlängerung bedeutete damit zusätzlichen Arbeitsaufwand für das Team.“ In der Summe kamen durch das manuelle Führen von Listen viele Arbeitsstunden zusammen. Zudem war eine hohe Fehleranfälligkeit gegeben, die durch das aktuelle Arbeitsaufkommen, Abwesenheiten und Priorisierungen auch schon mal höher ausfallen konnte.

Erfahrung gesucht, EASY gefunden

Die Suche nach einer Lösung, die hier Abhilfe schaffen sollte, nahm Zeit in Anspruch. Etwa ein halbes Jahr recherchierte man nach entsprechenden Anbietern und Programmen. Zunächst suchte man dabei vor allem unter Speziallösungen beispielsweise für Rechtsanwälte – fand aber schnell heraus, dass die meisten Lösungen im Markt nicht in der Lage waren, das Ablagesystem der Papierakten ohne umfangreiche Individualisierungsmaßnahmen abzubilden. Denn in der Tat war dies eines der ausschlaggebenden Auswahlkriterien: „Wir wollten das Rad nicht mit einer teuren Speziallösung neu erfinden. Wir verfügten über ein frisch eingeführtes Aktensystem mit einer zu unseren Prozessen passenden, alltagstauglichen Aktenstruktur. Wir suchten eine Lösung, die genau diese Struktur digital abbilden konnte“, so Kainz. Sie verfügte aus ihren vorherigen Positionen in anderen Unternehmen über ausreichende Erfahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen, um Erfahrung gesucht, EASY gefunden zu wissen: Individualisierung ist immer Aufwand, und Aufwand bedeutet höhere Implementierungskosten. Ferner war sie sich bewusst: Je mehr sich die Lösung der Wahl an Standards orientiert, desto zukunftsfähiger und nachhaltiger ist die Investition – schlicht, weil das System ohne Zutun der LIWEST regelmäßigen Updates unterzogen und durch das Feedback vieler Nutzer stetig verbessert wird.

In die Endauswahl schaffte es neben EASY Contract ein weiterer Kandidat, EASY machte schließlich das Rennen. „EASY Contract bot mir genau, was ich wollte. Es ist eine Standard-Lösung, die sich stetig weiterentwickelt, ohne dass hierfür mein Input als User erforderlich wäre. Gleichzeitig erwies sich EASY Contract im direkten Vergleich mit dem schärfsten Konkurrenten in den Präsentationen und Tests als deutlich besser in der Lage, unsere Aktenstruktur abzubilden.“

Stressfreie Einführung, spürbare Entlastung

Den Zuschlag erhielt EASY im Frühherbst 2015. Dann ging alles ganz schnell: An den vorbereitenden Meetings nahmen neben Kainz zwei weitere Mitarbeiter aus der Stabsstelle Recht, ein Kollege aus der IT sowie ein EASY Berater teil. Aktenstruktur und Berechtigungsmanagement – die Stabstelle Recht hat Einblick in alle Verträge, andere Abteilungen lediglich in solche Verträge, für die sie verantwortlich sind – legte man in diesem Gremium fest und traf alle weiteren Vorbereitungen für die Einführung der Software. Bereits nach rund zwei Wochen war EASY Contract installiert und lief tadellos, das war im September. „Wir gönnten uns eine kurze Zeit für die Eingewöhnung und haben dann sofort begonnen, alle Akten und Verträge an einem Scan-Arbeitsplatz zu erfassen und ins System zu übertragen“, so Kainz. Ein Prozess, der bis heute andauert. Denn natürlich gibt es so viele Bestandsakten, dass die Digitalisierung Zeit in Anspruch nimmt. Doch bereits heute spürt das Team die Entlastung. „Wir brauchen so gut wie keine Handlisten mehr. Das Fristenmanagement übernimmt EASY Contract für uns – das ist eine große Erleichterung.

Das beginnt schon während der Vertragsverhandlungen, wenn mit Hilfe des Systems alle Überarbeitungen versioniert werden. Nach Abschluss der Gespräche, mit Unterzeichnung des Vertrages, verlangt das System von uns dann zwingend, das Originaldokument mit Unterschriften zu Scannen und alle Fristen einzutragen und zu kontrollieren, bevor der Vertrag auf ‚gültig’ gestellt werden kann.“

Tausende Kundenverträge schnell abrufbar

Hinzu kommt: Die Auskunftsfähigkeit der Stabsstelle verbesserte sich deutlich – wie ein typisches Beispiel aus der Welt der Netzbetreiber verdeutlich. Denn wie jeder Netzbetreiber unterhält LIWEST eine Bauabteilung, die kontinuierlich am Netz arbeitet. Da gehört es fast zum Alltag, dass ein Bauleiter anruft, um sich zu erkundigen, ob es für ein bestimmtes Grundstück eine Leitungsvereinbarung gibt – oder was in der Leitungsvereinbarung genau niedergelegt ist. „Früher mussten wir bei solchen Anfragen in die Akten gehen, das Dokument suchen und dann im Dokument wiederum die entsprechenden Passagen identifizieren“, so Kainz.

„Heute genügt eine Volltextrecherche und schon zeigt uns EASY Contract den Vertrag und die gesuchten Textstellen. So können wir dank EASY Anfragen wie diese in kürzester Zeit am Telefon beantworten.“ Nicht zuletzt gelang es, gemeinsam mit der Lösung eine Schnittstelle einzuführen, mit der sich alle notwendigen Informationen über die 126.000 Kundenverträge aus der entsprechenden Zweitsoftware extrahieren lassen.

Bei alldem erwies sich die Arbeit mit EASY Contract übrigens als so selbsterklärend, dass kaum eine Einführung notwendig ist. „Meine Kollegin war während der Installation des Systems in Mutterschutz“, erinnert sich Kainz. „Nach ihrer Rückkehr aus der Karenz war sie binnen kürzester Zeit und ohne lange Erklärungen in der Lage, mit der Lösung zu arbeiten.“ Ihr Fazit: „Ich bin sehr zufrieden und würde mich wieder für EASY entscheiden. Die Software ist übersichtlich und nutzerfreundlich, die Betreuung durch EASY war und ist sehr gut.“

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