Einheitliche Aktenstruktur optimiert
Österreichs Forstbetriebe

Der Immobilienbestand der Bundesforste reicht von der kleinsten Jagdhütte über Büro- und Wohnhäuser, Lagergebäude bis hin zu Schlossanlagen. Als Einrichtung mit landesweitem Wirkungskreis ist das Unternehmen in zwölf eigenständigen regionalen Forstbetrieben organisiert, zuzüglich zweier Nationalparkbetriebe sowie der Unternehmensleitung in Purkersdorf bei Wien. Jede der 15 lokalen Einheiten verwaltete die Immobilienakten ihrer Region früher vor Ort für sich selbst. Zumeist waren es Papierakten, daneben auch schon elektronische Dokumente, zum Teil geordnet nach einem Akten-Filesystem in Windows.

Eine betriebsübergreifende Gesamtstruktur fehlte dabei allerdings. Was zusätzlich hinderlich war: Es gab keine technische Verknüpfung zu den Stammdaten in SAP® Real Estate Management, dem SAP-Modul für die Immobilienverwaltung. „Wir mussten für unsere täglichen Geschäftsvorfälle mit den Immobilien früher permanent Akten aus den Betrieben zusammensuchen“, erzählt Gernot Strasser, Leiter des Geschäftsbereiches Immobilien-Tourismus-Wasser bei den Bundesforsten. Insbesondere für die Rechtsabteilung war es hinderlich, wenn bei Rechtsdiskussionen Unterlagen nicht sofort zugänglich waren, sondern umständlich per Post oder Fax übermittelt werden mussten. Der gleiche Fall trat auch bei An- und Verkäufen auf.

Dieses dezentrale Wissen war der Ausgangspunkt des Aktenprojektes. „Wir wollten eine Grundstruktur für unsere Immobilien, sodass alle Daten und Dokumente an zentraler Stelle einsehbar sind“, erklärt Strasser. Die technische Basis dafür stellt seit 2009 PCM Real Estate dar. Die Vertragsaktenlösung der EASY SOFTWARE AG wurde für diese Zwecke auf die Anforderungen des ÖBF-Immobilienmanagements hin angepasst und mit individuellen Aktentypen versehen. „Es gibt viele gute Aktensysteme am Markt, aber kaum eine richtige SAP-Lösung“, findet Christian Kuschnig aus der Abteilung Informationstechnologie-Management der Bundesforste. Mit SAP NetWeaver® Folders Management – der SAP-Lösung zum elektronischen Aktenmanagement – ließe sich zwar auch eine Aktenlösung aufbauen, doch sei auch diese ohne Verknüpfung zu SAP RE-FX. Als einzigen Anbieter mit einer adäquaten Software evaluierte das IT-Team EASY. „Wir halten unsere Immobilien-Stammdaten in SAP. Da war es naheliegend, auch die Schnittstelle zu den Akten und Dokumenten so eng wie möglich zu halten“, so der IT-Fachmann. „Jetzt können wir aus SAP heraus direkt mit der Akte kommunizieren und müssen keine doppelte Datenpflege betreiben.“, ergänzt Kuschnig. Ändert zum Beispiel eine Sachbearbeiterin in den SAP-Stammdaten des Mietvertrags den Geschäftspartner, geschieht dies automatisch auch in der dazugehören Akte, also im Aktenkopf mit seinen verschiedenen Attributen: Vertragsnummer, Gebäudenummer, Grundstück. Dies wäre, so ist man sich bei den Bundesforsten einig, mit Lösungen, die über keine SAP-Integration verfügen, wesentlich aufwändiger. Zu Beginn des Projektes passte EASY die im Standard vorgegebenen Vertragsvorlagen und die Aktenstruktur an die speziellen Anforderungen der Bundesforste an. Fünf Aktentypen wurden eingerichtet: Vertrags-, Gebäude-, Mietobjekts-, Liegenschaftstransaktions- und Allgemeine Akte. Die individualisierte EASY Lösung wurde direkt in das SAP-System der Bundesforste eingespielt. Dokumente und Urkunden zu ca. 4.200 Gebäudeakten mussten die ÖBf-Betriebe nach Einführung der Lösung innerhalb eines Jahres scannen, verschlagworten und in die Akte einpflegen. Mehr Alt-Dokumente wurden nicht nachträglich erfasst.

Die Stammdaten zu den Immobilien pflegt die ÖBf in SAP Real Estate Management. Sämtliche Verträge und sonstige Gebäudedokumente werden in der EASY PCM-Aktenlösung gehalten, die direkt auf der PCM-Aktenlösung SAP NetWeaver Folders Management aufsetzt. 32.000 Akten befinden sich inzwischen im System. Die Dokumente werden dort, wo sie in Papierform anfallen, gescannt und wiederum verschlagwortet in der jeweiligen Akte abgelegt. Für jeden Geschäftsfall wird dabei ein eigener Akt angelegt – sowohl zum Gebäude selbst wie auch zu jedem dazugehörigen Mietverhältnis. Der Gebäudeakt besteht üblicherweise aus Objektfotos, Skizzen und Plänen sowie Instandhaltungsrechnungen zum Gebäude. Alles, was sich auf das Mietverhältnis bezieht – Mieterkorrespondenz, Verträge, sämtliche Personalunterlagen der Mieter, Stammdatenblätter der Vertragspartner, laufende Rechnungen – wird im Vertragsakt abgelegt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Immobilienbereiches haben nun zentralen Zugriff auf alle immobilienbezogenen Dokumente der Bundesforste. Wenn die Mitarbeitenden etwas zum Gebäude wissen wollen, suchen sie in der Gebäudeakte. Sollte es um Mietfragengehen, dann ist der Vertragsakt der richtige Suchort. Wollen sie eine neue Akte anlegen, füllt sich der Aktenkopf automatisch mit den Attributen aus SAP Real Estate Management. Die einzelnen Dokumente pro Akt – in der Regel nicht mehr als 15 – werden per Hand verschlagwortet. Nach Eingabe der passenden Stichworte in der Suchmaske von PCM Real Estate finden sie die richtige Akte oder das richtige Dokument dann binnen Sekunden.

Auch die Vertragserstellung hat sich dank des direkten Zugriffs auf die SAP-Stammdaten grundlegend geändert. Mit PCM Real Estate hat ein neues Vertragsvorlagenwesen Einzug gehalten. Früher wurden Verträge in Microsoft Word erstellt und mussten per Hand um die Stammdaten aus SAP Real Estate Management ergänzt werden. Nun benutzt das Unternehmen den PCM Document Designer, ein weiteres SAP-Add-on von EASY. Gernot Strasser: „Wir erstellen permanent neue Mietverträge mit dem Document Designer als Zusatz der Aktenlösung. Die SAP-Daten werden in die Vertragsvorlagen automatisch übernommen.“ Lesezugriff haben – entsprechend ihrer Berechtigung in SAP – über die Immobilienabteilung hinaus weitere Angestellte der Bundesforste; und zwar jene, die zwar mit dem Immobiliengeschäft direkt nichts zu tun haben, aber Informationen über eine Liegenschaft in ihrem Gebiet benötigen – wie zum Beispiel Revierleitungen. Auch diese arbeiten in SAP und greifen über ihren Native SAP Client auf die Immobilienakten zu. „Wir können in PCM Real Estate ziemlich viel selbst einstellen“, sagt Kuschnig. „Kleinere Korrekturen wie das Anlegen neuer Dokumententypen zum Beispiel. Für die SEPA-Umstellung mussten wir das Formular für den Lastschrifteinzug in der Mietvertragsakte ändern. Dafür brauchen wir keinen Support.“ Anders verhält es sich, wenn es um grundsätzliche Änderungen am Aktenmodell geht. In Planung ist zum Beispiel, auch die Dokumente zur eingesetzten Software für das Einforstungsmanagement in der PCM-Akte abzulegen. Im Resultat wird die ÖBf die Immobilienakte nun auch einsetzen, um Einforstungsstammdaten aus einem eigens entwickelten SAP-Modul mit den dazugehörigen Dokumenten zu verbinden.

Bei den Österreichischen Bundesforsten stellte die Immobilienakte den Auftakt für eine Reihe weiterer IT-Projekte mit den PCM-Lösungen dar. Auf die Immobilien folgte die Jagdakte, anschließend die Rechnungseingangsbearbeitung mit PCM Invoice Management. Das Unternehmen setzt zudem PCM Personnel File als Personalakte ein – mit Workflows für Einstellung, Ausscheidung und Versetzung. Personalakten aller aktiven Mitarbeitenden wurden gleich nach dem Roll-Out nacherfasst. Somit war ein Zugriff auf sämtliche Personaldokumente sowohl aus der für das Personalmanagement verantwortlichen Stabbstelle in der Unternehmensleitung als auch den Führungskräften der dezentral organisierten Forstbetriebe möglich. Es kommt zu keinen Doppelablagen mehr und zudem ist die Sicherheit vorhanden, dass man immer auf dieselben Dokumente zugreift – sowohl die Personalabteilung als auch die jeweilige Führungskraft. Zudem wurden effiziente Genehmigungsprozesse (z.B. Personaleintritte) inkl. Vertragsvorlagen umgesetzt und haben bestehende Vorlagen oder E-Mail-Prozesse ersetzt. Zum Beispiel wird eine Vertragsvorlage (Dienstvertrag für Angestellte) automatisch generiert (sämtliche relevante Daten aus dem SAP HCM-Mdoul) und per Workflow an die jeweilige Führungskraft zur Genehmigung übermittelt.

In besonderer Weise spürt die Finanzbuchhaltung die Vorteile des elektronischen Rechnungsworkflows – war er doch erst die Voraussetzung für den geplanten Umbau der Buchhaltungsstruktur. „Wir haben zentrale Aufgaben des Rechnungwesens vor einiger Zeit aus den Betrieben herausgelöst und in zwei zentralen Servicezentren in Ebensee und St. Johann konzentriert, die jetzt für zehn der 15 Betriebe die Buchhaltung erledigen“, erklärt Abteilungsleiter Dr. Manfred Fuchs. „Ohne digitale Verfügbarkeit von Rechnungen geht es da nicht. Wenn man Aufgaben räumlich konzentriert, braucht man, um dies sinnvoll abbilden zu können, einheitlich strukturierte Workflows.“

Rund 50.000 Eingangsrechnungen zählen die Bundesforste im Jahr. Die Rechnungen gehen nun in einem der beiden Service-Zentren ein, werden gescannt und mit den SAP-Stammdaten abgeglichen. Anschließend durchlaufen sie innerhalb von SAP über den PCM-Workflow die verschiedenen Freigaben. Bis zu sechs Genehmigungsstufen hat die Fachabteilung in der Software einrichten lassen. Projektbedingt ist daher auch die Zahl der SAP-Lizenzen gestiegen. Für jene Beschäftigte, die nur sehr wenige Rechnungen abzeichnen, wurde aus diesem Grund auch ein Outlook-basierter Freigabeschritt konstruiert, bei dem die E-Mail als Genehmigung an den Workflow gehängt wird. „Mit PCM Invoice Management können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Betrieben und den Buchhaltungen wichtige Dokumente schnell untereinander verteilen – und das mit geordneten, einheitlichen und definierten Workflows“, erklärt Dr. Fuchs. „Für uns ist dies ein beachtlicher Schritt in den Bereichen Qualität und Effizienz.”