Referenz-Story
das Uniklinikum Halle zeigt, wie sich die digitale personalakte erfolgreich in einem großbetrieb einführen lässt
Über Universitätsklinikum
Halle
Das Universitätsklinikum Halle (Saale) ist das zweitgrößte Krankenhaus in Sachsen-Anhalt und ein Haus der Maximalversorgung. Es ist eine Anstalt des öffentlichen Rechts, getragen vom Land Sachsen-Anhalt.
Als Teil der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg vereint es Krankenversorgung, Forschung und Lehre. Mit rund 6000 festangestellten Mitarbeitenden umfasst es mehr als 30 Kliniken und Institute.
Jährlich werden etwa 40.000 stationäre und 195.000 ambulante Patienten behandelt.
krankenhäuser haben im personalwesen eigene herausforderungen
Die Modernisierung administrativer Prozesse ist für große Einrichtungen wie das Universitätsklinikum Halle von entscheidender Bedeutung. Als Maximalversorger und größtes Krankenhaus in Sachsen-Anhalt mit rund 6.000 Mitarbeitenden ist eine effiziente und zukunftssichere Organisation der Personalverwaltung unerlässlich.
Vor diesem Hintergrund entschied sich das Universitätsklinikum, auf die digitalen Lösungen von easy zu setzen, um das Management der Personalangelegenheiten umfassend zu optimieren. Thomas Gerstner, Sachgebietsleiter Personalsysteme und -prozesse, und Franziska Stahl, Anwendungsbetreuerin SAP HCM, Geschäftsbereich II Personal, haben diesen Prozess federführend koordiniert. Von heute gesehen, ist es für beide nicht mehr vorstellbar, mit allen Prozessen und Akten in den Zustand vor der Umstellung zurückzukehren.
Die Mitarbeitenden bilden in einer großen Uniklinik – wie in jedem anderen Krankenhaus auch – das Herz und Rückgrat des Betriebs. Hinzu kommt, dass Personalakten im medizinischen Bereich wegen der zahlreichen Fortbildungen und Qualifizierungen, die das medizinische Fachpersonal absolviert, extrem umfangreich sind. In Halle umfassen sie im Schnitt über 100 Seiten. Die Personalarbeit in dem Großbetrieb kennzeichnet zudem eine starke Fluktuation, weil es in den Kliniken und Instituten immer eine hohe Zahl von Leiharbeitern, Praktikanten und Auszubildenden gibt.
die akten ziehen mit easy hr in die cloud
Die Personalabteilung beschloss deshalb, die Personalakten vollständig zu digitalisieren, um die damit verbundenen Prozesse zu vereinfachen und die riesigen Aktenbestände loszuwerden, die zwei große Räume mit Papierakten in Hängeregistraturen ausfüllten. Dabei gab die Leitungsebene der Abteilung bereits im Vorfeld eine wichtige strategische Entscheidung vor: Das neue Personalsystem soll als Managed Service in der Cloud betrieben werden.
Für eine Cloud-Lösung sprachen aus Sicht der Personalexperten im Uniklinikum hauptsächlich drei Gründe: Erstens die einfachere Skalierbarkeit in der Cloud. Zweitens sollte die digitale Akte als Stand-Alone-Lösung funktionieren, um unabhängiger von SAP HCM (Human Capital Management) zu sein, das als Personalwirtschaftssystem für die Personalverwaltung genutzt und auf eigenen Servern intern administriert wird. Und drittens wollten sie mit einem System, das als Managed Service betrieben wird, auch unabhängiger vom Fachkräftemangel im IT-Bereich werden.
Deshalb war eine zentrale Voraussetzung bei der Ausschreibung für die Software, dass diese in einer Cloud betrieben wird, die den hohen Sicherheitsanforderungen eines Krankenhauses entspricht und über Schnittstellen zu SAP HCM verfügt. In der europaweiten, stark formalisierten Ausschreibung ging schließlich easy hr als Punktsieger durchs Ziel.
“Das Gesamtangebot von easy stimmte”, erinnert sich Thomas Gerstner,
“zumal auch der Preis für das Leistungspaket sehr gut war.”
nach dem projektstart werden die hürden genommen
Im Dezember 2023 konnte so der Startschuss zum Projekt fallen. Die ersten Wochen nach dem Projektstart beschreiben Frau Stahl und Herr Gerstner rückblickend als herausfordernd. Das hatte verschiedene Gründe. So erwuchs eine grundsätzliche Zusatzbelastung für die gesamte Abteilung daraus, dass parallel zur Einführung der digitalen Personalakte auch die alten Aktenbestände von einem Dienstleister professionell eingescannt und digitalisiert wurden.
Eine der wichtigsten Aufgaben zur Einführung von easy hr bestand darin, zusammen mit den IT-Experten von easy die Software mit den bestehenden Prozessen in der HR zu verzahnen. Dabei wurde schnell deutlich, dass es bei diesem Schritt geboten ist, die bestehenden Workflows in der Personalabteilung zu überarbeiten. Da Franziska Stahl mit den Abläufen in der HR sehr gut vertraut ist, hat sie diesen Projektteil koordiniert:
“Wir haben die bestehenden Prozesse, die an den Papierakten orientiert waren, bei der Implementierung der Software noch einmal zur Hand genommen und überdacht. Denn mit Einführung der digitalen Personalakte haben sich für uns ganz neue Möglichkeiten eröffnet.
Es benötigt einen Prozess des Umdenkens. Das ist ein lebendiger Prozess, was dazu führt, dass beim Doing bis heute immer noch Sonderfälle auftauchen, die wir in die Software einbauen.”
Geholfen hat den Projektverantwortlichen vom Universitätsklinikum Halle in dieser
Phase auch die Unterstützung durch die Projektbetreuer von easy:
“Sie haben immer sehr schnell reagiert und nach einer Lösung gesucht”, so Franziska Stahl.
mit der digitalisierung ändern sich viele abläufe
easy hr konnte schließlich im Mai 2024 live geschaltet werden. Die Lösung dient primär als digitale Personalakte zur Gewährleistung der Dokumentenordnung und -zugehörigkeit und zur Digitalisierung der damit verbundenen Workflows. Um dies vollends zu gewährleisten, wurden in der HR alle Medienbrüche aus den Abläufen entfernt: Eingehende Papierdokumente werden mit easy capture in der Poststelle gescannt und fließen so ebenfalls digital ins System ein.
Durch diese Umstellungen ließen sich viele Prozesse besser standardisieren und automatisieren. So wurde in der Software das Löschen von Dokumenten nach dem Vier-Augen-Prinzip eingerichtet und es wurden automatisierte Löschfristen für bestimmte Dokumenttypen erstellt. Wichtige Personaldokumente wie Entgeltnachweise oder Lohnsteuerbescheinigungen werden den Beschäftigten jetzt über das Portal digital bereitgestellt.
eine lösung, viele vorteile
Je weiter das Projekt voranschritt, desto deutlicher wurden die Vorteile der neuen digitalen Lösung. Die
ständige Verfügbarkeit der digitalen Akte auf elektronischen Endgeräten vereinfacht viele Abläufe in
dem großen Krankenhauskomplex:
“Wird in einer Sitzung ein konkreter Personalfall besprochen, kann zum Beispiel eine Personalverantwortliche mit den entsprechenden Zugriffsrechten die zugehörige Akte ganz einfach vor Ort öffnen und direkt Auskunft geben,” erläutert Franziska Stahl.
Mit der digitalen Akte wurde es für die Mitarbeitenden aus der Personalabteilung auch endlich möglich,
aus dem Homeoffice zu arbeiten. Ein Umstand, der bei der Umstellung auf die neuen Prozesse sehr hilfreich
war:
“Denn wir haben den Mitarbeitenden damit auch eine neue Wohlfühlzone eingerichtet.”
Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft das Thema Archivierung, wie Thomas Gerstner ausführt:
“Die Mitarbeitenden haben jetzt sofort Zugriff auf alle Informationen und müssen nicht erst noch ins Archiv gehen und sich die Akte herausholen.
Durch die Suchmöglichkeiten lassen sich Dokumente dort auch schnell finden. Und der Platzbedarf für das Archiv, die zwei Räume voller Akten, ist damit auch weggefallen.”
Unter dem Strich erleben auch die Personaler am Universitätsklinikum Halle die Einführung der digitalen Akte als großen Effizienzgewinn. Prozesse laufen transparenter und schneller ab, sodass den Mitarbeitenden heute mehr Zeit bleibt für andere Aufgaben. Außerdem führen die neu aufgesetzten, digital vorgegebenen Workflows zu weniger manuellen Fehlern. Und: Der Papierverbrauch in der Personalabteilung hat sich durch easy hr halbiert.
Frau Stahl und Herr Gerstner sind mit der Digitalisierung der Abläufe in der HR aber noch lange nicht am Ende. In der Zukunft soll easy hr noch tiefer in die Prozesse integriert werden. Dabei wird auch das Potenzial der Software noch ausgiebiger genutzt werden: Dazu zählen eine automatische Vollständigkeitsprüfung der Personalakten, die Automatisierung der Zeugniserstellung, die Einführung der digitalen Signatur für Arbeitsverträge und das digitale Recruiting.
“für uns gibt es definitiv keinen Weg zurück. alle sind dankbar, dass wir die digitale akte von easy haben. am anfang war es sicherlich nicht immer leicht, diese umstellung auch im kopf zu machen und alle daran zu gewöhnen, vom papier wegzugehen. aber inzwischen ist das alte system für uns nicht mehr vorstellbar.”
Thomas Gerstner,
Sachgebietsleiter Personalsysteme und -prozesse | Universitätsklinikum Halle
