Information Lifecycle Management – DSGVO-konforme Datenarchivierung

EASY WebDAV for SAP ILM

Seit 2018 gilt in der gesamten Europäischen Union eine einheitliche Regelung zum Schutz persönlicher Daten: die EU-Datenschutzgrundverordnung. SAP hat mit SAP ILM sehr schnell eine Lösung bereitgestellt, die diese Anforderungen umsetzen. Gerade Unternehmen müssen nun, falls noch nicht geschehen, sich mit dem Thema intensiv beschäftigen. Dies betrifft insbesondere Unternehmen, deren Fokus auf digitalisierten Geschäftsprozessen liegt.

Kosten sparen beim Wechsel auf SAP S/4HANA

Der Einsatz von SAP ILM im Unternehmen

Sie benutzen ein SAP ERP-System in Verbindung mit SAP ILM und sind darauf angewiesen, Ihre Daten und Dokumente im Dokumentenmanagemensystem DSGVO-konform zu archivieren? Dann hat Ihre Suche ein Ende gefunden. Die EASY SOFTWARE verfügt über die passende Schnittstelle zwischen EASY Archive und dem führenden SAP ERP-System und SAP ILM: EASY WebDAV for SAP ILM

Viele, wenn nicht die meisten Daten an zahlreichen Stellen in SAP, haben einen Personenbezug oder lassen sich fallweise auf Personen beziehen. Stammdaten wie der zentrale Geschäftspartner, Kunde, Lieferant und die Mitarbeitenden, enthalten in aller Regel identifizierende Merkmale, wie z.B. Namen, Anschriften und Telefonnummern. Somit unterliegen diese Daten und Dokumente in SAP den Anforderungen der DSGVO.

Infolgedessen muss der Kunde technische Maßnahmen umsetzen, die den Anforderungen des Löschens und oder Sperrens von solchen personenbezogenen Daten gerecht werden. Diese technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) beinhalten konkret die Implementierung des SAP Information Lifecycle Management – kurz: SAP ILM. Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung führt kein Weg mehr daran vorbei.

Mit der Erstellung eines vollumfänglichen Sperr- und Löschkonzeptes, der Definition eines validen Lifecycle Management von Daten und Dokumenten und dem Einsatz von SAP ILM erhält das Unternehmen die Fähigkeit, den Anforderungen zur verbindlichen Umsetzung der DSGVO zu entsprechen. Somit lassen sich Bußgelder für bestimmte Datenschutzverstöße dauerhaft vermeiden und finanzielle Risiken minimieren.

Darüber hinaus erhält das Unternehmen mit SAP ILM ein nachhaltiges Lifecycle Management seiner Daten, und kann damit den Anforderungen der Digitalisierung viel stärker gerecht werden.

EASY WebDAV für ILM die bidirektionale Schnittstelle zwischen SAP und EASY Archive

Idealerweise unterstützt Ihr SAP-System bereits SAP ILM. Weitere Voraussetzungen für den reibungslosen Betrieb von EASY WebDAV for ILM finden Sie in der folgenden Übersicht.

Was sind die Voraussetzungen für EASY WebDAV for ILM?

Die Pyramide des Information Lifecycle Mangements.
  1. Ein konfiguriertes SAP ILM System
  2. EASY for SAP
  3. EASY Archive
  4. EASY WebDAV for SAP ILM als Erweiterungsmodul zu EASY for SAP

SAP Information Lifecycle Management

Sämtliche personenbezogenen Daten verfügen über einen Lebenszyklus. SAP Net Weaver ILM (SAP NetWeaver Information Lifecycle Management) ergänzt die SAP-Standardauslieferung um die Fähigkeit, den Lebenszyklus produktiver und archivierter Daten und Dokumente aufgrund von Regeln zur erweiterten Datenarchivierung und Datenvernichtung zu verwalten. SAP NetWeaver ILM nutzt die SAP ILM-spezifisch erweiterten Funktionen der Datenarchivierung.

Die Mechanik zwischen SAP ILM, EASY WebDAV for SAP ILM & EASY Archive

Mit dem Einsatz von EASY WebDAV for SAP ILM als Ergänzung zu SAP ILM erhalten Sie die Fähigkeit, allen umfassenden Anforderungen an die verbindliche Umsetzung der DSGVO zu entsprechen. Insbesondere erfüllt EASY WebDAV for SAP ILM die Anforderung, eine ILM-fähige Ablage für Archivdaten und Archivdokumente bereitzustellen. Das folgende Schaubild veranschaulicht das Zusammenspiel von SAP ILM, EASY WebDAV for SAP ILM und EASY Archive.

Das Zusammenspiel von SAP ILM, EASY WebDAV, Archive und der ILM-Ablage

Was leistet EASY WebDAV for SAP ILM für das ILM in EASY Archive?

EASY Archive und SAP ILM

EASY WebDAV for SAP ILM beinhaltet die ILM-fähige Dokumenten-Archivablage über einen EASY WebDAV-Server. Damit erfüllt EASY WebDAV for SAP ILM alle Anforderung von SAP an eine ILM-fähige Ablage:

  • Definition und Verwaltung von Aufbewahrungsrichtlinien
  • Speicherung und Aufbewahrung von Informationen in Dateisystemen
  • Vereinfachtes Sperren und Löschen von Daten und Dokumenten (als Teilfunktionalität des Information-Retention-Management-Szenarios (IRM) von SAP ILM)
  • Vernichtung von Daten oder Dokumenten aus dem Archiv oder einer Datenbank
  • Einrichten außerordentlicher Sperrfristen, einschließlich der Unterstützung von Beweissicherungsverfahren

Kostenoptimierte Datenarchivierung vor dem Wechsel zu S/4HANA

R/3 geht, S/4HANA kommt – Kostenschlank den Umstieg planen.

Der Wechsel auf das neue S/4HANA-System benötigt enorme Ressourcen. Alles will wohlgeplant sein: Eine detailliert formulierte To-Do-Liste und ein klarer Migrationspfad fordern einige Personenstunden. Nach allen Mühen erreichen Sie den erfolgreichen Umstieg auf das neue S/4HANA-System. Performant, denn: S/4 residiert in einer In-Memory-DB. An dieser Stelle liegt dann auch die Schwierigkeit. Sicherlich wird S/4HANA besser „performen“ als jedes andere SAP-System zuvor. Genau hier hüllt sich die SAP aber in Schweigen: Was kommt an Kosten auf Sie zu? Klar ist: Mit der Migration nach S/4HANA ist mit einer Gigabyte-basierten Volumenlizenz zu rechnen. Jedes Gigabyte in der HANA-DB kostet bares Geld. An dieser Stelle lässt sich mit einer durchdachten Strategie deutlich Kosten sparen.

Datenbereinigung

Ermitteln Sie Datensätze, die aus Ihrem SAP Produktivsystem archiviert werden sollen.

Datenarchivierung

Archivieren Sie die ermittelten Datensätze in einem revisionssicheren Archiv.

Kosten reduzieren

Sparen Sie mit Ihrer Archivierungsstrategie beim Wechsel auf S/4HANA bares Geld.

Häufig gestellte Fragen zu EASY WebDAV for ILM

Gibt es eine Möglichkeit, bereits archivierte Dokumente im ILM-Konzept zu berücksichtigen?

Ja – das ist im Projekt-Workshop zu definieren.

Können Dokumente, die vor Einsatz der Easy WebDAV-Schnittstelle archiviert wurden, gelöscht werden?

Ja, dazu müssen im Projekt ILM-Regeln definiert werden.

Sind EASY WebDAV for SAP ILM und Archive Link unterschiedliche Produkte?

Ja, so ist es.

Wir haben EASY for SAP lizenziert – sind für EASY WebDAV for SAP ILM zusätzliche Lizenzen notwendig?

Ja, EASY WebDAV for SAP ILM ist zusätzlich zu lizensieren.

Welche Lösungsansätze gibt es, damit auch bereits vorhandene Archive berücksichtigt werden können?

Diese Lösungsansätze werden im Kurs der SAP zu SAP-ILM angesprochen. Gerne können Sie mögliche Lösungsansätze auch mit den EASY Consultants im Workshop bei Ihnen vor Ort diskutieren.

Gibt es seitens EASY auch Möglichkeiten, Daten aus Non-SAP-Systemen DSGVO-konform zu archivieren?

Ja, natürlich. Bitte sprechen Sie Ihren EASY-Partner auf das Thema an.

SAP ILM
Mediathek

Entdecken Sie nützliche Whitepaper, Webinar-Aufzeichungen, Leitfäden und Checklisten zum Thema SAP ILM.

  • Webinar: Praxisnahe Realisierung eines SAP ILM-Projektes

    SAP bietet mit dem Information Lifecycle Management (ILM) ein kostenloses und effektives Tool, um flächendeckend in allen SAP-Modulen die wichtigsten Anforderungen bezüglich der DSGVO zu realisieren. Im Webinar zeigen wir Ihnen wie Sie ein solches Projekt richtig konzeptionieren und umsetzen.

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Referenz-Kunden
  • Bei EASY SOFTWARE fand Kinopolis alles, was das Unternehmen suchte. Zuerst führte die Kinopolis Management Multiplex GmbH EASY Contract ein, gefolgt von EASY HR. Anschließend ging auch EASY Invoice an den Start.

    Die ganze Story

  • Bei der WILMINGTON PLC setzte die EASY SOFTWARE einen digitalen Workflow, basierend auf EASY Documents, zur Erfassung und Weiterverarbeitung von Daten um.

    Die ganze Story

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