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SAP Information Lifecycle Management

DSGVO-konforme Datenarchivierung

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In der gesamten Europäischen Union gilt eine einheitliche Regelung zum Schutz persönlicher Daten: die EU-Datenschutz-Grundverordnung. SAP hat mit SAP ILM sehr schnell eine Lösung bereitgestellt, die diese Anforderungen umsetzen. Gerade Unternehmen müssen sich mit dem Thema intensiv beschäftigen. Dies betrifft insbesondere Unternehmen, deren Fokus auf digitalisierten Geschäftsprozessen liegt.

Der Einsatz von SAP ILM im Unternehmen

Sie benutzen ein SAP ERP-System in Verbindung mit SAP ILM und sind darauf angewiesen, Ihre Daten und Dokumente im Dokumentenmanagemensystem DSGVO-konform zu archivieren? Dann hat Ihre Suche ein Ende gefunden! easy verfügt über die passende Schnittstelle zwischen easy archive und dem führenden SAP ERP-System und SAP ILM: easy WebDAV for SAP ILM

Viele, wenn nicht die meisten Daten an zahlreichen Stellen in SAP, haben einen Personenbezug oder lassen sich fallweise auf Personen beziehen. Stammdaten wie der zentrale Geschäftspartner, Kunde, Lieferant und die Mitarbeitenden enthalten in aller Regel identifizierende Merkmale wie z.B. Namen, Anschriften und Telefonnummern. Somit unterliegen diese Daten und Dokumente in SAP den Anforderungen der DSGVO.

Infolgedessen müssen Sie technische Maßnahmen umsetzen, die den Anforderungen des Löschens und oder Sperrens von solchen personenbezogenen Daten gerecht werden. Diese technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) beinhalten konkret die Implementierung des SAP Information Lifecycle Management – kurz: SAP ILM. Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung führt kein Weg mehr daran vorbei.

Mit der Erstellung eines vollumfänglichen Sperr- und Löschkonzeptes, der Definition eines validen Lifecycle Management von Daten und Dokumenten und dem Einsatz von SAP ILM erhält das Unternehmen die Fähigkeit, den Anforderungen zur verbindlichen Umsetzung der DSGVO zu entsprechen. Somit lassen sich Bußgelder für bestimmte Datenschutzverstöße dauerhaft vermeiden und finanzielle Risiken minimieren.

Darüber hinaus erhält das Unternehmen mit SAP ILM ein nachhaltiges Lifecycle Management seiner Daten und kann damit den Anforderungen der Digitalisierung viel stärker gerecht werden.

Praxisnahe Realisierung eines SAP ILM-Projektes

Von der Konzeption bis zur reibungslosen Umsetzung: Erfahren Sie, wie die SAP-Datenarchivierung als Grundlage der ILM-Erweiterungen eingesetzt wird und wie sinnvolle Projektschritte und Rollenverteilung aus Sicht aller beteiligten Bereiche aussehen.

die bi-direktionale Schnittstelle zwischen SAP und easy Archive

Idealerweise unterstützt Ihr SAP-System bereits SAP ILM. Weitere Voraussetzungen für den reibungslosen Betrieb von easy WebDAV for ILM finden Sie in der folgenden Übersicht.

  • Ein konfiguriertes SAP ILM System
  • easy for SAP
  • easy archive
  • easy WebDAV for SAP ILM als Erweiterungsmodul zu easy for SAP

SAP Information Lifecycle Management:
Sämtliche personenbezogenen Daten verfügen über einen Lebenszyklus. SAP Net Weaver ILM (SAP NetWeaver Information Lifecycle Management) ergänzt die SAP-Standardauslieferung um die Fähigkeit, den Lebenszyklus produktiver und archivierter Daten und Dokumente aufgrund von Regeln zur erweiterten Datenarchivierung und Datenvernichtung zu verwalten. SAP NetWeaver ILM nutzt die SAP-ILM-spezifisch erweiterten Funktionen der Datenarchivierung.

Mit dem Einsatz von easy WebDAV for SAP ILM als Ergänzung zu SAP ILM sorgen Sie dafür, dass alle umfassenden Anforderungen der verbindlichen Umsetzung der DSGVO entsprechen. Insbesondere erfüllt easy WebDAV for SAP ILM die Anforderung, eine ILM-fähige Ablage für Archivdaten und Archivdokumente bereitzustellen. Das folgende Schaubild veranschaulicht das Zusammenspiel von SAP ILM, easy WebDAV for SAP ILM und easy Archive.

easy WebDAV for SAP ILM beinhaltet die ILM-fähige Dokumenten-Archivablage über einen easy WebDAV-Server. Damit erfüllt easy WebDAV for SAP ILM alle Anforderung von SAP an eine ILM-fähige Ablage:

  • Definition und Verwalten von Aufbewahrungsrichtlinien
  • Speichern und Aufbewahren von Informationen in Dateisystemen
  • Vereinfachtes Sperren und Löschen von Daten und Dokumenten (als Teilfunktionalität des Information-Retention-Management-Szenarios (IRM) von SAP ILM)
  • Vernichten von Daten oder Dokumenten aus dem Archiv oder einer Datenbank
  • Einrichten außerordentlicher Sperrfristen, einschließlich der Unterstützung von Beweissicherungsverfahren

S/4HANA

Kostenoptimierte Datenarchivierung vor dem Wechsel zu S/4HANA

Der Wechsel auf das neue S/4HANA-System benötigt enorme Ressourcen. Alles will wohlgeplant sein: Eine detailliert formulierte To-Do-Liste und ein klarer Migrationspfad fordern einige Personenstunden. Nach allen Mühen erreichen Sie den erfolgreichen Umstieg auf das neue S/4HANA-System. Performant, denn: S/4 residiert in einer In-Memory-DB. An dieser Stelle liegt dann auch die Schwierigkeit: Sicherlich wird S/4HANA besser „performen“ als jedes andere SAP-System zuvor. Genau hier hüllt sich SAP aber in Schweigen: Was kommt an Kosten auf Sie zu? Klar ist: Mit der Migration nach S/4HANA ist mit einer Gigabyte-basierten Volumenlizenz zu rechnen. Jedes Gigabyte in der HANA-DB kostet bares Geld. An dieser Stelle lassen sich mit einer durchdachten Strategie deutlich Kosten sparen.

R/3 geht, S/4HANA kommt – Kostenschlank den Umstieg planen

  • Datenbereinigung: Ermitteln Sie Datensätze, die aus Ihrem SAP Produktivsystem archiviert werden sollen.
  • Datenarchivierung: Archivieren Sie die ermittelten Datensätze in einem revisionssicheren Archiv.
  • Kosten reduzieren: Sparen Sie mit Ihrer Archivierungsstrategie beim Wechsel auf S/4HANA bares Geld.

die richtigen daten in den richtigen händen

easyarchive

Daten sicher und rechtskonform ablegen.

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