7 Dinge, die Sie über Materialmanagement in Zeiten der Digitalisierung wissen sollten

Materialstammdaten sind ein wesentlicher Bestandteil aller SAP^®-Logistikprozesse im Unternehmen. Im Idealfall sind sie aktuell, korrekt und verlässlich. Sind sie jedoch fehlerhaft, hat das Auswirkungen auf die gesamten betrieblichen Abläufe in Ihrem Unternehmen.

SAP Stammdaten optimieren

Auf dem Weg zur Smart Factory stand für viele Unternehmen bislang die digitale Vernetzung mit Zulieferern, Geschäftspartnern und Kunden – kurzum mit externen Partnern – im Vordergrund. Schnellere Kommunikation und präziseres Auftragsmanagement waren dabei nur einige der angestrebten Vorteile. Mit der nächsten Welle von Industrie 4.0 konzentrieren sich Unternehmen mehr und mehr auch auf interne Abläufe. Künstliche Intelligenz und das Internet der Dinge sollen intelligente, im Idealfall autonome Geschäftsprozesse in der Produktion ermöglichen.

Dabei steht ein Bereich im Fokus, der in der Diskussion um die nächste Entwicklungsstufe der Smart Factory von morgen häufig zu kurz kommt: das Materialmanagement und die Qualität von Stammdaten. Wir haben die sieben wichtigsten Dinge, die Sie über Materialmanagement in Zeiten der Digitalisierung wissen sollten, zusammengefasst.

Effiziente Anlage, Pflege und Verwaltung von Materialstammdaten in SAP

Mitarbeiter haben oft mit Fehlern und Dubletten zu kämpfen, denn die Anlage und Pflege in SAP^® MM^® ist umfangreich und komplex. Zahlreiche unterschiedliche Daten werden von verschiedenen Abteilungen gepflegt, wie Einkauf, Verkauf und Disposition. Gerade für SAP^®-Gelegenheitsnutzer sind die unzähligen Werkssichten und Eingabefelder oftmals eine Zumutung.

1. Ohne korrekte Materialstammdaten geht nichts

Schlecht gepflegte Materialstammdaten sind keine Seltenheit, aber gleichzeitig einer der Hauptgründe für das Scheitern von Digitalisierungsinitiativen. Dessen sind sich offenbar viele Unternehmen bewusst: Laut einer Studie des Business Application Research Center (BARC) rangieren Datenqualität und Stammdatenmanagement ganz oben auf der Prioritätenliste von Mitarbeitern und Entscheidern, die sich mit dem Thema Daten in Unternehmen beschäftigen.

Redundante, veraltete und fehlerhafte Materialstammdaten in der Fertigungsbranche führen zu Fehllieferungen und Material-Engpässen und das wiederum zu erheblichen Störungen der Geschäftsprozesse in der Materialwirtschaft. Das Ergebnis sind unzufriedene Mitarbeiter, unzufriedene Kunden sowie unnötige und überflüssige Kosten.

Eine Lösung für Ihr Material Management: easy Material Management for SAP Solutions ist 100% in SAP^® integriert und unterstützt damit die IT-Plattform-Strategie, möglichst viele Unternehmensprozesse in einem System abzubilden: Eine homogene IT- und Prozesslandschaft soll technische und organisatorische Probleme bei Schnittstellen minimieren und damit die Betriebskosten deutlich reduzieren.

Um eine optimale Datenqualität zu erreichen, sollten Sie Datenmanagement als erfolgskritische Aufgabe in Ihrer Unternehmensstrategie verankern. Korrekte Daten sind keine Nice-to-Have-Anforderung, sondern entscheidend für die Handlungsfähigkeit und Agilität Ihres Unternehmens in Zeiten digitaler Transformation – mehr dazu lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Vier Schritte zum effektiven Master Data Management in der Produktion.

Schlecht gepflegte Materialstammdaten sind keine Seltenheit, aber gleichzeitig einer der Hauptgründe für das Scheitern von Digitalisierungsinitiativen.

2. Material beantragen: Vom ersten Schritt an digital

Durchgängig digitalisierte Geschäftsprozesse sind in den meisten Unternehmen noch immer die Ausnahme – und das ist auch kein Wunder. Im Betriebsalltag zeichnen sich einstudierte Verhaltensmuster und gewohnte Arbeitsabläufe doch häufig durch manuelle Workarounds aus. Ein Geschäftsprozess ist aber nur dann wirklich digital, wenn von Anfang an jeder einzelne Schritt ohne Medienbrüche auskommt.

Die Digitalisierung des Materialmanagements beginnt mit dem Beantragen von Material. Einer Ihrer Ingenieure benötigt neues Material? Dann kennen Sie bestimmt den konventionellen Prozess – wobei hier in vielen Fällen nicht einmal von einem wirklichen Prozess die Rede sein kann.

Der Antragsteller meldet sich per E-Mail, Telefon oder sogar per Hauspost bei der zuständigen Abteilung und fordert ein neues Material an. Der darauf folgende Koordinationsaufwand ist enorm, die Fehleranfälligkeit ebenfalls. Wer Medienbrüche im Materialmanagement vermeiden will, setzt bereits beim Antragsprozess an und stellt Antragstellern eine selbsterklärende Eingabemaske zur Verfügung. Damit wandern die ersten Daten von Anfang an ins zentrale System und können von dort aus weiter beobachtet und bearbeitet werden.

3. Komplette Prozesstransparenz gibt’s nur digital

Auf das Beantragen von Material folgen Prozessschritte wie die Prüfung und Freigabe des Materials. Daran sind in der Regel zahlreiche Abteilungen Ihres Unternehmens beteiligt und hier wird’s interessant: Nur wenn jeder einzelne der folgenden Prozessschritte transparent, nachvollziehbar und digital abgebildet wird, können Sie von einem digitalisierten Materialmanagement sprechen.

Manuelle Abläufe verursachen einen enormen Koordinationsaufwand: Alle Beteiligten müssen koordiniert werden, damit alle relevanten Material-Sichten sauber gepflegt sind. Neben der hohen Fehleranfälligkeit händischer Prozesse, die auf E-Mails oder gar Papier basieren, entsteht das nächste Problem. Der aktuelle Status im Materialmanagement lässt sich kaum mehr nachvollziehen.

Im schlimmsten Fall gerät der gesamte Ablauf ins Stocken. Lange Durchlaufzeiten sind die Folge, und am Ende weiß kaum noch jemand, wo der einzelne Prozess gerade steht. Nur ein komplett digitalisierter Prozess macht das Materialmanagement transparent und ermöglicht eine durchgängige Überwachung und Steuerung aller Abläufe.

4. Das Maximum aus Ihren SAP-Investitionen herausholen

Wie die meisten Unternehmen in der Fertigungsindustrie haben bestimmt auch Sie in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten in IT-Systeme investiert. Mit Hilfe Ihres SAP-Systems steuern Sie Ihre Geschäftsprozesse effizient und transparent. Seine volle Wirkungskraft kann  dieses System aber nur entfalten, wenn die zugrunde liegende Datenbasis korrekt ist.

Anders gesagt: Versäumen Sie nicht, das Maximum aus Ihrer IT herauszuholen, nur weil’s mit den Daten nicht so recht klappt. Mit Hilfe einer in SAP integrierten Software-Lösung für die Materialstammanlage beschleunigen Sie Prozessdurchlaufzeiten, erhöhen Sie die Stammdatenqualität, schaffen Sie eine bessere Prozess-Transparenz, reduzieren Sie Fehlerquoten und automatisieren Sie viele lästige Datenmanagement-Aufgaben.

5. Digitale Helfer unterstützen bei der Datenpflege

Gewachsene ERP-Systeme sind oft komplex und überfordern Ihre Mitarbeiter. Besonders Gelegenheitsnutzer, die nicht regelmäßig mit dem System arbeiten und deshalb mit der Benutzeroberfläche kaum vertraut sind, benötigen viel zu viel Zeit oder machen Fehler bei der Anlage neuer Materialstammdaten.

Automatisierte Tools wie unsere Lösung easy Material Management unterstützen Sie bei der Digitalisierung und greifen Ihren Mitarbeitern abteilungsübergreifend bei der Datenpflege unter die Arme – das ist keine Zauberei, dank der effizienten Helfer schaffen Sie schlicht und einfach eine saubere, korrekte Datenbasis ohne Dubletten. Mit unserer Lösung easy Material Management for SAP Solutions erhalten Sie eine nachhaltig bessere Datenqualität. Sie können die Durchlaufzeiten in Produktion und Supply Chain im Handumdrehen verkürzen und erhalten die Transparenz, die Sie für Ihre jeweilige Rolle brauchen.

• Saubere, korrekte Datenbasis: Alle notwendigen Felder sind befüllt
• Keine Dubletten: Es werden nur Materialstämme angelegt, die noch nicht vorhanden sind
• Klare Verantwortlichkeiten mit Data Governance: Jede Abteilung hat eine eigene Sicht zur Pflege
• Automatisierte Prozesse: Benachrichtigungen werden verschickt, 360° Prozesstransparenz
• Steuerung und Eskalation von Materialstamm-Anlageprozessen
• Vollintegration in SAP: keine weiteren Programmierkenntnisse nötig; Zugriff über SAP oder Web, auf allen mobilen Endgeräten verfügbar
• Bewährte Methoden in einem Produkt

6. Vollautomatisiertes Material Management in wenigen Schritten

Material beantragen: Ein Mitarbeiter, beispielsweise ein Ingenieur, benötigt neues Material und füllt die Grunddaten 1&2 aus. Er sieht in seiner individualisierten Sicht nur die Felder, die für ihn wichtig sind. Bei Bedarf kann er Dokumente an den Antrag anhängen.

Material freigeben: Die Materialstamm-Zentrale erhält ein „Workitem“, prüft den Antrag und kann ihn an den Antragssteller zurückgeben, falls dieser fehlerhaft ist.

Dublettencheck: Das System weist proaktiv auf mögliche Dubletten hin. Für die Prüfung werden unter anderem die Materialkurztexte und Zeichnungsnummern verwendet. Die Prüfung kann ganz nach Ihren Bedürfnissen individuell erweitert werden.

Werksübergreifend: Grunddaten, Klassifizierungsdaten und Dokumentenverknüpfungen werden nicht nur für eins, sondern für alle Werke des Unternehmens vollautomatisiert angelegt.

Werkspezifisch: Über eine Steuerungstabelle kann man abhängig von der Materialart, verschiedene Werkssichten definieren. Das System legt vollautomatisch für die definierten Werke die relevanten Sichten an. Kundenindividuell können auch einzelne Abteilungen wie Einkauf oder Dispo angesteuert werden, um manuell Werkssichten zu pflegen.

Materialänderung: Im Materialänderungsprozess in SAP (MM02) können bestehende Materialsichten angepasst sowie neue hinzugefügt werden. Wurden Änderungen von Mitarbeitern vermerkt, werden diese gespeichert und im Workflow zur Genehmigung weitergeleitet. Im weiteren Verlauf können alle Beteiligten einsehen, was geändert wurde und von wem eine Änderung angestoßen wurde. Der gesamte Prozess der Materialstammpflege ist somit dokumentiert und kann jederzeit schnell und einfach nachvollzogen werden. Erst wenn der Materialänderungsprozess abgeschlossen ist, werden nach Freigabe die neuen Daten SAP-System übernommen.

7. Eine Frage der Wirtschaftlichkeit

Wenn Sie im Materialmanagement Ordnung schaffen, legen Sie damit den Grundstein für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer gesamten Geschäftsprozesse. Die vielen Vorteile, von denen Ihr Unternehmen profitiert, lassen sich im Rahmen einer ROI-Betrachtung auch finanziell untermauern.

Leidet Ihr Unternehmen unter hohen indirekten Prozesskosten, die durch viele teure Fehler in der Stammdatenpflege verursacht werden? Dann rechnet sich der Aufwand für die Digitalisierung nach unserer Einschätzung bereits innerhalb eines Jahres. Weitere Schlüsselfaktoren, die Sie bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung berücksichtigen sollten, sind die Anzahl der Vorgänge und die Anzahl der Standorte.

Beispielsweise kommt ein Anlagenbauer schnell auf bis zu 15.000 neue Materialstammsätze pro Jahr. Hat das Unternehmen zahlreiche Fertigungsstandorte, für die unterschiedliche Material-Ansichten angelegt werden müssen, explodieren die Prozesskosten bei manueller Bearbeitung. Hier können Sie einen schnellen ROI durch die Digitalisierung erzielen.