Mehr denn je müssen Unternehmen jetzt zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um zu gewährleisten, dass der Arbeitsplatz eine sichere Umgebung für ihre Mitarbeitenden darstellt. Traditionell sind Sicherheits- und Gesundheitsschutzprotokolle papierbasierte Prozesse; das bedeutet, dass diese Prozesse nicht gewährleisten, dass der Datenschutz durchgesetzt wird oder dass die Mitarbeiter automatisch über alle Risiken informiert werden, denen sie bei der Arbeit ausgesetzt sein können. Unser Ziel ist es, die Verbreitung von Infektionen durch Viren wie COVID-19 zu verhindern. Wir wollen sicherstellen, dass der Arbeitsplatz eines Unternehmens für Mitarbeitende, Kunden und Geschäftspartner sicher ist. Um dies zu erreichen, hat die EASY SOFTWARE AG die EASY ApiOmat HR-App veröffentlicht, die bei der Digitalisierung von HR-Prozessen hilft – einschließlich Arbeitssicherheitsmaßnahmen, der Meldung von Infektionen und der Registrierung der Anwesenheit von Mitarbeitern oder Gästen im Büro.

Um Büros und Arbeitsräume bei der Rückkehr in den Betrieb sicher zu halten, müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie Maßnahmen ergreifen, um die Ausbreitung des Virus auf ihre anderen Mitarbeitenden und auf Gäste, die ihren Standort besuchen, zu verhindern. Sie können dies erreichen, indem sie verfolgen, wer infiziert wurde und wer möglicherweise gefährdet ist. Die EASY ApiOmat HR-App unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung dieses Tracking-Prozesses und stellt gleichzeitig sicher, dass der Datenschutz nicht auf der Strecke bleibt. Das Gesundheitsmodul der App ermöglicht es Unternehmen, sofort über mögliche Infektionsketten informiert zu werden – so kann die Personalabteilung präventiv tätig werden und andere Mitarbeitende oder Gäste darüber informieren, dass sie möglicherweise infektionsgefährdet sind.

Die integrierte Anwesenheits- und Gästeliste der App ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich selbst oder Gäste an Unternehmensstandorten einzuchecken – sei es in einem bestimmten Bereich des Bürogebäudes, in bestimmten Geschäften oder Fabriken oder in jeder anderen Art von Gemeinschaftsräumen. User können dann über das Gesundheitsmodul melden, dass sie sich infiziert haben oder dass sie mit einer infizierten Person in Kontakt gekommen sind.

Sobald ein User einen Fall gemeldet hat, identifiziert die EASY ApiOmat HR-App automatisch, wer möglicherweise mit der infizierten Person in Kontakt gekommen ist, indem sie die Anwesenheitslisten der letzten 14 Tage durchsieht – das Durchsehen verschiedener Papierdokumente entfällt.

Die Personalabteilungen werden dann informiert und können auf ein separates Dashboard zugreifen. Dieses HR-Dashboard zeigt alle Mitarbeitenden und Gäste an, die als infiziert gemeldet wurden, sowie alle Personen, die einem Infektionsrisiko ausgesetzt sind. Dies ermöglicht es der Personalabteilung, die Personen direkt zu kontaktieren, um sie über die Präventivmaßnahmen zu informieren, die sie ergreifen sollten – wie zum Beispiel die Arbeit von zu Hause aus für eine bestimmte Quarantänezeit. Auf diese Weise kann das Unternehmen seinen Betrieb wie gewohnt weiterführen, ohne seine anderen Mitarbeitenden, Gäste und Kundinnen und Kunden zu gefährden.

Um sicherzustellen, dass alle Daten bezüglich Infektionen und Infektionsketten sicher sind, werden keine dieser Informationen auf dem Gerät der User gespeichert. Stattdessen werden diese Daten sicher auf AWS-Servern gespeichert. Alle Informationen sind verschlüsselt und nur über das HR-Dashboard zugänglich. Alle Mitarbeitenden haben nur Zugriff auf ihre eigenen Daten, und die Daten werden der Personalabteilung nur im Falle einer Infektion oder wenn die User gefährdet sind, zur Verfügung gestellt. Die Anwesenheitsdaten können auch nach einem festgelegten Zeitraum gelöscht oder sogar exportiert werden, wenn das Unternehmen aus rechtlichen Gründen einen detaillierten Bericht benötigt.

 

Mit dem Gesundheitsmodul sind Unternehmen nicht nur darauf vorbereitet, sicherer zur Normalität zurückzukehren. Sie verfügen auch über einen digitalisierten Prozess zur Bekämpfung anderer Krankheiten wie der nächsten Grippewelle oder anderer Infektionskrankheiten. Darüber hinaus wurde die HR-App mit der EASY ApiOmat-Plattform in nur fünf Wochen erstellt und diese Geschwindigkeit wird an die Kunden weitergereicht. Die EASY ApiOmat HR-App kann die Module der Plattform nutzen, um sich schnell in bestehende HR-Systeme, Office 365-Authentifizierung und andere IT-Systeme zu integrieren.

Mit der EASY ApiOmat HR-App haben Kunden eine Lösung, die in weniger als einem Tag einsatzbereit ist. So können sie schnell sicherzustellen, dass sie an ihren Standorten die richtigen Vorkehrungen treffen und gleichzeitig die sensiblen Daten ihrer User geschützt sind. Die Anwendung wurde mit Blick auf die User entwickelt und nutzt die besten UX-Designmethoden, die User von einer mobilen Anwendung erwarten. Das visuelle Erscheinungsbild kann leicht an die Corporate Identity des Kunden angepasst werden.

Die App bietet Unternehmen auch die Möglichkeit, andere HR-Prozesse zu digitalisieren, wie z. B. Krankenstand, Buchung bezahlter Freizeit und Unternehmensnachrichten. Jede dieser Funktionen kann in die bestehenden IT-Systeme des Unternehmens integriert werden, um Unternehmen bei der Digitalisierung und Mobilisierung eines größeren Teils ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen.

Die EASY ApiOmat HR-App für iOS und Android nutzt verschlüsselte Kommunikation mit ApiOmat, die auf Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2)-Instanzen läuft, um sie zu einer hochskalierbaren Lösung zu machen. Dies bedeutet auch, dass Kunden ihre App im AWS-Rechenzentrum ihrer Region oder ihres Landes laufen lassen können, was besonders wichtig ist, da die App persönliche und gesundheitsbasierte Daten verwendet. Mit AWS können die Kunden sicher sein, dass ihre Daten an einem Ort gespeichert sind, dem sie vertrauen können.

Ein weiterer Vorteil der Nutzung von AWS ist, dass ApiOmat im kundeneigenen Amazon Client VPC (Virtual Private Cloud) eingesetzt werden kann. AWS ermöglicht es den Kunden auch, ihre lokalen ERP- oder HR-Systeme zu integrieren, indem sie den AWS Client VPN-Dienst nutzen. Darüber hinaus ermöglicht die App, den AWS Directory Service, einen gesteuerten Microsoft Active Directory-Dienst, zu nutzen, um Usern die Authentifizierung über ihre Microsoft-Konten zu ermöglichen.

Weitere Informationen finden Sie auf der EASY Website oder bei Amazon Web Services.

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