Glossar

Lieferantenrechnung

Im Business-to-Business-Segment (B2B) ist die Lieferantenrechnung zentraler Drehpunkt im Rechnungsausstauch zwischen Unternehmen. Was es mit diesen Rechnungen auf sich hat, erfahren Sie jetzt.

Lieferantenrechnungen eignen sich zur Rechnungsstellung, zum Versand und Empfang sowie zur Rechnungsverarbeitung im B2B-Kontext. Solche Lieferantenrechnungen besitzen wichtige Eigenschaften – gerade im Kontext der gesetzlichen E-Rechnungspflicht aus dem Jahr 2025 in Deutschland.

Was ist eine Lieferantenrechnung?

Sobald Unternehmen A Waren oder Dienstleistungen bei Unternehmen B bestellt, entsteht ein Vorgang, eine Transaktion. Diesen Vorgang bildet die Lieferantenrechnung ab: Sie belegt und dokumentiert den Kauf von Produkten/Dienstleistungen durch Unternehmen A bei Unternehmen B.

Je nach Perspektive kann die Lieferantenrechnung dann als Kreditoren- oder Debitorenrechnung verstanden werden:

Kreditorenrechnung: Aus Sicht von Unternehmen A, das die Waren oder Dienstleistungen bestellt hat und Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen B (Kreditor) führt.
Debitorenrechnung: Aus Sicht von Unternehmen B, das die Waren oder Dienstleistungen liefert und mit Forderungen gegenüber Unternehmen A (Debitor) auftritt.

Welche Pflichtangaben besitzt die Lieferantenrechnung?

Folgende Angaben müssen Lieferantenrechnungen in Deutschland zwingend enthalten:

Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer
Leistungs- oder Lieferzeitraum
Bezeichnungen und Warenmengen beziehungsweise Umfang der erbrachten Leistung
Netto- und Bruttobetrag
Mehrwertsteuersatz
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Bankverbindung des Rechnungsstellers
Rechnungsaussteller ist gleich Zahlungsempfänger

Anhand Pflichtangaben vollziehen Sie die Prüfung der Eingangsrechnung im B2B. Die Prüfung erfolgt im Eigeninteresse, aber auch weil es die deutsche Rechtslage fordert. Hier ist es das Umsatzsteuergesetz und dessen § 14.

Gerade wenn die Lieferantenrechnung als E-Rechnung vorliegt, geschehen sowohl Prüfung als auch Verarbeitung durch die Eigenschaften strukturierter E-Rechnungsformate besonders effizient.

In welchem Format muss eine Lieferantenrechnung vorliegen?

Als strukturierte E-Rechnung in einem der in Deutschland verbreiteten E-Rechnungsformate:

XRechnung: seit 2018 erprobtes E-Rechnungsformat, das als pures XML versendet wird.
ZUGFeRD: seit 2015 bewährtes Format, das ein PDF mit eingebettetem XML kombiniert.

Beide Formate entsprechen grundsätzlich der E-Rechnungspflicht 2025. Welches Sie nutzen wollen, bleibt Ihnen freigestellt.

Wie sind Lieferantenrechnungen aufzubewahren?

Wie andere Geschäftsunterlagen auch, müssen Rechnungen von Lieferanten revisionssicher aufbewahrt werden. Das ist ein eigenes Thema. Dennoch hier das Wichtigste auf einen Blick:

Elektronische Rechnungen archivieren Sie nachvollzieh- und unveränderbar.
Als Aufbewahrungsfrist für Lieferantenrechnungen gelten 8 Jahre.
Keinesfalls drucken Sie diese Rechnungen zur Aufbewahrung aus!

Fazit

E-Rechnungen von Lieferanten stehen für einen reibungslosen Zahlungsverkehr in B2B-Transaktionen. Softwareprodukte, die Sie dabei reibungslos unterstützen, finden Sie hier auf den easy-Seiten.

FAQ zur Lieferantenrechnung

Wie sind Lieferantenrechnungen zu buchen?

Bei Eingangsrechnungen erfolgt die Buchung in der Regel nach Ablauf eines zweistufigen Prozessschrittes:

Prüfung der Pflichtelemente: Zunächst werden alle erforderlichen Angaben auf der Rechnung überprüft.
Prüfung auf rechnerische und sachliche Richtigkeit: Anschließend wird die Rechnung auf korrekte Berechnungen und inhaltliche Übereinstimmung geprüft.

Erst nach erfolgreicher Rechnungsprüfung kann die Lieferantenrechnung als Buchungsvorschlag an das ERP-/FiBu-System übergeben werden.

Wann sind Lieferantenrechnungen zu bezahlen?

Zu den Zahlungsbedingungen im B2B gehören Zahlungsfristen. Folgende Fristen haben sich etabliert:

30 Tage netto
60 Tage netto
90 Tage netto

Aufgepasst: B2B-Transaktionen sind komplexer, besitzen in der Regel höhere Transaktionswerte und werden zwischen Lieferanten und Beziehern individuell ausgehandelt. Ein prüfender Blick lohnt sich, denn viele Lieferanten bieten Skonto bei vorzeitiger Zahlung an, z. B. 2 Prozent bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen. Hier besteht Einsparpotenzial.

Wie verwalte ich Lieferantenrechnungen effizient?

Ein reibungsloses Finanzmanagement in Bezug auf Lieferantenrechnungen kann durch verschiedene Methoden und Tools erreicht werden. Hier sind einige bewährte Ansätze:

Digitale Tools: Die Nutzung von Softwarelösungen zur Rechnungsverwaltung vereinfacht den Prozess erheblich. Tools wie SAP, Oracle oder spezialisierte Software zum Eingangsrechnungsmanagement bieten Funktionen zur automatischen Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen. Diese Tools helfen, Fehler zu minimieren und den Überblick zu behalten.
Automatisierung: Automatisierte Workflows beschleunigen den Eingangsrechnungsprozess durch automatische Genehmigungsprozesse und Zahlungserinnerungen. Dies reduziert den manuellen Aufwand und das Risiko von Verzögerungen.
Gute Kommunikation mit Lieferanten: Klare Vereinbarungen über Zahlungsbedingungen und -fristen sowie eine schnelle Klärung von Unstimmigkeiten tragen zu einer reibungslosen Zusammenarbeit bei. Ein Lieferantenportal hilft an dieser Stelle ungemein.