6 Gründe für E-Mail-Archivierung

Erfahren Sie im Blog wie Sie der tagtäglichen Flut an geschäftlichen E-Mails begegnen und die unternehmensrelevanten Informationen rechtskonform verarbeiten und archivieren. Wir nennen Ihnen 6 Gründe für E-Mail-Archivierung.

Immer mehr E-Mails im Job

Jeden Tag erreichen Mitarbeiter immer mehr E-Mails im Arbeitsalltag. Laut dem Bitkom Digital Office Index 2020 ersetzen 86% der befragten deutschen Unternehmen ihre Briefpost durch digitale Kommunikation. Obwohl manch ein Unternehmen versucht die E-Mail-Flut einzudämmen und eine Zero-Mail-Politik zu fahren, lässt sich die E-Mail einfach nicht totkriegen: Arbeitsnehmer erhielten 2018 durchschnittlich 21 E-Mails pro Tag – Tendenz steigend. Die Prognose für 2020 beläuft sich auf 306 Millionen versendete E-Mails. Die Corona-Krise hat den E-Mail-Verkehr nochmal um einiges angeschoben, dieser stieg nämlich um 40% an.

Zahlen zum geschäftlichen E-Mail-Verkehr

• 21 E-Mails erreichen Arbeitsnehmer pro Tag
• 306 Millionen versendete E-Mails 2020 weltweit
• 40% Steigerung der E-Mail-Kommunikation durch die Corona-Krise

Manche dieser geschäftlichen E-Mails enthalten natürlich relevante Informationen für das gesamte Unternehmen. Diese Informationen müssen verfügbar gemacht und archiviert werden, denn sie beeinflussen Unternehmensentscheidungen. Zusätzlich ist die Rechtslage in Deutschland eindeutig: Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, reicht es nicht aus, geschäftliche E-Mails auf einer externen Festplatte zu sichern oder eine E-Mail-Weiterleitung einzurichten.

An welche Gründe sollten Sie also denken, wenn es um E-Mail-Archivierung geht?

• Rechtsicherheit und Compliance
• Nutzung von Informationen für Geschäftsprozesse
• Kontrolle über die Daten
• Steigerung der Produktivität
• Reduzierung von internen IT-Kosten
• Entlastung der E-Mail Server

1. Rechtssicherheit durch revisionssichere Ablage

Der wichtigste Grund für die Archivierung von E-Mails ist die Wahrung von Compliance und rechtlichen Bestimmungen. Heutzutage wird der überwiegende Teil der Geschäftskorrespondenz per E-Mails getätigt. Andersherum gesagt: der überwiegende Anteil ihrer E-Mails besitzt einen geschäftsrelevanten Bezug – z.B. wenn eine Rechnung per E-Mail ankommt. Dies hat logischerweise zur Folge, dass solche Emails ähnlich behandelt werden müssen, wie geschäftsrelevante Papier-Dokumente, zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, usw. All diese Dokumente und somit auch Emails, unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach GoBD und müssen entsprechend archiviert werden.

GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Damit werden die Anforderungen, wonach die Bücher und Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen ordnungsgemäß erfolgen müssen, auf die hierbei eingesetzten EDV-Systeme ausgedehnt. So eben auch auf E-Mails. Kurzum: Die Handhabung von geschäftsrelevanten Emails muss sicherstellen, dass der Aufbewahrungspflicht – meist von 10 Jahren- genüge getan wird.

Dabei ist zu beachten, dass es sich um einen Mix aus Softwareeinsatz (Stichwort „Archivierung„) und der Verfahrensdokumentation handelt. am Rande sei erwähnt: Bezüglich der Verwendung von privaten E-Mails im Geschäftspostfach muss der Arbeitgeber eine klare Handlungsanweisung an die Mitarbeiter herausgeben.

2. Nutzung von Informationen in Geschäftsprozessen

Die enthaltenen Dokumente, Daten und Informationen in den Emails können über rechtliche Gründe hinaus, für datenbasierte Entscheidungen im Unternehmen wertvoll sein. Der Vorteil ist, dass diese Informationen bereits digital vorliegen und mit Hilfe von digitalen Prozessen ausgelesen und analysiert werden können. Daraus ergeben sich wertvolle Erkenntnisse für Unternehmen. Darüber hinaus können Sie durch den Einsatz künstlicher Intelligenz Entscheidungen innerhalb von Prozessen sogar ganz automatisieren. Ein Beispiel hierfür sei eine Beschwerdemail genannt, deren Inhalt von KI erkannt und nicht nur kategorisiert wird, sondern auch eine automatisierte weiterführende Handlung anstößt.  

3. Kontrolle über alle Daten

Neben den finanzrechtlichen Aspekten geht es bei der Kontrolle über Daten auch um den Schutz vor Datenverlust und Unveränderbarkeit. Der Überblick geht bei der hohen Anzahl an E-Mails schnell verloren und die Garantie auf Konsistenz der in ihnen enthaltenen Daten ist manuell kaum zu bewerkstelligen. Ursachen für den Verlust von relevanten Daten in E-Mails können defekte PST-Dateien sein, bewusstes oder unbewusstes Löschen oder Systemwechsel und die damit verbundenen Umstrukturierungen und Überschreibungen von Daten. Zusätzlich geht es darum, den Zugriff auf bestimmte Informationen nur berechtigten Personen zu gewährleisten.

Wichtig bei der Verarbeitung von E-Mail sind also folgende Punkte:

• Wiederauffindbarkeit
• Schutz vor Datenverlust
• Unveränderbarkeit und Überprüfbarkeit
• Zugriffsverwaltung

Der Vorteil von E-Mail-Archivierung mit unterstützender Software liegt darin, dass all diese Punkte automatisiert ausgeführt werden können. EASY for Exchange ist nach IDW ps880 zertifiziert, dem Prüfungsstandard für Wirtschaftsprüfer und ist außerdem an das easy archive gekoppelt, welches DSGVO-ready ist. Das Löschen von wichtigen E-Mails ist so nicht mehr möglich. Mithilfe von Workflows können Nutzer Berechtigung für E-Mail-Arten hinzufügen und dank der intelligenten Volltext-Suche sind alle Mails stets wiederauffindbar. Die Verantwortung der Informationen und Daten liegt übrigens nicht bei Microsoft, sondern voll und ganz im Unternehmen.

4. Steigerung der Produktivität

Ist die Software für E-Mail-Archivierung einmal eingerichtet, läuft die Archivierung automatisch ab. Die Organisation des Postfachs sowie die Pflege entfällt für Mitarbeiter. Dank der Volltextrecherche finden Mitarbeiter E-Mails mit Geschäftsbezug einfach und schnell wieder. Sie haben Ihre E-Mails im Griff und mehr Zeit für laufende Projekte oder neue Ideen.  

5. Reduzierung der internen IT-Kosten, Entlastung der IT

Unternehmen scheuen sich manchmal vor der Einführung einer Software für E-Mail-Archivierung, da sie über fehlende Ressourcen in ihrer IT klagen, durch einen hohen administrativen Aufwand verschiedenster IT-Systeme. Viele heterogene IT-Systeme binden wertvolle Ressourcen im operativen Tagesgeschäft. Und jetzt soll auch noch die E-Mail-Archivierung hinzukommen? 

Bei der Auswahl von Software für Ihre E-Mail-Archivierung sollten Sie daher darauf achten, dass diese sich schnell implementieren lässt. Die Lösung EASY for Exchange wird innerhalb kurzer Zeit implementiert und setzt auf Microsoft Standard Technologien auf, die den operativen Aufwand für den Betrieb der Lösung auf ein Minimum reduzieren. Durch die Integration in den E-Mail-Client sind keine zusätzlichen Schulungen für die Anwender notwendig. 

Ein weiterer Vorteil der E-Mail-Archivierung ist, dass eine Speicherung von E-Mails und Anhängen andernorts obsolet geworden ist. Dadurch verringern sich die Storage-Anforderungen Ihres Unternehmens und somit ebenfalls die Kosten für externe Datensicherungen. Zusätzlich sinkt die Komplexität des Backups, da auch die Datenlast verringert wird. Ein kleinerer Datensatz lässt sich im Notfall auch schneller wiederherstellen, falls es doch mal zu eine Datenverslust kommen sollte. 

6. Entlastung der E-Mail Server

Vorher definierte Workflows legen Ihre E-Mails automatisch im Archiv ab. Somit müssen E-Mails nicht mehr auf dem Server gespeichert werden. Die Datenlast auf dem Server wird dadurch erheblich reduziert und Postfachbegrenzungen, um die Daten auf dem Server zu reduzieren, sind obsolet geworden.  

Als einzige E-Mail-Archivierung auf dem Markt bringt bietet EASY for Exchange außerdem nicht nur eine Archivierung Ihrer E-Mail, sondern auch die Möglichkeit der Referenzierung. Durch diese einmalige Referenzierung Ihrer E-Mails wird Ihr Exchange-Datenbankvolumen massiv reduziert. Damit müssen Sie sich keine Gedanken mehr über das Timing von langwierigen Backups machen.  

Sie fragen sich: Wie funktioniert eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung? Welche rechtlichen Anforderungen existieren überhaupt und wie können Sie Herr der Lage werden bei der tagtäglichen Flut an business-relevanten E-Mails? Die Antwort finden Sie in unserer Webinaraufzeichnung!