Der CLM-Leitfaden: Contract Lifecycle Management verstehen und etablieren

Nur ein Beispiel: Niederwertige Verträge verlängern sich oft ungewollt, z.B. Mobilfunkverträge – und ohne dass Vertragskonditionen geprüft werden, d.h. man verzichtet auf die Option anderer Tarife, neuer Smartphones etc. Bei einer entsprechenden Vertragsanzahl in Unternehmen entstehen aus einem Niederwert sehr schnell höhere Werte – und eine CLM-Software hätte auf diesen Umstand schon weit vor der unbeabsichtigten Vertragsverlängerung informiert.

Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem zugegebenermaßen etwas länglichen Beitrag. Geschildert werden die unterschiedlichen Phasen im Lebenszyklus eines Vertrages und wie eine Software fürs Contract Lifecycle Management die verschiedenen, aber in den Lebenszyklus involvierten Abteilungen dabei unterstützt.

• Was ist CLM?
• Vertragserstellung – der Start des Vertragslebenszyklus
• Vertragsprüfung im CLM
• Vertragsgenehmigung im CLM
• Vertragsausführung – der Schritt zum Vertragsabschluss
• Vertragserfüllung
• Vertragsablauf

Da Vertragsprozesse einen elementaren Bestandteil der Wertschöpfungskette darstellen, sind Unternehmen stets auf genaue und zutreffende Informationen in punkto Verträge angewiesen. Eine CLM-Lösung stellt hierbei das entscheidende Werkzeug dar, um den Vertragslebenszyklus prozessual zu vereinfachen. Gleichzeitig ermöglicht ein professionelles CLM-Tool, auch die Anforderungen verschiedener Stakeholder zu erfüllen – von den Personen aus diversen Organisationseinheiten im Unternehmen bis hin zu externen Kunden. In diesem Artikel und im verlinkten Contract Management-Leitfaden finden Sie Antworten auf Fragen, wie „was ist ein CLM?“, „was sind die Phasen im Vertragslebenszyklus?“, „welche Geschäftsprozesse und Unternehmenseinheiten profitieren von einem CLM?“, „wie lässt sich eine CLM-Software im Unternehmen einführen?“ etc.

Warum CLM?

Folgt man dem bekannten Analystenhaus Gartner Research, so wird schnell klar, dass die hier in den einleitenden Sätzen aufgestellten Thesen in punkto CLM mehr als nur prosaische Behauptungen darstellen. 2021 kommt Gartner Research zur Erkenntnis (Magic Quadrant), dass Unternehmen als Grund für die Einführung einer CLM-Software hauptsächlich anführen, eine Beschleunigung der Geschäftsprozesse und eine Minimierung von Risiken zu erwarten.

Offengestanden: Das ist keine Überraschung. Denn überall, wo Geschäftsprozesse ins Digitale transformiert werden, läuft’s danach einfach besser, gerade bei Vertragsprozessen. Vorausgesetzt: Der analoge oder teildigitalisierte Prozess befindet sich schon in einem vernünftigen Zustand.

Nur ein Prozess? Aber ein wesentlicher und abteilungsübergreifender

Die Vertragserstellung gehört für die meisten Unternehmen zu einem mehrgliedrigen und umfangreichen Prozess. Viele Unternehmensabteilungen und Stakeholder sind dabei involviert. Leider zeigt sich in der Praxis, dass jede Abteilung im Vertragsprozess so ihre eigenen Vorstellungen und Praktiken besitzt, sei es während der Erstellung oder im Austausch von Verträgen. Hier treten Reibungsverluste auf. Laut einer von Docusign in Auftrag gegebenen und von Forrester durchgeführten Studie (2020) sehen 98 % der Unternehmen Probleme vor allen Dingen bei der effizienten Vorbereitung, Unterzeichnung, Ausführung und Verwaltung von Verträgen. Zwar sind einzelne Teilprozesse bereits digitalisiert – jedoch Informationssilos meist die Folge. Also allemal Zeit für einen wohl überlegten und durchdachten CLM-Prozess.

Was ist CLM?

Im deutschsprachigen Raum an den meisten Orten noch als Vertragsmanagement bekannt, nimmt der englische Begriff „Contract Lifecycle Management“ eine ganzheitliche Perspektive ein. So unterstützt CLM-Software den vollständigen Lebenszyklus eines Vertrages von der Vertragserstellung bis hin zu dessen Ende. Alles beginnt mit der Vertragsanfertigung (Vertragsgeber) oder wir erhalten Verträge (Vertragsnehmer). Das können schlichte, einseitige Vereinbarungen sein oder mehrseitige Vertragswerke und es reicht hin zu Spezifikationen und Änderungen. Daran anschließend folgen im CLM noch weitere Verhandlungsprozesse und Genehmigungsverfahren. Schließlich müssen Sie alle Verträge über die Vertragslaufzeit hinweg sorgfältig verwalten. Währenddessen unterstützt Sie eine moderne CLM-Software bei der Prüfung und Durchsetzung der Vertragsbedingungen genauso wie im Reporting und der Datenberichterstattung. Wenn nun aber so ein Vertrag verschiedene Lebensphasen besitzt, welches sind diese und wodurch zeichnen sich diese aus?

Der Vertragslebenszyklus besteht aus umfangreichen Prozessen mit sechs verschiedenen Lebensphasen, in denen sich ein Vertrag befindet. Je nach Phase im CLM schließen sich unterschiedliche Aufgaben für die entsprechenden Bearbeitergruppen an. Die folgenden Passagen beleuchten den Vertragslebenszyklus aus der Perspektive der vertragsgebenden Seite und der vertragsnehmenden Partei.

Vertragserstellung – der Start des Vertragslebenszyklus im CLM

Schon an dieser ersten Stelle im Lebenszyklus hilft eine CLM-Software ungemein. Mussten Verträge zuvor noch sehr umständlich aus diversen und verstreut abgelegten Quellen zusammengesucht und erstellt werden, versorgt Sie ein zeitgemäßes Contract Lifecycle Management durch eine Vertragsvorlagenbibliothek. In dieser Bibliothek finden CLM-Mitarbeiter die – idealerweise durch die Rechtsabteilung – geprüften Vertragsvorlagen. Die Vorlagen reichen dabei von einfachen Textblöcken, z.B. für Klauseln, bis hin zu kompletten Vertragsvorlagen. Alles juristisch geprüft und unternehmensweit über Standorte hinweg blitzschnell nutzbar. Für das CLM zählt eine Vorlagenbibliothek zu einer essenziellen Funktion: Keine umständlichen, zeitkonsumierenden Suchen mehr und bei alledem bleiben die Vertragsersteller auf der rechtlich sicheren Seite. Von Vorteil dabei ist es auch, wenn die CLM-Software eine leichte Zusammenarbeit an Vertragsentwürfen ermöglicht. Sobald der Vertragsentwurf der vertragsgebenden Seite steht, möchten die inhouse am Entwurf beteiligten Personen diesen ggf. schon mit der vertragsnehmenden Seite teilen. Idealerweise verfügt die CLM-Software dann über Optionen zur Zusammenarbeit. Collaboration Tools, wie z.B. Microsoft Office 365 etc., bieten sich dazu an. Dies vereinfacht das CLM ganz entscheidend.

Ein weiterer Vorteil der Vertragsvorlagenbibliothek besteht in der gleichbleibend hohen Qualität der erstellten Verträge. Da Verträge durch die Textblöcke der Vorlagenbibliothek der gleichen Struktur folgen, erhöht dies auch die Lesbarkeit der Verträge – und so finden sich Benutzer/Leser wesentlich leichter zurecht.

Wer profitiert von dieser Phase des Vertragslebenszyklus?

Gerade kleine und mittlere Unternehmen und auch jüngere Unternehmen profitieren in dieser Phase der Vertragserstellung von den Vorteilen einer CLM-Software. In vielen Fällen verfügen Unternehmen dieser Art nicht über die finanziellen Ressourcen für einen Hausjuristen. Vertragsautomatisierung durch ein CLM bedeutet an dieser Stelle, die Textbausteine einmal juristisch prüfen zu lassen, um dann fortlaufend mit schnellem Zugriff über die Vertragsvorlagenbibliothek mit diesen zu arbeiten. Bei Konzernen liegt der Sachverhalt anders: Rechtsabteilungen sind hier vorhanden, allerdings ist der Umfang der Vertragsangelegenheiten bedeutend höher. Auch hier vereinfacht und sichert die Vorlagenbibliothek im CLM die beschleunigte Vertragserstellung.

Vertragsprüfung im CLM

Über die juristische Prüfung des eigentlichen Vertrags hinaus, liegen noch eine ganze Reihe von überprüfungswürdigen Informationen und Daten vor. Z.B. fixieren sogenannte vertragsbegleitende Dokumente wichtige Fakten im CLM: Preise, Lieferfristen und -mengen, Kündigungsklauseln und Verschwiegenheitserklärungen (NDAs), Servicevereinbarungen und Haftungssauschlüsse etc. Diese Daten ändern sich naturgemäß noch in der ersten und in selbst noch in der zweiten Phase des CLM durch Verhandlungen. Für Vertragsnehmer und Vertragsgeber gehört eine gewissenhafte Prüfung zur Selbstverständlichkeit. Natürlich unterstützt CLM-Software diesen Aushandlungsprozess dergestalt, dass diese stets den Kontext zwischen Vertrag und begleitenden Dokumenten herstellt. Auch hier geht es um den standortunabhängigen und schnellen Zugriff auf den jeweils aktuellen Vertrag und auf die zugehörigen Dokumente. Die zu definierenden und dazu berechtigenden Personengruppen betreffen dabei längst nicht nur die Rechtsabteilung, auch andere Abteilungen gehören dazu. Dabei glänzt und reglementiert eine ausgereifte CLM-Software durch ein fein granulares Rollen- und Rechtemanagement den Lese- und Schreibzugriff auf Verträge und begleitende Dokumente. Im Idealfall fasst das CLM-Tool alle zu einem Vertrag gehörenden Dokumente und Korrespondenzen in der digitalen Vertragsakte zusammen – so sind diese schnell auffindbar.

Welche Unternehmenseinheiten profitieren von der Vertragsüberprüfung?

Mit der automatisierten Prozessteuerung (Workflows) lassen sich Arbeitsabläufe standardisieren. Alle betroffenen Personen können die ihnen zugewiesenen Aufgaben im CLM schnell und zielgerichtet wahrnehmen. Was wiederum zu messbaren Verbesserungen der Arbeitsergebnisse in Bezug auf Qualität sowie Effizienz führt. Einkaufs- oder Fachabteilungen, wie z.B. Human Resources oder IT, ziehen gewichtige Benefits aus der automatisierten Prozesssteuerung und der Bereitstellung von Verträgen und vertragsbegleitenden Dokumenten an interne und externe Parteien.

Vertragsgenehmigung im CLM

In diesem Teil des Lebenszyklus befinden wir uns in einer Phase des Übergangs: Formal und inhaltlich konnte der Vertrag erstellt und ausgearbeitet werden. Nun startet der Genehmigungsprozess im CLM – ein idealer Auftakt für einen workflow-gesteuerten Ablauf dieses Abschnitts des Vertragsprozesses. Vertragsersteller und -bearbeiter sind das eine, der vertragsgenehmigende Personenkreis das andere, zumeist aus leitenden Positionen. Workflows (Arbeitsabläufe) zählen ohnehin zum A und O im CLM – und an dieser Stelle spielen Workflows ihre Stärke voll aus: Die richtigen Vertragsgenehmiger müssen gefunden, zeitnah informiert und mit den entsprechenden Ressourcen versorgt werden, also mit dem infrage stehenden Vertragswerk samt vertragsbegleitenden Dokumenten. All dies leisten Workflows im Vertragsmanagement formidabel und hochautomatisiert. Idealerweise verfügt das CLM-Tool dabei über eine Versionierung von Verträgen und der zugehörigen Dokumente. So können die vertragsgenehmigenden Personen alle bisherigen Änderungen am Vertrag nachverfolgen, wissen also wer was wann wie geändert hat. Als vertragsnehmende Partei liegt die Vertragsprüfung natürlich im ureigensten Interesse.

Welche Abteilungen profitieren an dieser Stelle?

Alle genehmigungsberechtigten Personenkreise: Geschäftsführer oder Vorgesetzte aus Leitungskreisen wie auch aus den Fachabteilungen. Dies ist kein Wunschdenken. Denn: Schnellere Genehmigungszyklen gehören zu einem der erzielten Vorteile, wie 51 % der befragten Unternehmensvertreter in der Forrester-Studie (Status Quo Vertragswesen 2021) berichteten.

Vertragsausführung – der Schritt zum Vertragsabschluss

Nachdem der Vertrag im vorherigen Schritt genehmigt wurde, leitet der Workflow diesen an den unterschriftsgebenden Personenkreis weiter. Stift und Papier benötigen Sie in einer modernen CLM-Software natürlich nicht mehr. Elektronische Signaturen von Adobe Sign, Docusign, FP Sign und andere vergleichbare Signaturlösungen stehen zur Wahl – Verträge digital unterschreiben, wird so zum zeitschonenden Kinderspiel gerade im B2B-Business.  Diese Lösungen zur digitalen Signatur integrieren sich auf nahtlose Weise in ein zeitgemäßes Contract Lifecycle Management-Tool. Workflows für den Unterschriftsprozess informieren Zeichner und Gegenzeichner auf zu leistende Unterschriften und den darauffolgenden Vertragsabschluss.

Wer profitiert von der Vertragsausführung?

Interne zeichnungsberechtigte Personenkreise und auch externe Vertragspartner ziehen wichtige Vorteile speziell aus diesem Abschnitt des Lebenszyklus: Musste man zuvor für die Vertragsunterschrift auf postalischem Weg noch mehrere Tage kalkulieren, so lässt sich dieser Abschnitt im CLM auf wenige Minuten reduzieren – nur durch die digitale Unterschrift. Zeitgemäße Signaturdienste wie FP Sign machen dies möglich. Beide Seiten – intern und extern – werden dies zu schätzen wissen. Ein weiterer Vorteil: Digitale Unterschriften vermeiden ebenfalls einen weiteren Medienbruch; auf das Ausdrucken und einen erneuten Scan-in verzichten Sie an dieser Stelle.

Vertragserfüllung

Auf den Vertragsabschluss folgt die Vertragserfüllung. Während der Laufzeit des Vertrags gilt es nun, alle festgelegten Pflichten einzuhalten: zumeist Dienstleistungen und Services zu erbringen, Zahlungen abzuwickeln, Fristen einzuhalten und dergleichen. Nur wer will die Einhaltung überprüfen? Manuelle Prüfungen erübrigen sich bei einer schnell unübersichtlich werdenden Menge an Transaktionen. Ein Fall für CLM-Software. Hier erleichtern Prüfkonzepte kombiniert mit Workflows die Nagelprobe und automatisieren den Prüfprozess. Aber auch in Sachen Compliance trägt die Software wesentlich zur Verbesserung der Regeltreue bei. Je besser sich das CLM-Tool in bestehende ERP-, ECM- oder CRM-Systeme integriert, desto detailreicher ist die Quelle an Informationen, die zur Überprüfung bereitsteht. Dies gilt im Übrigen auch für den Audit- und Reporting-Part. Gerade in der Rückschau lassen sich aus den vorliegenden Daten Risikobewertungen zu Verträgen und Vertragspartnern erstellen, Wertschätzungen aktuell laufender Verträge ermitteln, Abweichungen erkennen sowie Auftragserlöse wie auch -kosten feststellen etc. Wichtig an dieser Stelle: Die CLM-Software sollte natürlich auch den Spezialfall der einfachen Zusammenstellung bilanzrelevanter Leasingverträge nach IFRS 16 beherrschen; das vereinfacht die Bilanzierung enorm.

Wer zieht Vorteile aus dieser CLM-Phase?

Hier profitiert das Unternehmen insgesamt. Das Controlling wie auch das Management können auf detaillierte Audits und Reportings zurückgreifen. Genauso steht es in Sachen Compliance. Selbst hier ermöglicht das CLM, potenzielle Regelverstöße schon frühzeitig zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Vertragsablauf

Der Vertragslebenszyklus endet längst nicht mit Ablauf oder Kündigung des Vertrages. Gesetzliche Vorgaben zwingen die vertragsschließenden Parteien zur Aufbewahrung der Verträge. Die Abgabenverordnung (§ 147) oder das Handelsgesetzbuch (HGB) fordern Aufbewahrungsfristen von 10 bzw. 6 Jahren – all dies GoBD-konform und revisionssicher. Über diese steuerrechtlichen Anforderungen hinaus spielt auch der Datenschutz eine gewichtige Rolle: Stichwort „DSGVO-Konformität“. Eine zeitgemäße CLM-Lösung muss daher über die Anbindung an ein elektronisches Archiv verfügen, das diesen Ansprüchen genügt. Allerdings entstehen aus dieser als lästig erscheinenden Pflichtübung Vorteile. Nicht nur sehen Sie dem Besuch des Wirtschaftsprüfers dann gelassen entgegen. Vielmehr noch erleben CLM-Mitarbeiter Vorteile wie eine beschleunigte Suche nach archivierten Verträgen sowie die vermiedenen Laufmeter in Archiv-Räume. Letztere benötigen Sie dank der Kombination von CLM und digitaler Archivierung dann ebenfalls nicht mehr.

Wer profitiert im CLM während der digitalen Archivierung?

Eine zeitgemäße Integration der digitalen Archivierungslösung im CLM zeichnet sich eben dadurch aus, dass die Suche genaue Suchergebnisse liefert. Standortunabhängig und möglichst auf allen gängigen Geräteklassen. Insofern profitieren zunächst alle berechtigten Personenkreise, die immer mal wieder – und möglichst schnell – auf archivierte Verträge zurückgreifen müssen. Mit Sicherheit gehört darüber hinaus die GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung zu einem Anliegen für „Finance and Operations“ ebenso wie die DSGVO-Konformität ein zentrales Anliegen des Datenschutzbeauftragten darstellt.

Mit CLM-Software durchstarten

Die Zeiten papierbasierter oder teildigitalisierter Vertragsprozesse gehören sicherlich der Vergangenheit an. Eine CLM-Software, wie z.B. easy contract, versetzt Sie in die Lage, in allen Phasen des Vertragslebenszyklus die Kontrolle zurückzugewinnen und dauerhaft zu behalten. Dabei spielt es keine Rolle, über wie viele Standorte hinweg und wie viele Verträge Sie verwalten wollen. Vorteile der Automation durch Workflows, ein Single-Point-of-Truth-Ansatz, die Integration von Signierdiensten, um Verträge digital zu unterschreiben, und die Anbindung an Archivierungslösungen warten auf Sie. Durch CLM-Tools dieser Art stellen Sie Ihr Vertragsmanagement auf solide Beine und profitieren schon in Kürze von allen Vorteilen eines digitalen CLMs.