Digitales Purchase-to-Pay beginnt mit der Bedarfsmeldung und Bestellanforderung

Unter Procure-to-pay (P2P) versteht man ein Bündel an Maßnahmen, die dazu beitragen, die gesamte Produktionsmittelkette (supply chain) von der Beschaffung („Procurement“) bis zum Bezahlvorgang („Payment“) möglichst schnell, sicher und kosteneffizient zu gestalten.

Hierbei handelt es sich im Grunde genommen um eines der wohl fundamentalsten Wirtschaftsthemen überhaupt: der Prozess von der Beschaffung und Bestellung bis zur Eingangs-Rechnung hin zur Zahlung. Neu ist an der Zielsetzung des Procure to pay Prozess rein gar nichts. Was es aber sehr wohl von bekannten Ansätzen abhebt ist die ganzheitliche Sichtweise des Beschaffungsprozesses, bei der üblicherweise streng getrennte Unternehmensbereiche als synergetisch verbunden betrachtet werden. Möglich wird dies durch digitales E-Procurement.

easy Request sorgt für einen enormen Zugewinn an Informationen sowie eine Einsparung von Kosten, Zeit und ablenkenden Routinearbeiten.

Procure to pay: der Prozess im Überblick

Woraus besteht nun der Procure to pay Prozess? Folgende Skizze soll das verdeutlichen.

Angefangen von der Bedarfsanforderung bis hin zur automatisierten Bestellung im ERP-System und der Zahlung beschreiben diese Teilprozesse den Weg im Beschaffungsprozess.

Nun haben wir unseren bewährten Rechnungsprozess ergänzt um den Vorprozess, der Applikation easy Request. Somit lässt sich nun der Prozess der elektronischen Bedarfsmeldung bis zur automatisierten Bestellung in nahezu allen ERP-Systemen abbilden.

Vorteile durch Procure to pay für die einzelnen Abteilungen im Beschaffungsprozess

• die Identifizierung eines Warenbedarfs: Sachbearbeiter
• die Autorisierung des Einkaufsprozesses: Freigaben Vorgesetzte unter Beachtung der Budgets
• eine Recherche möglicher Lieferanten: Sachbearbeiter/Einkauf
• Angebotseinholung: Einkauf
• Auswahl des Lieferanten: Einkauf
• Wareneingang: Lager
• Rechnungseingang: Rechnungsabteilung
• Bezahlung: Buchhaltung

Selbstverständlich lässt sich der P2P-Prozess, je nach Komplexität der Abläufe in der Firma und der internen Firmenstruktur, noch beliebig erweitern.
Damit stellt easy Request nicht nur ein Optimierungsinstrument dar, sondern präsentiert sich als Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen. Alle Informationen in diesem Prozess finden sich in einer digitalen Einkaufsakte wieder, die im gesamten P2P Prozess ergänzt wird mit den Informationen aus dem anschließenden easy Rechnungsprozess. Natürlich sind all die Informationen innerhalb der Einkaufsakte wie auch die Freigaben über mobile Apps zu ergänzen und zu bearbeiten!

Procure to pay – die digitale Klammer

Ein funktionierendes P2P ist mehr als nahezu jedes andere derzeit beliebte Unternehmenskonzept in der Lage, ein Unternehmen konzeptuell und finanziell nach vorne zu bringen.

Das liegt zum einen daran, dass die Ausgaben für den Produktionsprozess in vielen Betrieben neben den Lohnkosten den größten Teil der Ausgaben ausmachen. Somit können Einsparungen in der Beschaffungskette erhebliche Auswirkungen auf die eigene Liquidität haben. Zum anderen wirkt sich der digitale Procure to pay Prozess gerade wegen seiner 360-Grad-Sicht auf nahezu alle anderen Bereiche einer Firma aus:

• Der P2P Prozess liefert den Abteilungen höchst interessante Daten und Informationen. Schließlich ist der Austausch mit Lieferanten immer auch eine Form der Marktanalyse, bei der man sich über neue Entwicklungen auf dem Laufenden halten kann. Procure-to-pay wandelt diese Analyse in einen fortlaufenden Prozess um.
• Die Buchhaltung kann durch entsprechende Optimierungen deutlich entlastet werden. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit kostspieliger Fehler.
• Die Zeitersparnis, die durch easy Procure to pay erreicht werden kann, ist phänomenal. Die Prozessschritte sind transparent und weitestgehend über den eingesetzten Workflow automatisiert. So lassen sich z.B. entsprechende Angebote einholen, nach der Prüfung durch den Einkäufer automatisierte Bestellungen generieren, die Rechnungen können dann auch automatisiert gebucht werden.
• Dank der Erfassung aller relevanten Daten besteht zu jedem Zeitpunkt ein genaues Bild darüber, welche Produktionsmittel sich wo im Betrieb befinden und wie sie im Prozess eingesetzt wurden oder eingesetzt werden sollen. Ebenfalls erhalten alle eine Übersicht der kontrollierten und im Workflow geprüften Freigaben innerhalb eines Prozesses

Zusammenfassend sorgt der easy Procure to pay Prozess also für einen enormen Zugewinn an Informationen sowie eine Einsparung von Kosten, Zeit und ablenkenden Routinearbeiten. Mit easy lassen sich somit echte Wettbewerbsvorteile durch ein schlankes, digitales Beschaffungswesen erzielen.

Für den 360-Grad-Blick im Einkauf

Zeit für durchgängig digitalisierte Beschaffungsprozesse ist‘s allemal: Zeit für easy Request, der neuen Applikation für die Bedarfsmeldung und Bestellanforderung, die eine zentrale Rolle im Angebot der easy Lösungen für Purchase-to-Pay-Prozesse darstellt. Nur so viel vorab: easy Request speichert die Informationen aus allen Teilprozessen der Beschaffung in der „digitalen Einkaufsakte“ – das schafft Übersicht und rechnet sich. Auf zum leistungsfähigen Einkauf, für mehr Performance, Transparenz und Freude an der Arbeit. Doch schauen Sie selbst, welche Optionen Sie haben, zusammen mit eay das Purchase-to-Pay zu optimieren.

Warum Leistungsfähigkeit in der Beschaffung zählt

Der Einkauf gehört seit ehedem zu den existenziellen Funktionen eines Unternehmens: Die Priorisierung seiner Aufgaben verändert sich zwar je nach konjunktureller Großwetterlage – in bewölkten Zeiten setzt man auf Effizienz und Kostenreduktion der Purchase-to-Pay-Prozesse, in sonnigen Zeiten möchte man die reibungslose Versorgungssicherheit sicherstellen. Beide Ziele sind mit traditionellen, papierbasierten Methoden des Einkaufs, trotz funktionierender Supply Chain mehr schlecht als recht zu bewältigen. Man denke dabei nur an global operierende Unternehmen, die aus verschiedenen Organisationseinheiten bestehen und schließlich länderübergreifend ein Unternehmen bilden. Und um ehrlich zu sein: Man will beide Ziele erreichen – Versorgungssicherheit UND Kostenreduktion. Durch easy Request kommen Sie diesem Ziel nahe. Doch zunächst zur Frage, woraus besteht so ein Beschaffungsprozess eigentlich?

Purchase-to-Pay beginnt mit der Bedarfsmeldung

Grob und vereinfachend gesagt, lässt sich der Beschaffungsprozess in Unternehmen zunächst in zwei Teilbereiche aufspalten: auf der einen Seite in den Bereich des Einkaufs (purchase) – und auf der anderen Seite in den Bereich der Rechnungsbearbeitung/Verbuchung (to pay). Beides zusammen ergibt den Purchase-to-Pay-Prozess. Anhand der nun folgenden grafischen Darstellung wird der Gesamtprozess deutlich:

Der Einkauf – Vorteile durch digitales Purchase-to-Pay mit easy Request

Auf der Einkaufsseite jeweils beteiligter Abteilungen ergeben sich durch die easy Request folgende Vorteile:

• Die Identifizierung des Warenbedarfs: Sachbearbeiter befinden sich dank easy Request in der vorteilhaften Situation, jederzeit über anstehende Bedarfe im Bilde zu sein bzw. sich informieren zu lassen.
• Die Autorisierung des Einkaufsprozesses: Ein rollenbasiertes Rechtesystem ermöglicht Freigaben durch Vorgesetzte unter Budget-Beachtung – automatisiert oder per Klick.
• Recherche möglicher Lieferanten in verschiedenen Katalogen durch Sachbearbeiter im Einkauf
• Angebotseinholung: manuell oder automatisiert via Vorlagen

Purchase-to-Pay – Vorteile für den Wareneingang, Rechnungsbearbeitung und Verbuchung

Natürlich setzen sich die Vorteile von easy Request auch hier weiter fort. Ist einmal der Anfang des Purchase-to-Pay-Prozesses digitalisiert, liegen die gesammelten Informationen auch für die darauffolgenden Teilprozesse vor. Das bringt Vorteile für die Automatisierung von Prozessen rund um die Eingangsrechnungsverarbeitung.

• Wareneingang: schon bei der Warenlieferung stets im Bilde – durch Scan-in des Lieferscheins und, falls vorhanden, der Eingangsrechnung: Mengen- und Preissummen stehen zum überprüfenden Abgleich bereit. Was wurde in welcher Menge bestellt und was geliefert. Diese Frage wird hier automatisiert beantwortet.
• Rechnungseingang: Der perfekte Auftakt für die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung. Denn: Alle notwendigen Informationen liegen der Rechnungsabteilung nun vor.
• Bezahlung: Durch den beschleunigten und transparenten Purchase-to-Pay-Prozess können alle Zahlungen fristgerecht durchgeführt werden: im Hinblick auf Nachlässe durch Skonto ein zusätzlicher Gewinn.
• Buchhaltung: Durch die Freigabeprozesse im Vorfeld und die Einsicht in die komplette digitale Akte finden buchhalterischen Prozesse schneller und sicherer statt.

Selbstverständlich lässt sich der Purchase-to-Pay-Prozess noch erweitern, je nach Anforderungen der Prozessabläufe im Unternehmen und der internen Firmenstruktur. Diese Chance sollte man ergreifen. Denn: Ein funktionierendes Purchase-to-pay-System ermöglicht Unternehmen einen finanziellen Vorsprung. Kosten im Produktionsprozess machen in vielen Betrieben neben den Lohnkosten den größten Teil der Ausgaben aus. Gerade Einsparungen in der Beschaffungskette (Suppy Chain) besitzen starke Auswirkungen auf die Liquidität des Unternehmens.

Purchase-to-Pay-Prozesse münden in der digitalen Einkaufsakte

er hinaus wirkt sich digitales Purchase-to-Pay gerade wegen seiner 360-Grad-Sicht auf nahezu alle anderen Bereiche einer Firma aus.

• Der Purchase-to-Pay-Prozess liefert höchst spannendes Datenmaterial und Informationen. Der Austausch mit Lieferanten ist auch immer eine Art der Marktanalyse. Digitales Purchase-to-Pay verwandelt diese Analyse in einen fortlaufenden Prozess – so bleibt man auf dem Laufenden und hat neue Entwicklungen und Trends stets auf dem Radar.
• easy Request optimiert den Purchase-to-Pay-Prozess von Anbeginn – mit der Folge, dass selbst noch die Buchhaltung daraus ihren Nutzen zieht. Sie wird entlastet sowie die Wahrscheinlichkeit kostenträchtiger Fehler reduziert.
• Verkürzung der Prozesslaufzeiten im Purchase-to-Pay: Der Zeitgewinn, der durch easy Request erzielt wird, ist enorm. Die Teilprozesse und -schritte bleiben transparent und in hohem Maße durch Workflows automatisierbar: So können sich Einkäufer automatisiert passende Angebote zukommen lassen und nach Prüfung ebenso automatisierte Bestellungen erzeugen. Dazugehörige Rechnungen können Sie dann ebenso automatisiert buchen.
• Dank der durch den Purchase-to-Pay-Prozess erfassten Daten besteht zu jedem Zeitpunkt ein genaues Bild darüber, welche Produktionsmittel sich wo im Betrieb befinden und wie sie im Prozess eingesetzt wurden oder eingesetzt werden sollen. Ebenfalls erhalten alle eine Übersicht der kontrollierten und im Workflow geprüften Freigaben innerhalb eines Prozesses
• Ein kleines Extra am Rande: easy Request ist mobile-ready und in einer DMS App verfügbar. Damit hat man das komplette Purchase-to-Pay in nur einer App überall dabei.

Allerdings reichen die positiven Auswirkungen des digitalen Procure-to-Pays weit über die beschriebenen Optimierungen hinaus. easy Request verbindet die verschiedenen Sektionen des Unternehmens durch den P2P-Prozess. Sämtliche im Procure-to-Pay-Prozess anfallenden Informationen wandern in die digitale Einkaufsakte – das „digitale Gehirn“ im Beschaffungsprozess.  Das gilt auch für die Informationen aus der Eingangsrechnungsverarbeitung. Leistungsfähiges Purchase-to-Pay – jetzt mit easy Request durchstarten.