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Dokumentenarchiv für Salesforce: So sind Sie auf der sicheren Seite

Immer mehr Kunden nutzen Salesforce™ als CRM-Service aus der Cloud oder nutzen die Plattform um weitere Services zu implementieren. Manche Firmen haben fast ihre gesamte Unternehmenskoordination mit Salesforce abgebildet.

Dabei fallen jede Menge Dokumente an, unter anderem solche, die rechtskonform und sicher aufbewahrt werden müssen. Dazu gehört, dass manche Dokumente Deutschland gar nicht erst verlassen dürfen.

Man könnte sich auf die Suche nach einem passenden Archivsystem machen, Lizenzen kaufen, den Archivserver einrichten und betreiben, Schnittstellen bauen und dafür ein entsprechendes Projekt aufsetzen und durchführen. Das beißt sich aber ein gutes Stück weit damit, gerade deshalb auf Salesforce zu setzen, weil man keine Systeme mehr selber betreiben, durch nutzungsabhängige Bezahlung hohe Anfangsinvestitionen vermeiden und das System von Anfang an sofort nutzen möchte.

 

Alternativen existieren – und zwar sichere

Es gibt Alternativen für die Ablage der Dokumente, die sofort verfügbar sind, professionell betrieben und Pay per Use abgerechnet werden. Als Kunde sollte man hier allerdings immer darauf achten, dass entsprechende Sicherheitsstandards eingehalten werden und – wenn rechtlich notwendig – die archivierten Dokumente Deutschland nicht verlassen.

Das betrifft nicht nur die Archivierungssysteme an sich und deren Betrieb, sondern auch die Sicherheitsstandards, die für die Schnittstellen zwischen Salesforce und dem entsprechenden Archiv-Service eingehalten werden sollten, zumal das Archivsystem in einem anderen Rechenzentrum betrieben wird als Salesforce.

 

Die Software sollte zertifiziert sein…

Alle Apps und die damit ausgelieferten Services, die im Salesforce AppExchange angeboten werden, durchlaufen eine entsprechende Zertifizierung von Salesforce, bei der für das Bestehen gerade die Einhaltung extrem hoher Sicherheitsstandards Voraussetzung ist. Um die rechtlichen Anforderungen an steuerrelevante und unternehmenskritische Dokumente nach GoDB zu erfüllen, sollte die Archiv-Software ebenfalls eine entsprechende Zertifizierung durch eine Wirtschaftsprüfergesellschaft, wie z. B. die KPMG vorweisen können.

 

…und das Rechenzentrum sowieso

Für den Betrieb eines Archivierungs-Services aus der Cloud ist auf ein zertifiziertes Rechenzentrum zu achten und die Information, in welcher Region die Server stehen, auf denen die Dokumente archiviert werden. Entsprechende SLA stellen in der Regel sicher, dass die Daten gegen Datenverlust geschützt werden, z. B. durch regelmäßige Backups.

Bei einem Archivierungsservice in der Cloud kann man davon ausgehen, dass der Service auf einem für viele Mandanten gesharten Archivserver betrieben wird. Zur Sicherheit trägt ebenso bei, wenn alle Dokumentdaten physikalisch pro Mandant und Service getrennt sind, nicht nur die archivierten Daten, sondern auch die Indexdaten und die Volltext-Datenbanken. Eine entsprechende Beschreibung sollte der Anbieter des Service liefern können.

 

Das Löschen der Daten mitdenken

Ein weiterer Punkt für die Sicherheit ist, dass Sie einerseits Ihre Daten jederzeit aus dem System als Export bestellen können und andererseits gewährleistet ist, dass die Daten nach einer Kündigung vollständig aus allen Datenbanken und dem Archiv-Storage gelöscht werden.

Wer allerdings schon einen eigenen Archiv-Server betreibt oder hosten lässt, sollte die Möglichkeit haben, die Archivierungs-App auch auf diesen umzuschalten und die Dokumente mit eigenen Sicherheitsstandards vorzuhalten. Seit 13.04.2016 steht die EASY Archiving App for Salesforce im AppExchange zur Verfügung, hier kann man den EASY Archivierungs-Service einfach mal für 30 Tage testen.

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