Revisionssichere Archivierung in der Cloud

Damit sind in aller Kürze die Anforderungen umrissen, mit der viele Unternehmen auf eine Dokumentenarchivierung in der Cloud oder im SaaS-Modell blicken. Worauf aber müssen Sie vor Einführung achten? Und gibt’s so etwas mittlerweile in deutschen Rechenzentren?

Revisionssichere Archivierung im Saas- oder Cloud-Archiv

Um es gleich vorwegzunehmen: Je nachdem, für welche Geschäftsprozesse und Dokumente Sie Ihr Cloud- oder SaaS-Archiv einsetzen, ändern sich auch die Anforderungen. Grundsätzlich gilt: DSGVO-Konformität* spielt im HR-Bereich eine zentrale Rolle – für steuerrechtlich relevante Dokumente und deren revisionssichere Archivierung.

*Datenschutz-Grundverordnung 

Darüber hinaus muss die jeweilige Lösung zur Dokumentenarchivierung über Funktionen verfügen, die 

• Überprüfbarkeit ermöglicht: d.h. die Archivierung muss jederzeit dem Finanzprüfer zugänglich und lesbar sein
• Identity Management ermöglicht: d.h. nur definierte und berechtigte Mitarbeiter und Personen dürfen Zugriff auf die Dokumentenarchivierung erlangen
• Compliance sicherstellt, d.h. die Archivierung muss sowohl die rechtlichen Vorgaben wie auch unternehmensinterne Anforderungen gewährleisten
• Vollständigkeit ermöglicht: Alle Geschäftsdokumente dürfen weder auf dem Übertragungsweg noch im Archiv verlorengehen
• Nachvollziehbarkeit sicherstellt: d.h. alle Änderungen im Archiv werden protokolliert und aufgezeichnet
• Fälschungssicherheit abbildet: d.h. die archivierten Geschäftsunterlagen müssen im Original und unveränderlich gespeichert werden
• Sicherung vor Verlust bietet: d.h. Mitarbeiter und dritte Personen (z.B. Finanzprüfer) müssen jederzeit lesenden Zugriff auf die Geschäftsdokumente erhalten können

Über Rechts- und Compliance-Konformität hinaus, soll Ihnen das Archiv eine leistungsfähige Lösung für die Dokumentenarchivierung bieten. Mit der Lösung speichern Sie Ihre steuerrelevanten und aufbewahrungspflichtigen Daten und Dokumente einfach, digital und sicher. Idealerweise achten Sie bei der Auswahl des Anbieters auf eine möglichst lange Geschäftshistorie. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, ob der jeweilige Anbieter auch noch morgen, übermorgen, in 10 Jahren und länger noch am Markt verfügbar sein wird. Zudem sollten Sie ebenfalls darauf achten, auf einen Managed Services Anbieter zu setzen. Das entlastet Ihre IT und gleichzeitig verfügen Sie so über feste Ansprechpartner.

Sagen Sie der Papierablage ade – Setzen Sie auf Dokumentenarchivierung

Um der elektronischen Archivierung ein Stück näherzukommen, sollte das Archiv schon nach der ersten Aktivierung ein digitales Archiv für Sie anlegen. Für all Ihre Papierrechnungen, e-rechnungen und Belege, für die digitale Personalakte – mit oder ohne digitale Signatur. Ein zeitgemäßes SaaS-Archiv, wie z.B. easy archive, kann out-of-the-box gut 500 verschiedene Dateiformate verarbeiten.

Sobald das System für die Archivierung steht, beginnt die Archiv-Anwendung Ihre digitalen Dokumente automatisch zu übertragen. So kommen Sie Ihren Dokumentationspflichten einfacher und zeitsparender denn je nach. Auf Ihre archivierten Dokumente und Belege haben Sie dabei jederzeit und von beliebigen Orten aus Zugriff.

Nutzerfreundlichkeit first, auch im Zugriff aufs digitale Archiv

Gestiegene Anforderungen in punkto Nutzerfreundlichkeit haben sich in den letzten Jahren herauskristallisiert. Dabei sind es vor allen Dingen jüngere Nutzerzielgruppen, die sich nicht mit kompliziert zu bedienenden Anwendungen beschäftigen wollen. Klar, „getting things done!“ Und was hilft eine Anwendung fürs simple Daten-Archivieren, die einem im Weg steht? Eben.

Im Idealfall steht das SaaS-Archiv bereits vor der ersten Nutzung vorkonfiguriert für Sie bereit und so überspringen Sie technische Hürden. Dies ist typisch für SaaS- und Cloud-Angebote. Besonders hilfreich dabei: In der Regel werden Sie dabei schon von Anfang an geführt. So übernimmt die Dokumenten-Ablage ein sogenannter Archivierungsassistent für Sie. Sie definieren lediglich die Datenquellen und Ordner auf Ihren Systemen, aus denen er Dateien automatisch hochlädt. Zu archivierende Dokumente und Dateien in elektronischer Form, wie z.B. buchungsrelevante Dateien, legt der Assistent danach sogar automatisch ab. So findet eine regelmäßige Datensicherung automatisiert statt. Über gängige Webbrowser haben Sie und alle Berechtigten dann jederzeit sicheren Zugriff auf die in der Cloud archivierten Daten. Das Ganze muss natürlich auch auf Smartphones/Tablets und anderen mobilen Geräten funktionieren. Klar. Worauf müssen Sie noch achten?

Revisionssicher und leicht zu bedienen

Mit easy archive archivieren Sie gesetzeskonform. Das Thema Revisionssicherheit zählt zu den zentralen Aspekten, auf die Sie bei der Auswahl Ihres Archivspeichers achten müssen. Sorgen machen müssen Sie sich dann nicht mehr. Denn die revisionssichere Archivierung garantiert dank einer automatischen Versionierung die Unveränderbarkeit einmal archivierter Dateien. So gelingt die digitale Archivierung und die sichere Aufbewahrung im Handumdrehen.

Wie funktioniert’s? Die Ursprungsdatei bleibt stets verfälschungssicher erhalten. Zum Nachweis der Revisionssicherheit hält ein geschütztes Aktivitätenprotokoll alle Übertragungen, Änderungen und Löschungen von Dateien fest. Digitale Belege, Dokumente und Daten sollten vor versehentlichem Löschen im Archiv in Unternehmen geschützt sein. Im Idealfall sorgt ein Vier-Augen-Prinzip dafür, d.h.: vor dem Löschvorgang wird automatisiert ein definierter zweiter Mitarbeiter in Kenntnis gesetzt. Erst ein Okay von dieser Seite lässt das Löschen zu.

Zusammenarbeit first plus intuitive Bedienbarkeit

Der Webclient eines Archivs soll intuitiv zu bedienen sein. Auch alle Berechtigungen – vom Anwender bis zum Administrator – sollten in kürzester Zeit eingerichtet sein. Verfügbare Nutzergruppen mit verschiedenen Rollen und Rechten stehen zur Verfügung. Typisch für Managed Services: Diese Benutzergruppen werden bereitgestellt, und Sie müssen Ihre Mitarbeitenden nur entsprechend einordnen. Für Dokumente und Ordner stehen Collaboration-Tools zur Verfügung: Kontextgebunden können so archivierte Dokumente und Daten mit Bemerkungen, Notizen für wichtige Aufgaben etc. versehen werden. Das vereinfacht die Arbeit in einer SaaS-Lösung ungemein.

Archivierte Dokumente in der Cloud suchen und schnell finden

Bereits beim Übertragen der Dokumente in das Dokumentenarchiv liest eine leistungsfähige OCR-Software die Inhalte aus. Dies ist eine Voraussetzung für die automatische Verschlagwortung der einzelnen archivierten Dokumente. Im Grunde genommen stellen die gewonnenen Schlagworte eine Metaebene zum Dokument dar – und all dies liegt im digitalen Archiv. Folglich können Sie vom ersten Moment mithilfe der Volltextrecherche nach allen Begriffen im Dokument suchen. So ist jede Datei im Handumdrehen gefunden.

Schon kurz nach der Ersteinrichtung können alle berechtigten Teammitglieder auf die gespeicherten Belege und Dokumente zugreifen, Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten. Sogar mobil – denn zeitgemäße SaaS-Archiv funktionieren nicht nur am Desktop, sondern auch als App für iOS- und Android.

Dokumentenarchivierung in der Cloud: Worauf Sie achten müssen

• Revisionssichere Archivierung entsprechend allen Vorgaben und des HGB bezüglich Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Schutz vor Verlust, Nachvollziehbarkeit etc.
• Automatische Übertragung und Belegarchivierung
• Unveränderbares Aktivitätenprotokoll macht alle Änderungen transparent
• Höchste Datensicherheit dank Speicherung in deutschen Hochsicherheits-Rechenzentren und verschlüsselter Übertragung
• Integrationen in Geschäftsprozesse, z.B. Vertragsmanagement, Personalprozesse etc.
• Automatische Texterkennung archivierter Dokumente dank integrierter OCR-Funktion
• Volltextsuche ordnerübergreifend möglich
• Mobiler Datenzugriff über Tablet, Smartphone (iOS/Android) oder Laptop/PC
• Gleichzeitiger Zugriff mehrerer User
• Digitale Schnittstellen zur komfortablen Datenübertragung etwa im Rahmen der Steuerprüfung
• Möglichkeit zum Datenexport aus dem Archiv: vermeidet einen Vendor Lock-in und damit die Abhängigkeit zu einem Archiv-Anbieter