Dokumentenarchivierung: Essenzieller Baustein für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die Arbeitswelt wandelt sich rasant: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fordern die Möglichkeit zur flexiblen Gestaltung ihrer Aufgaben und arbeiten in agilen Teams zusammen, Führungskräfte setzen auf mehr Eigenverantwortung ihrer Teams und besser strukturierte Arbeitsprozesse. Als gemeinsame Ablage für die aus Geschäftsprozessen entstehenden Dokumente und Daten dient dabei oft die Dokumentenarchivierung in der Cloud. Diese unter dem Stichwort „New Work“ bekannten Prinzipien gelten längst nicht mehr nur für hippe Tech-Startups in Berlin. Mittlerweile halten diese Prinzipien Einzug in immer mehr Unternehmen aller Größen und Branchen. 

Unabhängig davon, ob Sie sich als gesamtes Unternehmen oder einzelne Business-Unit auf diesen Weg zur Modernisierung ihrer Arbeitswelt begeben: Sehr wahrscheinlich machen Sie irgendwann die Erfahrung, dass New Work nicht nur eine Frage des richtigen Mindsets ist. Vielmehr müssen für alle Beteiligten auch die Rahmenbedingungen stimmen, um die großen Vorteile von New Work, wie zufriedenere Mitarbeiter oder effizientere Geschäftsprozesse, im Unternehmensalltag abrufen zu können.

Veraltetes Dokumentenmanagement wird zum Stolperstein für New Work

Ein immer wiederkehrender Stolperstein auf diesem Weg ist das Dokumentenmanagement. Viele Unternehmen sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter machen bei diesem Thema eine paradoxe Erfahrung: Auf der einen Seite wird der Umgang mit Wissen in der digitalen Arbeitswelt immer wichtiger und allgegenwärtiger. Auf der anderen Seite wird es – trotz zahlreicher Investitionen in die digitale Infrastruktur – in vielen Geschäftsbereichen immer komplizierter, auf diese Informationen flexibel zuzugreifen und sie transparent, nutzerfreundlich und rechtssicher in die entsprechenden Geschäftsprozesse zu integrieren. 

Nach unserer Erfahrung liegt das daran, dass das Dokumentenmanagement in vielen Unternehmen trotz zahlreicher Digitalisierungsinitiativen in der Regel nicht ganzheitlich in den Blick genommen wurde. Dadurch stoßen sowohl einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als auch ganze Teams in ihrem Arbeitsalltag auf ständig wiederkehrende Probleme wie:

• Medienbrüche, wenn zum Beispiel in der Rechnungsverarbeitung Papierrechnungen auf vollständig digitalisierte Prozesse treffen
• Abreißende Prozessketten, wenn zum Beispiel digitale Dokumente in unterschiedlichen Formaten genutzt werden 
• Lückenhafte Workflows, die sich nicht über alle Kontaktpunkte hinweg durchgängig digitalisieren und verbindlich standardisieren lassen

Was diese und ähnliche Probleme gemeinsam haben: Sie erfordern ein manuelles Eingreifen in Prozesse, die heutzutage eigentlich automatisch ablaufen sollten. Das sorgt einerseits für Frust auf Seiten der Betroffenen – sowohl im als auch außerhalb des Unternehmens – und bremst andererseits die Effizienz aus, weil manuelle Prozesse mehr Ressourcen kosten und fehleranfällig sind.

Das digitale Archiv als intelligentes System

Die effektivste Lösung für solche Probleme ist die systematische Digitalisierung des Ortes in Ihrem Unternehmen, an dem alle relevanten Daten Ihres Unternehmens letztlich zusammenlaufen. Es ist das Archiv. Wenn immer mehr Geschäftsprozesse, die letztlich im Archiv landen, digitalisiert werden, müssen in letzter Konsequenz auch die Dokumente als Medien ebendieser Prozesse digital archiviert und in der Dokumentenarchivierung abgelegt werden.

Dabei klingt „Archiv“ für viele Entscheider noch immer nach vergilbten Aktenordnern in dunklen Kellerräumen. Aber Archive sind, wie Bibliotheken oder Enzyklopädien, eigentlich eine Wiege der Zivilisation. Wenn Sie jetzt an die Ordner alter Rechnungen und Verträge in Ihrem Unternehmen denken, wird Ihnen diese Verbindung zunächst etwas weit hergeholt vorkommen. Schließlich wird die wichtigste Funktion eines Dokumentenarchivs in Unternehmen noch immer in der Notwendigkeit zur gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrung relevanter Unternehmensdokumente gesehen. 

Bleiben wir also kurz bei beim Thema revisionssichere Archivierung: Wenn Sie sich mit den Herausforderungen des Themas schon auseinandergesetzt haben, wissen Sie wahrscheinlich, wofür die Abkürzungen GoBD, HGB und AO stehen? Letzten Endes stehen sie dafür, dass jedes Unternehmen – vom Konzern bis zum Freiberufler – bei der Archivierung von Dokumenten komplexe rechtliche Vorschriften beachten muss. Hinzu kommen für die entsprechenden Dokumente noch die jeweiligen Archivierungsfristen sowie generell die seit Mai 2018 geltende Datenschutz-Grundverordnung. 

Wer sich dem Thema Dokumentenarchivierung von der gesetzlichen Seite nähert, benötigt eigentlich ausgewiesenes Expertenwissen, um nicht den Überblick zu verlieren. Oder ein digitales Archiv, das auf diese Anforderungen ausgerichtet ist. Denn ein digitales Archiv ist nicht nur ein virtueller Ort, an dem alle relevanten Daten Ihres Unternehmens zusammenfließen. Es ist viel mehr. Ein digitales Archiv ist ein intelligentes System, das Ihnen dabei hilft, mit Ihren Daten umzugehen. Für die revisionssichere Archivierung bedeutet das: Die Archivierungssoftware nimmt Ihnen eine Großteil der Arbeit ab und unterstützt Sie mit standardisierten Verfahren dabei, die komplexen Vorgaben bei jedem einzelnen Archivierungsprozess genauestens einzuhalten. 

Das cloud-Archiv der Zukunft kommt näher

Das Archiv wird so mittelfristig immer mehr zum Single Point of Truth (SPoT), der Entscheidern neue Ein- und Durchblicke in Zusammenhänge und Strukturen gewährt und dabei hilft über den Tellerrand des Tagesgeschäfts hinaus zu blicken: 

• Im Archiv der Zukunft werden Sie auf KI-gestützte Verfahren zurückgreifen können: Zum Beispiel bei der automatisierten Auswertung von Daten, die von der KI im Archiv nach Ihren Bedürfnissen ausgewählt und in Echtzeit prozessiert und ausgegeben werden. 
• Das digitale Archiv wird Ihre Geschäftsdaten immer mehr in die Cloud verlagern. Dadurch werden Prozesse der Dokumentenarchivierung flexibler, sicherer und günstiger angeboten werden können und sich über Schnittstellen und Plug-ins für Drittanbieter noch einfacher in verschiedene IT-Systeme einbinden lassen. 
• Schließlich wird Sie das Archiv von morgen dabei unterstützen nachhaltiger zu werden. Das geschieht nicht nur durch den Digitalisierungsschub, den Unternehmen durch digitale Archivsysteme generell verzeichnen. Darüber hinaus wird sich Ihr Archiv permanent selbst optimieren und die Vorhaltung der Daten möglichst optimal gestalten, um seine eigene Effizienz zu steigern.