E-Rechnungen prüfen leicht gemacht

Das BMF unterscheidet erstmals drei klar definierte Fehlerarten, die bei elektronischen Rechnungen auftreten können. Das Ziel? Mehr Sicherheit, klare Prüfprozesse und einheitliche Standards für Unternehmen, Behörden und Dienstleister.

Die drei Fehlerarten im Überblick

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 bringt Ordnung in die bisher oft uneinheitliche Bewertung von E-Rechnungen. Es unterscheidet erstmals drei Fehlerklassen, die jeweils unterschiedliche Auswirkungen auf die Verarbeitung und Annahme einer Rechnung haben.

1. Formatfehler – wenn die Technik nicht stimmt

Ein Formatfehler liegt vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den technischen Anforderungen der EN 16931 entspricht. Das betrifft zum Beispiel:

• fehlende Pflichtfelder wie die Währung (BT-5)
• falsche Struktur oder Position von Elementen
• nicht maschinenlesbare Inhalte

Folge:
Die Rechnung gilt nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige elektronische Rechnung“.
Ob sie trotzdem akzeptiert werden darf, hängt davon ab, ob der Rechnungssender bereits zur E-Rechnung verpflichtet ist.

2. Geschäftsregelfehler – wenn die Logik hakt

Geschäftsregeln definieren, wie die Inhalte einer Rechnung logisch zusammenhängen müssen. Sie stammen aus der EN 16931 und werden durch Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD konkretisiert.

Typische Beispiele:

• Ein Steuersatz ist angegeben, aber kein Steuerbetrag.
• Ein Rabattwert ist vorhanden, aber der Grund fehlt.

Technisch prüfbar?
Ja – viele Geschäftsregeln lassen sich durch Validierungstools automatisch erkennen.
Andere müssen manuell oder durch ERP-Systeme geprüft werden.

Folge:
Ein Geschäftsregelfehler kann ein Formatfehler sein – muss aber nicht.
Der Fehler zeigt, dass die Rechnung nicht vollständig logisch konsistent ist.

3. Inhaltsfehler – nicht exklusiv für E-Rechnungen, dennoch relevant

Inhaltsfehler betreffen die sachliche, rechnerische oder steuerliche Richtigkeit einer Rechnung. Sie können in allen Rechnungsarten auftreten, ob nun digital oder papierbasiert.

Typische Beispiele:

• falscher Steuersatz oder Steuerbetrag
• unzutreffende Leistungsbeschreibung
• fehlerhafte Mengen, Preise oder Summen

Diese Fehler sind nicht spezifisch für die E-Rechnung, aber sie werden im Rahmen der E-Rechnungsprüfung ebenfalls betrachtet. Dies passiert insbesondere, wenn sie Auswirkungen auf die ordnungsgemäße Rechnungsstellung nach § 14 UStG haben.

Technisch prüfbar?
Teilweise: Validierungstools erkennen z. B. Inkonsistenzen zwischen Steuersatz und Steuerbetrag.
Andere Fehler wie etwa die sachliche Richtigkeit der Leistung müssen manuell oder durch ERP-Systeme geprüft werden.

Folge:
Nicht jeder Inhaltsfehler führt automatisch zur Ablehnung.
Nur wenn gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben fehlen oder falsch sind, liegt eine nicht ordnungsmäßige Rechnung vor – und diese muss abgelehnt werden.

Merke:
Inhaltsfehler sind nicht neu – aber im Kontext der E-Rechnung gewinnen sie an Bedeutung, weil sie nun systematisch mitgeprüft werden.
Wer E-Rechnungen verarbeitet, sollte technische und fachliche Prüfungen klar voneinander trennen.

4. Pflichtangaben nach § 14 UStG: Was muss drinstehen?

E-Rechnungen unterliegen denselben gesetzlichen Anforderungen wie klassische Rechnungen. § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) nennt die Pflichtangaben, die jede Rechnung unabhängig vom Format enthalten muss.

Diese Angaben sind zwingend erforderlich:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Dienstleistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag
• Angewendeter Steuersatz
• Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)

Was passiert, wenn etwas fehlt?

Fehlen Pflichtangaben oder sind sie fehlerhaft, gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß. Das hat Folgen:

• Der Vorsteuerabzug gerät dann in Gefahr
• Ablehnung durch Empfänger oder Finanzbehörde
• Risiko bei Betriebsprüfungen

Merke: Auch technisch korrekte E-Rechnungen können rechtlich ungültig sein, sobald Pflichtangaben fehlen.

Was tun bei fehlerhaften Pflichtangaben?

• Rechnung nicht einfach akzeptieren: Auch wenn die Datei technisch korrekt ist: Fehlen Pflichtangaben wie Steuersatz, Rechnungsnummer oder Leistungsbeschreibung, darf die Rechnung nicht als ordnungsgemäß gelten. Ein Vorsteuerabzug wäre in diesem Fall nicht zulässig.
• Bitte um Rechnungskorrektur: Weisen Sie den Rechnungssteller auf die fehlenden oder fehlerhaften Angaben hin. Bitten Sie um eine korrigierte E-Rechnung. Dokumentieren Sie die Kommunikation, z. B. per E-Mail oder im ERP-System.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des BMF?

Die elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung – ist mehr als nur eine PDF-Datei per E-Mail. Laut Bundesfinanzministerium (BMF) gilt eine Rechnung nur dann als „E-Rechnung“, wenn sie aus strukturierten Daten besteht und den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Ohne Syntax kein Gerüst. Ohne Norm kein Inhalt

Erst das Zusammenspiel macht die E-Rechnung maschinenlesbar, prüfbar und gesetzeskonform. Daran halten sich auch die Ersteller von E-Rechnungsformaten wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Gesetzliche Grundlage:  §14 Abs. 1 Satz 6 UStG

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) definiert in § 14 Abs. 1 Satz 6, welche Formate zulässig sind:

• Formate, die der EN 16931 entsprechen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD)
• Interoperable Formate, die ein zukünftiges Meldesystem unterstützen, z.B. für ViDA.

Nur Rechnungen, die diesen Anforderungen genügen, gelten als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Pflichtfelder und Geschäftsregeln

Die EN 16931 legt nicht nur die inhaltlichen Elemente fest, sondern auch Pflichtfelder und logische Zusammenhänge. Dazu gehören Angaben wie:

• Rechnungsdatum
• Rechnungsbetrag
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Währung (z. B. Euro)
• Verkäufer- und Käuferdaten usw.

Fehlt eines dieser Felder oder ist es falsch platziert, liegt ein Formatfehler vor – und die Rechnung verliert ihren Status als E-Rechnung.

Beispiel: Währungsangabe in E-Rechungen

Ein typisches Beispiel ist das Feld BT-5 Invoice Currency. Laut EN 16931 muss dieses Feld genau einmal vorhanden sein. In manchen XML-Syntaxen wie UBL oder CII ist es technisch optional – aber fachlich verpflichtend laut EN 16931 Fehlt es, ist die Datei zwar technisch gültig, aber nicht normkonform.

5. Prüfprozess: So prüfen Sie E-Rechnungen richtig

E-Rechnungen sind strukturierte Datensätze und genau deshalb lassen sie sich systematisch prüfen. Doch worauf kommt es wirklich an? Die folgenden drei Schritte helfen Ihnen, Fehler frühzeitig zu erkennen und rechtssicher zu handeln.

1. Formatprüfung: Ist die Rechnung technisch korrekt?

Im ersten Schritt geht es um die technische Validität der Datei. Die zentrale Frage lautet: Entspricht die Rechnung dem Standard EN 16931?

Geprüft werden:

• Struktur und Syntax: Ist das XML-Format korrekt aufgebaut?
• Pflichtfelder: Sind Felder wie Währung (BT-5), Rechnungsdatum und Betrag vorhanden?
• Maschinenlesbarkeit: Kann die Datei automatisiert verarbeitet werden?

Beispiel: Eine ZUGFeRD-Rechnung ohne BT-5-Feld ist formal unvollständig – und damit keine gültige E-Rechnung im Sinne des BMF.

Tipp: Nutzen Sie Validierungstools, um Formatfehler automatisiert zu erkennen. So sparen Sie Zeit und vermeiden Folgefehler.

2. Geschäftsregelprüfung: Stimmen die logischen Zusammenhänge?

Technisch korrekt heißt noch nicht logisch konsistent. Die Geschäftsregeln (Business Rules) der EN 16931 definieren, wie Inhalte zusammenhängen müssen.

Typische Prüfregeln:

• Ein Steuersatz muss einen Steuerbetrag haben.
• Ein Rabatt muss durch einen Grund erklärt werden.
• Der Rechnungsbetrag muss zur Summe der Einzelpositionen passen.

Diese Regeln lassen sich teilweise automatisiert prüfen durch spezialisierte Tools oder ERP-Systeme. Andere erfordern fachliche Kontrolle.

Merke: Ein Geschäftsregelfehler ist nicht zwingend ein Formatfehler – kann aber die Verarbeitung behindern oder zu falschen Ergebnissen führen.

3. Inhaltsprüfung: alle Angaben sachlich und rechnerisch korrekt?

Im dritten Schritt geht es um die inhaltliche Richtigkeit der Rechnung. Hier prüfen Sie:

• Stimmen Mengen, Preise und Summen?
• Ist die Leistungsbeschreibung zutreffend?
• Wurde der richtige Steuersatz verwendet?

Diese Prüfung erfolgt meist manuell oder wird durch ERP-Regeln unterstützt. Technische Tools erkennen nur offensichtliche Inkonsistenzen, etwa zwischen Steuersatz und Steuerbetrag.

Beispiel: Eine Rechnung weist 19 % Umsatzsteuer aus, berechnet aber nur 7 % – das ist ein klarer Inhaltsfehler mit möglichen steuerlichen Folgen.

Wann eine E-Rechnung ablehnen?

Nicht jede fehlerhafte E-Rechnung muss sofort abgelehnt werden – aber manche eben doch. Entscheidend ist die Art des Fehlers und die rechtliche Situation des Rechnungsempfängers. Klingt kompliziert? Keine Sorge.  Hier kommt die Übersicht.

Ablehnungspflicht: Wann ist sie zwingend?

Eine E-Rechnung muss abgelehnt werden, wenn:

• Formatfehler vorliegen und der Rechnungssender zur E-Rechnung verpflichtet ist, aber keine oder eine fehlerbehaftete E-Rechnung versendet hat.
  → Beispiel: Eine XML-Datei ohne Pflichtfeld BT-5 (Währung) ist keine gültige E-Rechnung.
  → Folge: Ablehnung, wenn gesetzlich vorgeschrieben.
• Pflichtangaben nach § 14 UStG fehlen oder fehlerhaft sind
  → Beispiel: Keine Rechnungsnummer oder falscher Steuersatz.
  → Folge: Kein Vorsteuerabzug möglich → Ablehnung erforderlich.

Fazit und Ausblick

Die Einführung klar definierter Fehlerarten im BMF-Schreiben 2025 ist ein Meilenstein für die digitale Rechnungsverarbeitung. Sie schafft Transparenz, fördert die Automatisierung und stärkt die Rechtssicherheit, immer vorausgesetzt, Unternehmen passen ihre Prozesse entsprechend an.

Was bleibt hängen?

• Nicht jede elektronische Rechnung ist eine E-Rechnung.
  Nur strukturierte Formate nach EN 16931 erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
• Drei Fehlerarten – drei Prüfebenen.
  Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler müssen systematisch unterschieden und bewertet werden.
• Pflichtangaben nach § 14 UStG sind nicht verhandelbar.
  Fehlen sie, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß – und muss abgelehnt werden.
• Prüfprozesse brauchen Struktur.
  Wer Format, Logik und Inhalt getrennt prüft, erkennt Fehler schneller und handelt rechtssicher.

FAQ zur E-Rechnungsprüfung

Disclaimer: Dieser Artikel dient lediglich unverbindlichen Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinn dar.