Elektronische Rechnungsformate – Klarheit statt Standardwirrwarr

Damit die Datenübermittlung reibungslos funktioniert, braucht es Rechnungsstandards, eben standardisierter Rechnungsformate – schon von Facture X oder XRechnung, Fatura PA oder ZUGFeRD gehört? Diese elektronischen Rechnungsformate könnten auch für Sie interessant werden. Zeit, etwas Licht ins Dickicht zu bringen.

Das Rechnungsformat XRechnung

Angestoßen und entwickelt wurde das elektronische Rechnungsformat durch die 23. Sitzung des IT- Planungsrats für Bund und Länder am 10.10.2017; Titel der Sitzung: „Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland“. Grund und Anlass war und ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014. In dieser Richtlinie hat man sich auf europäischer Ebene auf die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen geeinigt. D.h. hier zeigt sich der politische Wille, die digitale Rechnungsstellung in den Ländern der EU voranzubringen. Wie bei EU-Richtlinien üblich, obliegt die konkrete Umsetzung in nationales Recht nun den Mitgliedsländern der EU.

In Deutschland hat man sich zum Ziel gesetzt, dies mit dem elektronischen Rechnungsformat XRechnung zu erreichen. Seit dem 07.11.2018 ist es bindend, selbiges Format für alle Bundesministerien wie auch Verfassungsorgane einzuführen, Länder und Kommunen folgen gut ein Jahr später. Lesen Sie mehr zum Thema Rechnungsformat XRechnung. Federführend bei der Ausgestaltung und Entwicklung dieses elektronischen Rechnungsformats namens XRechnung ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Normen

Fatura PA (IT) , Facture X (FR), XRechnung und ZUGFeRD 2.0 (DE) – sind die vier Namen nationaler Rechnungsformate, die in Details zwar voneinander abweichen, jedoch auf der Europäischen Norm EN16931 basieren. Letztere sieht zur Erstellung strukturierter Rechnungen wiederum die XML-Standards UBL und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) vor.

Was genau ist das Rechnungsformat XRechnung?

Das Rechnungsformat XRechnung steht für ein XML-basiertes semantisches Rechnungsformat. Es dient in erster Linie zur elektronischen Rechnungstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.

Dieses XRechnungs-Format ist vollständig dokumentiert und zudem produkt- und herstellerneutral; es basiert auf der EU-Norm EN16931. Die Dokumentation steht jedermann kostenlos zur Verfügung. Dies ist ein starker Vorteil des Rechnungsformats XRechnung. Jeder kann es prinzipiell nachlesen und implementieren.

Was bedeutet semantisches Datenmodell im Kontext des Rechnungsformats XRechnung

Das Rechnungsformat XRechnung ist, wie schon gesagt, XML-basiert (Extensible Markup Language).

• Per Definition lassen sich bestimmte Informationselemente festlegen, die zu einer Rechnung gehören. Welches diese Informationselemente im Einzelnen sind, was davon Pflicht und was davon optional ist, bestimmt der Rechnungsstandard XRechnung.
• Als Konsequenz dessen lässt sich mit dem Rechnungsformat XRechnung auch im konkreten Fall immer überprüfen, ob das XRechnungs-Dokument dem Standard entspricht. Eine Prüfung auf Wohlgeformtheit und Validität ist nunmehr möglich.

Was bleibt zum Thema Rechnungsformat XRechnung noch zu sagen?

Lobenswert ist der Ansatz, einen öffentlichen Standard für elektronische Rechnungsformate geschaffen zu haben. Jeder kann nachlesen, wie es funktioniert und demzufolge kann es jeder implementieren. Von Vorteil ist auch die Umsetzung via XML: nicht nur wegen der so entstehenden Überprüfungsmöglichkeit auf Wohlgeformtheit und Validität, sondern auch wegen der Anschlussfähigkeit, um Dokumente digital unterschreiben zu können. Auch die geringere Größe eines XML-Dokuments und demzufolge die schnellere Übertragung von Rechnungsdaten zählen zu den Vorteilen des Rechnungsformats XRechnung – jedenfalls im Vergleich zu PDF-Rechnungsdateien. Dass das XRechnungsformat auch über bessere Parsing-Optionen zur Weiterverarbeitung in buchhalterische Systeme verfügt, liegt ebenfalls auf der Hand.

Das Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 – hybrid für Mensch und Maschine

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt in Kooperation mit Unternehmen, Verbänden und Ministerien die Spezifikation für das Rechnungsformat ZUGFeRD. Den Auftakt nahm die Entwicklung mit dem Rechnungsformat ZUGFeRD 1.0 am 25.06.2014. Einige Zeit später folgte Version 2.1.1 der Spezifikation. All dies geschieht unter dem Dach des Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi).

Die Akronymwahl ZUGFeRD lässt einen zunächst eher Schmunzeln. Das Akronym steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Unterstellt man den Erschaffern der Spezifikation des Rechnungsformats ZUGFeRD genügend Humor und Kreativität, lässt sich hier auch schon eine der Haupteigenschaften dieses elektronischen Rechnungsformats ablesen: Als hybrides Rechnungsformat vereint es den Anspruch, sowohl maschinen- wie auch menschenlesbar zu sein. Auf’s richtige Pferd gesetzt, treibt man die elektronische Rechnungsstellung voran.

Zielsetzung des Rechnungsformats ZUGFeRD

Nicht zu übersehen ist auch hier der politische Wille, dem Thema „elektronische Rechnungsformate“ den entsprechenden Anschub zu verleihen. Allerdings mit einem etwas anderem Ansatz. Denn: Eines der Hauptziele des Rechnungsformates ZUGFeRD besteht darin, den Austausch von elektronischen Rechnungen ohne bilaterale Abstimmungen zu ermöglichen. Mit anderen Worten: Der Rechnungsaustausch soll funktionieren, ohne dass sich Sender und Empfänger des Rechnungsformat ZUGFeRD zuvor abgesprochen haben.

Wie funktioniert das Konzept und Rechnungsformat ZUGFeRD?

Betrachtet man ZUGFeRD 2.0 etwas genauer, so stellt man fest, dass das Rechnungsformat aus zwei Teilen besteht: zum einen aus einem Teil, der für die grafische bzw. visuelle Repräsentation der Rechnung zuständig ist, und zum anderen aus dem Part, der die Rechnungsdaten enthält. Auf diesem Wege erreicht man es, sowohl Menschen- als auch Maschinenlesbarkeit umzusetzen. Kurz: Dem Menschen präsentiert das Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 eine Rechnung als PDF-Datei, der Maschine gegenüber präsentiert das Rechnungsformat strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Der PDF-Container ermöglicht es, beliebige andere Dateiformate einzubetten. So stellt ZUGFeRD 2.0 Menschen- und Maschinenlesbarkeit her.

Ausgehend von der Annahme, dass die Darstellung von PDF-Dateien im 21. Jahrhundert kein Problem mehr darstellen sollte, schließlich zählen PDF-Reader über Betriebssystemgrenzen zum festen Inventar, sollte es für jedermann möglich sein, eine Rechnung im Rechnungsformat ZUGFeRD zu lesen. So setzt ZUGFeRD   ebenfalls den Anspruch um, elektronische Rechnungen ohne bilaterale Abstimmungen zu versenden wie auch zu empfangen und zu lesen. Denn: Versendet wird durch das Container-Format immer beides. Was davon wie gelesen oder verarbeitet wird, liegt in den Händen des Rechnungsempfängers bzw. dessen Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung.

ZUGFeRD 2.0 und Kompatibilität zur EU-Norm EN16931

Hier hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland seine Entscheidungen weise getroffen. Denn das Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 setzt die europäische Norm EN16931 zur elektronischen Rechnungsstellung um. So erfüllt ZUGFeRD 2.0 die Ansprüche, die die EU-Richtlinie 2014/55/EU fordert. Jenes sind dieselben Anforderungen, die auch die XRechnung erfüllt. Damit kann das Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 sowohl in nationalen wie auch im europäischen Kontext genutzt werden. Update: Seit dem 01.07.2020 unterstützt ZUGFeRD 2.1.1 auch die Anforderungen der XRechnung in Deutschland. Mit dem neuen XRechnungs-Profil implementiert ZUGFeRD 2.1.1  die deutschen Ansprüche, nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Vorgaben sowie Bestimmungen zum Standard XRechnung. Mittlerweile sind wieder fast zwei Jahre vergangen und das Rechnungsformat ZUGFeRD 2.2 wurde veröffentlicht. Mehr dazu erfahren Sie auf der mit dem Update korrespondierenden FeRD-Seite.

Fazit: elektronische Rechnungsformate

Dem Einsatz digitaler Rechnungsformate steht also nichts mehr im Wege. Alles hängt zurzeit noch vom Einsatzbereich ab. Als Faustregel gilt dabei: Die XRechnung nutzen Sie, sobald Sie Rechnungen an die öffentliche Verwaltung stellen, also im Business-to-Government-Bereich (B2G). Mit dem Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 kommen Sie im Business-to-Business-Bereich (B2B) schnell zum Ziel; dieses Format hat sich hier etabliert. easy invoice beherrscht beide Formate. Sie möchten mehr Details zu beiden Rechnungsformaten erfahren? Laden Sie sich unser Fact-Sheet herunter: