In 3 Schritten zur Prozessoptimierung im Rechnungseingang: Rechnungen per E-Mail empfangen

Allerdings gehören zur Prozessoptimierung im Rechnungswesen stets zwei Parteien – Rechnungssteller sowie Rechnungsempfänger. Was also tun, wenn der Rechnungssteller noch immer auf die gute, alte Briefpost setzt – und seine Rechnungen per E-Mail partout nicht versenden mag? In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie in drei Schritten die richtigen Anreize setzen, damit Ihre Rechnungssteller diesen Schritt mit Ihnen gemeinsam gehen.

Die Eingangsrechnung per E-Mail kann für 100 % Automation sorgen

Und so steht man da nun allein mit seinem voll ausgebauten digitalen Rechnungseingang und kann dessen Vorteile doch noch immer nicht voll ausspielen – treffen in Ihrer Poststelle immer noch allzu viele Eingangsrechnungen in Papierform ein. Damit ist das „Problem“ hinreichend beschrieben. Der Vollständigkeit halber zeichne ich an dieser Stelle die Situation nochmals nach. 

Lieferanten von der Rechnung via E-Mail überzeugen

Denn den Nachteil haben nicht nur die Rechnungsempfänger, sondern auch die Rechnungssteller. Das Problem verhält sich mehr oder weniger identisch auf beiden Seiten. Genauso wenig wie die Rechnungen von allein in den Briefumschlag gelangen und sich versenden, öffnen sich diese Rechnungsbriefe von selbst, noch führen sich die darin enthaltenen Eingangsrechnungen selbsttätig dem Scan-in zu. Mit anderen Worten: Auf beiden Seiten sind Angestellte mit diesen Routineaufgaben beschäftigt – was Zeit und damit bares Geld kostet sowie die Angestellten dann und wann auch nerven kann.  

Vielleicht an dieser Stelle eine Beispielrechnung, warum Sie allein aus monetären Gründen auf eine Rechnung per E-Mail setzen wollen: 

Rechnen wir mit einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 15 Min. pro Rechnung, so liegen Sie mit 100 Rechnungen pro Monat bei einer Bearbeitungszeit von 25 Stunden (1500 min). Und vorausgesetzt, Sie reduzieren die Bearbeitungszeit nur durch den Einsatz der Rechnung per E-Mail auf 5 Min pro Rechnung, so verbrauchen Sie nur gut 8 Stunden bei 100 Rechnungen. Das heißt: Sie stellen Ihr Personal 17 Stunden frei für andere produktivere Tätigkeiten. Wichtig an dieser Stelle: Über die entstehenden Materialkosten für Tinte, Toner, Papier und Porto haben wir noch nicht geredet, die bei einer Rechnung per E-Mail ja auch wegfallen.  

Rechnungen via E-Mail empfangen – und genießen…

Überzeugen Sie Ihre Rechnungssteller also von den Vorteilen elektronischer Kommunikation, gerade was den Versand von Rechnungen per E-Mail anbelangt.  Leider bestehen auch im Jahre 2020 noch immer Vorurteile und Bedenken, Ausgangsrechnungen digital zu versenden, auf dass darauf für den Rechnungsempfänger – also für Sie – eine Eingangsrechnung digital entsteht. 

Ängste, Sorgen, Befürchtungen zur Ausgangsrechnung per E-Mail…  

Vielerorts besteht noch immer das Vorurteil, dass elektronische Ausgangsrechnungen für den Rechnungssteller zum Nachteil gereichen. Stichwort „kein Vorsteuerabzug“ etc. Dem ist nicht so. Seit Neugestaltung des Steuervereinfachungsgesetz im Jahr 2011 sind diese Befürchtungen nicht mehr gerechtfertigt. Ganz im Gegenteil: Der zentrale Bestandteil dieser „Neugestaltung“ zur elektronischen Rechnungsstellung besteht darin, dass es dem Rechnungssteller freisteht,  

• sowohl das Rechnungsformat  
• wie auch den Übertragungsweg zu wählen 

Solange die Pflichtangaben einer Rechnung in selbiger verewigt sind, muss man hinzufügen. Ihnen steht es also frei, eine Rechnung per E-Mail mit PDF-Anhang, eine Rechnung im XRechnungs- oder im EDI-Format, per FAX oder Webupload zu versenden und zu empfangen. Der Möglichkeiten sind hier keine Grenzen gesetzt. 

Man bedenke zudem, dass auch der Rechnungsempfänger bei einer Rechnung per E-Mail dem Empfang zuvor auch zustimmen muss. Allerdings müssen Sie nun nicht auf die Zustimmung des Empfängers warten. Setzen Sie einfach auf die sogenannte „stillschweigende Einverständniserklärung“ – heißt: Sobald der Empfänger der Rechnung per E-Mail gezahlt hat, gilt dies als Zustimmung. 

Wie können Sie nun Ihren Rechnungsstellern Versand von Rechnungen via E-Mail schmackhaft machen? Zeigen Sie die Vorteile auf! Alles andere ergibt sich dann fast von selbst. 

1. Rechnungen per E-Mail empfangen – Vereinbarungen

Im ersten Schritt sollten Sie Lieferanten und Rechnungsstellern klar die Vorteile aufzeigen, die aus dem Rechnungsversand via E-Mail entstehen. In Kürze zusammengefasst:      

• Die Rechtslage für den E-Mail-Versand von Rechnungen ist geklärt, siehe Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung (PDF). Schon längst nicht mehr benötigt es digitale Signaturen bzw. elektronische Signaturen für den Versand von Rechnungen per E-Mail. 
• Je schneller die Ausgangsrechnung als Rechnung per E-Mail beim Rechnungsempfänger ankommt, desto früher liegt die Zahlung beim Rechnungssteller vor – und wenn das nicht attraktiv ist, was dann? 
• Verweisen Sie auf die Tatsache, dass es auch für den Rechnungssteller einfacher und schneller ist, eine Rechnung als PDF zu erzeugen und via E-Mail zu versenden.  
• Ferner sorgt die Rechnung per E-Mal für: geringere Kosten, z.B. für Porto, Papier, Druckertinte/-toner und Ordner 
• Minimiert die Lagerfläche der Ablage von Papierakten 

• Bessere Vergleichbarkeit von Rechnungen 
• Auch erreichen Sie via Rechnung per E-Mail den Zugang zu größeren Geschäftspartnern
  

Klar ist auch, dass man niemanden zu seinem Glück zwingen kann. Allerdings liegen die eben genannten Vorteile auf der Hand – für beide Parteien. Schreiben Sie Ihre Rechnungssteller an, auch diese werden die Rechnung per E-Mail lieben – selbst wenn es zunächst nicht leicht ist, althergebrachte Prozesse zu ändern. 

2. Rechnungen per E-Mail empfangen: Formate

Eines vorweg: Das Rechnungsdokument selbst können Sie in gängigen Formaten der E-Mail anhängen, dann versenden, empfangen und verarbeiten. Als gängige und unstrukturierte Rechnungsformate bieten sich PDFs, TIFFs, JPGs etc. an.   

Dabei müssen Sie sich keine Sorgen machen, ob Ihre Rechnung per E-Mail auch verarbeitet werden kann. Denn: Eine zeitgemäße Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung wie easy invoice verfügt in der Regel über ein leistungsstarkes Modul zur Optical Character Recognition (OCR). So können alle relevanten Rechnungsdaten kurz nach Eintreffen der Rechnung per E-Mail durch die Eingangsrechnungssoftware extrahiert und mit ERP-Systemen etc. abgeglichen werden. 

3. Rechnungen via E-Mail empfangen: Konventionen einhalten

Auf die Pflicht folgt die Kür: Sinnvoll für den Rechnungsempfänger ist es zunächst, alle Eingangsrechnungen per E-Mail nur und ausschließlich über eine bestimmte E-Mail-Adresse zu empfangen. Rechnungen per Mail gehen dann z.B. nur noch an Sammelpostfach für Eingangsrechnungen, z.B.: . Teilen Sie diese Adresse Ihren Rechnungsstellern mit. 

Weitere hilfreiche Schritte stellen dann die Einhaltung bestimmter Konventionen im E-Mail-Header dar: So sollten in der Betreffzeile, im Subject der E-Mail nur folgende Informationen zu der per E-Mail angehängten Rechnung auftauchen: 

• Rechnung: Rechnungsnummer, Kostenstelle 

Im Mail Body sollen dann keine weiteren Informationen zur Rechnung auftauchen. Der Mail Body sollte ohne Text versendet werden, denn dieser Bereich der E-Mail wird nicht ausgewertet. 

Alle profitieren von der Rechnung per E-Mail

Haben Sie Ihre Lieferanten und Rechnungssteller von dieser Idee überzeugt, lassen sich die Rechnungen per E-Mail automatisiert verarbeiten. Der gesamte Eingangsrechnungsprozess lässt sich mithilfe der eben erwähnten Vereinbarungen deutlich beschleunigen. Auch eine vollautomatische Buchung wird so möglich. Gerade innerhalb von Beschaffungsprozessen macht dies einen entscheidenden Unterschied. Sie werden es lieben. 

Im nächsten Teil dieses Artikelserie erfahren Sie mehr über neuere Entwicklungen im Bereich der elektronischen Rechnungsverarbeitung, zu Rechnungsformaten und Transportwegen (Protokollen) – es bleibt also spannend.