S/4HANA bietet SAP-Kunden mehr Vorteile als jede Vorgängerversion der ERP-Suite. In Kombination mit der HANA-Datenbank, SAP Fiori und der Technologie SAP NetWeaver hat SAP ein vielversprechendes Komplettangebot entwickelt. Bei richtigem Management ermöglicht es, neben Kosteneinsparungen, vor allem effizientere Prozesse und eine deutliche Steigerung der Produktivität. Das Performance-Level der SAP HANA-Datenbank und die schnellen Antwortzeiten sind ein starkes Alleinstellungsmerkmal von S/4HANA.

An Leistung fehlt es dem neuen S/4HANA wahrlich nicht, leider aber auch nicht an Komplexität und Aufwand bei der Einführung. Der Wechsel von SAP R/3 auf SAP S/4HANA ist keine einfache Datenbankmigration, sondern eine datenstrukturelle Änderung im ERP-System. Erfolgreiche Projekte können bis zu fünf Jahre dauern und sehr kostspielig werden.

Nichtsdestotrotz: Einen anderen Weg gibt es nicht, denn 2025 stellt SAP den Support für ältere Versionen, inklusive SAP R/3, ein. Bei einem solchen Mammutprojekt wollen Sie sich natürlich sicher sein, dass Sie am Ende das Potential von SAP S/4HANA voll ausschöpfen. In diesem Blog-Beitrag erklären wir SAP-Kunden, wie sie mit der richtigen Vorbereitung die neuen Möglichkeiten hinsichtlich Performance, Geschwindigkeit und Analysetechniken optimal nutzen – ab dem ersten Tag der Einführung.

Die Herausforderung: Zu viele Dokumente machen S/4HANA träge

Das Ausgangsproblem vieler Unternehmen liegt meist bei den bestehenden ERP-Systeme. Verteilte Systeme und Applikationen, eine heterogene IT-Umgebung und verschiedene Release-Stände erschweren die Einführung von S/4HANA. Dazu kommen unzählige Daten und Dokumenten-Anhänge, die seit dem Go-live des SAP-Systems oft direkt im System gepflegt wurden. Das Resultat ist eine große Datenbank.

Verteilte Systeme und Applikationen, eine heterogene IT-Umgebung und verschiedene Release-Stände erschweren die Einführung von S/4HANA.

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Die Fülle an Dateien im Hauptspeicher ist in S/4HANA insofern problematisch, da ein voller Hauptspeicher zwar weniger die Leistung der HANA-Datenbank beeinträchtigt, jedoch die Projektkosten in die Höhe treibt. Mit Einführung von S/4HANA stellt die SAP auf ein volumenbasiertes Lizenzmodell um. Das heißt: Jedes Gigabyte mehr Daten und Dokumente in der HANA-Datenbank zählt und wird berechnet.

Unter diesem Gesichtspunkt sollte der Umgang mit Daten und Dokumenten während des laufenden Betriebs ein zentrales Thema sein, im Idealfall beschäftigen Sie sich allerdings bereits vor der Umstellung auf S/4HANA mit der Materie. Was also tun mit all den alten Daten, wenn Sie sich für das neue SAP S/4HANA entschieden haben und die volle Performance der neuen SAP-Version nutzen wollen?

Bevor Sie weiterlesen …

Ein voller Hauptspeicher hat ein langsames und teures SAP-System zur Folge. Lesen Sie hier, wie Sie dies vermeiden und Kosten sparen bei dem Wechsel auf S/4HANA.

Schritt Eins: Die Daten auf S/4HANA auswählen, die Sie tatsächlich brauchen

Noch vor der Umstellung erfordert die Datenmigration auf HANA eine tiefgreifende Transition – und diese ist aufwendig. Sie birgt aber auch die Chance, das System aufzuräumen, die Datenstruktur zu verschlanken und damit die Basis für eine schnelle, benutzerfreundliche Umgebung zu schaffen. Stellen Sie sich im ersten Schritt folgende Fragen:

  • Wie muss der Zugriff auf die gespeicherten Daten und Dokumente erfolgen?
  • Welche Daten müssen auch zukünftig in HANA zugänglich sein?
  • Welche Daten und Dokumente können Sie anderweitig einfacher und effektiver gespeichert werden?

Denken Sie daran: Je mehr Daten Sie aus dem alten System in das Archiv überführen, desto besser wird die Leistung Ihres neuen S/4HANA sein! Überlegen Sie also genau, was wirklich im neuen System verfügbar sein muss.

Schritt Zwei: Daten extern ablegen, aber richtig

Bestehende SAP-Landschaften sind teils über Jahrzehnte gewachsene und dadurch sehr komplex und unternehmensspezifisch. Für einen effizienten Datenarchivierungsprozess benötigen Sie daher eine gute Strategie – und ein externes Archivsystem. Die im ersten Schritt aussortierten Daten können dort sicher und schnell abgelegt werden und bleiben zugänglich, ohne Platz in S/4HANA zu belegen.

Einerseits können Daten und Dokumente vor der Migration auf S/4HANA dank des externen Speichers sicher aus dem Hauptspeicher entfernt werden. Andererseits können die Daten im Archiv klar strukturiert werden, wodurch Sie alle Vorgänge rund um Ihre Daten einfach und DSGVO-konform durchführen.

Sie interessieren sich für eine DSGVO-konforme Speicherung und Archivierung Ihrer Daten? Hier erfahren Sie mehr!

Wie funktioniert die Datenarchivierung auf dem externen Archiv?

Die Datenarchivierung auf dem externen Archiv bedient sich einer Schnittstelle. Diese schafft eine sichere Verbindung zwischen der Software und dem externen Archivierungssystem. So können Daten und Aufbewahrungsregeln direkt aus der Anwendung übernommen werden. Damit stellen Sie sicher, dass die vergebenen Attribute des Sperrens und Löschens auch an das Archiv weitergereicht werden. 

Der einfache Zugriff auf archivierte Buchungsbelege und Dokumente ist durch die inhaltliche Verknüpfung dauerhaft gewährleistet. Das Beste? Die Menge an Daten stellt auf dem externen Archiv kein Problem dar, da im Gegensatz zu der HANA Datenbank keine besonderen Anforderungen an die Leistung gestellt werden.

Grafik: Performance von SAP S/4HANA steigern

Archivieren, aber EASY

Mit EASY WebDAV for SAP ILM®-Server bietet EASY die benötigte Schnittstelle zu Ihrem aktuellen ERP-System. Anhand dieser Schnittstelle können Daten schnell und direkt auf den externen Speicher EASY Archive migriert werden. Dank des SAP-zertifizierten Erweiterungsmodul EASY WebDAV for SAP ILM® ist das Speichern der Daten auf EASY Archive zudem maximal einfach und sicher.

Seit Jahren wird EASY Archive bereits erfolgreich zum Archivieren von Dokumentarten und Daten aus SAP eingesetzt. Auch das externe Archiv von EASY ist für SAP ILM zertifiziert und speichert Daten DSGVO-konform nach den angelegten Regeln ab. Selbst das Speichern im Archiv nach unternehmensinternen Compliance-Richtlinien ist problemlos möglich. Die archivierten Daten bleiben einfach zugänglich, geben wertvollen Platz für ein leistungsstarkes S/4HANA frei und sind trotzdem zentral für Mitarbeiter verfügbar.

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Erfahren Sie mehr über die kostenschlanke Archivierung für S/4HANA

Das SAP-zertifizierte EASY WebDAV for SAP ILM & EASY Archive – ein perfektes Duo zur kostenoptimierten S/4HANA-Archivierung.

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Über Jens-Peter Hess
Jens-Peter Hess leitet das globale Portfolio Management und Produktmarketing. Der Diplom-Informatiker bringt über zwanzig Jahre Erfahrung in der Prozessoptimierung und Dokumentenmanagement mit und war lange als General Manager bei der nextevolution AG tätig.
Jens-Peter Hess

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