S/4HANA®-Migration & the missing link: S/4HANA-Archivierung

Eine Frage gerät dabei oft aus dem Blickfeld: Was passiert mit den Daten des alten Produktivsystems in S/4HANA? Aus Erfahrung wissen wir, dass sich selten die Frage gestellt wird, mit welchem Datenbestand man ins neue S/4HANA migrieren will und welche Daten lieber extern archiviert werden. Viele Kunden verfügen über Daten im SAP-System, die nie archiviert wurden – seit Go-live vor zwanzig Jahren. Haben Sie schon daran gedacht, oder sind Ihnen die aus der S/4HANA-Migration entstehenden Kosten gleichgültig?

S/4HANA-Migration richtig geplant, heißt: Kosten gespart

Zentraler Bestandteil des neuen SAP-Systems ist die In-Memory-Datenbank von S/4HANA. Wie man aus Erfahrung weiß, gehört Hauptspeicher zu den teuren Speicherarten – und dies wird über volumenbasierte Lizenzierungen der SAP natürlich eingepreist. Nun gut, klar ist, dass man damit einen wahren Performance-Boost im S/4HANA-System erzielt. Klar ist aber auch, dass von nun an fast jedes Byte während der S/4HANA-Migration zählt oder zählen sollte. Schließlich handelt es jetzt sich um gigabyte-basierte Lizenzierungen für S/4HANA; zuvor waren die Lizenzierungen volumenunabhängig. Im Ergebnis werden die Kosten für die S/4HANA In-Memory-Datenbank um ein Vielfaches höher ausfallen wie im Vergleich zu einer herkömmlichen Datenbank.

Gerade im Kontext der Dokumentenspeicherung und Datenarchivierung stehen die Chancen sehr gut, die Kosten durch eine wohl überlegte Strategie zur S/4HANA-Migration im Griff zu behalten und sogar weniger Kosten zu produzieren. Natürlich war Datenarchivierung schon immer ein Thema, aber es wird jetzt wichtiger!

In Pre-S/4HANA-Zeiten (R/3) galt es als gangbarer Weg, z. B. die SAP-Belegkette im SAP-System zu speichern. Darüber hinaus war es nicht ungewöhnlich, alle Daten seit Going-live des SAP-Systems in der Datenbank zu halten. So sind Daten aus zwanzig Jahren keine Seltenheit. Der Vorteil bestand ganz einfach darin, sich die Mehrkosten für ein Archivsystem zu sparen. Das ändert sich nun ins Gegenteil und sollte vor einer S/4HANA-Migration unbedingt beachtet werden.

Die Lösung: S/4HANA-Archivierung vor der Migration

Im kommenden S/4HANA-System werden alle Daten und Dokumente dann in der S4/HANA-Datenbank und damit im Hauptspeicher gehalten. Und das wird nicht preisgünstig, ganz im Gegenteil. Jetzt ist es an der Zeit, sich mit dem Gedanken anzufreunden, die Daten und Dokumente aus dem produktiven S/4HANA-System in ein Archivsystem auszulagern – und dies idealerweise schon vor der S/4HANA-Migration. Dies gilt umso mehr, da die Datenmengen in Unternehmen exponentiell wachsen, so jedenfalls die Erfahrung der letzten Jahre. Und damit verbunden ist ganz offensichtlich ein Kostenfaktor nach der Migration nach S4/HANA. Aber noch mehr als das: Auch Performance-Probleme des Produktivsystems sind bei zu restriktiver Planung möglich. Sinnvoll ist an dieser Stelle sich die Frage zu stellen, welche Daten und Dokumente nicht mehr in der HANA-Datenbank zur Verfügung stehen müssen. Denn: Viele Daten werden zwar für den noch Zugriff gebraucht, müssen aber eben nicht mehr in der HANA-Datenbank des Produktivsystems liegen.

Data Cleansing – am besten vor der S/4HANA-Migration

Was halten Sie von einem Standard-SAP-Mechanismus, mit dem Sie auf leichte Weise schon vor der S/4HANA-Migration genau feststellen und festlegen können:

• Ermittlung der Datensätze, die aus dem Produktivsystem überhaupt archiviert werden. Dadurch erzielen Sie deutliche Kosteneinsparungen durch die gezielte Selektion der zu archivierenden Datenobjekte. Je mehr Daten Sie aus dem Produktivsystem in das Archiv überführen, desto besser und günstiger für Sie.
• Identifizierung der Dokumente, die sich in der Datenbank befinden – inklusive einer Handlungsempfehlung, wie und wo die Dokumente im Archiv für S/4HANA abgelegt werden.

• Was halten Sie von der Option, diese Daten und Dokumente in einem externen Archiv auf eine DSGVO-konforme Weise abzulegen?
• Wie gefällt Ihnen unser Ansatz, ihre Archivdaten entsprechend unternehmensinterner Compliance-Richtlinien im Archiv zu archivieren?

Das SAP-zertifizierte EASY WebDAV for SAP ILM^® und easy archive ermöglichen als Bundle genau dies: die gezielte Auswahl der zu archivierenden Datenobjekte für die S/4HANA-Archivierung wie auch die Umsetzung eines DSGVO-adäquaten ILM-Konzeptes – und Ihrer unternehmensinternen Compliance-Richtlinien. Kurz und knapp: Wir nutzen alle SAP-Standard-Mechanismen und überführen Daten und Dokumente aus S/4HANA in ein revisionssicheres Archiv, dass die Daten und Dokumenten Compliance- und DSGVO-konform speichert.

So setzen Sie auf eine kostenschlanke Archivlösung für SAP S/4HANA, mit der Sie alles unter Kontrolle behalten – eine Archivlösung, die sich zweifelsohne rechnet.

Die Vorteile einer S/4HANA-Archivierung auf einen Blick

• Identifizierung und Selektion von Daten, die nicht in der HANA-Datenbank liegen sollen, eben weil diese produktiv nicht mehr benötigt werden
• Identifizierung der Dokumente, die in der SAP-Datenbank liegen
• Überführung der ermittelten Daten und Dokumente aus dem Hauptspeicher in ein externes Archiv; das schafft Sicherheit, auch für daran anschließende Backup-Strategien
• Sichergestellter Zugriff auf die im Archiv liegenden Daten; z.B. für Audits (z.B. Wirtschaftsprüfer, hausinterne Analysen über mehrere Geschäftsjahre hinweg etc.)
• Drastische Kosteneinsparungen durch verringertes Datenvolumen im S/4HANA-Produktivsystem
• Ein schlankeres Produktivsystem mit S/4HANA
• Ein weiterer absolvierter Meilenstein auf dem Weg zur erfolgreichen S/4HANA-Migration

S/4HANA-Archivierung – Grenzen und Limits der Datenbank, Mythen?

Längste Zeit ging die Mär um, SAP^® hätte bei S/4HANA nicht ausreichend an die Skalierbarkeit der Datenbank gedacht. Dem ist nicht so.  Wie John Appleby (Global Head of DDM/HANA COEs bei SAP) in einem Blog-Beitrag 2015 schrieb, ist bei 6 TB noch lange nicht Schluss.  An Speicherplatz mangelt es also nicht, kostet aber dementsprechend.

Bedenken sollten Sie allerdings die mit zunehmender Datenmenge entstehenden Kosten.  Denn mit wachsendem Business steigen natürlich die zu verarbeitenden Datenmengen im Produktivsystem, worüber sich jeder freuen darf. Im Sinne der Kosteneffizienz kann allerdings durch die wohlüberlegte S/4HANA-Archivierung in ein externes Archiv gespart werden. Diese Chance sollte man nutzen – mit EASY WebDAV for SAP ILM^® und EASY Archive vor der S/4HANA-Migration.

Datenarchivierung in SAP DSGVO-konform & kostensparend umsetzen

S/4HANA bietet SAP-Kunden mehr Vorteile als jede Vorgängerversion der ERP-Suite. In Kombination mit der HANA-Datenbank, SAP Fiori und der Technologie SAP NetWeaver hat SAP ein vielversprechendes Komplettangebot entwickelt.

Richtiges Management vorausgesetzt, ermöglicht S/4HANA vor allen Dingen effizientere Prozesse und eine deutliche Steigerung der Produktivität – allerdings hat die SAP^® mit der Einführung von S/4HANA auf ein volumenbasiertes Lizenzmodell umgestellt. Hier lauern vermeidbare Kosten. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie vor Einführung von S/4HANA achten müssen.

An Leistung fehlt es dem neuen S/4HANA wahrlich nicht, leider aber auch nicht an Komplexität und Aufwand bei der Einführung. Der Wechsel von SAP R/3 auf SAP S/4HANA ist keine einfache Datenbankmigration, sondern eine datenstrukturelle Änderung im ERP-System. Erfolgreiche Projekte können bis zu fünf Jahre dauern und sehr kostspielig werden.

Nichtsdestotrotz: Einen anderen Weg gibt es nicht, denn 2025 stellt SAP den Support für ältere Versionen, inklusive SAP R/3, ein. Bei einem solchen Mammutprojekt wollen Sie sich natürlich sicher sein, dass Sie am Ende das Potential von SAP S/4HANA voll ausschöpfen. In diesem Blog-Beitrag erklären wir SAP-Kunden, wie sie mit der richtigen Vorbereitung die neuen Möglichkeiten hinsichtlich Performance, Geschwindigkeit und Analysetechniken optimal nutzen – ab dem ersten Tag der Einführung.

Die Herausforderung: Zu viele Dokumente machen S/4HANA träge

Das Ausgangsproblem vieler Unternehmen liegt meist bei den bestehenden ERP-Systeme. Verteilte Systeme und Applikationen, eine heterogene IT-Umgebung und verschiedene Release-Stände erschweren die Einführung von S/4HANA. Dazu kommen unzählige Daten und Dokumenten-Anhänge, die seit dem Go-live des SAP-Systems oft direkt im System gepflegt wurden. Das Resultat ist eine große Datenbank.

Verteilte Systeme und Applikationen, eine heterogene IT-Umgebung und verschiedene Release-Stände erschweren die Einführung von S/4HANA.

Die Fülle an Dateien im Hauptspeicher ist in S/4HANA insofern problematisch, da ein voller Hauptspeicher zwar weniger die Leistung der HANA-Datenbank beeinträchtigt, jedoch die Projektkosten in die Höhe treibt. Mit Einführung von S/4HANA stellt die SAP auf ein volumenbasiertes Lizenzmodell um. Das heißt: Jedes Gigabyte mehr Daten und Dokumente in der HANA-Datenbank zählt und wird berechnet.

Unter diesem Gesichtspunkt sollte der Umgang mit Daten und Dokumenten während des laufenden Betriebs ein zentrales Thema sein, im Idealfall beschäftigen Sie sich allerdings bereits vor der Umstellung auf S/4HANA mit der Materie. Was also tun mit all den alten Daten, wenn Sie sich für das neue SAP S/4HANA entschieden haben und die volle Performance der neuen SAP-Version nutzen wollen?

Schritt Eins: Die Daten auf S/4HANA auswählen, die Sie tatsächlich brauchen

Noch vor der Umstellung erfordert die Datenmigration auf HANA eine tiefgreifende Transition – und diese ist aufwendig. Sie birgt aber auch die Chance, das System aufzuräumen, die Datenstruktur zu verschlanken und damit die Basis für eine schnelle, benutzerfreundliche Umgebung zu schaffen. Stellen Sie sich im ersten Schritt folgende Fragen:

• Wie muss der Zugriff auf die gespeicherten Daten und Dokumente erfolgen?
• Welche Daten müssen auch zukünftig in HANA zugänglich sein?
• Welche Daten und Dokumente können Sie anderweitig einfacher und effektiver gespeichert werden?

Denken Sie daran: Je mehr Daten Sie aus dem alten System in das Archiv überführen, desto besser wird die Leistung Ihres neuen S/4HANA sein! Überlegen Sie also genau, was wirklich im neuen System verfügbar sein muss.

Schritt Zwei: Daten extern ablegen, aber richtig

Bestehende SAP-Landschaften sind teils über Jahrzehnte gewachsene und dadurch sehr komplex und unternehmensspezifisch. Für einen effizienten Datenarchivierungsprozess benötigen Sie daher eine gute Strategie – und ein externes Archivsystem. Die im ersten Schritt aussortierten Daten können dort sicher und schnell abgelegt werden und bleiben zugänglich, ohne Platz in S/4HANA zu belegen.

Einerseits können Daten und Dokumente vor der Migration auf S/4HANA dank des externen Speichers sicher aus dem Hauptspeicher entfernt werden. Andererseits können die Daten im Archiv klar strukturiert werden, wodurch Sie alle Vorgänge rund um Ihre Daten einfach und DSGVO-konform durchführen. Erfahren Sie mehr über eine DSGVO-konforme Speicherung und Archivierung Ihrer Daten.

Wie funktioniert die Datenarchivierung auf dem externen Archiv?

Die Datenarchivierung auf dem externen Archiv bedient sich einer Schnittstelle. Diese schafft eine sichere Verbindung zwischen der Software und dem externen Archivierungssystem. So können Daten und Aufbewahrungsregeln direkt aus der Anwendung übernommen werden. Damit stellen Sie sicher, dass die vergebenen Attribute des Sperrens und Löschens auch an das Archiv weitergereicht werden. 

Der einfache Zugriff auf archivierte Buchungsbelege und Dokumente ist durch die inhaltliche Verknüpfung dauerhaft gewährleistet. Das Beste? Die Menge an Daten stellt auf dem externen Archiv kein Problem dar, da im Gegensatz zu der HANA Datenbank keine besonderen Anforderungen an die Leistung gestellt werden.

Archivieren, aber easy

Mit easy WebDAV for SAP ILM^®-Server bietet easy die benötigte Schnittstelle zu Ihrem aktuellen ERP-System. Anhand dieser Schnittstelle können Daten schnell und direkt auf den externen Speicher easy archive migriert werden. Dank des SAP-zertifizierten Erweiterungsmodul easy WebDAV for SAP ILM^® ist das Speichern der Daten auf easy archive zudem maximal einfach und sicher. Hier finden Sie zum Thema WebDAV.

Seit Jahren wird easy archive bereits erfolgreich zum Archivieren von Dokumentarten und Daten aus SAP eingesetzt. Auch das externe Archiv von easy ist für SAP ILM zertifiziert und speichert Daten DSGVO-konform nach den angelegten Regeln ab. Selbst das Speichern im Archiv nach unternehmensinternen Compliance-Richtlinien ist problemlos möglich. Die archivierten Daten bleiben einfach zugänglich, geben wertvollen Platz für ein leistungsstarkes S/4HANA frei und sind trotzdem zentral für Mitarbeiter verfügbar.