Gut unterwegs

Die BVG bringt Berlin in Bewegung

Berliner Verkehrsbetriebe bringen mit EASY Contract for SAP das Vertragsmanagement in Fahrt.

Touristen, die per Bus, Tram und U-Bahn Deutschlands Hauptstadt erkunden, Berufstätige, die auf dem Weg zur Arbeit lieber die Zeitung als Staumeldungen lesen, Nachtschwärmer, die zu später Stunde nach Hause wollen: Sie alle verlassen sich auf die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG). Der kommunale Dienstleister sorgt seit 1929 dafür, dass sämtliche Fahrgäste zum gewünschten Zeitpunkt ans richtige Ziel kommen. Das erfordert Durchblick und Flexibilität – nicht nur im Verkehr, sondern auch in der Unternehmensorganisation. Eine integrierte Lösung auf Basis von nextPCM ebnet bei der BVG den Weg zu einem effizienten Vertragsmanagement.

Üppiges Streckennetz – Wer 2.200 Kilometer zurücklegen will, muss dafür von Berlin bis nach Sevilla reisen. Wer die Hauptstadt lieber nicht verlassen möchte, kann diese Entfernung aber auch mit den Berliner Verkehrsbetrieben (BVG) bewältigen: Denn das komplette Streckennetz des kommunalen Dienstleisters umfasst auf 183 Bus-, Straßen- und U-Bahn-Linien ebenfalls knapp 2.200 Kilometer. Täglich fahren die rund 3.000 Berliner Bahnen und Busse umgerechnet rund 16 Mal um die Welt. Mit 13.600 Mitarbeitern, 400.000 Abonnenten sowie mehr als einer Milliarde Fahrgästen im Jahr zählt die BVG zu den größten kommunalen Verkehrsbetrieben Europas.

Und das ist auch gut so: Denn Berlin wächst rasant. Dementsprechend ist die Hauptstadt auch auf einen hochleistungsfähigen Nahverkehr angewiesen. Vor diesem Hintergrund modernisiert die Anstalt öffentlichen Rechts kontinuierlich Fuhrparks und Bahnhöfe, baut neue Tunnel und Strecken und sucht konsequent nach Optimierungspotenzialen.

Ohne die Berliner Verkehrsbetriebe (BVG) käme in der Bundeshauptstadt der fentliche Personennahverkehr schnell zum Erliegen. Jährlich steigen fast eine Milliarde Menschen in die rund 3.000 Berliner Busse, Straßen- und U-Bahnen ein. Auf 151 Busrouten, 22 Straßenbahn-und zehn U-Bahnstrecken kommen sie so rund um die Uhr an ihr Ziel. Und zwar rechtzeitig. In Sachen Pktlichkeit war die BVG zuletzt sogar oft besser als vorgeschrieben. Finanziell läuft es ebenfalls rund: Seit 2014 schreibt Europas grter kommunaler Verkehrsbetrieb schwarze Zahlen.

Projektinformationen

Strategisch wertvolles Vertragsmanagement

Dabei nahm man unter anderem auch das konzernweite Vertragsmanagement unter die Lupe. Ziel war es, Verträge ab einem bestimmten Volumen oder mit einer strategischen Bedeutung effizienter zu steuern. Hier vermutete man große Effizienzreserven. Immerhin entsprechen bei der BVG mehr als 3.800 Vereinbarungen den definierten Kriterien, jährlich kommen rund 500 neue dazu. Die Vielzahl der Verträge wurde dezentral über die zuständigen Fachbereiche gesteuert. „Wer früher Vertragsdetails anderer Bereiche einsehen wollte, musste die entsprechende Akte immer physisch anfordern. Das war enorm aufwändig und zeitraubend“, erinnert sich Jacqueline Rada von der BVG-Stabsabteilung Recht und Compliance. Die rechtskonforme Vertragsgestaltung sowie das zuverlässige Einhalten von Fristen und Terminen gestaltete sich ebenfalls alles andere als einfach. Wiedervorlagen und Schriftverkehre wurden dezentral verwaltet und waren dementsprechend oft nicht auf Anhieb greifbar. Der Gedanke an ein digitales Vertragsmanagement lag somit nahe. „Wir wollten mehr Transparenz schaffen, Effizienzreserven heben und Abläufe beschleunigen“, erklärt Projektmanager Daniel Kühnle von der BVG-Stabsabteilung Geschäftsentwicklung.

Tiefe Integration, überzeugendes Preis-/Leistungsverhältnis

Mit Hilfe der integrierten Vertragsmanagementlösung nextPCM Contract Management der EASY SOFTWARE AG ist die BVG diesen Zielen ein ganzes Stück nähergekommen. Sie führt bestehende Vertragsdaten aus dem ERP-System der Verkehrsbetriebe mit ergänzenden Dokumenten und Schriftverkehr zusammen und fügt sich nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft ein. „Die tiefe Integration in unser SAP ERP-System und die SAP-Zertifizierung der Lösung waren für uns wichtige Entscheidungskriterien bei der Auftragsvergabe“, betont BVG-Juristin Jacqueline Rada, die die Einführung von Beginn an begleitete. Aber auch Funktionalität, Anwenderfreundlichkeit und nicht zuletzt das gute Preis-/ Leistungsverhältnis des Angebots überzeugten.

Nachdem 2013 der Startschuss für das digitale Vertragsmanagement gefallen war, legte das sechsköpfige BVG-Projektteam umgehend los. Schließlich gab es einiges zu tun: Es galt, insgesamt 20 unterschiedliche Vertragsarten abzubilden, Checklisten und Prüfroutinen umzusetzen sowie Textbausteine und Workflows zu etablieren. Die Berater der EASY SOFTWARE AG halfen dabei tatkräftig. „Vor allem bei der Programmierung der Schnittstelle zum SAP-Immobilienmanagement sowie der Formulierung und Abgrenzung der zahlreichen Textbausteine haben die EASY Experten ein regelrechtes Meisterwerk vollbracht“, lobt Rada das hohe Engagement des Implementierungspartners.

Verträge auf Knopfdruck verfügbar

Heute steht den unterschiedlichen BVG-Fachbereichen eine Vielzahl unterschiedlicher Verträge auf Knopfdruck zur Verfügung. Vertragshistorie und zugehörige Dokumente sind ebenso transparent wie die Kontaktdaten des zuständigen Ansprechpartners. „Rückfragen zu Konditionen oder Erfahrungswerten lassen sich im Handumdrehen klären“, lobt Projektmanager Daniel Kühnle. Sachbearbeiter können E-Mails und Dokumente per Drag-&-Drop direkt in die digitale Akte einfügen, weiterführende Hinweise zu sonderfinanzierten Verträgen oder Bestellungen mühelos mit den entsprechenden SAP-Daten verlinken. „Das integrierte Vertragsmanagement stellt alle relevanten Informationen übersichtlich zur Verfügung. Damit muss sich niemand mehr durch die Untiefen des SAP-Systems wühlen“, freut sich Jacqueline Rada. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept sorgt gleichzeitig dafür, dass Mitarbeiter nur die für sie relevanten Inhalte einsehen oder bearbeiten dürfen.

0 Mitarbeiter Konzern gesamt

0 Gesamtumsatz in Euro (Mio)

0 Gesamtergebnis in Euro (Mio)

* Die BVG in Zahlen (Stand 2017)

„Rückfragen zu Konditionen oder Erfahrungswerten lassen sich im Handumdrehen klären.“

Projektmanager Daniel Kühnle (li.) hier mit Jacqueline Rada

Leerstände reduziert

Fristen und Termine werden dank automatisierter Erinnerungsfunktionen ebenfalls zuverlässig eingehalten. „Das rechnet sich. Denn so hat der zuständige Sacharbeiter fällige Kündigungsmöglichkeiten, Optionen und Rabatte immer direkt auf dem Schirm, da er per Mail informiert wird“, sagt Jaqueline Rada. Über Checklisten werden Mitarbeiter Schritt für Schritt durch den Prozess der Vertragserstellung geführt und auf erforderliche Freigaben und Dokumente hingewiesen. Über ein Auswahlmenu lassen sich vordefinierte Textbausteine mühelos einfügen. Das schafft die Basis für mehr Rechtssicherheit. „Potentiellen Übertragungsfehlern oder unklaren Formulierungen kann damit vorgebeugt werden“, freut sich Jaqueline Rada.

Das beschleunigt Vertragsabschlüsse und -änderungen enorm. Zum Beispiel im Immobilienmanagement. „Vor allem die Verwaltung der mehr als 150 Ladenlokale in unseren Bahnhöfen und den Berliner Straßen ist ein enorm dynamischer Prozess“, weiß Projektmanager Daniel Kühnle. Schließlich gilt es, rund 2.000 Mietverträge samt Nebenkostenabrechnungen effizient zu steuern.

Kein Kopfzerbrechen mehr

Dank EASY nextPCM bereitet dies den Berlinern jedoch kein Kopfzerbrechen. Die digitale Vertragsverwaltung wurde über eine Schnittstelle mit der Immobilienlösung von SAP (SAP Real Estate Management) verzahnt. Ändern sich Stammdaten oder Vertragsdetails im SAP-System, vollzieht die integrierte Lösung die Anpassungen umgehend nach und ermöglicht es, eventuell erforderliche Schritte anzustoßen. Das ebnet den Weg zu effizienten Abläufen. Beispielsweise, indem zum Vertragsende automatisch Bedingungen und Nutzungskonzept überprüft und bei Bedarf Sanierungs- und Umbaumaßnahmen angestoßen werden.

Insgesamt sorgt das integrierte Vertragsmanagement bei den Berliner Verkehrsbetrieben heute für Klarheit, Transparenz und eine reibungslose Zusammenarbeit über Bereichsgrenzen hinweg. „Dank EASY nextPCM lässt sich vorhandenes Wissen im Handumdrehen teilen“, sagt Rada. Ein echter Vorteil. Denn geteiltes Wissen schafft bekanntlich doppelten Erfolg.

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