Berliner Verkehrsbetriebe bringen mit EASY Contract for SAP das Vertragsmanagement in Fahrt.

Dabei nahm man unter anderem auch das konzernweite Vertragsmanage­ment unter die Lupe. Ziel war es, Ver­träge ab einem bestimmten Volumen oder mit einer strategischen Bedeutung effizienter zu steuern. Hier vermutete man große Effizienzreserven. Immer­hin entsprechen bei der BVG mehr als 3.800 Vereinbarungen den definierten Kriterien, jährlich kommen rund 500 neue dazu. Die Vielzahl der Verträge wurde dezentral über die zuständigen Fachbereiche gesteuert. „Wer früher Vertragsdetails anderer Bereiche ein­sehen wollte, musste die entsprechen­de Akte immer physisch anfordern. Das war enorm aufwändig und zeitrau­bend“, erinnert sich Jacqueline Rada von der BVG-Stabsabteilung Recht und Compliance. Die rechtskonforme Vertragsgestaltung sowie das zuver­lässige Einhalten von Fristen und Ter­minen gestaltete sich ebenfalls alles andere als einfach. Wiedervorlagen und Schriftverkehre wurden dezentral verwaltet und waren dementsprechend oft nicht auf Anhieb greifbar. Der Ge­danke an ein digitales Vertragsma­nagement lag somit nahe. „Wir wollten mehr Transparenz schaffen, Effizienz­reserven heben und Abläufe beschleu­nigen“, erklärt Projektmanager Daniel Kühnle von der BVG-Stabsabteilung Geschäftsentwicklung.

Mit Hilfe der integrierten Vertragsma­nagementlösung nextPCM Contract Management der EASY SOFTWARE AG ist die BVG diesen Zielen ein gan­zes Stück nähergekommen. Sie führt bestehende Vertragsdaten aus dem ERP-System der Verkehrsbetriebe mit ergänzenden Dokumenten und Schrift­verkehr zusammen und fügt sich naht­los in die bestehende SAP-Landschaft ein. „Die tiefe Integration in unser SAP ERP-System und die SAP-Zertifizie­rung der Lösung waren für uns wich­tige Entscheidungskriterien bei der Auftragsvergabe“, betont BVG-Juristin Jacqueline Rada, die die Einführung von Beginn an begleitete. Aber auch Funktionalität, Anwenderfreundlich­keit und nicht zuletzt das gute Preis-/ Leistungsverhältnis des Angebots überzeugten.

Nachdem 2013 der Startschuss für das digitale Vertragsmanagement gefallen war, legte das sechsköpfige BVG-Pro­jektteam umgehend los. Schließlich gab es einiges zu tun: Es galt, ins­gesamt 20 unterschiedliche Vertrag­sarten abzubilden, Checklisten und Prüfroutinen umzusetzen sowie Text­bausteine und Workflows zu etablieren. Die Beraterinnen und Berater von EASY SOFTWARE halfen dabei tatkräftig. „Vor allem bei der Programmierung der Schnittstelle zum SAP-Immobilienmanagement so­wie der Formulierung und Abgrenzung der zahlreichen Textbausteine haben die EASY Expertinnen und Experten ein regelrechtes Meisterwerk vollbracht“, lobt Rada das hohe Engagement des Implemen­tierungspartners.

Heute steht den unterschiedlichen BVG-Fachbereichen eine Vielzahl von Verträgen auf Knopf­druck zur Verfügung. Vertragshistorie und zugehörige Dokumente sind eben­so transparent wie die Kontaktdaten der zuständigen Ansprechperson. „Rückfragen zu Konditionen oder Erfahrungswerten lassen sich im Handumdrehen klären“, lobt Projekt­manager Daniel Kühnle. Sachbear­beitende können E-Mails und Dokumente per Drag-&-Drop direkt in die digitale Akte einfügen, weiterführende Hinwei­se zu sonderfinanzierten Verträgen oder Bestellungen mühelos mit den entsprechenden SAP-Daten verlinken. „Das integrierte Vertragsmanagement stellt alle relevanten Informationen übersichtlich zur Verfügung. Damit muss sich niemand mehr durch die Un­tiefen des SAP-Systems wühlen“, freut sich Jacqueline Rada. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept sorgt gleichzei­tig dafür, dass Mitarbeitende nur die für sie relevanten Inhalte einsehen oder bearbeiten dürfen.

Fristen und Termine werden dank automatisierter Erinnerungsfunktionen ebenfalls zuverlässig eingehalten. „Das rechnet sich. Denn so haben die zustän­digen Sacharbeitenden fällige Kündigungs­möglichkeiten, Optionen und Rabatte immer direkt auf dem Schirm, da sie per Mail informiert werden“, sagt Jaqueline Rada. Über Checklisten werden Mit­arbeitende Schritt für Schritt durch den Prozess der Vertragserstellung ge­führt und auf erforderliche Freigaben und Dokumente hingewiesen. Über ein Auswahlmenü lassen sich vordefinierte Textbausteine mühelos einfügen. Das schafft die Basis für mehr Rechtssi­cherheit. „Potentiellen Übertragungs­fehlern oder unklaren Formulierungen kann damit vorgebeugt werden“, freut sich Jaqueline Rada.

Das beschleunigt Vertragsabschlüsse und -änderungen enorm. Zum Beispiel im Immobilienmanagement. „Vor allem die Verwaltung der mehr als 150 Laden­lokale in unseren Bahnhöfen und den Berliner Straßen ist ein enorm dynami­scher Prozess“, weiß Projektmanager Daniel Kühnle. Schließlich gilt es, rund 2.000 Mietverträge samt Nebenkos­tenabrechnungen effizient zu steuern.

Dank EASY nextPCM bereitet dies den Berliner Verkehrsbetrieben jedoch kein Kopfzerbrechen. Die digitale Vertragsverwaltung wurde über eine Schnittstelle mit der Immo­bilienlösung von SAP (SAP Real Estate Management) verzahnt. Ändern sich Stammdaten oder Vertragsdetails im SAP-System, vollzieht die integrierte Lösung die Anpassungen umgehend nach und ermöglicht es, eventuell erforderliche Schritte anzustoßen. Das ebnet den Weg zu effizienten Abläufen. Beispielsweise, indem zum Vertrags­ende automatisch Bedingungen und Nutzungskonzepte überprüft und bei Bedarf Sanierungs- und Umbaumaß­nahmen angestoßen werden.

Insgesamt sorgt das integrierte Ver­tragsmanagement bei den Berliner Verkehrsbetrieben heute für Klarheit, Transparenz und eine reibungslose Zu­sammenarbeit über Bereichsgrenzen hinweg. „Dank EASY nextPCM lässt sich vorhandenes Wissen im Handum­drehen teilen“, sagt Rada. Ein echter Vorteil. Denn geteiltes Wissen schafft bekanntlich doppelten Erfolg.