Revisionssichere Dokumentenarchivierung – digital & rechtskonform
Die Menge an Dokumenten in Unternehmen kennt keine Grenzen: Täglich kommen neue Daten hinzu, die entweder selbst erstellt werden oder von extern ins Unternehmen gelangen – etwa Verträge, Artikellisten, E-Mails, Rechnungen, Lieferpapiere oder Belege. Und das sowohl in Papierform als auch digital. Eine Archivierungssoftware hilft enorm, diese „Dokumentenflut“ zu bewältigen.
Überblick
Definition: Was ist Dokumentenarchivierung?
Dokumentenarchivierung meint zunächst einmal die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung von Dokumenten. Ziel ist es, die Dokumente zu sichern, damit man später wieder auf sie zugreifen kann.
Um Dokumente in Papierform zu archivieren, gibt es in vielen Unternehmen noch immer ein physisches Archiv, also Räumlichkeiten, in dem die Geschäftsunterlagen in Ordnern gelagert werden.
Für elektronische Dokumente geschieht das in elektronischer Form durch die digitale Archivierung: Die Daten werden datenbankgestützt elektronisch gespeichert. Dabei können sowohl ursprünglich digitale Dokumente archiviert werden als auch nachträglich digitalisierte. Häufig geschieht das mithilfe einer Archivierungssoftware.
Aufbewahrungspflicht: Warum ist Archivierung wichtig?
Für die Dokumentenarchivierung gibt es sowohl unternehmensinterne als auch externe Gründe.
Wichtige Dokumente sicher und langfristig aufzubewahren, ist zum einen im Interesse des Unternehmens, da die Dokumente Informationen beinhalten, die für das Unternehmen geschäftsentscheidend sind. Das können zum Beispiel Verträge oder Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten sein, aber auch Wissen, dass für die Geschäfte elementar ist, wie etwa Dokumentationen zu Maschinen und Anlagen.
Darüber hinaus sind buchführungspflichtige Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftsrelevante Unterlagen wie Rechnungen, Belege oder Angebote aufzubewahren. Hierzu gibt es nationale sowie internationale rechtliche Vorgaben, die es zu beachten gilt. Diese schreiben die Rahmenbedingungen zur Aufbewahrungspflicht, fälschlicherweise oft auch als Archivierungspflicht bezeichnet, von Dokumenten vor.
Für Deutschland sind das beispielsweise die Richtlinien der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die die revisionssichere Archivierung von Dokumenten vorschreiben, oder auch die DSGVO, die den Umgang mit personenbezogenen Daten aus Datenschutzsicht reguliert.
Wer die Vorgaben zur Archivierung missachtet, muss mit empfindlichen Sanktionen rechnen. Im Falle der GoBD-konformen Aufbewahrung können das etwa Verlust der Vorsteuer-Abzugsfähigkeit oder Nachzahlungen an das Finanzamt sein, die mit einer Mehrbelastung einhergehen, aber auch strafrechtliche Konsequenzen sind möglich.
Revisionssichere Archivierung: Was muss bei der Dokumentenarchivierung beachtet werden?
Die Dokumentenarchivierung durch eine Archivierungssoftware rechtskonform zu handhaben, ist eigentlich nicht schwer, denn die gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung geben deutlich vor, was dafür notwendig ist. Ein wichtiges Stichwort hierbei ist die revisionssichere Archivierung. Um hier nicht Gefahr zu laufen, aus Unkenntnis die Vorgaben zur revisionssicheren Dokumentenarchivierung zu verletzen, lohnt es sich, sich mit den Vorgaben rund um die Aufbewahrungspflicht auseinanderzusetzen.
Gesetzliche Vorschriften
Vorgaben, die Dokumentenarchivierung betreffen, finden sich im Wesentlichen in drei Gesetzen:
Zum einen verpflichtet das Handelsgesetzbuch (HGB) Kaufleute dazu, geschäftsrelevante Unterlagen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung aufzubewahren, also zu archivieren. In der Abgabenordnung (AO) werden darüber hinaus Fristen für alle steuerrelevanten Bücher und Aufzeichnungen beschrieben.
Die wichtigste gesetzliche Grundlage zur digitalen Archivierung sind jedoch die Richtlinien der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die bereits 2015 in Kraft getreten und sind seitdem mehrfach angepasst wurden. Die GoBD enthalten also Vorgaben für Steuerpflichtige, wie eine ordnungsgemäße Buchführung erfolgen muss und wie digitale Geschäftsunterlagen zu archivieren sind.
Grundsätzlich gelten die GoBD für alle Unternehmen im Sinne des Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrechts und damit auch für Kleinunternehmen, Selbstständige oder Freiberufler.
Um GoBD-konform zu agieren, sind Unternehmen zur revisionssicheren Archivierung verpflichtet, d.h. alle Geschäftsvorfälle müssen
- nachvollziehbar,
- vollständig,
- richtig,
- zeitgerecht,
- geordnet und
- unveränderbar
erfasst werden.
Die revisionssichere Archivierung von Dokumenten muss also originär, d.h. im Ursprungsformat, erfolgen und es muss sichergestellt sein, dass die archivierten Unterlagen weder verändert noch gelöscht werden oder auf anderem Weg verloren gehen können.
Aufgrund des Prinzips der zeitnahen Erfassung von Geschäftsvorfällen ist es außerdem unzulässig, dass Dokumente über eine längere Zeit gesammelt und erst später erfasst werden, sondern die Buchung bzw. Archivierung muss möglichst unmittelbar nach der Entstehung des Geschäftsvorfalls geschehen. Die geschäftlichen Unterlagen dürfen dabei nicht planlos abgelegt werden, sondern müssen so archiviert werden, dass sie identifizierbar und leicht wieder auffindbar sind.
Wichtig ist dabei eine Verfahrensdokumentation, die durch die GoBD gefordert wird, um dem Grundsatz der Nachvollziehbarkeit gerecht zu werden. Diese dient der Dokumentation sämtlicher Verfahren und Maßnahmen, die zur Erfassung und Archivierung von steuerlich relevanten Geschäftsvorfällen und den damit zusammenhängenden Dokumenten angewandt wurden.
Darüber hinaus müssen die archivierten Unterlagen maschinell auswertbar und jederzeit verfügbar sein.
Archivierungsfristen
Für die digitale Archivierung gelten je nach Dokumentenart unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, in der Regel sind es 6 bzw. 10 Jahre.
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt z.B. für folgende Geschäftsunterlagen:
- Rechnungen
- Buchungsbelege
- Bilanzen
- Jahresabschlüsse
- Geschäftsberichte
Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gilt eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht, z.B.:
- Handels- oder Geschäftsbriefe
- Angebote
- Mahnungen
Wichtig ist, dass die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem das entsprechende Dokument erstellt bzw. das Unternehmen erreicht hat.
Datenschutz (DSGVO)
Neben den GoBD spielt auch die seit Mai 2018 geltende DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) eine wichtige Rolle für die digitale Archivierung, denn hier ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen in der EU geregelt. Oberstes Ziel ist der Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, also aller Daten, die sich auf identifizierbare natürliche Personen beziehen, wie z.B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kundennummer, Kontodaten oder IP-Adresse.
Um den Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten, verlangt das Datenschutzrecht, dass diese gelöscht werden, sobald der Zweck, zu dem sie gespeichert wurden, nicht mehr gegeben ist (Prinzip der Datenminimierung). Wenn beispielsweise eine Geschäftsbeziehung beendet wird, ist der Zweck der Datenspeicherung nicht länger gegeben und die Daten mit Personenbezug müssten gemäß DSGVO gelöscht werden. Bei Verstoß können erhebliche Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro bzw. 4 % des weltweiten Unternehmensumsatzes fällig werden.
Dieser scheinbare Widerspruch zwischen dem Löschzwang der DSGVO und der Aufbewahrungspflicht klärt sich in Art. 6 Abs. 1 DSGVO: Hier ist festgelegt, dass personenbezogene Daten trotzdem gespeichert werden dürfen, wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung notwendig ist. Mit den Vorschriften zur Dokumentenarchivierung ist also ein neuer legitimer Zweck für die Datenspeicherung gegeben, sodass die Löschung erst nach Ablauf der vorgegebenen Archivierungsfrist vollzogen werden muss.
Was muss archiviert werden?
Laut Gesetz müssen alle Dokumente, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, archiviert werden, sofern sie für die Besteuerung relevant sind. Hierzu gehören z.B.
- Rechnungen
- Mahnungen
- Gutschriften
- Versicherungspolicen
- Fahrtenbücher
- Gehaltslisten
- Lohnbelege
- Stundenbelege
- Handelsregisterauszüge
- Grundbuchauszüge
- Jahresabschlüsse
Unter die Aufbewahrungspflicht fallen sowohl papierbasierte Dokumente als auch digitale Daten. Wichtig ist, dass die Archivierung im Ursprungsformat erfolgt, wobei papierbasierte Geschäftsunterlagen digitalisiert werden dürfen.
Da immer mehr geschäftliche Korrespondenz auf elektronischem Weg per E-Mail erfolgt, hat ein Großteil der E-Mails im Unternehmen auch einen geschäftsrelevanten Bezug. Dementsprechend müssen E-Mails ebenso wie o.g. Dokumente behandelt werden. Um der Aufbewahrungspflicht nachzukommen, sollte die Archivierungssoftware auch über eine Option zur E-Mail-Archivierung verfügen.
Vorteile digitaler Archivierung
Kosten- und Platzersparnis
Aufgrund der ständig wachsenden Dokumentenmenge in Unternehmen, ist es eine echte logistische Herausforderung, diese in Papierform über mehrere Jahre aufzubewahren, da mit der Datenmenge auch der Platzbedarf steigt. Bei der digitalen Archivierung entfällt dieses Problem. Die elektronische Speicherkapazität für die Dokumentenarchivierung kann jederzeit an den wachsenden Bedarf angepasst werden, was nicht nur zu weniger benötigtem Stauraum, sondern vor allem einem Wegfall von Lagerungskosten für das physische Archiv führt.
Digitale Prozesse
Liegen Ihre Dokumente in digitaler Form vor, ist der nächste Schritt in Richtung Automatisierung nicht mehr weit: Ihre Arbeitsprozesse lassen sich so leicht digital abbilden und können Ihren Arbeitsalltag vereinfachen.
Schneller Datenzugriff
Mithilfe digitaler Archivierung sind Dokumente in kürzester Zeit auffindbar. Statt stundenlang Aktenordner in einem staubigen Archivraum zu wälzen, ist das Dokument mit wenigen Klicks abrufbar oder kann über eine Suchfunktion gefunden werden – und das von jedem Standort aus. Das spart wertvolle Arbeitszeit, die anderweitig genutzt werden kann.
Revisionssicherheit
Mithilfe der digitalen Archivierung ist die Erfüllung rechtlicher Vorgaben wie die Forderung nach Revisionssicherheit der GoBD kein Problem. Hierbei empfiehlt es sich, die Unterstützung einer Archivierungssoftware zu nutzen.
Transparenz
Durch die digitale Archivierung von Dokumenten ist die Suche nach der aktuellen Version kein Problem mehr. Durch die Versionierung ist es für jeden ersichtlich, wann und wie das Dokument zuletzt bearbeitet wurde. Das vereinfacht die Zusammenarbeit spürbar.
Datensicherheit
Insbesondere die Archivierung in der Cloud bietet optimalen Schutz für Ihre Dokumente vor Datenverlust, etwa durch Wasserschäden oder Brände. Auch Verschleißerscheinungen stellen kein Problem mehr dar.
Kollaboratives Arbeiten
Werden Dokumente digital archiviert, ermöglicht das den zeitgleichen Zugriff und paralleles Arbeiten mehrerer Personen mit dem Dokument – und das standortunabhängig. Das spart lange Transportwege und reduziert die Gefahr, dass papierbasierte Dokumente verloren gehen.
Umweltfreundlichkeit
Natürlich ist auch der Schutz der Umwelt ein nicht zu vernachlässigender Vorteil der digitalen Archivierung. Verzichtet man auf das unnötige Ausdrucken von Dokumenten, trägt das zur Reduktion des CO2-Austoßes bei und schont die Regenwälder.
Archivierungssoftware: Dokumente digital & rechtssicher archivieren
Für die digitale Dokumentenarchivierung gibt es also zahlreiche Gründe. Die rechtlichen Vorgaben sind dabei nicht zu vernachlässigen. Um diese zu erfüllen, ist eine Archivierungssoftware der sicherste Weg.
Mit einer Archivierungssoftware brauchen Sie sich um Revisionssicherheit keine Gedanken mehr zu machen. Die intelligenten Lösungen stellen sicher, dass Ihre Dokumente vollständig, nachvollziehbar, geordnet und vor ungewollter Löschung geschützt in einem digitalen Archiv abgelegt werden. Die von der DSGVO vorgegebenen Löschfristen lassen sich problemlos einhalten, denn diese können in der Regel automatisch von der Archivierungssoftware abgebildet werden. Aufwändige, manuelle Löschvorgänge sind damit überflüssig und sie sparen nicht nur wertvolle Zeit, sondern verringern durch die Automatisierung die Gefahr von Fehlern.
Über eine Suchfunktion sind Ihre archivierten Dokumente in kürzester Zeit wieder auffindbar. Eine manuelle, zeitintensive Suche nach dem richtigen Ordner entfällt damit.
Ganz gleich, in welcher Form oder aus welcher Quelle Daten in Ihrem Unternehmen eintreffen: Digitale Belege lassen sich problemlos mithilfe einer Lösung zur digitalen Belegerfassung generieren. Dabei werden sie nicht nur erfasst, sondern auch automatisch verschlagwortet und klassifiziert und anschließend an das digitale Archiv übergeben.
Liegen die Dokumente erst einmal in elektronischer Form im digitalen Archiv vor, lassen sie sich in Workflows einbinden. Unternehmensprozesse lassen sich so automatisieren und werden damit deutlich einfacher und schneller.
Archivierungssoftware – für jedes System das richtige
Die Archivierung von geschäftlichen Dokumenten und Daten gehört zu den wichtigsten Pflichten von Unternehmen. Mit den Lösungen von EASY gelingt sie rechtskonform, effizient und einfach.
- Revisionssichere Archivierungssoftware, zertifiziert nach dem deutschen Prüfungsstandard IDW PS-880 und dem internationalen Standard ISAE 3000: für die übersichtliche Ablage aller relevanten Informationen im Einklang mit deutschen Anforderungen (GoBD, DSGVO) sowie internationalen Anforderungen
- Unterstützung bei der vorgeschrieben, turnusmäßigen und fristengerechten Vernichtung von Mandanten- oder Kundenakten
- EASY Archive beherrscht für seinen Aufgabenbereich den CMIS-Standard der OASIS. CMIS stellt eine herstellerunabhängige, offene Schnittstelle dar, eine Abstraktions-/Zugriffsschicht. Dies versetzt EASY Archive in die Lage, mit Systemen verschiedener Hersteller zu „sprechen“, so diese denn CMIS beherrschen.
Dank zahlreicher Standardschnittstellen ist die Integration mit zahlreichen ERP-Systemen möglich.
Exchange E-Mail Archivierung
Die E-Mail Archivierung von EASY baut auf vielen Jahren Erfahrung mit Microsoft-Technologien und Microsoft Exchange auf. Sichern Sie mit unserem Exchange-Online-Archive Ihre E-Mails regelmäßig und automatisiert. Nutzen Sie es als SaaS-Lösung – zu festen Preisen, monatlich kündbar.
Archivierung in Microsoft Dynamics 365 BC
Mit EASY wird aus Archivierung in Microsoft Dynamics 365 BC Prozessoptimierung. Nicht nur lassen sich zahlreiche Prozesse abbilden – auch werden alle ein- und ausgehenden aufbewahrungspflichtigen Belege revisionssicher archiviert, ohne dass ein zusätzlicher Archiv-Client notwendig ist. So bereitet selbst Archivierungssoftware Spaß. Die EASY Factbox ermöglicht dabei eine Gesamtsicht auf jeden Vorgang – gleichzeitig erhalten Sie einen Überblick, ohne den Vorgang öffnen zu müssen.
Archivierung in der Cloud
Ein besonders flexible Archivierungslösung ist die Dokumentenarchivierung in der Cloud. Eine cloudbasiertes Archiv wie EASY Archive Cloud ist in der Regel sofort einsetzbar, da es bereits vorkonfiguriert ist und ein hoher Implementierungsaufwand entfällt. Zudem müssen Nutzer keine eigene Infrastruktur vorhalten oder sich mit der Administration beschäftigen. Ihre Daten werden durch intelligente Sicherheitsmechanismen und verschlüsselte Übertragung optimal geschützt.
Archivierung in SAP®
Bei der Archivierung in SAP® stehen Unternehmen mit hohem Datenaufkommen schnell vor einer Herausforderung: Die Speicherkapazität zu erweitern, ist mit hohen Kosten verbunden und auch die Systemleistung wird von großen Datenmengen beeinträchtigt. Ein externes Archiv mit einer passenden Schnittstelle wie EASY Archive for SAP Solutions kann diese Probleme lösen und die Arbeitsprozesse rund um das SAP-System darüber hinaus noch zusätzlich vereinfachen.
Mediathek
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