Definition: Was bedeutet Archivierung?
Sichere Archivierung meint das dauerhafte Aufbewahren von Dokumenten und Daten im unveränderlichen Zustand: so wie das Dokument das Unternehmen erreichte. Zwei Anforderungen kommen laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hinzu: Einerseits ist Archivierung ein Prozess, der einer Systematik folgen muss. Andererseits erfolgen das Speichern und Aufbewahren von Dokumenten auf kontrollierte Weise.
„Systematisch“ und „kontrolliert“ bedeuten im Kontext elektronischer Archivierung nichts anderes, als dass Sie einen strukturell gleichbleibenden Archivierungsprozess im Unternehmen etabliert haben. Idealerweise beschreibt eine Verfahrensdokumentation diesen Prozess: Wo werden welche Dokumente mit welchen IT-Systemen abgelegt und wer hat darauf welchen Zugriff. So viel dazu in aller Kürze zur Definition und Bedeutung der Archivierung.
Gut zu wissen
Welche Dokumente müssen archiviert werden?
Sobald Daten und Dokumente aus digitalen Geschäftsprozessen steuerrechtlich relevant sind, müssen sie revisionssicher archiviert werden. Zu archivieren sind typischerweise folgende Dokumente:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der versendeten Handels- und Geschäftsbriefe
- Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Gesetzliche Vorschriften zur Dokumentenarchivierung
Die Auflistung der Beispiele revisionssicher zu archivierender Dokumente stammt aus der Abgabenordung (AO) und dort aus § 147, Absatz 1. Weitere gesetzliche Archivierungsvorschriften erwähnt das Handelsgesetzbuch (HGB §§ 239, 257 ). Beide Gesetztexte rund um die Archivierung bestimmen, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen. Darüber hinaus existieren die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Letztere widmen sich auch dem Thema gesetzliche Archivierungsvorschriften.
GoBD-konforme Dokumentenarchivierung
Die GoBD ist kein Gesetz, aber eine Verwaltungsvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen. Als solches regelt die GoBD die rechtlichen Anforderungen an eine ordentliche elektronische Buchführung wie auch an eine GoBD-konforme Dokumentenarchivierung. Hauptziel der GoBD ist es, Rechtsklarheit sowie bundesweit einheitliche Archivierungsvorschriften zu schaffen.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung betreffen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen und Unternehmer. Ob groß oder klein, Konzern oder KMU, Selbstständige, Kleinstunternehmer und Freiberufler müssen eine GoBD-konforme Archivierung einsetzen.
Was bedeutet die GoBD?
Die GoBD lässt sich am besten durch deren Forderungen verstehen. Eine GoBD-konforme Archivierung und Buchhaltung stellt folgende Grundsätze für die aus Geschäftsvorfällen entstandenen Dokumente auf:
- Grundsatz der Unveränderbarkeit
- Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Grundsätze der Richtigkeit, der Vollständigkeit und der Ordnung
- Internes Kontrollsystem (IKS)
- Grundsatz des Datenschutzes
Aufbewahrungsfristen von Dokumenten
Die GoBD selbst sagt weder etwas über Aufbewahrungszeiträume noch darüber etwas aus, welche Dokumente archiviert werden müssen. Hier gelten die Abgabenordnung (AO) sowie das Handelsgesetzbuch (HGB) wie auch das Umsatzsteuergesetz (UstG). Grundsätzlich sind buchführungspflichtige Gewerbetreibende und Unternehmen verpflichtet, Geschäftsunterlagen aufzubewahren und dabei die jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Mit dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) zum 1. Januar 2025 wurden die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen teilweise angepasst:
- Für viele buchführungspflichtige Unternehmen wurde die bisherige 10-jährige Aufbewahrungsfrist für bestimmte Buchungsbelege auf 8 Jahre verkürzt.
- Die 6-jährige Frist für andere Unterlagen bleibt unverändert bestehen.
- In bestimmten Fällen (z. B. bei regulierten Branchen oder Sondervorschriften) kann weiterhin eine 10-jährige Frist gelten.
Somit bestehen aktuell drei relevante Aufbewahrungsfristen: 10, 8 und 6 Jahre. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der gängigsten Geschäftsunterlagen und deren jeweiliger Aufbewahrungsdauer. Diese Fristen basieren auf den steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben für Wirtschaftsunternehmen.
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Dokumente
- Handelsbücher (§ 257 HGB)
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse, z.B. Einzel- und Konzernabschlüsse
- Lageberichte
- Bilanzanlagen
- Arbeitsanweisungen zur Buchführung, z.B. Verfahrensdokumentationen
- Organisationsunterlagen, z.B. Ablaufdiagramme, Systembeschreiben
- Dateien zur Nachvollziehbarkeit der Buchführung
Eine 8-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Geschäftsdokumente
- Buchungsbelege, z.B. Eingangsrechnungen
- Kontoauszüge, Bankbelege
- Lohn- und Gehaltslisten
- Ausgangsrechnungen
- Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung
- Bewirtungsbelege
- Debitoren-/Kreditorenlisten
- Betriebsabrechnungsbögen
- Außendienstabrechnungen
- Arbeitsanweisungen für EDV-Systeme
Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Geschäftsdokumente
- Geschäftsbriefe: ein- und ausgehend
- Angebote (wenn nicht zum Auftrag geführt)
- Auftragsbestätigungen
- Verträge (sofern nicht länger relevant)
- Betriebsprüfungsberichte
- Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)
- Dauerauftragsunterlagen
- Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
- An-, Ab- und Ummeldungen bei Krankenkassen
Revisionssichere Archivierung
Für die elektronische Archivierung allgemein und für die Dauer der Aufbewahrungsfristen gilt, dass alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente revisionssicher archiviert werden müssen. Die Forderung nach Revisionssicherheit ist einer der fünf Grundsätze der GoBD zur Dokumentenaufbewahrung. Es stellt sich daher die Frage, was „revisionssicher“ im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung bedeutet.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssicher meint im Kontext digitaler Archivierung, dass das aufzubewahrende Dokument vor Änderungen geschützt aufbewahrt wird. Es muss stets so vorliegen, wie das Dokument initial das Unternehmen erreichte – eben unverändert. Aufbewahrungspflichtige Geschäftsdokumente, Unterlagen und Belege müssen im Archivsystem den Anforderungen der GoBD sowie weiteren handels- und steuerrechtlichen Anforderungen (HGB, AO) genügen.
Revisionssichere Archivierung bedeutet also im Wesentlichen, dass die Archivsoftware die folgenden vier Aspekte erfüllt:
- Unveränderbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Vollständigkeit
- Verfügbarkeit
Diese Faktoren gelten für alle Änderungen des Dokuments. Sie sollen vor Änderungen am Dokument schützen. Wenn Änderungen vorgenommen werden, dann nur an der Kopie des Dokuments. Wenn dies geschieht, muss dokumentiert werden, wer, wann und wo Änderungen in das Dokument eingefügt hat, und schließlich muss die geänderte Kopie auf das Ursprungsdokument verweisen.
Muss ich E-Mails archivieren?
Steuerlich relevante E-Mails oder E-Mails, die als Handelsbriefe gelten können, also die Geschäftskorrespondenz des Unternehmens, unterliegen selbstverständlich denselben Aufbewahrungspflichten. Auch hier gelten die GoBD samt allen geschilderten rechtlichen Regularien (HGB, AO etc.).
Allerdings besteht eine Schwierigkeit: E-Mails haben sich in den letzten zwei Jahrzehnten zu einem weit verbreiteten Austausch- und Kommunikationsmedium entwickelt. Täglich werden Millionen von E-Mails verschickt und empfangen – und so verwandeln sich die E-Mail-Postfächer auch in den Unternehmen in die Datenhalde, die jeder Urlaubsrückkehrer am ersten Arbeitstag kennt. Die Schwierigkeit bei der GoBD-konformen E-Mail-Archivierung besteht nun ganz einfach darin, den Unterschied zu treffen, ob eine Mail steuerrechtliche Relevanz besitzt oder nicht. Einen Einstieg in das Thema finden Sie im Beitrag: E-Mail-Archivierung – Was Unternehmen wissen müssen.
Erklärt
Vorteile von analoger und digitaler Archivierung
Vorteile der analogen Archivierung
Das Thema Archivierung treibt die Menschheitsgeschichte schon seit mehreren tausend Jahren um. Im Kern geht es dabei immer darum, Wissen für die Zukunft zu erhalten. Neben der vielen Nachteile, die eine Archivierung auf analogen Medien für die heutige Zeit aufweist, besteht der stärkste, unschlagbare Vorteil analoger Archivierung in deren Dauerhaftigkeit. Die 4.000 Jahre alten Tontafeln in Keilschrift aus Ninive legen Zeugnis darüber ab. Kein Wunder, dass zeitgenössische Projekte wie „Memory of mankind (MoM)“ auf Keramiktafeln als Speichermedium setzen.
Die Auswahl des Archivsystems steht und fällt also mit der Antwort auf die Frage, warum man überhaupt archivieren will – und eine „wirkliche“ Langzeitarchivierung für eine Million Jahre, wie im MoM-Projekt, funktioniert zuverlässig eben nur mit Keramiktafeln. Derartige lange Aufbewahrungszeiträume gehören allerdings nicht zur Zielsetzung fürs Archivieren von Geschäftsdokumenten. Hier sind im Regelfall Aufbewahrungsfristen von nur 10 Jahren zu erwarten.
Vorteile digitaler Archivierung
Um es vorweg zu nehmen: Ein wirklicher Nachteil digitaler Archivierung existiert nicht. Zumindest nicht, solange man sich über die Anforderungen an das digitale Archivierungsszenario im Klaren ist. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Vorteile digitaler Archivierung deren Nachteile übertreffen, jedenfalls im Szenario der GoBD-konformen und revisionssicheren Archivierung.
Die Vorteile elektronischer Archivierung auf einen Blick
- Ein Großteil der Dokumente erreicht das Unternehmen schon digital oder wird dort digital erstellt – so ist digitale Archivierung nur folgerichtig und vermeidet Medienbrüche.
- Ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten; damit ist die digitale Archivierung die ideale Basis für dezentral organisierte Organisationen.
- Beschleunigung der Zugriffs- und Suchzeiten: einer der wesentlichen Vorteile der digitalen Archivierung, da das Archiv mit wenigen Klicks von jedem Arbeitsplatz aus zugänglich ist.
- Kostenersparnis durch weniger Platzbedarf und Organisationsaufwand sowie Wegfall von Archivräumen, Akten, Papier, Drucker, Toner etc.
- Als Single Source of Truth bietet das Archivsystem die perfekte Datenbasis für tiefe Einblicke und datenbasierte Entscheidungen.
Einsatzbereiche
Praxisbeispiele für digitale Archivierung
Archivierung im Handel
Archivierung in Autohäusern
Die besten Ergebnisse erzielen Unternehmen, wenn sie ihre Prozesse schrittweise umstellen. Den Anfang machte daher die Buchhaltung mit sämtlichen Rechnungen und Belegen.
Mussten vorher täglich Briefumschläge aufgerissen, sortiert und verteilt werden, schweben nun sämtliche Eingangsrechnungen digital ins Haus. Alle Lieferanten wurden gebeten, Rechnungen nur noch an eine einheitliche E-Mail-Adresse zu senden, die sämtliche Dokumente direkt an digitale Belegerfassung weiterleitet.
Durch die automatische Vorerfassung, hat das Team schon während des ersten Blicks auf easy archive alle ausstehenden Dokumente sofort sortiert vorliegen. Sogar die Kassen im Autohaus sind nahtlos mit dem digitalen Archiv verbunden. Kassenbelege gelangen von dort aus wie von magischer Hand sofort in die digitale Ablage. Jeder dieser digitalisierten Einzelvorgänge spart Zeit und reduziert das Fehlerpotenzial vormals manueller Prozesse.
Der Dokumentenfluss innerhalb des Autohauses wurde beschleunigt: Vor dem Einsatz der digitalen Archivierung mussten Ordner und Dokumente aus den Büros ins Lager oder in die Werkstatt gebracht werden. Da war die Versuchung groß, erst einen Stapel anzuhäufen und dann alles in einem Rutsch zu hinüberzutragen.
Seit der Digitalisierung verfügt jede Person jederzeit über den Zugriff auf die Originale im digitalen Archiv, wo diese rechts- und revisionssicher lagern. Als positiver Nebeneffekt ergibt sich, dass niemand mehr mit veralteten Kopien arbeitet.
Auch nach der ersten Bearbeitung eines Dokuments spart das digitale Archiv wertvolle Zeit: Jeder Auftrag wird automatisch mit bestimmten Kennzeichen katalogisiert. Sucht also jemand spontan nach dem letzten Auftrag mit Fahrzeugkennzeichen X, erscheint in Sekundenschnelle die gesamte Vorgangshistorie auf dem Bildschirm. Sogar das Ersatzteillager ist ans easy archive angebunden. Das langfristige Ziel ist, sämtliches Papier aus dem Autohaus zu verbannen, bis auch der Mechaniker seine Dokumente per Tablet abruft.
Archivierung bei Babymarkt
Seit Babymarkt seine Buchhaltung mit easy digitalisiert und archiviert, zirkulierte schlagartig viel weniger Papier in den Büros.
Vor der Einführung des digitalen Rechnungsmanagements inklusive Archiv druckte Babymarkt jährlich rund 160.000 Dokumente aus. Die Digitalisierung spart aber nicht nur Papierkosten für Druck, Lagerraum, Ordner und Regale sondern vor allem Zeit. Im Durchschnitt dauert jeder Rechnungsprozess bei Babymarkt nur noch halb so lange.
Besonders überraschte, wie praktisch ein digitales und revisionssicheres Archiv in der Praxis ist: „Zuvor hatten wir ganz klassisch alles in Ordnern abgelegt. Wenn dann doch einmal eine Prüfung anstand, war das Ganze schon irgendwie sortiert, aber wir mussten uns erst durch dicke Staubschichten blättern, um das benötigte Dokument zu finden. Im easy archive reicht es, ein Schlagwort einzugeben und das benötigte Originaldokument erscheint sofort rechtssicher auf dem Monitor.“
Archivierung bei Hama
Auch beim Elektronik-Versandhändler Hama wurde das papierbasierte Beleg- und Archivwesen durch eine unkomplizierte GoBD-konforme digitale Langzeitarchivierung abgelöst, die gleichzeitig Systemgrenzen zu führenden Anwendungen in der Warenwirtschaft und Buchhaltung überwindet.
Allein die Auflistung der wichtigsten Archive macht deutlich, um welche Dokumentenflut es hier geht: Neben einem Archiv für Eingangsrechnungen und einem Archiv für Ausgangsrechnungen gibt es Archive für Aufträge, Bestellungen, Gutschriften, Belastungsanzeigen, Reisekostenabrechnungen und Qualitätssicherungsbelege wie Prüfberichte oder Sicherheitsdatenblätter.
Ein Teil der per E-Mail eingehenden Belege wird nach einer inhaltlichen Prüfung direkt als neue digitale Akte angelegt und am Ende des Workflows revisionssicher in easy archive archiviert. Rund 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von einer Vielzahl automatisierter Prozesse im Belegwesen. Und das zahlt sich aus: Rund 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr verarbeiten die Systeme zuverlässig und automatisiert.
Archivierung im öffentlichen Dienst
In der oberösterreichischen Gemeinde Eggerding leben rund 1.340 Menschen. Wie viel Arbeit können die schon machen? Eine ganze Menge!
„Papierlandschaften türmten sich im Gemeindeamt in jeder Ecke und nahmen mehr Platz ein als die Arbeitsflächen selbst. Das hat sich über Jahre langsam so entwickelt, bis plötzlich ganze Bereiche des Gebäudes den Ordnern und Akten gehörten.“
Dem Wunsch nach Digitalisierung folgte kurze Zeit später die Einführung des digitalen Dokumentenmanagementsystems. „Vorher hatten wir viele Bedenken: So eine große Umstellung wird ewig brauchen, bis wir uns alle an sie gewöhnt haben. Doch letztendlich gab es keine Probleme. Ganz im Gegenteil! Allein dadurch, dass langwieriges Durchkämmen der Ordner wegfällt, sparen wir jeden Tag wertvolle Minuten.“
Da das System die gescannten Akten selbständig ausliest und z.B. nach Datum sortiert, nimmt das Scannen selbst nicht viel Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch. Alle Akten landen systematisch nach und nach im digitalen Archiv. Um die tägliche Arbeit nicht zu stören, führte die Stadtverwaltung die digitale Lösung Abteilung für Abteilung ein.
Die größte Zeitersparnis erfährt die Gemeindeverwaltung bei der Freigabe von Rechnungen: Die drei Stufen des typischen Freigabeprozesses – Buchhaltung, Amtsleitung, Bürgermeister – dauerten früher nicht selten mehrere Tage. Schließlich war der Bürgermeister oft sehr beschäftigt und nur ein- bis zweimal pro Woche im Amt.
Heute schickt die Verwaltung alle Rechnungen elektronisch an den Bürgermeister. Egal, ob dieser unterwegs ist, überall kann er die Rechnungen über eine sichere Verbindung mit seinem Laptop digital signieren. So erhalten auch Dokumente eine gültige Unterschrift, die gerade erst im Amt angekommen sind. Kaum eine Freigabe dauert heute länger als einen Tag.
Archivierung in der Industrie
Archivierung bei Talgo
Bei der Wartung und Reparatur von Schienenfahrzeugen fallen bei Talgo eine Vielzahl von dokumentationspflichtigen Unterlagen an. Zum einen steuerrelevante Dokumente, die revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Zum anderen spezifische Dokumente aus der Werkstatt, die sicher und auffindbar abgelegt werden müssen.
„Unser Archiv umfasst Auftragszettel, Prüf- und Montageberichte, Mess- und Wiegeprotokolle und vieles mehr.“
Vor allem wächst das Archiv ständig. Bis zur Einführung von easy archive arbeitete Talgo noch mit einer klassischen Papierablage. „Wir standen vor einer echten Dokumentenflut und damit vor der Frage, wie wir die Auffindbarkeit der Dokumente auch in Zukunft sicherstellen. Denn in unserem Papier-Ablagesystem konnten wir Dokumente nur nach zwei Kriterien ablegen: Wagennummer und Friststufe. Wer alle Schäden innerhalb einer bestimmten Friststufe finden wollte, musste das Papierarchiv manuell durchgehen, die Dokumente von Hand kopieren und die Originale wieder in den Ordner legen.“ War dies schon sehr zeitaufwendig, so waren komplexere Recherchen im Archiv kaum noch zu leisten.
Seit der Einführung des digitalen Archivs haben die Abteilungen alle Dokumente zu einem Auftrag „griffbereit“. Sie sehen alles, was sich im Archiv befindet, und können mit den entsprechenden Daten arbeiten. Der aktuelle Status eines Auftrags ist transparenter. Verbrauchte Ersatzteile lassen sich schneller nachbestellen. Entdeckt jemand bei der Bearbeitung eines Auftrags einen Schaden am Fahrzeug, kann er im Handumdrehen frühere Vorgänge einsehen – zum Beispiel die letzten Inspektions- oder Messprotokolle. Bei Bedarf lässt sich das digitale Archiv sogar bis zur Unternehmensgründung durchforsten, denn Talgo hat alle wichtigen Dokumente aus dem vergangenen Vierteljahrhundert digitalisiert. In Kürze will das Unternehmen auch die Voraussetzungen schaffen, um auftragsbezogene Sprachnotizen oder Fotos zu archivieren.
Archivierung bei Lemken
Früher beherrschte Papier die Schreibtische und Ablagen des Landmaschinenherstellers Lemken. Stapelweise türmten sich Eingangsbelege und Rechnungen, jeden Tag wurden es ein paar Zentimeter mehr.
Ein effizientes digitales Archiv hat das Problem fast vollständig beseitigt: Bereits beim Scannen werden bestimmte Schlagworte und Kennzahlen automatisch erfasst. Die anschließende Sortierung nach diesen Kriterien sorgt für Übersicht und Ordnung im digitalen Archiv.
Sogar die internationalen Rechnungen einiger Tochtergesellschaften werden in diesem System abgelegt. Über 760 Benutzer arbeiten mit easy, wobei die Zugriffe und Berechtigungen für jede Person frei konfigurierbar sind. So haben z.B. Mitarbeitende im Inland Zugriff auf das Dokumentenmanagement und die Workflows, Mitarbeitende im Ausland aber nur auf das Archiv. Diese klaren Strukturen reduzieren Doppelarbeiten und Zeitverluste.
Archivierung bei Loparex
Früher war die Rechnungsverarbeitung beim Verpackungs- und Schutzfolienhersteller Loparex eine mühsame Kleinarbeit.
Von der Eingabe der Kopf- und Positionsdaten über den Abgleich der Summen mit den Angeboten im ERP-System bis hin zur Umsatzsteuerprüfung. Sofern die Ware noch nicht eingetroffen war, musste der Sachverhalt zudem mit dem Einkauf geklärt werden. Schließlich die Ablage im Papierarchiv: Zwei Jahre lang stapelten sich die Vorgänge in der Buchhaltung, dann wanderten sie für weitere acht Jahre in die Registratur.
„Alles in allem war die Rechnungskontrolle und Durchbuchung ein ermüdendes ‚Klein-Klein’ – und damit ineffektiv, intransparent und anfällig für Fehler. Fehler, die aus Gründen der Betriebs- und Rechtssicherheit unbedingt ausgeschlossen werden mussten“. Um dies zu gewährleisten, wurden alle Buchungen und Kontierungen am Folgetag nochmals manuell überprüft.
Eingehende Papierrechnungen werden heute einem automatisierten Workflow zugeführt. Ab diesem Zeitpunkt sind sie im System hinterlegt und jederzeit abrufbar. Gleichzeitig werden sie revisionssicher archiviert, was eine Papierablage überflüssig macht. Derzeit verarbeitet Loparex auf diese Weise rund 22.000 Rechnungen pro Jahr. Der Zugriff auf das Rechnungsarchiv ist jederzeit direkt aus dem ERP-System möglich. Zudem hat das Unternehmen seine Lieferanten inzwischen sukzessive auf E-Mail-Rechnungen umgestellt. So läuft alles noch schneller und reibungsloser.
Anforderungen an eine Archivsoftware
Vielleicht setzen Sie bereits in vielen Bereichen Ihres Unternehmens auf elektronisch gesteuerte Prozesse. Dann ist eine GoBD-konforme Archivierung die logische Konsequenz. Um den Auswahlprozess einer Archivierungssoftware zu vereinfachen, finden Sie hier eine Auflistung gängiger Kriterien, die Ihnen die Auswahl im ersten Schritt erleichtern.
- Internationale Rechts- und Compliance-Konformität: Innerhalb der EU rund um den Umgang mit privaten Daten GDPR (DSGVO) und speziell für Deutschland das GoBD-konforme Archivieren
- Für das Archivsystem auf Zertifikate & Testate zur GoBD-Konformität achten, z.B. IDW PS-880 und ISAE 3000
- Mehrsprachigkeit der Archivierungssoftware
- Formatvielfalt: Die Archivierungssoftware sollte möglichst viele Dokumenten- und Dateiformate beherrschen
- Rollen- und Rechtekonzept: Die Archivierungssoftware setzt auf ein granulares Rechtekonzept
- Darreichungsformen des Archivs: Die Auswahl hängt von Ihren Anforderungen ab – Cloud, On-Premises oder hybride Mischformen
- Die elektronische Archivierungslösung sollte als SaaS-Lösung vorliegen: So wird’s klar kalkulierbar in punkto Anzahl der Nutzer und Laufzeiten
- Nehmen Sie das Archiv aus Anwenderperspektive in den Blick: leichte Bedienbarkeit und ausgereifte Suchfunktionen müssen vorhanden sein
- Achten Sie darauf, dass die Archivsoftware und deren Anbieter bereits seit längerer Zeit am Markt bestehen
- Anbindungsoptionen der digitalen Archivierung in Drittsysteme prüfen: z.B. in ERP-oder FiBu-Systeme (SAP ERP, 365 Business Central etc.): Das ist die Voraussetzung für nahtlos digitale Prozesse, z.B. bei der Eingangsrechnungsverarbeitung oder im Vertragsmanagement
- Falls nötig: Auf Option zur Digitalisierung papierbasierter Dokumente achten – für deren reibungslose Archivierung
Häufig gestellte Fragen zur Archivierung
Was bedeutet Archivierung?
Archivierung ist das Aufbewahren von Dokumenten für die Zukunft. Zeitlich bleibt dies zunächst unbestimmt und konkretisiert sich im erst geschäftlichen Kontext. Hier greifen dann Aufbewahrungsfristen basierend auf gesetzlichen Anforderungen und unternehmensinternen Compliance-Regeln, die Sie einhalten müssen.
Was ist ein Archiv?
Ein digitales Archiv speichert Daten und Dokumente in elektronischer Form. Die technische Architektur und Umsetzung bleiben dabei je nach Anforderungen und eingesetztem System unterschiedlich. Das können datenbankgestützte oder objektorientierte oder auf die Speichertechnologie (z.B. WORM) bezogene Lösungen sein. Wichtig ist eine zentrale Eigenschaft des elektronischen Archivsystems: Es muss vor unbefugter Veränderung schützen. Als Schutz kommen dabei TOMs (technische und organisatorische Maßnahmen) zum Einsatz.
Welche Arten der digitalen Archivierung gibt es?
Im Wesentlichen lassen sich drei Arten digitaler Archivierung erkennen:
- Dokumentenarchivierung: Im Unternehmen ein- oder ausgehende Dokumente speichert die Archivierungslösung und stellt die Dokumente berechtigten Mitarbeitenden bereit.
- Revisionssichere elektronische Datenarchivierung: Unter einer revisionssicheren Aufbewahrung im Sinne der GoBD versteht man, dass das Dokument im Original, unverlierbar, unveränderbar, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar vorliegt. Die Aufbewahrungsfristen betragen dabei je nach Dokumentenart 6 bis 10 Jahre.
- Elektronische Langzeitarchivierung: Sobald die Aufbewahrungszeiträume größer als 10 Jahre sind, sprechen wir von Langzeitaufbewahrung. Einige Dokumente müssen über Jahrzehnte hinweg aufbewahrt werden, um rechtlichen oder geschäftlichen Anforderungen zu entsprechen, so z.B. 30 Jahre für Patientenakten in Krankenhäusern.
Wie unterscheiden sich analoge und digitale Archivierung?
Bei analoger Archivierung wird das Archivgut physisch aufbewahrt: Die Dokumentenablage erfolgt in Aktenordnern, -regalen und Aktenräumen; während der Aufbewahrungsfrist bleiben Dokumente unverändert. Die digitale Archivierung erfolgt in elektronischen Archivlösungen auf modernen Speichersystemen. Der wesentliche Unterschied und Vorteil liegt in der Flexibilität und Zugänglichkeit der archivierten Daten. Zudem setzt die digitale Archivierung die GoBD-Forderung um, Dokumente im Original und dennoch modifizierbar zu halten, solange jede Änderung in einer neuen Datei mit Bezug zum Original stattfindet (Versionierung). Ein Beispiel hierfür wäre die Speicherung von E-Rechnungen, bei denen jede Korrektur oder Ergänzung als neue Version gespeichert wird, während das Originaldokument unverändert bleibt.
Gibt es eine Archivierungspflicht?
Ja. Archivierungspflichten entstehen, sobald Dokumente einen geschäftlichen Kontext besitzen. Sodann greifen steuerrechtliche Regularien des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung; hier werden die Aufbewahrungsfristen (6, 8 oder 10 Jahre) beschrieben. Die Verfahren, also wie dies geschehen soll, regeln die GoBD. Hier finden Sie einen Überblick auf gängige Dokumentenarten und Fristen (PDF-Download)
Wo kann man Dokumente digital archivieren?
DMS mit Archivfunktion:
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen die strukturierte, revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Sie bieten Funktionen wie automatische Verschlagwortung, Versionierung und Zugriffskontrolle – ideal für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Compliance.
Cloud-Lösungen:
Cloudbasierte Archivierungen bieten ortsunabhängigen Zugriff, automatische Sicherung und einfache Skalierbarkeit. Sie eignen sich besonders für KMU oder Teams mit flexiblen Arbeitsmodellen.
Hybride Lösungen:
Hybride Systeme kombinieren lokale Datenverarbeitung mit der Cloud-Archivierung. Sie sind besonders geeignet für Unternehmen, die sensible Daten intern verarbeiten, aber dennoch von den Vorteilen der Cloud profitieren möchten.
Können Dokumente vernichtet werden, nachdem sie digital archiviert wurden?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen dürfen Papierdokumente nach Digitalisierung vernichtet werden. Dieser Vorgang wird „ersetzendes Scannen“ genannt. Folgende Bedingungen müssen vor digitaler Archivierung und Vernichtung erfüllt sein:
- Scanqualität und Vollständigkeit: Das digitale Abbild muss dem Original vollständig entsprechen.
- Verfahrensdokumentation: Der gesamte Scanprozess muss nachvollziehbar dokumentiert sein.
- Datenschutz: Die Vernichtung muss sicher und DSGVO-konform erfolgen.
Details dazu findet man in der GoBD (Rz 140).
Ausnahmen: Nicht alle Dokumente dürfen nach „ersetzendem Scannen“ vernichtet werden. Im Original – und das heißt: auf Papier – aufbewahrt werden müssen weiterhin:
- Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
- Notariell beurkundete Verträge und Urkunden
- Dokumente mit Sicherheitsmerkmalen, z. B. Wasserzeichen
- Zollunterlagen oder andere Dokumente mit besonderen rechtlichen Anforderungen
Akzeptiert das Finanzamt elektronische Archivierung?
Ja. Die elektronische Archivierung ist eine akzeptierte Methode zur Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen, solange die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Es ist ratsam, sich bei der Implementierung des Archivierungsystems an die GoBD zu halten und gegebenenfalls fachlichen Rat einzuholen.
Disclaimer: Dieser Artikel dient lediglich unverbindlichen Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinn dar.