Archivieren Sie Dokumente
direkt in Salesforce™
– revisionssicher und kostensparend

EASY CLOUD ARCHIVE FOR SALESFORCE™ 2.0

Dokumente rechtssicher archivieren in Salesforce

Datenarchivierung im Vertrieb

Im Laufe des Vertriebsprozesses entsteht eine Vielzahl von Dokumenten, die aufgrund der Nutzung verschiedener Systeme meist dezentral abgelegt werden. Dies macht die Dokumentensuche oft schwer und langwierig. Zusätzlich gilt auch für die Datenarchivierung im Vertrieb: Alle steuerrelevanten und unternehmenskritischen Dokumente müssen rechtskonform abgelegt werden.

 

Sie möchten alle Dokumente zentral und entsprechend gesetzlicher Vorgaben direkt in Salesforce ablegen, aber Ihnen ist der Speicherplatz zu teuer? Das EASY Archive for Salesforce™ Plugin ist eine SaaS-Lösung, die sich direkt in die Ihnen vertraute Salesforce-Oberfläche integrieren lässt und Ihnen eine kostensparende Alternative bietet – bei gleichzeitiger Sicherheit Ihrer Dokumente und Daten. Durch das einfache Hinzufügen von Dateien über eine Drop Zone und eine automatische Versionierung stehen Ihnen aktuelle und relevante Kundendokumente zentral zur Verfügung. Steigern Sie Ihre Produktivität und bereiten Sie der langwierigen Suche nach Dokumenten ein Ende.

Installation & Konfiguration von EASY Archive for Salesforce™

Die Installation von EASY Archive for Salesforce™ erfolgt ganz einfach per Klick auf den Download-Button auf der Salesforce AppExchange Website. Während des Installationsvorgangs verbindet sich die App automatisch mit dem EASY Cloud Archiv Server. Sie können dabei frei wählen, ob die App direkt in Ihr Produktionssystem oder in die Salesforce Sandbox installiert wird.
Bei der Konfiguration kann die App flexibel in die Seitenlayouts der vier Standardobjekte „Leads“, „Kontakte“, „Opportunities“ und „Accounts“ eingefügt werden. Per Drag and Drop lässt sich das Archiv-Element ganz einfach an der von Ihnen gewünschten Stelle im Layout platzieren.

Dokumenten-Upload direkt in Salesforce™

Ziehen Sie Ihre Dokumente ganz einfach aus dem Dateisystem in die Drop Zone – damit ist das Dokument sofort revisionssicher in Salesforce™ archiviert. Insbesondere, wenn Sie häufiger mit Dokumenten arbeiten, ermöglicht die einfache Handhabung hierbei eine gesteigerte Produktivität. Alternativ können Sie per Klick auf die Drop Zone ein Dialogfenster mit der Anzeige ihres Dateisystems öffnen und daraus eine oder mehrere Dateien auswählen.

Volltextsuche im Archiv

In den für ein Objekt, z.B. einen Kontakt, in Salesforce™ archivierten Dokumenten können Sie per Volltextsuche sowohl nach dem Namen der Datei als auch nach dem Dokumenttypen suchen. Dokumente lassen sich so schneller und komfortabler wieder auffinden, was die tägliche Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigert.

Versionierung der in Salesforce™ archivierten Dokumente

Wird ein Dokument verändert und erneut im EASY Archive for Salesforce™ hochgeladen, wird automatisch eine neue Version erzeugt und archiviert. Über das Drop Down Menü hinter jeder Datei können die unterschiedlichen Versionen abgerufen werden. So haben Sie immer die aktuellsten Dokumente im Blick und vermeiden dadurch Fehlerquellen.

  • the e-file

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Die Vorteile von EASY Archive for Salesforce™ im Überblick:

Gesteigerte Produktivität

  • Erleichterter Dokumenten-Upload über Drop Zone
  • Schnelle Auffindbarkeit von Dateien durch Volltext-Suche
  • Einfacher und schneller Zugriff auf alle kundenrelevanten Dokumente
  • Intuitive Bedienung durch Integration in die vertraute Salesforce-Oberfläche: Kein Training der User notwendig

Kostenersparnis

  • Erhebliche Reduktion der Speicherkosten
  • Uneingeschränkte Flexibilität dank des Pay-per-use Modells

Rechtssichere Archivierung

  • Archivierung im über 30 Jahre bewährten EASY Archiv – zertifiziert nach IDW PS-88o
  • Garantierte GoBD-konforme und revisionssichere Datenarchivierung
  • Zusammenarbeit mit zertifizierten Rechenzentren in Deutschland

Bei Fragen rufen Sie uns an unter +49 208 451 99 801
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