Vertragsmanagement:
Digitales Contract Management für Unternehmen

Verträge sind wichtige Bausteine wirtschaftlicher Zusammenarbeit. Das gilt für beinahe alle Unternehmen und Organisationen, die am Markt agieren. Das Vertragsmanagement (auch „Contract Lifecycle Management“ genannt) entwickelt sich dabei – abhängig von der Anzahl der zu verwaltenden Verträge – schnell zu einer Herausforderung. Gerade analog und über die Papierablage lässt sich diese Herausforderung kaum zufriedenstellend lösen.

Für den besseren Überblick, mehr Effizienz bei der Vertragsverwaltung, Sicherheit bei der Einhaltung von Fristen und schnellere Bearbeitung empfiehlt sich daher eine digitale Lösung. In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wissenswerte zum Thema „Digitales Contract Management“ für Unternehmen.

Definition: Was ist Vertragsmanagement?

Der Begriff Vertragsmanagement beschreibt ein Verfahren zur unternehmensseitigen Verwaltung von Verträgen. Idealerweise unterstützt eine digitale Vertragsmanagementlösung alle Phasen der Vertragsverwaltung. Die unterschiedlichen Phasen reichen vom Vertragsentwurf und der Vertragserstellung über die Vertragsveränderung und deren Archivierung – bis schließlich zur Vertragsbeendigung/Vertragskündigung und Vernichtung des Vertrags.

Was sind Verträge?

Einfach ausgedrückt handelt es sich bei einem Vertrag um eine Einigung zweier (oder mehrerer) Parteien, die sich in einer gegenseitigen und freiwilligen Willenserklärung manifestiert. In der Regel wird in einem Vertrag geregelt, was eine Partei innerhalb eines bestimmten Zeitraums tun oder lassen soll und was sie dafür von der anderen Partei erhält. Schon allein diese kurze Definition beschreibt explizit eine Reihe von Parametern – Vertragspartner, Laufzeit, zu erbringende Leistung, Vertragsstrafen bei Nichterfüllung etc. –, die im Idealfall an zentraler Stelle erfasst, verwaltet und ausgewertet werden. Beispielhaft eine Auflistung typischer Vertragsarten, die im Vertragsmanagement bearbeitet werden:

  • Mietverträge
  • Kaufverträge und Verkaufsverträge
  • Arbeitsverträge
  • Pachtverträge
  • Dienstverträge
  • Leasingverträge
  • Wartungsverträge und Serviceverträge
  • Versicherungsverträge
  • Lieferverträge
  • Handelsverträge
  • NDAs (Non-disclosure agreements oder Geheimhaltungsvertrag)

Vertragsmanagement-Prozess im Überblick

Um ein besseres Verständnis für die Aufgaben des Vertragsmanagements zu bekommen, ist es hilfreich, sich den kompletten Prozess einer Vertragserstellung einmal im Detail anzuschauen.

Vertrag verhandeln: Sind die Vertragspartner nach ersten Gesprächen grundsätzlich bereit, miteinander ins Geschäft zu kommen, dann beginnt das Verhandeln der Bedingungen und das Ausarbeiten des Vertrags. In der Regel gibt eine Partei das grobe Gerüst des Vertrags vor, das dann bei den Verhandlungen mit Details gefüllt wird.

Prüfung des Vertrags: Sind sich beide Parteien einig über die Vertragsdetails, geht es in die Prüfungsphase. Hier wird zum einen abgeklärt, ob der Vertrag nicht mit den Bedingungen bereits geschlossener Verträge kollidiert. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn einem Vertragspartner exklusive Rechte eingeräumt werden, diese aber schon vergeben sind. Zum anderen prüfen auch die Rechtsabteilungen beider Vertragspartner, ob alle Klauseln konform mit geltendem Recht sind. Schließlich sollte auch der betriebswirtschaftliche Sinn und Nutzen final überprüft werden.

Vertragsabschluss: Ist der Entwurf freigegeben, wird der Vertrag durch das Unterzeichnen von Vertretern beider Parteien in Kraft gesetzt.

Ablage des Vertrags: Jede Partei erhält mindestens ein Exemplar des unterzeichneten und damit gültigen Vertrags und archiviert dieses. Das kann zentral an einer Stelle im Unternehmen sein oder dezentral in der vom Vertrag betroffenen Fachabteilung.

Laufende Kontrolle des Vertrags: Nach Inkrafttreten des Vertrags muss regelmäßig kontrolliert werden, ob beide Parteien sich an die vereinbarten Absprachen und Fristen halten, zum Beispiel ob vereinbarte Zahlungen fristgerecht geleistet werden. Wenn sich die Laufzeit des Vertrags dem Ende nähert, muss rechtzeitig geprüft werden, ob der Verlag verlängert wird (zu gleichen oder neu zu verhandelten Konditionen), auslaufen kann oder sogar aktiv gekündigt werden muss.

Von der Vertragserstellung bis zur Archivierung: Welche Aufgaben gehören zum Vertragsmanagement?

In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) üben verschiedene Personen über ihre originäre Rolle hinaus auch die Funktion eines Vertragsmanagers aus: Fuhrparkmanager, Personalleiter, Einkäufer und Buchhalter, Prokuristen und Geschäftsführer – sie alle können auch im Vertragsmanagement für ihren Bereich involviert sein. Große Unternehmen (Konzerne), bei denen das Vertragsmanagement eine essentielle Rolle spielt, leisten sich häufig einen Vertragsmanager, der sich allein um das Vertragswesen kümmert:

  • Entwurf von eigenen Verträgen
  • Prüfung von fremden Verträgen
  • Vertragsabstimmung und -verhandlung
  • Pflege der Beziehung zu Vertragspartnern
  • Konfliktpotenzial in Verträgen erkennen und lösen
  • Überwachen der Vertragslaufzeit
  • Entscheidung oder Bewertung, ob ein Vertrag verlängert werden oder auslaufen soll
  • Rechtzeitige und vorausschauende Weitergabe von vertragsrelevanten Informationen an die betroffenen Mitarbeiter oder Abteilungen

Diese Aufgaben kann man grob in die drei Kategorien einteilen: nämlich in Vertragsverwaltung, in die Überwachung des Vertrags-Lebenszyklus und ins Vertragscontrolling. Da beim Thema „Verträge“ in der Regel immer mehrere Personen involviert sind, erhält gemeinsames, kollaboratives Arbeiten im Vertragsmanagement einen besonders hohen Stellenwert. Insgesamt – das lässt sich aus der Fülle und der Komplexität der Aufgaben erkennen – ist der Job des Vertragsmanagers mit großer Verantwortung verbunden.

Vertragserstellung

Die Erstellung von Verträgen ist eine Arbeit, die mit sehr viel Sorgfalt durchgeführt werden muss. Es gibt aber Möglichkeiten, diese Aufgabenstellung durch den Einsatz von geprüften Textbausteinen zu vereinfachen und den Prozess zu beschleunigen. Die Rechtsabteilung bereitet diese Bausteine vor und stellt sie den Mitarbeitern zur Verfügung, die sich nun aus dieser Bibliothek den gewünschten Vertrag zusammenbauen können. Selbstverständlich stellt ein Vertragsmanagementsystem für den Rahmen rund um die konkreten Inhalte des jeweiligen Vertrages, also der Textbausteine, auch CI-/CD-konforme Templates des Unternehmens bereit.

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Vertragserfassung

Das digitale Vertragsmanagement benötigt naturgegeben den Vertrag in der digitalen Lösung. Dazu werden nach der Unterzeichnung des Vertrags durch beide Seiten zunächst die Metadaten zum Vertrag erfasst. Idealerweise ist das Vertragsmanagementsystem dazu an ein ERP-/CRM-System angebunden, sodass wesentliche Informationen zum Vertragspartner (genaue Firmierung, Adresse, ggf. Ansprechpartner etc.) direkt passen. Darüber hinaus werden Vertragsart sowie relevante Informationen zum Vertragsinhalt und den Vertragskonditionen festgehalten. Damit entsteht automatisch so etwas wie das digitale Pendant zum Vertragssteckbrief oder -aktendeckel. Anschließend wird der eigentliche Vertrag in digitaler Form ergänzt.

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Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung ist gewissermaßen die Basis des Vertragsmanagements. Hier geht es im Prinzip darum, alle geschlossenen Verträge des Unternehmens an einer zentralen Stelle aufzubewahren. Und zwar so, dass jeder Vertrag schnell und mühelos wiedergefunden werden kann; idealerweise auch über einen mobilen Zugriff. In der Praxis steuern viele Unternehmen die Vertragsverwaltung über Excel-Sheets, in denen die wichtigsten Vertragsdaten erfasst werden, während die elektronisch archivierten Vertragsdokumente in der jeweiligen Ablage bei den involvierten Abteilungen liegen und über SharePoint allen Beteiligten zugänglich gemacht werden.

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Überwachung des Vertrags-Lebenszyklus

Ein Vertrag durchläuft in seinem Lebenszyklus (dem sogenannten „Contract Lifecyle“) verschiedene Stationen: zum Beispiel bei Verträgen, bei denen das Unternehmen als Vertragsgeber auftritt. Hier beginnt der Zyklus mit der Erstellung des Vertragsentwurfs. Dieser wird geprüft, geändert, korrigiert, schließlich freigegeben sowie unterzeichnet. Dabei können viele Änderungen nur im Dialog mit den Vertragspartnern durchgeführt werden, deshalb ist die Möglichkeit, gemeinsam an einem Vertragsdokument zu arbeiten, so wichtig. Danach geht es darum, Fristen innerhalb der Verträge zu überwachen und gegen Ende der Laufzeit zu entscheiden: Stimmen die Partner einer Vertragsverlängerung – mit oder ohne Anpassung der Vertragsinhalte – zu, wird der Vertrag gekündigt oder läuft der Vertrag einfach aus?

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Vertragscontrolling

Zu den Aufgaben des Vertragscontrolling zählen unter anderem die Risikobewertung, die Einhaltung der Vertragsbestimmungen zu gewährleisten und die aus den Verträgen resultierenden Kosten zu überwachen. Daher ist es wichtig, alle Kennzahlen der einzelnen Verträge stets übersichtlich im Blick zu behalten und einen schnellen Zugriff auf die gewünschte Information bereitzustellen. Auch hier kommt in der unternehmerischen Praxis häufig Excel als Hilfsmittel des Vertragscontrollings zum Einsatz. Wichtig ist auch, dass die Vertragsinformationen für die üblichen Abschlüsse – Jahres- und Quartalsabschluss, Bilanz etc. – aufbereitet und bereitgestellt werden.

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Besonderheit: Vertragsmanagement im Einkauf

Im Einkauf bietet das Vertragsmanagement noch einmal besondere Vorteile, wenn Ihr Unternehmen mit digitalen Beschaffungsprozessen arbeitet. Die Einkaufsabteilung erhält so einen aus dem Vertragsmanagement generierten Katalog von Lieferanten und deren vertraglich festgelegten Konditionen. So kann sichergestellt werden, dass wildes und planloses Einkaufen (auch bekannt unter dem Begriff „Maverick buying effect“) nahezu ausgeschlossen wird. Beim strategischen Einkauf stellt das Vertragsmanagement sicher, dass das geltende Recht und die Compliance-Richtlinien eingehalten werden. Darüber hinaus unterstützt ein effizientes Vertragsmanagement mit konsolidierten Informationen den Einkäufer bei der Verhandlung von Konditionen mit Lieferanten.

Digital collaboration in contract management

Besonderheit: Vertragsmanagement im Vertrieb

Transparenz zählt auch für Vertriebsteams zum A und O im tagtäglichen Geschäft. Zugriff auf alle notwendigen Verträge gehört ebenso dazu wie der Rückblick auf die Vertragshistorie. Darüber hinaus leistet gerade im Vertrieb ein in CRM-Systeme integriertes Vertragsmanagement wertvolle und hilfreiche Unterstützung – vor allen Dingen während der Einarbeitung neuer Vertriebsmitarbeiter (Onboarding-Prozess). Besteht eine Integration im eben genannten Sinne, profitieren Sie von einer hohen Automatisierung: Verhandlungen rund um Verträge kommen auf diesem Wege beschleunigt zum Abschluss. Daraus resultieren wiederum Vorteile: Es sorgt für einen schnelleren Cash-Flow einerseits und andererseits schafft es im Vertriebsteam neue Freiräume – Freiräume fürs Vertriebsteam zur Vertiefung und zum Ausbau von Kundenbeziehungen! Idealerweise unterstützt ein integriertes Vertragsmanagementsystem auch die Zugriffszeiten auf Verträge. Achten Sie deshalb bei der Auswahl des Vertragsmanagements auf eine Single-Point-of-Truth-Architektur – und die Zeiten ewig langer Suche nach papierenen Verträgen haben ein Ende. Gleichzeitig minimieren Sie die durch Verträge entstehenden Risiken, indem Sie mit einem integrierten Vertragsmanagement die Compliance im Unternehmen steigern. Berechtigte Vertriebsteam-Mitarbeiter haben jede Frist im Blick, werden darüber informiert und können proaktiv handeln. So optimiert ein digitales Vertragsmanagement Ihre Business-Prozesse und senkt gleichzeitig ansonsten anfallende Kosten.

Vertragsbeendigung / -kündigung und Archivierung

Idealerweise beherrscht eine zeitgemäße Vertragsmanagementlösung das komplette Contract-Lifecycle-Management. Leider und allzu oft fokussiert sich das Vertragsmanagement auf das Einhalten von Vertragsfristen und Vertragslaufzeiten als Orientierungspunkt zur Vertragsbeendigung. Das Vertragsmanagement soll Nutzer rechtzeitig über das anstehende Vertragsende informieren. Soweit, so gut – für den Regelfall jedenfalls. Aus dem Blick fallen dabei dann Ausnahmen: z.B. die Vertragsbeendigung vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Auch mit diesem Fall sollte ein modernes Vertragsmanagement umgehen können, indem es Vorfälligkeitsentschädigungen berechnet und darstellt, die durch die vorzeitige Vertragskündigung entstehen könnten.

Nun fordert der Gesetzgeber bestimmte Aufbewahrungsfristen von Dokumenten über das Handels- wie auch das Steuerrecht etc. ein. Dazu gehören eben auch Verträge. Die Aufbewahrungsfristen variieren dabei zwischen Zeiträumen von sechs und 10 Jahren etc. Um diese Aufbewahrungsfristen von Verträgen auch mit einer digitalen Lösung zu erfüllen, empfiehlt sich dringend eine revisionssichere Archivierung von Vertragsdokumenten. Wichtig an dieser Stelle: Mit dem Inkrafttreten der DSGVO (2018) muss die Kombination aus Vertragsmanagement- und Archivierungslösung das Sperren und Löschen archivierter Verträge beherrschen. Hier gilt es also einen Spagat zu leisten, der allerdings nicht unmöglich ist.

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Vertragsmanagement-Lösungen für digitale Vertragsverwaltung

Die Aufgaben im Vertragsmanagement sind nicht nur vielschichtig, sondern auch von entscheidender Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens. Deshalb ist die Nutzung einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung dringend zu empfehlen. Denn sie unterstützt den Vertragsmanager bei fast allen Tätigkeiten, senkt die Fehlerquote beim Vertragsmanagement-Prozess auf ein Minimum und lässt sich leicht in Enterprise Content Management – und andere operative Systeme – integrieren. Alle Verträge liegen digital an einem Ort vor, die wichtigen Eckdaten können automatisiert ausgelesen und überwacht werden. Dabei steuert ein dezidiertes Rechtesystem den Zugriff auf die Verträge und jeder Zugriff wird protokolliert. Im Vergleich zu Lösungen mit Excel, Outlook und/oder SharePoint lassen sich alle Tätigkeiten im Rahmen des Vertragscontrollings damit erheblich schneller und effizienter ausführen.

Vertragsmanagement mit EASY Contract

EASY Contract ist die moderne, webbasierte Vertragsmanagement-Software, mit der Sie den kompletten Vertragsmanagement-Lebenszyklus abdecken. Verträge erstellen Sie mit dieser Vertragsmanagement-Lösung nahezu im Handumdrehen. Stets gemeinsam vom Vertragsentwurf samt -anpassungen über den Vertragsabschluss durch die digitale Signatur – bis hin zur Vertragsarchivierung. Die gesamte Verwaltung sowie Verarbeitung von Verträgen erfolgt zentral aus einem Guss, ohne Medienbrüche. Dabei lässt sich die Lösung auf langjährig erprobte Weise in viele ERP-Systeme integrieren. So entsteht aus Effizienz im Vertragsmanagement Freude bei der täglichen Arbeit rund um Verträge.

Vertragsmanagement-Software für diverse ERP-Systeme

Effizientes Vertragsmanagement in SAP

Beim Vertragsmanagement können kleine Fehler große Kosten nach sich ziehen. Wer hier sicher agieren will, sollte alles im Griff haben. Doch das ist mitunter ein schwieriges Unterfangen. Denn die meisten Unternehmen verwalten tausende aktive Verträge. Da fällt der Durchblick oft schwer – vor allem, wenn die Dokumente auch noch an unterschiedlichen Standorten liegen. Gerade bei Beschaffungsprozessen bedeutet das in SAP® integrierte Vertragsmanagement (EASY Contract Management for SAP Solutions): Effizienter arbeiten, compliance-konform bleiben und stets im Rahmen aktueller Verträge Bestellungen auf den Weg bringen.

Effizientes Vertragsmanagement in SAP®

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