Kaum eine Geschäftsbeziehung mit Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten und Partnern kommt ohne eine vertragliche Vereinbarung aus. Umso erstaunlicher ist es, dass nur wenige Unternehmen das Vertragsmanagement par excellence beherrschen. Das Magazin Harvard Business Review zitiert Studien, nach denen Unternehmen zwischen fünf und 40 Prozent des Wertes eines Deals durch ineffiziente Vertragsprozesse vernichten.
Das Vertragsmanagement (auch „Contract Lifecycle Management“ genannt) entwickelt sich dabei – abhängig von der Anzahl der zu verwaltenden Verträge – schnell zu einer Herausforderung. Gerade analog und über die Papierablage lässt sich diese Herausforderung kaum zufriedenstellend lösen.
Für den besseren Überblick, mehr Effizienz bei der Vertragsverwaltung, Sicherheit bei der Einhaltung von Fristen und schnellere Bearbeitung empfiehlt sich daher eine digitale Lösung. Zwei gute Nachrichten zum Thema „Digitales Contract Management“ für Unternehmen vorweg:
- Wir haben es im Vertragsmanagement zwar mit einem komplexen Prozess zu tun. Allerdings ähneln sich die Herausforderungen für die meisten Unternehmen. Wenn alle in einem Boot sitzen, lohnt es sich, in eine Richtung zu rudern – sprich, Best Practices zu nutzen!
- Künstliche Intelligenz wird für viele Business-Probleme als Wunderwaffe herangezogen – und meistens vollkommen zurecht. Im Vertragsmanagement sind es allerdings oft kleinere, leichter handhabbare digitale Lösungen, die bereits Wunder bewirken!
Definition
Was ist Vertragsmanagement?
Der Begriff Vertragsmanagement beschreibt ein Verfahren zur unternehmensseitigen Verwaltung von Verträgen. Idealerweise unterstützt eine digitale Vertragsmanagementlösung alle Phasen der Vertragsverwaltung. Die unterschiedlichen Phasen reichen vom Vertragsentwurf und der Vertragserstellung über die Vertragsveränderung und deren Archivierung – bis schließlich zur Vertragsbeendigung/Vertragskündigung und Vernichtung des Vertrags.
Was sind Verträge?
Einfach ausgedrückt handelt es sich bei einem Vertrag um eine Einigung zweier (oder mehrerer) Parteien, die sich in einer gegenseitigen und freiwilligen Willenserklärung manifestiert. In der Regel wird in einem Vertrag geregelt, was eine Partei innerhalb eines bestimmten Zeitraums tun oder lassen soll und was sie dafür von der anderen Partei erhält. Schon allein diese kurze Definition beschreibt explizit eine Reihe von Parametern – Vertragspartner, Laufzeit, zu erbringende Leistung, Vertragsstrafen bei Nichterfüllung etc. –, die im Idealfall an zentraler Stelle erfasst, verwaltet und ausgewertet werden. Beispielhaft eine Auflistung typischer Vertragsarten, die im Vertragsmanagement bearbeitet werden:
- Mietverträge
- Kaufverträge und Verkaufsverträge
- Arbeitsverträge
- Pachtverträge
- Dienstverträge
- Leasingverträge
- Wartungsverträge und Serviceverträge
- Versicherungsverträge
- Lieferverträge
- Handelsverträge
- Rahmenverträge
- NDAs (Non-disclosure agreements oder Geheimhaltungsvertrag)
Vertragsmanagement-Prozess im Überblick
Um ein besseres Verständnis für die Aufgaben des Vertragsmanagements zu bekommen, ist es hilfreich, sich den kompletten Prozess einer Vertragserstellung einmal im Detail anzuschauen. Der Anfang jedes Vertragsprozesses ist ein Entwurf, das Ende bildet das unterzeichnete finale Exemplar und schließlich dessen Archivierung. Verzichten Sie auf Experimente und setzen Sie bei Ihrem Vertragsmanagement auf einen klar definierten Ablauf, der beispielsweise folgendermaßen aussehen könnte:
1. Vertrag verhandeln
Sind die Vertragspartner nach ersten Gesprächen grundsätzlich bereit, miteinander ins Geschäft zu kommen, dann beginnt das Verhandeln der Bedingungen und das Ausarbeiten des Vertrags. In der Regel gibt eine Partei das grobe Gerüst des Vertrags vor, das dann bei den Verhandlungen mit Details gefüllt wird. Ein Vertragsentwurf sollte auf Basis von Standardvorlagen für unterschiedliche Vertragsarten erstellt werden.
2. Prüfung des Vertrags
Sind sich beide Parteien einig über die Vertragsdetails, geht es in die Prüfungsphase. Hier wird zum einen abgeklärt, ob der Vertrag nicht mit den Bedingungen bereits geschlossener Verträge kollidiert. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn einem Vertragspartner exklusive Rechte eingeräumt werden, diese aber schon vergeben sind. Zum anderen prüfen auch die Rechtsabteilungen beider Vertragspartner, ob alle Klauseln konform mit geltendem Recht sind. Schließlich sollte auch der betriebswirtschaftliche Sinn und Nutzen final überprüft werden.
3. Vertragsabschluss & Ablage
Ist der Entwurf auf Basis eines hinterlegten Berechtigungskonzeptes freigegeben, wird der Vertrag digital unterzeichnet – von Vertretern beider Parteien – und damit in Kraft gesetzt. Ablage des Vertrags: Jede Partei erhält mindestens ein Exemplar des unterzeichneten und damit gültigen Vertrags und archiviert dieses. Das kann zentral an einer Stelle im Unternehmen sein oder dezentral in der vom Vertrag betroffenen Fachabteilung. Eine sichere Ablage und Archivierung geschlossener Verträge und Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Berechtigungen müssen dabei beachtet werden.
4. Laufende Kontrolle des Vertrags
Nach Inkrafttreten des Vertrags muss regelmäßig kontrolliert werden, ob beide Parteien sich an die vereinbarten Absprachen und Fristen halten, zum Beispiel ob vereinbarte Zahlungen fristgerecht geleistet werden. Wenn sich die Laufzeit des Vertrags dem Ende nähert, muss rechtzeitig geprüft werden, ob der Verlag verlängert wird (zu gleichen oder neu zu verhandelten Konditionen), auslaufen kann oder sogar aktiv gekündigt werden muss.
Von der Vertragserstellung bis zur Archivierung
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) üben verschiedene Personen über ihre originäre Rolle hinaus auch die Funktion eines Vertragsmanagers aus: Fuhrparkmanager, Personalleiter, Einkäufer und Buchhalter, Prokuristen und Geschäftsführer – sie alle können auch im Vertragsmanagement für ihren Bereich involviert sein. Große Unternehmen (Konzerne), bei denen das Vertragsmanagement eine essentielle Rolle spielt, leisten sich häufig einen Vertragsmanager, der sich allein um das Vertragswesen kümmert:
- Entwurf von eigenen Verträgen
- Prüfung von fremden Verträgen
- Vertragsabstimmung und -verhandlung
- Pflege der Beziehung zu Vertragspartnern
- Konfliktpotenzial in Verträgen erkennen und lösen
- Überwachen der Vertragslaufzeit
- Entscheidung oder Bewertung, ob ein Vertrag verlängert werden oder auslaufen soll
- Rechtzeitige und vorausschauende Weitergabe von vertragsrelevanten Informationen an die betroffenen Mitarbeiter oder Abteilungen
Welche Aufgaben gehören zum Vertragsmanagement?
Diese Aufgaben kann man grob in die drei Kategorien einteilen: nämlich in Vertragsverwaltung, in die Überwachung des Vertrags-Lebenszyklus (CLM) und ins Vertragscontrolling. Da beim Thema „Verträge“ in der Regel immer mehrere Personen involviert sind, erhält gemeinsames, kollaboratives Arbeiten im Vertragsmanagement einen besonders hohen Stellenwert. Insgesamt – das lässt sich aus der Fülle und der Komplexität der Aufgaben erkennen – ist der Job des Vertragsmanagers mit großer Verantwortung verbunden.
Es beginnt mit der Vertragserstellung
Die Erstellung von Verträgen ist eine Arbeit, die mit sehr viel Sorgfalt durchgeführt werden muss. Es gibt aber Möglichkeiten, diese Aufgabenstellung durch den Einsatz von geprüften Textbausteinen zu vereinfachen und den Prozess zu beschleunigen. Die Rechtsabteilung bereitet diese Bausteine vor und stellt sie den Mitarbeitern zur Verfügung, die sich nun aus dieser Bibliothek den gewünschten Vertrag zusammenbauen können. Selbstverständlich stellt ein Vertragsmanagementsystem für den Rahmen rund um die konkreten Inhalte des jeweiligen Vertrages, also der Textbausteine, auch CI-/CD-konforme Templates des Unternehmens bereit.
Das digitale Vertragsmanagement benötigt naturgegeben den Vertrag in der digitalen Lösung. Dazu werden nach der Unterzeichnung des Vertrags durch beide Seiten zunächst die Metadaten zum Vertrag erfasst. Idealerweise ist das Vertragsmanagementsystem dazu an ein ERP-/CRM-System angebunden, sodass wesentliche Informationen zum Vertragspartner (genaue Firmierung, Adresse, ggf. Ansprechpartner etc.) direkt passen. Darüber hinaus werden Vertragsart sowie relevante Informationen zum Vertragsinhalt und den Vertragskonditionen festgehalten. Damit entsteht automatisch so etwas wie das digitale Pendant zum Vertragssteckbrief oder -aktendeckel. Anschließend wird der eigentliche Vertrag in digitaler Form ergänzt.
Die Vertragsverwaltung ist gewissermaßen die Basis des Vertragsmanagements. Hier geht es im Prinzip darum, alle geschlossenen Verträge des Unternehmens an einer zentralen Stelle aufzubewahren. Und zwar so, dass jeder Vertrag schnell und mühelos wiedergefunden werden kann; idealerweise auch über einen mobilen Zugriff. In der Praxis steuern viele Unternehmen die Vertragsverwaltung über Excel-Sheets, in denen die wichtigsten Vertragsdaten erfasst werden, während die elektronisch archivierten Vertragsdokumente in der jeweiligen Ablage bei den involvierten Abteilungen liegen und über SharePoint allen Beteiligten zugänglich gemacht werden.
Ein Vertrag durchläuft in seinem Lebenszyklus (dem sogenannten „Contract Lifecyle“) verschiedene Stationen: zum Beispiel bei Verträgen, bei denen das Unternehmen als Vertragsgeber auftritt. Hier beginnt der Zyklus mit der Erstellung des Vertragsentwurfs. Dieser wird geprüft, geändert, korrigiert, schließlich freigegeben sowie unterzeichnet. Dabei können viele Änderungen nur im Dialog mit den Vertragspartnern durchgeführt werden, deshalb ist die Möglichkeit, gemeinsam an einem Vertragsdokument zu arbeiten, so wichtig. Danach geht es darum, Fristen innerhalb der Verträge zu überwachen und gegen Ende der Laufzeit zu entscheiden: Stimmen die Partner einer Vertragsverlängerung – mit oder ohne Anpassung der Vertragsinhalte – zu, wird der Vertrag gekündigt oder läuft der Vertrag einfach aus?
Zu den Aufgaben des Vertragscontrolling zählen unter anderem die Risikobewertung, die Einhaltung der Vertragsbestimmungen zu gewährleisten und die aus den Verträgen resultierenden Kosten zu überwachen. Daher ist es wichtig, alle Kennzahlen der einzelnen Verträge stets übersichtlich im Blick zu behalten und einen schnellen Zugriff auf die gewünschte Information bereitzustellen. Auch hier kommt in der unternehmerischen Praxis häufig Excel als Hilfsmittel des Vertragscontrollings zum Einsatz. Wichtig ist auch, dass die Vertragsinformationen für die üblichen Abschlüsse – Jahres- und Quartalsabschluss, Bilanz etc. – aufbereitet und bereitgestellt werden.
Idealerweise beherrscht eine zeitgemäße Vertragsmanagementlösung das komplette Contract-Lifecycle-Management. Leider und allzu oft fokussiert sich das Vertragsmanagement auf das Einhalten von Vertragsfristen und Vertragslaufzeiten als Orientierungspunkt zur Vertragsbeendigung. Das Vertragsmanagement soll Nutzer rechtzeitig über das anstehende Vertragsende informieren. Soweit, so gut – für den Regelfall jedenfalls. Aus dem Blick fallen dabei dann Ausnahmen: z.B. die Vertragsbeendigung vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Auch mit diesem Fall sollte ein modernes Vertragsmanagement umgehen können, indem es Vorfälligkeitsentschädigungen berechnet und darstellt, die durch die vorzeitige Vertragskündigung entstehen könnten.
Einer der vielleicht interessantesten Aspekte im Vertragsmanagement ist das Thema Rechtssicherheit. Während Kritiker digitaler Lösungen gerne die Rechtssicherheit der elektronischen Signatur infrage stellen, entgeht ihnen völlig, wie wenig konventionelle, papierbasierte Vertragsprozesse den modernen Compliance-Anforderungen entsprechen.
Wer Papierverträge wie in der guten alten Zeit ausdruckt, einscannt, erneut ausdruckt und noch einmal scannt, begräbt jeglichen Anspruch auf transparente Rechtssicherheit und Compliance. Digitale Lösungen protokollieren dagegen jeden einzelnen Arbeitsschritt entlang des gesamten Ablaufs und dokumentieren die Vertragshistorie in chronologischer Reihenfolge.
Zeitgemäße Vertragsmanagement-Lösungen berücksichtigen zudem die essentiellen Vorgaben des Handels- und Steuerrechts. Nun fordert der Gesetzgeber bestimmte Aufbewahrungsfristen von Dokumenten über das Handels- wie auch das Steuerrecht etc. ein. Dazu gehören eben auch Verträge. Die Aufbewahrungsfristen variieren dabei zwischen Zeiträumen von sechs und 10 Jahren etc. Um diese Aufbewahrungsfristen von Verträgen auch mit einer digitalen Lösung zu erfüllen, empfiehlt sich dringend eine revisionssichere Archivierung von Vertragsdokumenten. Wichtig an dieser Stelle: Mit dem Inkrafttreten der DSGVO (2018) muss die Kombination aus Vertragsmanagement- und Archivierungslösung das Sperren und Löschen archivierter Verträge beherrschen.
Damit sind digitale Vertragslösungen ein wichtiger Baustein für die revisionssichere Archivierung und transparente Versionierung von Vertragsdokumenten. Sie schaffen Rechtssicherheit, entsprechen höchsten Compliance-Anforderungen und reduzieren damit geschäftliche Risiken für Unternehmen aller Branchen und Größen.
Besonderheiten im Vertragsmanagement
Vertragsmanagement im Einkauf
Im Einkauf bietet das Vertragsmanagement noch einmal besondere Vorteile, wenn Ihr Unternehmen mit digitalen Beschaffungsprozessen arbeitet. Die Einkaufsabteilung erhält so einen aus dem Vertragsmanagement generierten Katalog von Lieferanten und deren vertraglich festgelegten Konditionen. So kann sichergestellt werden, dass wildes und planloses Einkaufen (auch bekannt unter dem Begriff „Maverick buying effect“) nahezu ausgeschlossen wird. Beim strategischen Einkauf stellt das Vertragsmanagement sicher, dass das geltende Recht und die Compliance-Richtlinien eingehalten werden. Darüber hinaus unterstützt ein effizientes Vertragsmanagement mit konsolidierten Informationen den Einkäufer bei der Verhandlung von Konditionen mit Lieferanten.
Tipp: Das Webinar „Vertragsmanagement im Einkauf“ gibt einen Überlick, was digitales Vertragsmanagement leisten muss.
Vertragsmanagement im Vertrieb
Transparenz zählt auch für Vertriebsteams zum A und O im tagtäglichen Geschäft. Zugriff auf alle notwendigen Verträge gehört ebenso dazu wie der Rückblick auf die Vertragshistorie. Darüber hinaus leistet gerade im Vertrieb ein in CRM-Systeme integriertes Vertragsmanagement wertvolle und hilfreiche Unterstützung – vor allen Dingen während der Einarbeitung neuer Vertriebsmitarbeiter (Onboarding-Prozess). Besteht eine Integration im eben genannten Sinne, profitieren Sie von einer hohen Automatisierung: Verhandlungen rund um Verträge kommen auf diesem Wege beschleunigt zum Abschluss. Daraus resultieren wiederum Vorteile: Es sorgt für einen schnelleren Cash-Flow einerseits und andererseits schafft es im Vertriebsteam neue Freiräume – Freiräume fürs Vertriebsteam zur Vertiefung und zum Ausbau von Kundenbeziehungen!
Idealerweise unterstützt ein integriertes Vertragsmanagementsystem auch die Zugriffszeiten auf Verträge. Achten Sie deshalb bei der Auswahl des Vertragsmanagements auf eine Single-Point-of-Truth-Architektur – und die Zeiten ewig langer Suche nach papierenen Verträgen haben ein Ende. Gleichzeitig minimieren Sie die durch Verträge entstehenden Risiken, indem Sie mit einem integrierten Vertragsmanagement die Compliance im Unternehmen steigern. Berechtigte Vertriebsteam-Mitarbeiter haben jede Frist im Blick, werden darüber informiert und können proaktiv handeln. So optimiert ein digitales Vertragsmanagement Ihre Business-Prozesse und senkt gleichzeitig ansonsten anfallende Kosten.
So implementieren Sie die richtige Vertragsmanagement Lösung in Ihr ERP-System
In die Bearbeitung von Verträgen ist oft ein sehr großer Personenkreis eingebunden. Neben den zuständigen Mitarbeitern aus den jeweiligen Abteilungen können in diesen Prozess interne oder externe Juristen eingebunden sein sowie Mitglieder der Geschäftsführung, Geschäftspartner oder Kunden. Im Ergebnis wird es dadurch oft schwer, dem Vertragsmanagement mit den vorhandenen Bordmitteln aus ERP-System, gemeinsam genutzten Ordnern, Chat- und E-Mail-Programmen eine einheitliche Struktur zu geben.
Sie nutzen ein ERP-System von Microsoft, Sage, Oracle, SAP oder eines anderen Anbieters und wollen Ihr Vertragsmanagement digitalisieren? Wenn Sie eine Softwarelösung für das Contract Lifecycle Management in Ihrem Unternehmen einführen wollen, nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit zunächst besser dazu, einen analytischen Blick auf Ihr eigenes Unternehmen zu werfen: Finden Sie heraus, wo genau die „Pain Points“ beim Vertragsmanagement liegen.
Haben Sie diese Punkte erst einmal erfasst und in Form eines Lastenheftes übersichtlich strukturiert, können Sie daraus viel leichter ableiten, welche spezifischen Anforderungen Ihr Unternehmen an die Digitalisierung des Vertragsmanagements stellt.
So erstellen Sie einen Anforderungskatalog für die CLM-Software
Als Ergebnis dieses Schrittes haben Sie einen ersten Anforderungskatalog entworfen, durch den die Suche nach der CLM-Software einfacher und die Wahrscheinlichkeit größer wird, dass Sie schließlich die passende Lösung auswählen. Erstellen Sie in Zusammenarbeit mit den Stakeholdern aus den Fachabteilungen den Anforderungskatalog für die CLM-Software.
Dazu ermitteln Sie im ersten Schritt den Ist-Zustand des Vertragsmanagements in Ihrem Unternehmen. Halten Sie dazu fest:
- in welchen Abteilungen – und gegebenenfalls an welchen Standorten – Vertragsmanagement eine Rolle spielt,
- welche Personen aktiv in das Vertragsmanagement eingebunden sind,
- wie das Rollen- und Rechtemanagement des Vertragswesens aufgebaut ist,
- was für Vertragstypen abteilungsübergreifend verwendet werden,
- welche weiteren Geschäftsprozesse das Vertragsmanagement berührt.
Anschließend arbeiten Sie mit den Stakeholdern aus, was Sie sich von einem digitalen Contract Lifecycle Management in der Zukunft erwarten. Dabei sollten Sie die folgenden Aspekte berücksichtigen:
- Die Softwarelösung muss die Workflows, die derzeit mit dem Vertragsmanagement verbunden sind, abbilden und zugleich auf ein höheres Level heben, indem sie diese effizienter und benutzerfreundlicher strukturieren. Notieren Sie dazu sehr genau, um welche Prozesse, Abteilungen und Personen es hier in Ihrem Unternehmen geht und wie diese beschaffen sind.
- Auf der Prozessebene muss die Software die Anforderungen zur Prüfung und Freigabe von Verträgen erfüllen, die in Ihrem Unternehmen bestehen. Stellen Sie dazu Regeln zusammen, die für die verschiedenen Vertragstypen bestehen.
- Ein wichtiger Punkt, der gesondert betrachtet werden sollte, betrifft die Medienform der Verträge: Wo wird beim Vertragsmanagement in Ihrem Unternehmen digital, wo mit der Papierform gearbeitet? Gibt es Prozesse mit Mischformen? Die CLM-Software sollte dies adressieren und gegebenenfalls zusätzliche Lösungen zur Vereinheitlichung der Workflows anbieten.
- Beachten Sie, dass es für einige Vertragstypen bestimmte rechtliche Vorgaben gibt, etwa wie diese abgelegt und aufbewahrt werden müssen. Notieren Sie alle Vertragstypen, auf die das zutrifft, zusammen mit den entsprechenden rechtlichen Vorgaben.
- Damit verbunden ist auch die Frage der Archivierung von Verträgen: Wie werden Ihre digitalen Verträge derzeit abgelegt? Sollen diese Altverträge in das neue System migriert werden?
- Benötigen sie die Option, Altverträge, die nur auf Papier vorliegen, durch Einscannen und Texterkennung (OCR) vollständig zu digitalisieren, um sie in das neue System einzuspielen und so durchsuchbar zu machen?
Vertragsmanagement-Lösungen für digitale Vertragsverwaltung
Die Aufgaben im Vertragsmanagement sind nicht nur vielschichtig, sondern auch von entscheidender Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens. Deshalb ist die Nutzung einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung sinnvoll. Denn sie unterstützt den Vertragsmanager bei fast allen Tätigkeiten, senkt die Fehlerquote beim Vertragsmanagement-Prozess auf ein Minimum und lässt sich leicht in Enterprise Content Management – und andere operative Systeme – integrieren.
Alle Verträge liegen digital an einem Ort vor, die wichtigen Eckdaten können automatisiert ausgelesen und überwacht werden. Dabei steuert ein dezidiertes Rechtesystem den Zugriff auf die Verträge und jeder Zugriff wird protokolliert. Im Vergleich zu Lösungen mit Excel, Outlook und/oder SharePoint lassen sich alle Tätigkeiten im Rahmen des Vertragscontrollings damit erheblich schneller und effizienter ausführen.
easy contract ist die moderne, webbasierte Vertragsmanagement-Software, mit der Sie den kompletten Vertragsmanagement-Lebenszyklus abdecken. Verträge erstellen Sie mit dieser Vertragsmanagement-Lösung nahezu im Handumdrehen. Stets gemeinsam vom Vertragsentwurf samt -anpassungen über den Vertragsabschluss durch digitales Unterschreiben – bis hin zur Vertragsarchivierung. Auch das Vertragsmanagement in SAP ist möglich.