Leistungsbeschreibung easy archive
1. Allgemeine Informationen
1.1 Überlick
easy archive Cloud bietet Ihnen eine GoBD-konforme Langzeit-Archivierung Ihrer Dokumente und Daten in der Cloud.
1.2 Betrieb
Die EASY SOFTWARE AG betreibt easy archive zu 100 Prozent aus einem ISO27001-zertifizierten Rechenzentrum. Mehr Informationen zum Hosting
1.3 Clients
Sie können easy archive über eine Web App sowie über eine Mobile App für iOS und Android (aktuell in BETA) erreichen. Ein zusätzlicher Upload Client steht auch für MacOS und Windows zur Verfügung. Der Client dient nur als Upload-Möglichkeit. Er eignet sich weder für eine Suche noch als Admin-Oberfläche.
1.4 Konnektoren
Bestimmte Konnektoren lassen sich über die Admin-Oberfläche verwalten. Einen Teil der Konnektoren verwaltet easy selbst. Die Konfiguration der von easy verwalteten Konnektoren findet in Abstimmung mit Ihnen statt.
2. Produktspezifikationen
2.1 easy archive
| Funktion | Beschreibung | Inkludiert | Produkt-Code |
|---|---|---|---|
| Revisionssichere Archivierung mit Versionierung | easy archive bietet die Möglichkeit, Daten und Dokumente revisionssicher nach GoBD und DSGVO abzulegen. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Volltextsuche | Durchsuchen Sie archivierte Dokumente im Volltext-Modus. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Datenmodellierung mit Schemen | Modellieren Sie Ihre Dokumenttypen mit Schemen. Schemen können verschiedene Metadaten umfassen sowie Ihre eigenen Zugriffsbedienungen, Aufbewahrungspflichten etc. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Automatische und anpassbare Retention-Perioden | Rentionen-Perioden sind für Standard-Dokumente automatisch hinterlegt. Setzten Sie ihre eigenen Aufbewahrungsfristen für jedes Schema. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Audit Log | Audit Log erfasst, welcher Nutzer Dokumente erstellt, bearbeitet und löscht. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Ordnerstrukturen | Sortieren Sie Dokumente in einer Ordnerstruktur. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Upload Client (MacOS, Windows) | Archivieren Sie automatisch alle neuen oder geänderten Dokumente in ausgewählten Ordnern im lokalen File-System. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Hybrid Connector | Verbinden Sie Ihr on-premises-Archiv oder externe easy-Archive und easy DMS, um über den Client zu suchen. Der Hybrid-Connector stellt einen RFP-Client zur Verfügung, um sicher auf easy-Archive und easy DMS zuzugreifen. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Role-based Access Control Rights | Legen Sie für jedes Dokumentschema rollenbasierte Zugriffsrechte fest. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Web Client | Erreichbar unter https://archive.easy-software.com/archivelogin | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Native Mobile App für iOS & Android (BETA) | Archivieren Sie Dokumente und Fotos direkt mit der nativen App. Diese Funktion benötigt in der Beta-Phase eine Konfiguration durch easy. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| SSO-Authentifizierung mit OpenID Connect, Microsoft Entra AD (Azure AD) | Nutzen Sie SSO mit Microsoft Entra AD oder einem anderen OpenID- Connect-System. OpenID- Connect-System bzw. Entra AD müssen Zugriff auf Applikation erlauben. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| Basic-Authentifizierung (E-Mail und Passwort) | Kann auf Wunsch durch easy eingerichtet werden. | optional | |
| easy dm CLI | Verwalten Sie Ihre Archive mit unserem CLI-Tool. | ✔ | 5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS |
| OData-Schnittstelle | Ein RESTful Webservice nach dem Odata-Standard: 25.000 OData-API-Aufrufe pro Monat. Nicht genutzte OData-API-Aufrufe verfallen am Ende eines Monats. | optional | 5_dm_101700API |
| Content Webservices & Spooler Import Service | Ein RESTful Webservice für easy archive. | optional | 5_dm_101700API |
| CMIS-Schnittstelle | 50.000 CMIS-API-Aufrufe pro Monat. Nicht genutzte CMIS-API-Aufrufe verfallen am Ende eines Monats. | optional | 5_dm_101700CMISC |
| easy archive User | easy-archive-Nutzer sind Named-User, die Zugriff auf das easy archive Web und die Mobile App haben. | ✔ | 5_dm_101700US |
| E-Mail-Postfach | Ein Postfach für easy for Exchange. | optional, erfordert einen Setup-Service | |
| ArchiveLink | Unterstützung für die Archivierung aus SAP über den ArchiveLink. | optional, erfordert einen Setup-Service | 5_dm_10170300 |
| easy for Dynamics 365 Business Centra (BC) | easy for BC erweitert Microsoft Dynamics 365 BC um Funktionen zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten und Daten. optional, erfordert einen Setup-Service. | optional, erfordert einen Setup-Service | 5_dm_10170612 |
| easy for BC User | Ein easy-for-BC-User ist ein Named User für easy for BC innerhalb von Microsoft Dynamics 365 BC. Sie können damit direkt aus Microsoft BC per Drag-and-Dropgescannte Dokumente, Dateien, E-Mails und andere digitale Informationsträger in die für die betrieblichen Abläufe relevanten Seiten und Dokumentensätze einfügen. Dies gilt zum Beispiel für Kreditoren, Debitoren, Artikel, Anlagen, Aufträgeund Projekten. | optional | 5_dm_10170610 |
| easy for Exchange | easy for Exchange erweitert Microsoft Exchange Online um eine revisionssichere E-Mail-Archivierung. Dies bildet die Basis für eine weitreichende Automatisierung von Unternehmensprozessen. | optional, erfordert einen Setup-Service | |
| easy for SAP | easy for SAP-Archiving ist die komplementäre Schnittstelle zu SAP-ArchiveLink unddurch SAP zertifiziert. Diese Schnittstelle ermöglicht u. a. die Ablage und Recherche jeder Art von Ausgangsdokumenten (Kundenrechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Gehaltsabrechnungen) wie auch Eingangsdokumenten (z. B. Eingangsrechnungen, Gutschriften, Kundenaufträge, technische Zeichnungen, Mitarbeiterzeugnisse, Produktdatenblätter), Drucklisten (z. B. Journale, Kontenlisten, Auswertungen), Dateien aus der SAP-Datenarchivierung sowie DART-Extrakte zur Erfüllung der Vorschriften von Finanzbehörden. | optional, erfordert einen Setup-Service | |
| easy for SAP User | easy-for-SAP-User ist ein Named User in SAP, der auf Dokumente und Daten aus easy Aachiv zugreift. | optional | 5_dm_10170320 |
| easy for SAP Smart Attach | easy archive for SAP – SmartAttach verbindet abgelegte Dokumente mit einem bestehenden SAP- Datensatz (SAP-Business-Objekt). easy archive for SAP – SmartAttach stellt eine massentaugliche Lösung zur Verknüpfung von (SAP-) externen Dokumenten an SAP-Buchungen dar. | optional, erfordert einen Setup-Service sowie zwingend easy archive | 5_dm_10170302 |
| easy for SAP SING | easy for SAP–SING ergänzt (mit easy for SAP–Archiving) abgelegte Dokumente im Archiv um betriebswirtschaftliche Daten. So kategorisiert lassen sich Dokumente unabhängig von SAP nach betriebswirtschaftlichen Kriterien auffinden. Für Anwender stehen alle easy-Funktionen zur Verfügung. Komplette Prozessketten (z. B. Bestellvorgänge) lassen sich als Akten darstellen und damit einfach überschauen.. SAP-Dokumente stehen zusammen mit anderen Unternehmensinformationen übersichtlich geordnet an einer Stelle zur Verfügung. | optional, erfordert einen Setup-Service | 5_dm_10170303 |
| easy for SAP Retrieval | easy for SAP–Retrieval erlaubt allen SAP-Anwendern den Zugriff auf sämtliche Unternehmensdokumente (SAP-eigene und SAP-fremde), die Sie in easy archive ablegen. | optional, erfordert einen Setup-Service | 5_dm_10170304 |
| easy for SAP for ADK | easy for SAP for ADK unterstützt die SAP ADK Schittstelle. | optional, erfordert einen Setup-Service | 5_dm_10170306 |
| easy for SAP WebDAV for SAP ILM | easy WebDAV for ILM erweitert easy for SAP um das SAP Information Life Cycle (ILM) und ILM-kompatible Archive. | optional, erfordert einen Setup-Service sowie zwingend easy archive | 5_dm_10170336 |
3. Beschreibung notwendiger, kundenspezifischer Einstellungen
Folgende Einstellungen müssen Kunden individuell vornehmen:
- Corporate Design (Farben und Logos)
- Authentifizierung mittels OpenID-Connect-Systemen außer Microsoft Entra ID (Azure AD)
- Aufbau und Implementierung eigener Rollen
- Implementierung von Zugriffsberechtigungen
- Individuelle Schemen, Darstellungen und Ordnerstrukturen
- Aufbau des Hybrid Connectors und Anbindung von on-premises-easy-Archiven
4. Verwaltung von Kontingenten
4.1 Archiv-Speicherumfang
Bei der Bestellung von easy archiv buchen Sie ein bestimmtes Volumen an GB-Speicher (jeweils für zwölf Monate). Weiteren Speicher rechnet die EASY SOFTWARE AG zum GB-Preis ab. Die aktuell verwendete Speicherkapazität im Archiv findenSie auf Ihrem Dashboard.
4.2 Nutzer
In der Sicht sind die angelegten Nutzer-Konten zu finden. Weitere Nutzer berechnet die EASY SOFTWARE AG zusätzlich ab.
4.3 API-Calls
Zugriff über Schnittstellen (CMIS, OData) rechnet die EASY SOFTWARE AG als API-Calls ab. Grundlage der Abrechnung ist die Gesamtzahl der im Abrechnungszeitraum genutzten API-Calls. API-Calls, mit denen Sie Dokumente oder Entitäten erzeugen und dann in der easy Cloud speichern, zählen nicht dazu (5_dm_101700GB & 5_dm_101700GBMS). Sie können jerdezeit weitere API-Calls erwerben. Nicht genutzte API-Aufrufe verfallen am Ende eines Monats.
5. Support und Service Levels
- Der Support von easy archive unterliegt der „Richtlinie für Wartung und Support“.
- Support gemäß dem Supportlevel „Standardpflege“ ist in den buchbaren Cloud-Services enthalten.
