11 Anforderungen, die eine Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung erfüllen sollte

Wie viele Dinge im Leben kann die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung in der Praxis dennoch gut oder weniger gut umgesetzt werden. Einer der wichtigsten Faktoren ist die Softwarelösung, die dabei zum Einsatz kommt. Hier können kleine Unterschiede oft eine große Wirkung haben. Da die Einführung einer Software für ein Unternehmen immer mit direkten und indirekten Kosten verbunden ist, sollten sich Verantwortliche rechtzeitig mit den auf dem Markt vorhandenen Lösungen intensiver auseinandersetzen.

Als eine erste Entscheidungshilfe geben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag einen schnellen Überblick, welche Anforderungen an eine Software für das Invoice-Management geknüpft werden sollten.

1. Software-Infrastruktur

In den meisten Unternehmen ist die Kreditorenbuchhaltung in verschiedene technische Prozesse angebunden. Bei dieser Prozessanbindung kann es sich zum Beispiel um eine komplexe Software für das Enterprise Resource Planning (ERP) wie SAP oder Microsoft Dynamics 365 Business Central, das Customer Relationship Management (CRM) oder die Archivierung von Unternehmensdokumenten handeln. Die für Ihr Unternehmen richtige Software für das Invoice-Management muss diese Systeme und die damit verbundenen Abläufe – inklusive der abhängigen Reporting- und Monitoring-Prozesse – zwingend unterstützen.

2. IT-Strategie

Software kann auf verschiedene Arten lizenziert und installiert werden: zum Beispiel als Abo pro Arbeitsplatz, bei dem die Software in einer Cloud des Anbieters liegt, oder als On-Premise-Installation auf firmeneigenen Servern. Möglich sind auch hybride Installationen in einer Kombination aus Public und Private Cloud. Dabei geht es nicht darum, was besser oder schlechter ist, sondern in Abstimmung mit Ihrem CIO um die Frage, ob die von Ihnen ausgewählte Software mit der IT-Strategie Ihres Unternehmens übereinstimmt. Letztere hängt von personellen, technischen und fiskalischen Erwägungen ab.

3. Rechnungserfassung

Erhält Ihre Kreditorenbuchhaltung Rechnungen auf Papier, digital per E-Mail oder über beide Kommunikationswege? Eine gute Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung unterstützt alle relevanten Szenarien. Sie beherrscht die Zusammenarbeit mit E-Mail-Programmen und bietet die Option, Rechnungen auf Papier einzulesen und über ein OCR-System zu digitalisieren. So werden die enthaltenen Informationen wie zum Beispiel Absender, Steuer- oder Rechnungsnummer, Rechnungspositionen, Mengen und Preise automatisch erfasst.

4. Datei-Kompatibilität

Welche Formate haben digitale Rechnungen, die Ihr Unternehmen erreichen: Liegen sie im PDF-Format, als Bildformat (zum Beispiel .tiff) oder bereits in einem strukturierten Datenformat (E-Rechnung) vor? Auch hier müssen Sie sicherstellen, dass die Software Ihre Anforderungen bestmöglich unterstützt – sowohl heute als auch perspektivisch in der Zukunft, indem sie mit allen relevanten Dateiformaten zurechtkommt. Tipp zum Weiterlesen: Alle wichtigen Informationen rund um elektronische Rechnungsformate haben wir in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.

5. Regulatorische Bestimmungen

Die Eingangsrechnungsverarbeitung unterliegt strengen rechtlichen Vorgaben wie den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), dem Umsatzsteuergesetz (UStG) oder der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen sind diese rechtlichen Regularien bei verschiedenen Prozessschritten relevant. Dabei geht es im Kern um die korrekte Strukturierung, Zuordnung, Nachvollziehbarkeit und Ablage der entsprechenden Daten. Eine Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung muss die damit verbundenen Anforderungen umfassend abdecken; zumeist handelt es sich dabei um das Thema Archivierung und Revisionsicherheit.

6. Flexible Bedienung und Zusammenarbeit

Mit einer zeitgemäßen Lösung für das Invoice-Management werden alle Mitarbeiter dazu in die Lage versetzt, ihre Zusammenarbeit und die damit verbundenen Workflows sehr flexibel an ihre Bedürfnisse anzupassen. Die Software leitet automatisiert weitere Schritte eines Workflows ein und benachrichtigt definierte Benutzer und Benutzergruppen über die nächsten anstehenden Aufgaben.

Die im Rechnungsprozess involvierten Benutzergruppen finden, je nach deren Funktion, stets aktuelle und identische Prozesszustände vor. Hier muss alles synchron laufen und eine zeitgemäße Invoice-Management-Software leistet genau dies. Außerdem lassen sich moderne Softwarelösungen flexibel und ortsunabhängig nutzen. Die Lösung lässt sich in der Praxis genauso mit dem Desktop-Rechner wie mit dem Tablet oder Smartphone bedienen, so dass ein Abteilungsleiter eine Rechnung problemlos auf Dienstreise mit dem Mobilgerät abzeichnen kann.

7. Übersichtliches Prozess-Monitoring

Digitales Invoice-Management sollte heutzutage über ein übersichtliches Dashboard verfügen, das alle wichtigen Informationen veranschaulicht. Die Benutzer sollten alle Statistiken und Kennzahlen nach ihren Bedürfnissen individuell konfigurieren können. Damit verbunden sollte die Software ein übersichtliches Prozessmonitoring enthalten, durch das laufende und abgeschlossene Prozesse abgerufen und ausgewertet werden können.

8. Umfangreiches Fristenmanagement

Fristenmanagement, mit dem sich zum Beispiel Skonti fristgemäß realisieren lassen, sind bei Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung mittlerweile eigentlich Standard. Programme, die es etwas besser machen, ermöglichen den Benutzern zusätzlich jedoch, diese Fristen an weitere Schritte im Workflow zu knüpfen, um Prozesse noch effektiver zu automatisieren. Ein ausgereiftes Worflow-Management-System hilft hierbei.

9. Passender Zuschnitt

Wichtig ist nicht nur, wie umfangreich eine Software ist, sondern auch die Frage, wie viele Features sie von Haus aus an Bord hat. So kann es auf der einen Seite vorkommen, dass viele Features nur als kostenpflichtige Add-ons erhältlich sind, was den Preis der Software quasi über die Hintertür in die Höhe treiben kann.

Auf der anderen Seite sollte die passende Software für die Eingangsrechnungsverarbeitung aber auch nicht mit einem überbordenden Feature-Set ausgestattet sein, wenn dieses in der Unternehmenspraxis überhaupt nicht benutzt wird. Schließlich zahlen Sie als Kunde für diesen Ballast mit, der oftmals auch noch die Bedienung unnötig verkompliziert.

10. Mitarbeiterschulungen

Ein großes Problem jeder Software sind Produktivitätsverluste durch Mitarbeiter, die keine richtige Einweisung erhalten haben und deshalb Probleme mit der Benutzung haben: So entstehen ärgerliche Fehler und Verzögerungen im Rechnungslauf. Da die Eingangsrechnungsverarbeitung verschiedene Geschäftsbereiche tangieren kann, sollte der Softwareanbieter Schulungen anbieten, die Ihre Mitarbeiter unkompliziert und an deren Bedürfnissen orientiert in die für sie relevanten Schritte bei der Benutzung des Programms einführt. So läuft es im Betrieb hinterher reibungslos.

11. Updates und Upgrades

In der agilen digitalen Welt gibt keine Software-Produkte ohne Updates und Upgrades. Sie sind notwendig, um Sicherheitslücken zu schließen und neue Funktionen für sich ändernde Anforderungen in dynamischen Märkten zur Verfügung stellen. Außerdem bauen seriöse Anbieter vorhandene Funktionen permanent aus und verbessern sie. Achten Sie nicht nur darauf, ob der Softwarehersteller regelmäßig Updates und Upgrades einspielt, sondern auch wie das geschieht und ob Ihnen dadurch zusätzliche Kosten entstehen.