Digitale Technologien transformieren Wirtschaft und Gesellschaft. Begriffe wie Industrie 4.0 und Digitalisierung von Geschäftsprozessen stehen in Unternehmen mittlerweile an der Tagesordnung. Doch während sich die ersten Unternehmen sogar der Umsetzung von künstlicher Intelligenz und Experience Management widmen, hinkt die Digitalisierung von HR-Prozessen oft immer noch hinterher. Dabei sind die Mitarbeiter ausschlaggebend für den Erfolg von Unternehmen und damit sollte die Personalabteilung als Herzstück des Unternehmens wahrgenommen werden.

Zeit, die Digitalisierung im Personalwesen endlich in Angriff zu nehmen. Warum sich das für Ihr Unternehmen lohnt, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Die Digitalisierungskluft in der HR-Abteilung

Die Digitalisierungskluft in der HR-Abteilung

Personalabteilungen kommt eine wichtige Rolle im Unternehmen zu. Sie rekrutieren neue Talente, führen diese ins Unternehmen ein und sind dafür zuständig neue und alteingesessene Mitarbeiter möglichst gewinnbringend weiterzuentwickeln. Daneben kümmern sich HR-Manager natürlich um die Entgeltabrechnung, das Anlegen und Führen von Personalakten, Bearbeitung von Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten aller Mitarbeiter und die allgemeine Personaldatenverwaltung.

Und es wird noch mehr von modernen Personalabteilungen verlangt. Sie sollen die anderen Fachbereiche strategisch beraten, unternehmensrelevante Entscheidungen vorbereiten und im „War for Talent“ gut gerüstet sein. Ganz schön viel. Neben all den administrativen Aufgaben fehlt oftmals einfach die Zeit, um sich um die wichtigen strategischen Aufgaben zu kümmern. Und, je mehr Mitarbeiter im Unternehmen, desto höher der administrative Aufwand.

Der Wunsch:

  • Bereitstellung hochwertiger Services
  • Talentmanagement
  • Personalentwicklung

 

Die Realität:

    • 50 % administrative Tätigkeiten
    • Langes Suchen nach Informationen und Dokumenten
    • Hoher manueller Abstimmungsbedarf mit verschiedenen Stakeholdern

Digitale HR-Prozesse – Eine Bestandsaufnahme

Hier kommt die Digitalisierung im Personalwesen ins Spiel. Digitale Prozesse automatisieren und verschlanken manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten und entlasten als erstes das Kerngeschäft der Personalabteilung. Das haben die Entscheider auch schon verstanden. Laut einer HR-Studie der Hacket Group gehen 82 Prozent der Führungskräfte zwar davon aus, dass die Digitalisierung im Personalwesen fundamental positive Auswirkungen haben wird, aber nur etwa 40 Prozent der Verantwortlichen sehen sich dabei gut gerüstet. An der Umsetzung hapert es also noch.

Unternehmen setzen heute schon oft Software für die Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung oder das Personalcontrolling ein. HR-Kernaufgaben wie das Bewerbermanagement, Talent Management oder Recruiting werden aber immer noch vorwiegend manuell erledigt.

Während in der Vergangenheit für Unternehmen und deren HR-Abteilungen Themen wie Prozessautomatisierung, Kostensenkung und Compliance auf der Agenda standen, ist es heute und in Zukunft der Aufbau nachhaltiger Beziehungen zu jedem einzelnen Mitarbeiter, der im Fokus steht. Neue Formen der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Mitarbeitern – Stichwort „New Work“ – sind die größten Herausforderungen, denen sich das Personalwesen stellt.

Fünf gute Gründe für die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung

  1. Tun Sie endlich was Sie lieben

Ein bestimmtes Personaldokument in einem Archiv mit unzähligen Regalen und Ordnern zu finden, gleicht der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Die meisten HR-Mitarbeiter finden die permanente Suche nach und Ablage von Dokumenten auf Dauer belastend und frustrierend. Auch das Verwalten von Dokumenten, die per E-Mail reinkommen und Daten in Excel- oder Worddokumenten zu organisieren, kostet Zeit und Nerven. Nachfolgende Aufgaben werden dadurch verzögert und Prozesse unnötig in die Länge gezogen.

Wenn Dokumente nicht sofort verfügbar sind, ist oft einiges an Koordination per E-Mail und Telefon nötig, um die richtigen Informationen zu erhalten. Das Resultat ist, dass Kunden, Partner und interne Kollegen länger auf Antworten warten müssen, was sie verärgern kann. Außerdem könnten auch HR-Mitarbeiter diese Zeit besser für andere wichtige Aufgaben nutzen.

In einer digitalen Personalakte liegen alle wichtigen Personaldokumente zentral ab. Sie finden alles Zugehörige, samt Dokumente mit wenigen Klicks und auch die Mitarbeiter im Unternehmen können auf für Sie freigeschaltete Personalinformationen zugreifen.

Die Software für digitale Personalakten können Sie problemlos an jedes ERP-System anbinden. Die digitale Personalakte für SAP HCM von EASY SOFTWARE ist z.B. nahtlos in Ihr SAP-System integriert und basiert auf SAP-Technologie – sie brauchen noch nicht mal aufwendige Schulungen, um mit der digitalen Personalakte zu arbeiten.

  1. Blicken Sie im Prozess-Dschungel durch

Egal, ob Sie SAP als führendes HR-System im Unternehmen oder andere ERP-Systeme nutzen, unserer Erfahrung nach wird das Thema Prozessdigitalisierung noch häufig vernachlässigt. Dabei fangen Sie erst hier an, einen echten Mehrwert für Ihr Personalwesen zu generieren. Die Digitalisierung macht Prozesse für alle einfach viel stärker nachvollziehbar und transparenter. Bei standardisierten Aufgaben sorgt eine Software für weniger Fehleranfälligkeit und beschleunigt die Interaktion.

Die Zeugniserstellung beispielsweise ist ein mehrstufiger Prozess, der verschiedene Stakeholder miteinbezieht. Wie lange brauchen Sie als HR-Verantwortliche wohl im Schnitt, um ein Zeugnis manuell zu erstellen? Neben den korrekten Begrifflichkeiten, die immer wieder aktualisiert und geprüft werden müssen, frisst vor allem die Koordination zwischen den einzelnen Stakeholdern enorm viel Zeit: Erstellung, Unterschrift, Prüfung, Freigabe usw. Eine digitale Lösung hingegen automatisiert den gesamten Prozess. Beantragt ein Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis, setzt er den automatisierten digitalen Prozess in Gang: Die Personalabteilung bekommt die Anfrage und mit wenigen Klick stellen die Mitarbeiter das Zeugnis mit vorgefertigten Textbausteinen zusammen und leiten es per Workflow zur Prüfung und digitaler Unterschrift an Vorgesetzte weiter. Solch eine Lösung gibt es als Standard Add-on z.B. für SAP HCM. Wir haben ausgerechnet, dass sich die Zeit für die Zeugniserstellung digital unterstützt auf deutlich unter eine Stunde reduzieren lässt. Neben der gesparten Zeit ist außerdem die erhöhte Transparenz ein deutlicher Vorteil gegenüber manuellen Prozessen – denn Sie können den Prozessstatus jederzeit einsehen.

  1. Verpassen Sie keine Fristen mehr

Digitale Prozesse bringen Ihnen erhöhte Transparenz in allen HR-Prozessen. Warum? Ob nun die Checkliste für das Onboarding einer neuen Mitarbeiterin, die Vorbereitung für das 25-jährige Jubiläum eines wertgeschätzten Kollegen oder die rechtzeitige Bearbeitung von Bewerbungen: Mit analoger Zettelwirtschaft, dezentralen Kalendern oder Excel-Listen, auf die Ihre KollegInnen nicht zugreifen können, verpassen Sie womöglich wichtige Fristen, müssen ständig hinterher sein und Ihre Arbeit sogar oft unterbrechen, um die administrativen To do’s nicht zu vergessen.

Laufen Prozesse allerdings komplett digital ab, werden Sie automatisch per Mail an wichtige Fristen erinnern. Fragen MitarbeiterInnen nach, wann ihr Zeugnis fertig ist, können Sie außerdem den Prozessstatus jederzeit digital einsehen und sofort Auskunft geben. Mit der Möglichkeit der digitalen Signatur [Link Newsroom Artikel] bleibt ein Prozess auch nicht mehr liegen und Sie halten Fristen viel leichter ein.

  1. Auf der sicheren Seite

Das größte Anliegen im Personalbereich ist die Sicherstellung von Revisionssicherheit, Compliance und der Einhaltung von Fristen, gerade was das Archivieren von Personaldaten. Gerade Personalakten, in denen personenbezogene Daten enthalten sind, unterliegen klar geregelten gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung [Link: Text Aufbewahrungsfristen] und Löschung.

Papier kann verblassen oder verloren gehen, aber digitale Dokumente, die innerhalb eines DMS gespeichert sind, sind vor Datenverlust geschützt. Hinzu kommt, dass jede Veränderung dokumentiert und versioniert ist, sodass stets Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet wird. Die meisten DMS sind außerdem an ein Archiv-System angeschlossen, welches automatisch Aufbewahrungsfristen einhält. Jede Software für eine digitale Personalakte sollte schon im Standard DSGVO-ready sein. Achten Sie bei der Auswahl der passenden Tools für Ihr Unternehmen, darauf.

Zusätzlich zur digitalen Personalakte, helfen Ihnen weitere automatisierte Prozesse dabei, Rechtssicherheit und DSGVO-Konformität quasi per Knopfdruck zu gewährleisten: Unsere Software zur digitalen Zeugniserstellung beispielweise, ist schon im Standard mit rechtlich geprüften Textbausteinen versehen, die stets per Update aktuell gehalten werden. Und im Bewerbungs- und Onboarding-Prozess werden Sie über Fristen zur Aufbewahrung von personenbezogenen Daten informiert.

  1. Machen Sie Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte glücklich mit Self Services

Gerade in der aktuellen Lage waren viele Unternehmen gezwungen, Ihre Mitarbeiter kurzfristig ins Homeoffice zu schicken. Der Mangel an digitalisierten Prozessen hat in den ersten Wochen zu einem massiven Einbruch der Produktivität, sowie einem gestiegenen Risiko von Compliance Verstößen geführt. Z.B. werden Papierakten mit ins Home-Office genommen, interne Dokumente werden per Post zur Unterschrift versendet etc. Digitale Self Services helfen nicht nur dabei, effizient von überall aus arbeiten zu können, sondern sind auch einer der Schlüssel für neue Freiräume für HR-Mitarbeiter und für ein digitales Nutzererlebnis ist Employee und Manager Self Service, das die Eigenverantwortung der Mitarbeiter und Führungskräfte stärkt.

Gleichzeitig führt die Digitalisierung der Personalabteilung mit Self Services dazu, dass Mitarbeiter und besonders die jüngeren Generationen Millennium und Z ein neues Nutzererlebnis in Bezug auf HR-Aufgaben einfordern. Digitale Employee und Manager Self Service- Anwendungen, wie werden damit zu einem wichtigen Baustein für die Transformation zu HR 4.0.

Ob den Urlaubsantrag, die Dienstwagenbestellung, Antrag auf Elternzeit oder die Einsicht bzw. selbstständige Änderung von Personaldaten – all das wird dank transparenter und sicherer Self Services sowohl für Personalverantwortliche als auch für Mitarbeiter und Führungskräfte zur Win-win-Situation.

Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung Ihrer Personalabteilung

Zusammengefasst lohnt sich die Digitalisierung von Personalabteilungen in vielerlei Hinsicht:

  • Rechtssicherheit und Compliance und Fristen werden einfach gewahrt
  • Personalmitarbeiter sparen Zeit bei der Bearbeitung von administrativen Aufgaben
  • Prozesse über verschiedene Stakeholder laufen effizienter und transparenter ab, sie bleiben nicht liegen
  • Ihre Mitarbeiter arbeiten motivierter und produktiver mit intuitiven und digitalen Self Services
  • Sie ziehen mehr und passendere Talente für Ihr Unternehmen an
  • Sie sparen Lagerplatz, Papier und Kosten!

Trotzdem schrecken immer noch viele Unternehmen vor der Digitalisierung im Personalwesen zurück. Viele denken, die Digitalisierung sei teuer und kompliziert. Tatsächlich amortisiert sich der Investitionsaufwand für Softwarelösungen aber schon innerhalb kürzester Zeit. Laut einer Studie von Kienbaum wenden Unternehmen für manuelle Prozesse samt administrativer Personalarbeit, weitaus höhere Kosten auf.

Auch das Digitalisierungsprojekt kann einfach und strukturiert ablaufen. Im nächsten Blogbeitrag in der Serie „Digitalisierung der Personalabteilung“ haben wir unsere Erfahrungen aus großen und kleinen Projekten für Sie zusammengefasst und zeigen Ihnen welche Herausforderungen Ihnen bei der Digitalisierung der Personalabteilung begegnen könnten und wie Sie diese lösen.

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Auf dem Weg in die digitale Personalabteilung – Tipps und Stolpersteine

Modernes Personalmanagement bedeutet heute, die Fachbereiche im Unternehmen beratend zu unterstützen und hochwertige Services anzubieten. Dazu ist es essenziell, administrative Tätigkeiten zu minimieren. Sie haben SAP HCM im Einsatz und möchten Routinetätigkeiten weiter automatisieren?

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Über Irena Szymiczek
Irena Kellermann ist als Content Marketing Managerin auf der Suche nach spannenden Storys. In ihrer Freizeit findet sie Inspiration auf Reisen und Entspannung bei guten Freunden.
Irena Szymiczek

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