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6 Möglichkeiten Ihre Personalabteilung zu digitalisieren

Personalabteilungen haben einen riesigen und wachsenden Aufgabenbereich, da Unternehmen HR-Mitarbeiter auffordern, mehr strategischen Wert für das Unternehmen zu schaffen.
Hier sind 6 Überlegungen, die Sie bei einer Optimierung Ihrer HR-Systeme in Erwägung ziehen sollten:

Max. Lesezeit 14min

1. Verbindung des Personalwesens mit dem umfassenden Geschäft

Das Personalwesen sollte heute gut mit dem Rest der Organisation verbunden sein, um seine Position als wichtige zentrale Drehscheibe zu festigen, die mit jedem anderen Teil des Unternehmens verbunden ist und diesen bedient. Dazu gehört die Durchsetzung ganzer Prozesse, sei es bei der Rekrutierung oder bei der Durchführung und Messung von Förderprogrammen.

Dabei muss es sich nicht um den Kauf einer einzigen sofort einsatzbereiten Software handeln, sondern um eine übergreifende Dokumentenmanagement– und Workflow-Plattform für den HR-Bereich, z.B. ein HR-Portal, das die unterschiedlichsten Inhalte, neue Anwendungen und zukünftige Anwendungsfälle abdecken kann.

2. Recruiting & Personalentwicklung: Beseitigung von Qualifikationslücken

Qualifikationslücken sowie die Mitarbeiterbindung sind in den meisten Marktsegmenten eine ständige Herausforderung. Werden innerhalb einer digitalen HR-Plattform für Content Management verschiedene Informationen einfach zu koordinieren, macht es Ihnen das wiederum möglich, Stellenausschreibungen einfach, schnell und automatisiert zu verwalten und Rekrutierungskampagnen direkt an die richtige Zielgruppe auszuspielen.

3. Modernes HR: Employee Self Services

Die Möglichkeit, dass Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung für ihre Personalprozesse bekommen, ist eine enorme Triebkraft für die digitale Transformation der Personalabteilung. Die Mitarbeiter im Unternehmen sollten in der Lage sein, online nachzusehen, wann bei ihnen das nächste Mal eine Gehaltsabrechnung fällig ist oder wie viele Abwesenheiten durch Krankheit sie angesammelt haben, arbeitsmedizinische Dienste diskret nachzuschlagen. Ferner können sie durch Self-Services Anwendungen und Prozesse in Gang setzen, wie z.B. Urlaub beantragen, Dienstwagen bestellen oder Elternzeit unkompliziert beantragen etc.

HR-Self-Service-Portale oder interne Netzwerke bieten Ihnen zusätzlich eine leistungsstarke, benutzerfreundliche Möglichkeit, auch die Unternehmenskommunikation zu stärken, sodass sich alle verbunden und als Teil einer gemeinsamen Sache fühlen – Stichwort Employer Branding.

4. Verwaltung personenbezogener Daten

Aktualisierte Datenschutzanforderungen nach der DSGVO tragen ebenfalls zum digitalen HR Boost bei. Eine moderne HR-Management-Plattform kann sich nicht nur an die neuesten Datenkonformitätsparameter anpassen und diese durchsetzen, sondern auch automatisierte Aufforderungen auslösen – zum Beispiel, wenn jemand das Unternehmen verlässt und die Zeit kommt, in der er den Zugriff auf seine Daten löschen oder entfernen muss.

Auch die erweiterten Rechte aller Mitarbeiter, Zugang zu allen gespeicherten Daten zu erhalten, müssen irgendwie verwaltet werden. Eine ausreichend gut kontrollierte Self Service Anwendung kann zur Verringerung der Arbeitsbelastung beitragen.

Whitepaper: Berechtigungskonzept für HR-Abteilungen

Wie Sie anhand eines Berechtigungskonzeptes DSGVO-konforme Arbeitsprozesse im Personalwesen entwickeln und etablieren. Praxis und Praktikabilität stehen dabei im Vordergrund.

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5. New Work: Flexibles Arbeiten über Bürogrenzen hinweg

Bei der Wahl eines digitalen HR-Management-Systems sollten Sie berücksichtigen, ob sich Anwendungen ebenfalls mobil abbilden lassen. So machen Sie den Weg frei für ein flexibles und mobiles Arbeiten Ihrer Mitarbeiter, die sich wichtige Infos oder Aufgaben aus einer Mitarbeiter-App, per Smartphone, Tablet und Co. von unterwegs beim Geschäftstermin oder aus dem Homeoffice heraus, abholen können.

Weitere Überlegungen können sich auf die Bereitstellung der Software beziehen. Obwohl einige Organisationen immer noch der Meinung sind, dass das Personalwesen für eine Verwaltung in der Cloud zu empfindlich ist, wird sich das wahrscheinlich in Zukunft ändern, da die Vorteile das Risiko wettmachen. Hier lohnt es sich, einen Gang in die Cloud strategisch zu berücksichtigen, ohne Ihre komplette IT umzukrempeln. Es gibt zum Beispiel investitionssichere hybride Szenarien mit Microservices oder Mietmodelle per Managed Services.

6. Reporting und Analytics für Führungskräfte

Das Verlangen der Organisationen nach Daten hat sich zu einer Notwendigkeit entwickelt, diese in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln. Zunehmend werden HR-Teams aufgefordert, detailliertere Einblicke in Beschäftigungsfragen, Trends und Prognosen zu geben. Die Möglichkeit der Erstellung vielfältiger und Ad-hoc-Berichte und diese in verschiedenen Formaten und Dashboards darzustellen, ist in einer modernen HR-Management-Plattform enorm wichtig. Die Möglichkeit der Integration in angrenzende Systeme wie die Gehaltsabrechnung steigert zusätzlich den Wert dieser Berichte.

Formulieren Sie einen Aktionsplan

Wenn sich die Disziplin des Personalwesens ausdehnt und HR strategischer wird, dann muss auch die die ihr zugrunde liegende IT nachgerüstet und digital optimiert werden, z.B. mit easy hr. Nichts davon erfordert jedoch eine komplette Überarbeitung Ihrer bestehenden Systeme. Kompatible und einfach zu integrierende Tools machen es Ihnen möglich, das Alte und das Neue zu verschmelzen. Somit stellen Sie Ihre HR-Abteilung produktiver, effizienter und anpassungsfähiger für die Zukunft auf.

Gründe für die Digitalisierung im Personalwesen

Zeit, die Digitalisierung im Personalwesen endlich in Angriff zu nehmen. Warum sich das für Ihr Unternehmen lohnt, lesen Sie in diesem Blogbeitrag. Digitale Technologien transformieren Wirtschaft und Gesellschaft. Begriffe wie Industrie 4.0 und Digitalisierung von Geschäftsprozessen stehen in Unternehmen mittlerweile an der Tagesordnung.

Doch während sich die ersten Unternehmen sogar der Umsetzung von künstlicher Intelligenz widmen, hinkt die Digitalisierung von HR-Prozessen oft immer noch hinterher. Dabei sind die Mitarbeiter ausschlaggebend für den Erfolg von Unternehmen und damit sollte die Personalabteilung als Herzstück des Unternehmens wahrgenommen werden.

Die Digitalisierungskluft in der HR-Abteilung

Personalabteilungen kommt eine wichtige Rolle im Unternehmen zu. Sie rekrutieren neue Talente, führen diese ins Unternehmen ein und sind dafür zuständig neue und alteingesessene Mitarbeiter möglichst gewinnbringend weiterzuentwickeln. Daneben kümmern sich HR-Manager natürlich um die Entgeltabrechnung, das Anlegen und Führen von Personalakten, Bearbeitung von Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten aller Mitarbeiter und die allgemeine Personaldatenverwaltung.

Die Digitalisierungskluft in der HR-Abteilung

Und es wird noch mehr von modernen Personalabteilungen verlangt. Sie sollen die anderen Fachbereiche strategisch beraten, unternehmensrelevante Entscheidungen vorbereiten und im „War for Talent“ gut gerüstet sein. Ganz schön viel. Neben all den administrativen Aufgaben fehlt oftmals einfach die Zeit, um sich um die wichtigen strategischen Aufgaben zu kümmern. Und, je mehr Mitarbeiter im Unternehmen, desto höher der administrative Aufwand.

Der Wunsch:

  • Bereitstellung hochwertiger Services
  • Talentmanagement
  • Personalentwicklung

Die Realität:

  • 50 % administrative Tätigkeiten
  • Langes Suchen nach Informationen und Dokumenten
  • Hoher manueller Abstimmungsbedarf mit verschiedenen Stakeholdern

Digitale HR-Prozesse – Eine Bestandsaufnahme

Hier kommt die Digitalisierung im Personalwesen ins Spiel. Digitale Prozesse automatisieren und verschlanken manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten und entlasten als erstes das Kerngeschäft der Personalabteilung. Das haben die Entscheider auch schon verstanden. Laut einer HR-Studie der Hacket Group gehen 82 Prozent der Führungskräfte zwar davon aus, dass die Digitalisierung im Personalwesen fundamental positive Auswirkungen haben wird, aber nur etwa 40 Prozent der Verantwortlichen sehen sich dabei gut gerüstet. An der Umsetzung hapert es also noch.

Unternehmen setzen heute schon oft Software für die Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung oder das Personalcontrolling ein. HR-Kernaufgaben wie das Bewerbermanagement, Talent Management oder Recruiting werden aber immer noch vorwiegend manuell erledigt.

Während in der Vergangenheit für Unternehmen und deren HR-Abteilungen Themen wie Prozessautomatisierung, Kostensenkung und Compliance auf der Agenda standen, ist es heute und in Zukunft der Aufbau nachhaltiger Beziehungen zu jedem einzelnen Mitarbeiter, der im Fokus steht. Neue Formen der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Mitarbeitern – Stichwort „New Work“ – sind die größten Herausforderungen, denen sich das Personalwesen stellt.

Fünf gute Gründe für die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung

1. Tun Sie endlich was Sie lieben

Ein bestimmtes Personaldokument in einem Archiv mit unzähligen Regalen und Ordnern zu finden, gleicht der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Die meisten HR-Mitarbeiter finden die permanente Suche nach und Ablage von Dokumenten auf Dauer belastend und frustrierend. Auch das Verwalten von Dokumenten, die per E-Mail reinkommen und Daten in Excel- oder Worddokumenten zu organisieren, kostet Zeit und Nerven. Nachfolgende Aufgaben werden dadurch verzögert und Prozesse unnötig in die Länge gezogen.

Wenn Dokumente nicht sofort verfügbar sind, ist oft einiges an Koordination per E-Mail und Telefon nötig, um die richtigen Informationen zu erhalten. Das Resultat ist, dass Kunden, Partner und interne Kollegen länger auf Antworten warten müssen, was sie verärgern kann. Außerdem könnten auch HR-Mitarbeiter diese Zeit besser für andere wichtige Aufgaben nutzen.

In einer digitalen Personalakte liegen alle wichtigen Personaldokumente zentral ab. Sie finden alles Zugehörige, samt Dokumente mit wenigen Klicks und auch die Mitarbeiter im Unternehmen können auf für Sie freigeschaltete Personalinformationen zugreifen.

Die Software für digitale Personalakten können Sie problemlos an jedes ERP-System anbinden. Die digitale Personalakte für SAP von easy ist z.B. nahtlos in Ihr SAP-System integriert und basiert auf SAP-Technologie – sie brauchen noch nicht mal aufwendige Schulungen, um mit der digitalen Personalakte zu arbeiten.

2. Blicken Sie im Prozess-Dschungel durch

Egal, ob Sie SAP als führendes HR-System im Unternehmen oder andere ERP-Systeme nutzen, unserer Erfahrung nach wird das Thema Prozessdigitalisierung noch häufig vernachlässigt. Dabei fangen Sie erst hier an, einen echten Mehrwert für Ihr Personalwesen zu generieren. Die Digitalisierung macht Prozesse für alle einfach viel stärker nachvollziehbar und transparenter. Bei standardisierten Aufgaben sorgt eine Software für weniger Fehleranfälligkeit und beschleunigt die Interaktion.

Die Zeugniserstellung beispielsweise ist ein mehrstufiger Prozess, der verschiedene Stakeholder miteinbezieht. Wie lange brauchen Sie als HR-Verantwortliche wohl im Schnitt, um ein Zeugnis manuell zu erstellen? Neben den korrekten Begrifflichkeiten, die immer wieder aktualisiert und geprüft werden müssen, frisst vor allem die Koordination zwischen den einzelnen Stakeholdern enorm viel Zeit: Erstellung, Unterschrift, Prüfung, Freigabe usw. Eine digitale Lösung hingegen automatisiert den gesamten Prozess. Beantragt ein Mitarbeiter ein Arbeitszeugnis, setzt er den automatisierten digitalen Prozess in Gang: Die Personalabteilung bekommt die Anfrage und mit wenigen Klick stellen die Mitarbeiter das Zeugnis mit vorgefertigten Textbausteinen zusammen und leiten es per Workflow zur Prüfung und digitaler Unterschrift an Vorgesetzte weiter. Solch eine Lösung gibt es als Standard Add-on z.B. für SAP. Wir haben ausgerechnet, dass sich die Zeit für die Zeugniserstellung digital unterstützt auf deutlich unter eine Stunde reduzieren lässt. Neben der gesparten Zeit ist außerdem die erhöhte Transparenz ein deutlicher Vorteil gegenüber manuellen Prozessen – denn Sie können den Prozessstatus jederzeit einsehen.

3. Verpassen Sie keine Fristen mehr

Digitale Prozesse bringen Ihnen erhöhte Transparenz in allen HR-Prozessen. Warum? Ob nun die Checkliste für das digitale Onboarding neuer Mitarbeiter, die Vorbereitung für das 25-jährige Jubiläum eines wertgeschätzten Kollegen oder die rechtzeitige Bearbeitung von Bewerbungen: Mit analoger Zettelwirtschaft, dezentralen Kalendern oder Excel-Listen, auf die Ihre KollegInnen nicht zugreifen können, verpassen Sie womöglich wichtige Fristen, müssen ständig hinterher sein und Ihre Arbeit sogar oft unterbrechen, um die administrativen To do’s nicht zu vergessen.

Laufen Prozesse allerdings komplett digital ab, werden Sie automatisch per Mail an wichtige Fristen erinnern. Fragen MitarbeiterInnen nach, wann ihr Zeugnis fertig ist, können Sie außerdem den Prozessstatus jederzeit digital einsehen und sofort Auskunft geben. Mit der Möglichkeit der digitalen Signatur bleibt ein Prozess auch nicht mehr liegen und Sie halten Fristen viel leichter ein.

4. Auf der sicheren Seite

Das größte Anliegen im Personalbereich ist die Sicherstellung von Revisionssicherheit, Compliance und der Einhaltung von Fristen, gerade was das Archivieren von Personaldaten. Gerade Personalakten, in denen personenbezogene Daten enthalten sind, unterliegen klar geregelten gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung und Löschung.

Papier kann verblassen oder verloren gehen, aber digitale Dokumente, die innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems gespeichert sind, sind vor Datenverlust geschützt. Hinzu kommt, dass jede Veränderung dokumentiert und versioniert ist, sodass stets Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet wird. Die meisten DMS sind außerdem an ein Archiv-System angeschlossen, welches automatisch Aufbewahrungsfristen einhält. Jede Software für eine digitale Personalakte sollte schon im Standard DSGVO-ready sein. Achten Sie bei der Auswahl der passenden Tools für Ihr Unternehmen, darauf.

Zusätzlich zur digitalen Personalakte, helfen Ihnen weitere automatisierte Prozesse dabei, Compliance- und DSGVO-Konformität quasi per Knopfdruck zu gewährleisten: Unsere Software zur digitalen Zeugniserstellung beispielweise, ist schon im Standard mit geprüften Textbausteinen versehen, die stets per Update aktuell gehalten werden. Und im Bewerbungs- und Onboarding-Prozess werden Sie über Fristen zur Aufbewahrung von personenbezogenen Daten informiert.

5. Machen Sie Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte glücklich mit Self Services

Gerade in der aktuellen Lage waren viele Unternehmen gezwungen, Ihre Mitarbeiter kurzfristig ins Homeoffice zu schicken. Der Mangel an digitalisierten Prozessen hat in den ersten Wochen zu einem massiven Einbruch der Produktivität, sowie einem gestiegenen Risiko von Compliance Verstößen geführt. Z.B. werden Papierakten mit ins Home-Office genommen, interne Dokumente werden per Post zur Unterschrift versendet etc. Digitale Self Services helfen nicht nur dabei, effizient von überall aus arbeiten zu können, sondern sind auch einer der Schlüssel für neue Freiräume für HR-Mitarbeiter wie auch der Mitarbeitenden. Gerade hier stärken Employee Self Services die Eigenverantwortung. Gleichzeitig führt die Digitalisierung der Personalabteilung mit Self Services dazu, dass Mitarbeiter und besonders die jüngeren Generationen Millennium und Z ein neues Nutzererlebnis in Bezug auf HR-Aufgaben einfordern. Digitale Employee und Manager Self Service- Anwendungen, wie werden damit zu einem wichtigen Baustein für die Transformation zu HR 4.0.

Ob den Urlaubsantrag, die Dienstwagenbestellung, Antrag auf Elternzeit oder die Einsicht bzw. selbstständige Änderung von Personaldaten – all das wird dank transparenter und sicherer Self Services sowohl für Personalverantwortliche als auch für Mitarbeiter und Führungskräfte zur Win-win-Situation.

Studie: HR-Self-Services

Inwieweit nutzen Unternehmen die Potenziale von HR-Self-Services? Welche Services werden von Personalabteilungen angeboten und welchen Nutzen bringen sie Mitarbeitern und Personalverantwortlichen? Antworten auf diese und weitere Fragen gibt diese Studie.

Studie lesen

Zusammengefasst lohnt sich die Digitalisierung von Personalabteilungen:

  • Compliance und Fristen werden einfach gewahrt
  • Personalmitarbeiter sparen Zeit bei der Bearbeitung von administrativen Aufgaben
  • Prozesse über verschiedene Stakeholder laufen effizienter und transparenter ab, sie bleiben nicht liegen
  • Ihre Mitarbeiter arbeiten motivierter und produktiver mit intuitiven und digitalen Self Services, dargeboten über ein HR-Portal
  • Sie ziehen mehr und passendere Talente für Ihr Unternehmen an
  • Sie sparen Lagerplatz, Papier und Kosten!

Trotzdem schrecken immer noch viele Unternehmen vor der Digitalisierung im Personalwesen zurück. Viele denken, die Digitalisierung sei teuer und kompliziert. Tatsächlich amortisiert sich der Investitionsaufwand für Softwarelösungen wie easy hr aber schon innerhalb kürzester Zeit. Laut einer Studie von Kienbaum wenden Unternehmen für manuelle Prozesse samt administrativer Personalarbeit, weitaus höhere Kosten auf.

Auch das Digitalisierungsprojekt kann einfach und strukturiert ablaufen. Im nächsten Blogbeitrag in der Serie „Digitalisierung der Personalabteilung“ haben wir unsere Erfahrungen aus großen und kleinen Projekten für Sie zusammengefasst und zeigen Ihnen welche Herausforderungen Ihnen bei der Digitalisierung der Personalabteilung begegnen könnten und wie Sie diese lösen.

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