Personalabteilungen haben einen riesigen und wachsenden Aufgabenbereich, da Unternehmen HR-Mitarbeiter auffordern, mehr strategischen Wert für das Unternehmen zu schaffen. Diese sich entwickelnde Rolle spiegelt sich jedoch noch nicht gleichwertig in den bestehenden IT-Systemen wider, die sich nun im Einklang mit der diversifizierenden Rolle des Personalwesens ebenfalls entwickeln müssen.

Wir haben für Sie 6 Überlegungen niedergeschrieben, die Sie bei einer Optimierung Ihrer HR-Systeme in Erwägung ziehen sollten:

1. Verbindung des Personalwesens mit dem umfassenden Geschäft

Das Personalwesen sollte heute gut mit dem Rest der Organisation verbunden sein, um seine Position als wichtige zentrale Drehscheibe zu festigen, die mit jedem anderen Teil des Unternehmens verbunden ist und diesen bedient. Dazu gehört die Durchsetzung ganzer Prozesse, sei es bei der Rekrutierung oder bei der Durchführung und Messung von Förderprogrammen.

Dabei muss es sich nicht um den Kauf einer einzigen sofort einsatzbereiten Software handeln, sondern um eine übergreifende HR-Dokumentenmanagement- und Workflow-Plattform, die die unterschiedlichsten Inhalte, neue Anwendungen und zukünftige Anwendungsfälle abdecken kann.

2. Recruiting & Personalentwicklung: Beseitigung von Qualifikationslücken

Qualifikationslücken sowie die Mitarbeiterbindung sind in den meisten Marktsegmenten eine ständige Herausforderung. Werden innerhalb einer digitalen HR-Plattform für Content Management verschiedene Informationen einfach zu koordinieren, macht es Ihnen das wiederum möglich, Stellenausschreibungen einfach, schnell und automatisiert zu verwalten und Rekrutierungskampagnen direkt an die richtige Zielgruppe auszuspielen. Im Idealfall ist es möglich, durch Multiposting Tools automatisch auf Stellenbörsen und sozialen Plattformen wie LinkedIn oder Xing zu veröffentlichen – idealerweise mit direkten Links zur Onlinebewerbung.

Weiterlesen: Google for Jobs

Bevor Sie weiterlesen: Der HR-Experte Thomas Meysel klärt in einem weiteren Blog über „Google for Jobs“ auf. Was hat es damit auf sich, wie funktioniert es und wie werden Ihre Stellenausschreibungen sichtbar in Google for Jobs. Jetzt lesen.

3. Modernes HR: Employee Self Services

Die Möglichkeit, dass Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung für ihre Personalprozesse bekommen, ist eine enorme Triebkraft für die digitale Transformation der Personalabteilung. Die Mitarbeiter im Unternehmen sollten in der Lage sein, online nachzusehen, wann bei ihnen das nächste Mal eine Gehaltsabrechnung fällig ist oder wie viele Abwesenheiten durch Krankheit sie angesammelt haben, arbeitsmedizinische Dienste diskret nachzuschlagen. Ferner können sie in Self Service-Anwendungen (ESS/MSS) Prozesse in Gang setzen wie Urlaub beantragen, Dienstwagen bestellen oder Elternzeit unkompliziert beantragen etc.

Unternehmensportale oder interne Netzwerke bieten Ihnen zusätzlich eine leistungsstarke, benutzerfreundliche Möglichkeit, auch die Unternehmenskommunikation zu stärken, sodass sich alle verbunden und als Teil einer gemeinsamen Sache fühlen – Stichwort Employer Branding.

4. Verwaltung personenbezogener Daten

Aktualisierte Datenschutzanforderungen nach der DSGVO tragen ebenfalls zum digitalen HR Boost bei. Eine moderne HR-Management-Plattform kann sich nicht nur an die neuesten Datenkonformitätsparameter anpassen und diese durchsetzen, sondern auch automatisierte Aufforderungen auslösen – zum Beispiel, wenn jemand das Unternehmen verlässt und die Zeit kommt, in der er den Zugriff auf seine Daten löschen oder entfernen muss.

Auch die erweiterten Rechte aller Mitarbeiter, Zugang zu allen gespeicherten Daten zu erhalten, müssen irgendwie verwaltet werden. Eine ausreichend gut kontrollierte Self Service Anwendung kann zur Verringerung der Arbeitsbelastung beitragen.

5. New Work: Flexibles Arbeiten über Bürogrenzen hinweg

Bei der Wahl eines digitalen HR-Management-Systems sollten Sie berücksichtigen, ob sich Anwendungen ebenfalls mobil abbilden lassen. So machen Sie den Weg frei für ein flexibles und mobiles Arbeiten Ihrer Mitarbeiter, die sich wichtige Infos oder Aufgaben aus einer Mitarbeiter-App, per Smartphone, Tablet und Co. von unterwegs beim Geschäftstermin oder aus dem Homeoffice heraus, abholen können.

Weitere Überlegungen können sich auf die Bereitstellung der Software beziehen. Obwohl einige Organisationen immer noch der Meinung sind, dass das Personalwesen für eine Verwaltung in der Cloud zu empfindlich ist, wird sich das wahrscheinlich in Zukunft ändern, da die Vorteile das Risiko wettmachen. Hier lohnt es sich, einen Gang in die Cloud strategisch zu berücksichtigen, ohne Ihre komplette IT umzukrempeln. Es gibt zum Beispiel investitionssichere hybride Szenarien mit Microservices oder Mietmodelle per Managed Services.

6. Reporting und Analytics für Führungskräfte

Das Verlangen der Organisationen nach Daten hat sich zu einer Notwendigkeit entwickelt, diese in umsetzbare Erkenntnisse umzuwandeln. Zunehmend werden HR-Teams aufgefordert, detailliertere Einblicke in Beschäftigungsfragen, Trends und Prognosen zu geben. Die Möglichkeit der Erstellung vielfältiger und Ad-hoc-Berichte und diese in verschiedenen Formaten und Dashboards darzustellen, ist in einer modernen HR-Management-Plattform enorm wichtig. Die Möglichkeit der Integration in angrenzende Systeme wie die Gehaltsabrechnung steigert zusätzlich den Wert dieser Berichte.

Fazit: Formulieren Sie einen Aktionsplan

Wenn sich die Disziplin des Personalwesens ausdehnt und HR strategischer wird, dann muss auch die die ihr zugrunde liegende IT nachgerüstet und digital optimiert werden. Nichts davon erfordert jedoch eine komplette Überarbeitung Ihrer bestehenden Systeme. Kompatible und einfach zu integrierende Tools machen es Ihnen möglich, das Alte und das Neue zu verschmelzen. Somit stellen Sie Ihre HR-Abteilung produktiver, effizienter und anpassungsfähiger für die Zukunft auf.

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Über Irena Szymiczek
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