5 Hürden im Eingangsrechnungsprozess, die Sie Zeit und Geld kosten

Sie kennen die folgende Situation wahrscheinlich: Es ist Monatsende und ihr Lieferant schickt postalisch eine Rechnung. Damit beginnt für die Eingangsrechnung ein schleppender Weg der Rechnungsbearbeitung durchs Unternehmen.

Die papierbasierte Rechnung wird in der Buchhaltung erfasst und wandert weiter in den Einkauf, um sie zu prüfen. Da es sich um eine Bestellung für die Marketingabteilung handelt, leitet der Einkäufer sie zur inhaltlichen Prüfung erst einmal an den Marketing Assistenten. Dieser ist jedoch nicht freigabeberechtigt und schickt sie zurück an den Einkauf. Nach 2 weiteren Versuchen landet die Rechnung schließlich beim zuständigen Marketing Manager, der jedoch für 2 Wochen im Urlaub ist. Somit verweilt die Rechnung bis zu seiner Rückkehr auf seinem Schreibtisch. Da es sich um einen höheren Betrag handelt, muss die Rechnung nun noch vom Marketingleiter abgezeichnet werden. Dieser ist allerdings nur montags im Büro, deshalb liegt die Rechnung noch 4 weitere Tage auf dessen Schreibtisch, ehe sie endgültig zur Buchung und Ablage an die Buchhaltung zurückgehen kann.

In der Zwischenzeit ist die Skontofrist natürlich längst verpasst und obendrein eine Mahnung eingetrudelt.

Dieses Szenario ist leider keine Seltenheit und zeigt nur einige der Aspekte, welche die Verarbeitung von Eingangsrechnungen beeinträchtigen können:

Hürden bei der Rechnungsbearbeitung

1. Nicht definierte Prozesse:

Einer der häufigsten Gründe, warum die fristgerechte Bearbeitung von Eingangsrechnungen scheitert, ist die fehlende Definition des Bearbeitungsprozesses. Damit sind unnötige Verweilzeiten und Extraschleifen quasi schon vorprogrammiert. Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren, lohnt es sich, den Weg, den eine Eingangsrechnung durch das Unternehmen nimmt, zu skizzieren und mit maximalen Bearbeitungszeiten zu versehen.

2. Unklare Zuständigkeiten und Berechtigungen:

Zu einem Prozess gehört natürlich auch die Definition von Zuständigkeiten und Berechtigungen. Für jede Abteilung müssen Personen benannt sein, die freigabeberechtigt sind. Wichtig hierbei ist auch die Festlegung von maximalen Freigabebeträgen sowie die Benennung von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen.

3. Standortabhängigkeit:

Bei der papierbasierten Rechnungsbearbeitung stehen insbesondere größere Unternehmen mit mehr als einem Standort schnell vor einem Problem: Die Rechnung in Papierform befindet sich in der
Zentrale, der freigabeberechtigte Mitarbeiter jedoch in einer Niederlassung. Auch hier hilft ein klar definierter Workflow, um festzulegen, wie die standortübergreifende Freigabe erfolgen soll.

4. Dubletten während der Rechnungsbearbeitung

Die Mehrfacherfassung von Eingangsrechnungen ist ein Problem, das ebenfalls häufig in Zusammenhang mit der Bearbeitung an mehreren Standorten auftritt. Besonders ungünstig ist es, wenn die Dublette zu spät erkannt wird und die Rechnung versehentlich doppelt bezahlt wird.

5. Intransparenz:

Kommt es zu Rückfragen zum Bearbeitungsstatus der Rechnung, ist dieser meist nicht ersichtlich oder nur schwer zu ermitteln. Um festzustellen, in welcher Abteilung bzw. bei welchem Kollegen sich das Dokument gerade befindet, ist meist ein größerer Rechercheaufwand nötig. Besonders schwierig wird es, wenn die Rechnung versehentlich in einer völlig falschen Abteilung gelandet ist.

All diese Stolpersteine führen letztendlich dazu, dass die Bearbeitung von eingehenden Rechnungen unnötig verzögert und Geld verbrannt wird – nicht nur durch versäumte Zahlungsfristen und ungenutzte Skonti. Insbesondere auch die Arbeitszeit der involvierten Mitarbeiter ist ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor.

Doch selbst wenn alle Prozesse sauber definiert sind, bleibt das Problem, dass diese den Mitarbeitern auch bekannt sein und eingehalten werden müssen. Bei einem komplexen Thema wie der Rechnungsbearbeitung insbesondere in größeren Unternehmen kann dies eine echte Herausforderung darstellen.

Die Lösung: digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Abhilfe können Tools zur digitalen Rechnungsbearbeitung schaffen. Im Vergleich zum papierbasierten Prozess bieten diese Softwarelösungen klare Vorteile.

Der zuvor definierte Freigabeprozess wird digital abgebildet und die Rechnung durchläuft automatisch alle zuständigen Abteilungen. Dieser automatisierte Workflow verhindert erfolgreich, dass die Rechnung versehentlich bei einem nicht zuständigen Mitarbeiter landet. Lange Liegezeiten haben hierbei keine Chance, unter anderem, weil Vertretungen für Abwesenheitszeiten definiert werden können.

Auch die standortübergreifende Rechnungsfreigabe ist im digitalen Bearbeitungsprozess kein Problem mehr. So können gleichzeitig Dubletten vermieden werden. Kommt es zu Rückfragen zum Bearbeitungsstatus der Eingangsrechnung, ist die Antwort nur wenige Klicks entfernt: In der elektronischen Eingangsrechnungssoftware ist schnell und einfach ersichtlich, wer die Rechnung bereits freigegeben hat und wer sie noch bearbeiten muss.

Die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung ist insgesamt also deutlich transparenter und effizienter als der papierbasierte Prozess und sorgt für eine deutliche Kosten- und Zeitersparnis. Rechnungen werden fristgerecht bezahlt, Skonti können optimal genutzt werden und Ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

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