7 Funktionen zur Rechnungsverarbeitung, die jeder braucht

Digitale Rechnungsprozesse haben sich in deutschen Unternehmen innerhalb der letzten drei Jahre rasant durchgesetzt. Lag der Anteil 2019 noch bei 19 % der befragten KMUs, sprechen 2022 schon 40 % davon, eine digitale Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung einzusetzen. Dies fand jedenfalls der Bitkom heraus. Die Vision des papierlosen Büros ist ein Stückweit Realität geworden. Großartig. Das hat seine Gründe. Zwar ist die automatisierte Rechnungsbearbeitung kein Prozess, der aus sich selbst heraus Werte schöpft. Allerdings unterstützt der Eingangsrechnungsprozess den Kernprozess eines Unternehmens. Gleichzeitig vereinfacht die digitale Rechnungsverarbeitung das tägliche Handling ungemein. In diesem Beitrag schauen wir uns die Highlights an, indem wir die Kernfunktionen entlang des Prozesses beschreiben, die eine Eingangsrechnungssoftware 2023 mitbringen muss. 

Rechnungseingang: Erfassung von Eingangsrechnungen – durch diese Gasse muss sie kommen

Zeitgemäße Software zur automatisierten Rechnungsverarbeitung unterstützt die Erfassung digitaler Rechnungen wie auch von Papierrechnungen. Klar. Denn leider stellen so einige Rechnungssteller und -versender noch auf das Medium Papier ab. Damit müssen Sie rechnen. Auch wenn die Rechnungen noch per Post ins Haus kommen, verläuft die Rechnungserfassung in diesem Fall via Scan-in plus anschließende Optical-Character-Recognition (OCR).

Entweder Sie nutzen zur Rechnungserfassung dann ein Multifunktionsgerät (Mfc) oder, falls das Aufkommen papierener Rechnungen eher gering ausfällt, ein Smartphone – Hauptsache, das erstellte Abbild oder das PDF der Rechnung erreicht Ihren Rechnungseingang.

Sicherlich setzen viele Rechnungssteller mittlerweile auf den Rechnungsversand via E-Mail. In der Regel stellt das angehängte PDF das Rechnungsdokument dar. Die Rechnungserfassung vereinfacht sich auf diesem Weg. Keiner muss hier mehr Briefe öffnen und Rechnungen einscannen – das funktioniert mit einer automatisierten Rechnungsverarbeitung von allein. Nebenbei erzielen Sie dabei einen weiteren Vorteil: Laut Steuervereinfachungsgesetz dürfen und sollen Sie die digitalen Rechnungen auch elektronisch archivieren. Keine Medienbrüche, keine Aktenräume – und den standortunabhängigen Zugriff aufs Rechnungsarchiv jederzeit. Allein das spart Zeit, Geld und über Büroetagen gelaufene Turnschuhmeter. 10 Jahre müssen Sie Rechnungen archivieren und aufbewahren.

Validierung von Eingangsrechnungen

Nach der Rechnungserfassung ist vor der Validierung und Rechnungsprüfung. Nun liegen alle Rechnungsdaten digital vor. Folglich dreht es sich im nun anstehenden Schritt um die Rechnungs-Validierung. D.h. die automatisierte Rechnungsverarbeitung überprüft, ob es sich überhaupt um eine ordentliche Rechnung handelt. Laut Umsatzsteuergesetz (UStG §14, §14a) muss eine Rechnung 12 Pflichtangaben aufweisen. Diese zu überprüfen, übernimmt die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit der UStG-§14-Prüfung für Sie. Welche Pflichtangaben einfach auf eine Eingangsrechnung gehören, lesen Sie im Blog-Beitrag „Rechnungen püfen, aber richtig„. Keiner muss hier mehr manuell prüfen und auf die Rechnung schauen. Was wiederum ein klarer Zeitgewinn ist und ein Raus-aus-der-Routine für Ihre Mitarbeiter bedeutet.

Der nächste Schritt zur automatischen Rechnungsverarbeitung: Extraktion der Rechnungsdaten

Nachdem die Rechnungsprüfung auf UStG-14 erfolgreich abgeschlossen wurde, folgt die Extraktion der Rechnungsdaten. Das Auslesen der Rechnungsdaten erfolgt dabei automatisiert. Das besitzt zwei entscheidende Vorteile: Zum einen muss sich kein Mitarbeiter mehr auf manuelle Eingaben verlassen. Spätestens ab einer mittleren zweistelligen Rechnungsanzahl pro Tag macht sich dies deutlich bemerkbar. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung funktioniert nicht nur schneller, sondern vor allen Dingen fehlerfrei. Das erspart auch zeitintensives Nachfragen per Telefon oder E-Mail-Pingpong.

Ein weiterer Vorteil: Spätestens hier profitieren Sie davon, wenn die automatische Rechnungsverarbeitung über eine Integration in vorgelagerte Geschäftsprozesse verfügt: z.B. in ERP-Systeme und dort stattfindende Bestellprozesse. Genau dann können weitere Prozessbeschleuniger stattfinden. Z. B. lässt sich über einen 3-Way-Match feststellen, ob zur Eingangsrechnung auch eine Bestellung aus Ihrem Hause vorliegt. Das vereinfacht und sichert automatische Rechnungsprozesse enorm.

Das A & O: Freigabe-Workflows während der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Hier haben wir den wirklichen Arbeitsvereinfacher im Blick: Workflows steuern Prozesse zur Rechnungsfreigabe, regeln Eskalationen, falls To-dos nicht erledigt wurden, und setzen automatisch Vertretungsregeln um, sollte der ursprünglich vorgesehene Rechnungsbearbeiter nicht aktiv werden.

Wie funktionieren Rechnungsfreigaben workflow-gesteuert?

Alle Rechnungen wurden bis hierhin geprüft und validiert. In der Regel finden Rechnungsmitarbeiter diese Rechnungen daraufhin im digitale Rechnungseingangskorb der Software zur automatisierten Rechnungsbearbeitung. Nun geschieht ein kleines Wunder, denn allein schon dieser Schritt der Zuordnung von Rechnungen und Aufgaben zu bestimmten Rechnungsbearbeitern findet automatisiert statt.

Auch den „Rechnungstransport“ durch die einzelnen Abteilungen erledigt die digitale Rechnungsverarbeitung. Im Rahmen eines Workflows zur Rechnungsfreigabe sendet das Rechnungsmanagementsystem anstehende Aufgaben zu Rechnungen anhand definierter Parameter automatisch an die zuständigen Bearbeiter oder Gruppen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Wichtig an dieser Stelle: Dabei wird nicht die Rechnung selbst versendet, sondern nur der Link auf das betreffende Rechnungsdokument. Die Benachrichtigung erfolgt entweder in der Eingangsrechnungssoftware oder per E-Mail. Das hat den Vorteil, dass das Dokument während des Workflows für alle anderen autorisierten Mitarbeiter zugänglich bleibt. Damit gehören Dokumentenkopien ebenso der Vergangenheit an wie die daraus erwachsende Unübersichtlichkeit.

Diese Workflows zur Rechnungsfreigabe treiben den automatisierten Rechnungsverarbeitungsprozess voran bis zur Buchung. Und sollte zwischendurch ein Rechnungstask eskalieren, bleibt auch das auf dem Schirm und geht nicht verloren. Zur Buchung und Zahlung freigegebene Rechnungen finden die Mitarbeitenden dann in der Buchungsliste.

Zwei, die zusammengehören: elektronische Rechnungen und digitale Archivierung

Nachdem gebucht und gezahlt wurde, darf die automatisierte Rechnungsverarbeitung den abschließenden Schritt einleiten: nämlich die Archivierung der Eingangsrechnung. Idealerweise verfügt die Rechnungssoftware über Optionen zur Anbindung an digitale Archivsysteme. Darauf sollten Sie achten. Wichtig ist hier insbesondere die für Rechnungen und Geschäftsunterlagen wichtige GoBD-Konforme Archivierung. Achten Sie bei der Auswahl auf entsprechende Zertifizierungen und Testate zur revisionssicheren Archivierung. Die Testate IDW PS-880 und ISAE 3000 sind hier beispielhaft zu nennen.

Standortunabhängiger Einsatz der automatisierten Rechnungsbearbeitung

Software-as-a-Service (SaaS), Cloud-Variante oder doch lieber On-Premises? Das hängt von der Gewichtung Ihrer Anforderungen ab. Wollen Sie für standortunabhängiges Arbeiten auch bei Eingangsrechnungsprozessen sorgen, setzen Sie Ihre Ansprüche am schnellsten mit einem SaaS-Angebot oder einer Eingangsrechnungssoftware aus der Cloud um. Gerade mit Blick auf die Veränderungen der letzten drei Jahre im Arbeitsverhalten – Stichwort: „Homeoffice/New Work“ – werden Sie den mitarbeiterseitigen Ansprüchen schnell gerecht.

Dass die automatisierte Rechnungsbearbeitung locker und leicht in und aus der Cloud funktioniert, liegt auf der Hand.  Für alle Beteiligten bringt dies nur Vorteile: Eine Rechnungsverarbeitung aus der Cloud, als Managed-Service z.B., ist schnell bereitgestellt. Oft müssen keine Consultants mehr ins Unternehmen, meist reicht ein „click-and-buy“. Zudem verfügen Angebote dieser Art über einen Standard-Rechnungsprozess, der die Anwendungsfälle in vielen Unternehmen abdeckt. Dabei bleiben unternehmensinterne IT-Ressourcen geschont; auch um Wartung und Erreichbarkeit etc. kümmert sich der Anbieter. Ebenso muss kein Know-how rund ums Thema der Rechnungsbearbeitung aufgebaut werden. Ein zusätzlicher Vorteil bei SaaS-/Cloud-Angeboten ist eher betriebswirtschaftlicher Natur: Sie wissen, wie viele Mitarbeitende die Cloud-Software nutzen und andere Parameter. Damit verfügen Sie über eine bessere Kostenkontrolle.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung verlangt Integration in ERP-Systeme

Den maximalen Output in Sachen Effizienz und unternehmensinterner Transparenz erzielen Sie jedoch durch eine gut angebundene Lösung zur Rechnungsbearbeitung. Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, sollten Sie im Vorfeld festhalten, mit welchen Systemen die zukünftige Rechnungsverarbeitung „sprechen“ soll. Schnittstellen zur Interaktion mit ERP- und CRM-Systemen etc. müssen dazu vorhanden sein.