Eine vollständige und formal korrekte Eingangsrechnung zählt für jeden Rechnungsempfänger zu einer essentiellen Ressource. Laut der aktuellen Finanzrechtsprechung hängt das Recht auf Vorsteuerabzug entscheidend von der Vollständigkeit und Korrektheit der Eingangsrechnung ab. Welche Pflichtangaben eine derartige Rechnung aufweisen muss, damit man die vollen Vorteile eben jener Rechnungen ausschöpfen kann, beschreibt dieser Überblick.
Eingangsrechnungen – eine Definition
Unter einer Eingangsrechnung versteht man ein Dokument, das von Dritten an einen gerichtet wird. Dritte können dabei Dienstleister, Lieferanten, Händler etc. sein. Die Aufgabe und das Ziel des Rechnungsdokuments besteht darin, den Rechnungsempfänger zum Begleichen einer offenen Forderung anzuweisen. Für was etwas in Rechnung gestellt wird, ist dabei nahezu beliebig. Entscheidend ist allerdings, dass die Rechnung selbst für Entstehen dieser Forderung nicht relevant ist. Letztere entsteht schon bei Vertragsabschluss, z.B. durch Warenlieferung bzw. bei Ausführung einer Dienstleistung.
Was sind die Pflichtangaben einer Eingangsrechnung?
Zu den notwendigen Bestandteilen einer ordentlichen Eingangsrechnung zählen folgende Pflichtangaben (siehe dazu auch 14 und 14a des Umsatzsteuergesetzes (UStG):
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
- Datum der Rechnungsausstellung
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Leistungserbringung bzw. Lieferzeitpunkt
- Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Netto-Rechnungsbetrag
- Mehrwertsteuer
- Bruttobetrag
- Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Bankverbindung des Rechnungsstellers
Als sinnvolles Extra können auch Skonti, Boni oder Rabatte Bestandteil der Eingangsrechnungen sein; sie gehören jedoch nicht zu den Pflichtangaben der Rechnung. Allerdings: Je vollständiger die Pflichtangaben der Eingangsrechnung, desto leichter verarbeiten Sie diese späterhin mit einer automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung, falls gewünscht.
Ausnahme von der Regel: Eingangsrechnungen mit Beträgen kleiner 250 Euro
Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen verringert sich die Anzahl der Pflichtangaben auf der Eingangsrechnung laut Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Für diese Fälle genügen folgende Angaben:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers
- Datum der Rechnungsausstellung
- Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
- Bruttobetrag (Netto-Entgelt inklusive Umsatzsteuer)
- anzuwendender Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Unschwer zu erkennen, dass im Fall von Eingangsrechnungen kleiner 250 Euro kein eigener Umsatzsteuerausweis erfolgen muss. Genauso wenig verlangt diese Art der Rechnung als Pflichtangaben Angaben über den Leistungszeitpunkt wie auch Angaben über den Empfänger der Leistung. Vorsicht: Eine Kleinstbetragsrechnung liegt jedoch nicht vor, sobald ein Unternehmen für ein und dieselbe Leistung mehrere Rechnungen erstellt – die Eingangsrechnung gewissermaßen aufsplittet, sodass sie für sich genommen unterhalb der Grenze von 250 Euro liegen.
Vorteile einer vollständigen Eingangsrechnung für den Rechnungsempfänger
Gerade als Unternehmer zahlt man während des Kaufs von Dienstleistungen und Gütern die Umsatzsteuer. Jedoch lässt sich dieses Geld im Kontext des Vorsteuerabzugs vom Finanzamt zurückverlangen, sobald alle Pflichtangaben vorhanden sind. Dieses gehört zu den wesentlichen Vorteilen einer ordnungsgemäßen Eingangsrechnung.
Eingangsrechnungsmedien: elektronisch oder auf Papier?
Hier gilt: Wer die Wahl hat, hat die Qual. Eines vorweg: Elektronische Eingangsrechnungen oder solche, die via Scan-in digitalisiert wurden, besitzen in rechtlicher Hinsicht denselben Status. Idealerweise versendet der Rechnungssteller jedoch schon die Rechnung per E-Mail. Geradezu zukunftsweisend verhalten sich hier die Finanzbehörden: Die ursprünglichen papierenen Rechnungen dürfen laut GoBD nach deren Digitalisierung vernichtet werden – solange das digitale Pendant archiviert wird und sofern der Vorgang des Scannens den unternehmensspezifischen Regelungen zur unveränderten und ordnungsgemäßen Digitalisierung der ohnehin vorgeschriebenen Verfahrensdokumentation entspricht. Lesen Sie für weitere Details auch den Beitrag „Papier auf dem Abstellgleis“.
Wie lange muss eine Eingangsrechnung aufgehoben werden?
Zehn Jahre lang muss eine Eingangsrechnung aufbewahrt werden. Hierbei sollte man sich darüber im Klaren sein, sich schon vorab für zukunftsweisende Speicherformate und -medien der Wahl zu entscheiden. Idealerweise archiviert man die Eingangsrechnungen in einer Art und Weise, die auch in zehn Jahren noch lesbar ist.