Die eRechnung – ab 2025 Pflicht im B2B-Segment?

Die Bundesregierung plant zurzeit die Einführung der eRechnungspflicht im B2B-Bereich. Ab 01.01.2025 sollen inländische Unternehmen elektronische Rechnungen ausschließlich in strukturierten eRechnungsformaten empfangen und verarbeiten können, so der Haufe Verlag mit Bezug auf das Bundesministerium der Finanzen (BMF). Aller Voraussicht nach, denn es handelt sich bislang um einen Gesetzesentwurf, muss man wohl hinzufügen.

ZUGFeRD oder XRechnung – das ist hier die Frage

Was bedeutet das für die meisten Unternehmen, die easy invoice zur Rechnungsverarbeitung einsetzen? Sie dürfen sich von althergebrachten, ocr-basierten Verfahren zur Rechnungsverarbeitung verabschieden. Diese Verfahren fußen auf unstrukturierten Rechnungsformaten. Die strukturierten Alternativen dazu heißen ZUGFeRD oder XRechnung. Die frohe Kunde: easy invoice beherrscht beides bereits. Gleichermaßen sind mit der eRechnung Vorteile verbunden:

• weniger Kosten für die tägliche Rechnungsverarbeitung
• mehr Transparenz und eine geringere Fehlerquote
• Automatisierung: Erstellung von Zahlungsdatensätzen erfolgt fehlerfrei
• mehr Effizienz durch einfachere Möglichkeit zur automatisierten Buchung

Was ist die elektronische Rechnung (eRechnung)?

Das wesentliche Merkmal der eRechnungen besteht darin, dass die eigentlichen Rechnungsdaten in einem strukturierten XML-Format vorliegen. Ohne sich an dieser Stelle in Details zu verlieren, sorgt eine xml-basierte Rechnung für die notwendige Maschinenlesbarkeit. Zwei Formate haben sich im Laufe des letzten Jahrzehnts etabliert.

• Die XRechnung gehört zu den herstellerunabhängigen, offenen Rechnungsformaten. Die Rechnungsinformationen präsentiert die XRechnung als XML-Datei. Die Darstellung der Informationen wird hier der rechnungsverarbeitenden Anwendung überlassen. Entwickelt wird der Rechnungsstandard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
• ZUGFeRD: Dieses Rechnungsformat zählt ab Version 2.0.1 nun auch zu den eRechnungen, ist xml-basiert und ebenfalls herstellerunabhängig. Der Vorteil: Der XML-Datensatz ist in einem PDF eingebettet. So präsentiert ZUGFeRD eine Sichtkomponente für den Anwender und hält gleichzeitig die maschinenlesbaren Rechnungsdaten für die verarbeitende Anwendung bereit. Entwickelt wird dieses Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

Welcher dieser Standards nun für Sie infrage kommt, ist sicherlich eine Frage Ihrer Anforderungen und Ihres Geschmacks. Beide Rechnungsformate können ab 2025 benutzt werden. Details zu beiden Arten der eRechnung finden Sie hier und hier. Der Vorteil, den Sie aus der Nutzung dieser elektronischen Rechnungen ziehen, liegt ganz einfach in deren Maschinenlesbarkeit begründet. Eine noch leichtere und reibungslosere Verarbeitung auf empfangender Seite gehört zu den Vorteilen.

Weitere Details zur kommenden eRechnungspflicht

Sicherlich befinden wir uns noch in einem frühen Stadium. Sicher ist aber bereits jetzt: Die beiden Formate ZUGFeRD und XRechnung gehören ab 2025 zu den Rechnungstypen der Wahl. Dies verdeutlicht auch folgender Satz aus dem Schreiben des BMF. „Sofern der Gesetzgeber die im Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes enthaltene Formulierung insoweit unverändert beschließen sollte, würden daher auch Rechnungen in diesen beiden Formaten nach dem 31. Dezember 2024 die neuen umsatzsteuerlichen Anforderungen für eine elektronische Rechnung erfüllen.“ Bliebe noch die Frage zu klären, wie mit anderen Rechnungsformaten, z.B. EDI (electronic data interchance), umgegangen wird. Eine konkrete Antwort bleibt zurzeit Fehlanzeige. Allerdings – und wohlwissend, das EDI-Verfahren schon seit mehreren Jahrzehnten in Nutzung stehen – ist man sich dieser Tatsache bewusst. So wird  „(…) aktuell an einer Lösung gearbeitet, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen soll.“

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