Die Art und Weise, wie Rechnungen erstellt und empfangen werden, hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Immer mehr Unternehmen setzen auf E-Rechnungen, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Zudem steht ab 01.01.2025 die
Definition
Was sind E-Rechnungen?
E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die im strukturierten Datenformat erstellt und übertragen, empfangen und verarbeitet werden. Diese Formate ermöglichen ein maschinelles Auslesen und Verarbeiten der Rechnungsdaten, was zu einer höheren Effizienz und geringeren Fehlerquote führt. Zu den gängigen Formaten gehören ZUGFeRD und XRechnung. Wichtig: Elektronische Rechnungen sind nicht zu verwechseln mit einem Abbild der Rechnungsdaten als JPEG/PNG, eingebettet in ein PDF.
Vorteile von E-Rechnungen
Die Nutzung von E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile. Verwendet werden diese elektronischen Rechnungen schon lange, z.B. in der Automobilindustrie oder in der öffentlichen Verwaltung. Aus Erfahrung weiß man dort von folgenden Benefits zu berichten:
- Kostenersparnis: Keine Ausgaben für Papier, Druck, Porto und Versand.
- Transparenz: Bessere Nachverfolgbarkeit und deutlich geringere Fehlerquote.
- Kein Eingabefehler durch Automatisierung: Automatisches Erstellen von Zahlungsdatensätzen und einfachere Buchung.
- Effizienz: Schnellere und reibungslosere Verarbeitung der Rechnungen.
Im Vergleich zu Papier- oder unstrukturierten PDF-Rechnungen spricht man dem Einsatz der E-Rechnung deutliche Vorteile zu. Obwohl die Datenlage dazu in Deutschland noch eher schmal ausfällt, spricht der ERP-Hersteller SAGE von einem Erfolg. KMU sparen durch den Einsatz der elektronischen Rechnung im Durchschnitt 13.500 Euro aufs Jahr betrachtet. Der deutsche EDI-Experte ecosio schätzt die Kostenersparnis auf 65 %.
Gesetzliche Grundlage zur E-Rechnungs pflicht
Im Zuge des neuen Wachstumschancengesetz erhält der Begriff „E-Rechnung“ eine Neudefinition und zwar durch Änderung des §14 im Umsatzsteuergesetz. Die Definition lautet wie folgt:
„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. (PDF)“
Mit dem Wachstumschancengesetz will die Bundesregierung die Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft stärken. Veröffentlicht wurde das Gesetz am 27.03.2024.
Warum überhaupt E-Rechnungen?
Eine weitere treibende Kraft ist die Europäische Union. Mit der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA), also der Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter, soll der Umsatzsteuerbetrug eingeschränkt und das Mehrwertsteuersystem insgesamt modernisiert werden. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) unterstützt diese Initiative und plant ein zentrales Meldesystem zur Umsatzsteuer. Spätestens 2030 soll dies an den Start gehen; Details fehlen zurzeit noch. Kurzum: Standardisierte
Was ist mit den anderen Rechnungen?
Der Gesetzgeber unterscheidet im Zuge der
Zeitplan
In 3 Schritten zur E-Rechnungspflicht – die Timeline
17. November 2023: Das Wachstumschancengesetz wird im Bundestag verabschiedet. Dieses Gesetz beinhaltet die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich.
22. März 2024: Der Bundesrat stimmt dem Wachstumschancengesetz in der 1042. Sitzung zu, wodurch die gesetzlichen Grundlagen für die E-Rechnungspflicht geschaffen werden.
1. Januar 2025: Die allgemeine E-Rechnungspflicht tritt in Kraft für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen im B2B-Bereich. Ab diesem Zeitpunkt müssen E-Rechnungen in strukturierten elektronischen Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung empfangen und verarbeitet werden können.
Übergangsfristen – keine Regel ohne Ausnahme
Bis Ende 2026:
- B2B-Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 erzielt werden, dürfen weiterhin als Papierrechnungen übermittelt werden.
- Rechnungen, die nicht den neuen strukturierten Formaten entsprechen (z.B. PDF), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG-E).
Bis Ende 2027:
- B2B-Umsätze, die im Jahr 2027 erzielt werden, dürfen weiterhin als Papierrechnungen übermittelt werden.
- Rechnungen, die nicht den neuen strukturierten Formaten entsprechen (z.B. PDF), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
- Zusätzliche Voraussetzung: Der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers darf 800.000 EUR nicht übersteigen.
Ab 2028:
- Die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und deren Übermittlung sind dann zwingend einzuhalten.
- Damit werden auch die Voraussetzungen für das im Koalitionsvertrag vorgesehene Meldesystem und die EU-seitig geplanten ViDA-Maßnahmen geschaffen.
Welche Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht befreit?
In Deutschland gibt es bestimmte Umsätze, die von der E-Rechnungspflicht entbunden sind. Dazu gehören:
- Kleinbeträge unterhalb 250 Euro (§ 33 UStDV, s. auch BMF-Schreiben, 1. Allgemeines)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- In Rechnung gestellte Leistungen, die nach UStG § 4 Nummer 8 bis 29 steuerfrei sind
Formate für E-Rechnungen – Vorhang auf
Im Wesentlichen haben sich in den letzten 10 Jahren zwei Formate zur E-Rechnung herauskristallisiert. XRechnung und ZUGFeRD. Beide basieren auf der Extensible Markup Language (XML). Zum einen zählen sie so zu den strukturierten elektronischen Rechnungen, sind maschinenlesbar und für die E-Rechnungspflicht geeignet. Zum anderen basieren beide Rechnungstypen auf der EU-Norm 16931, der Grundlage für den E-Rechnungsstandard (siehe Infobox).
XRechnung: Ein herstellerunabhängiges, offenes E-Invoicing-Format, das als XML-Datei vorliegt. Ins Leben gerufen wurde es von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Mittlerweile gehört die XRechnung zur Familie „XStandards Einkauf“.
- Vorteile: Gilt als gut getestet, da seit 2018 in Unternehmen im Einsatz zur Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung (B2G). Sehr schlank gehalten, da nur das XML versendet wird. Auch werden keine aktiven Inhalte im XML der Rechnung erlaubt.
ZUGFeRD: Ein hybrides, offenes Format, das sowohl eine PDF-Sichtkomponente als auch den eingebetteten XML-Datensatz enthält. Entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Es ist besonders nutzerfreundlich.
- Vorteile: Keine bilateralen Abstimmungen zwischen Rechnungssteller und -empfänger notwendig; PDF als Rechnung verarbeiten mittlerweile alle Eingangsrechnungssysteme. Zudem genügt ZUGFeRD 2.1 den Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Ausgeliefert wird eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF/A-3. Dies eignet sich perfekt zur Langzeitarchivierung; aktive Inhalte sind nicht zulässig.
Was passiert bei Diskrepanzen zwischen PDF und XML?
Ab Einführung der E-Rechnung betrachtet die Finanzverwaltung bei hybriden Formaten wie z.B. ZUGFeRD immer den strukturierten XML-Teil als führend. Bei Abweichungen besitzen die Daten aus dem strukturierten Teil Vorrang vor denen aus dem bildhaften Teil (s. dazu auch haufe.de).
Was ist dieses EN 16931?
Als europäische Norm stellt EN 16931 ein allgemeines Datenmodell sowohl für Aufbau und Inhalt von elektronischen Rechnungen als Standard bereit. Geschrieben ist diese Norm in natürlicher Sprache vom CEN (European Committee for Standardization).
Überführt in landesspezifische Anforderungen liegt dann eine Core Invoice Specification vor. Etwas anschaulicher mit den Worten des BSI am Beispiel der XRechnung:
„Der Standard (…) repräsentiert eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS). Die nationale Ausgestaltung der Richtlinie in den anderen Mitgliedstaaten der EU spezifiziert diese um lokale Vorgaben innerhalb des durch die Norm vorgegebenen Rahmens.“
Das mit der XRechnung in Verbindung stehende Datenmodell steht dann in zwei Syntaxen zur Verfügung: als Universal Business Language (UBL) und Cross Industry Invoice (CII). Die XRechnung umfasst beide Syntaxen; ZUGFeRD hingegen nur CII.
Gut zu wissen
Wie werden E-Rechnungen übermittelt?
Zurzeit gibt es in der neuen gesetzlichen Regelung keine spezifischen Vorgaben für den elektronischen Übermittlungsweg von E-Rechnungen. Diese als Anhang einer E-Mail zu versenden und in einem E-Mail-Postfach zu empfangen, stellt auch im Kontext der E-Rechnungspflicht den gebräuchlichen Transportweg dar. Als Alternative stehen mittelfristig vielleicht Webportale bereit. Bekannt sind diese Portale aus dem Rechnungsverkehr zwischen Behörden und Unternehmen, wie z.B. die ZRE des Bundes. Wichtig für den Transportweg ist nur, dass dieser keinen Medienbruch erzwingt.
Was bedeutet die E-Rechnung für rechnungsverarbeitende Systeme?
Aufgrund der Übergangsfristen bedeutet die E-Rechnungspflicht, dass Rechnungsempfänger prinzipiell alle drei gängigen Eingangsrechnungskanäle auch 2025 unterstützen müssen:
- Papierrechnung (Analogeingang),
- als E-Mail mit angehängtem Rechnungspdf (Digitaleingang) oder
- im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format (E-Rechnungen).
Bis zum 01.01.2028 müssen Sie damit rechnen, Rechnungen im unstrukturierten Datenformat zu erhalten und verarbeiten zu müssen. Und können Sie mit Sicherheit ausschließen, dass dies der Fall sein wird?
Gehören elektronische Rechnungen regelkonform aufbewahrt?
Genauso wie sonstige Rechnungen müssen auch E-Rechnungen revisionssicher aufbewahrt werden. Sowohl Aufbewahrungszeiträume wie auch Anforderungen an die Aufbewahrung ändern sich mit Einführung der E-Rechnungspflicht nicht. Worauf Sie achten müssen, erfahren Sie im Artikel „elektronische Rechnungen richtig aufbewahren“.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile: Kostenreduktion durch nahtlos digitale Prozesse in der Rechnungsverarbeitung und damit mehr Transparenz und geringere Fehlerquoten. Die gesetzliche Grundlage, insbesondere durch das Wachstumschancengesetz, schafft klare Rahmenbedingungen für die Umsetzung.
Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten, um die Übergangsfristen optimal zu nutzen und von den Vorteilen der E-Rechnungen zu profitieren. Die Umstellung auf Formate wie XRechnung und ZUGFeRD wird nicht nur die Rechnungsverarbeitung vereinfachen.
Abschied vom alten Bekannten OCR?
Mit Sicherheit nicht. Allein schon aus der Notwendigkeit heraus, eben „sonstige Rechnungen“ doch noch verarbeiten zu müssen. Zudem sorgt die Optical Character Recognition für unverzichtbare Dienste in der Zeichen- und Texterkennung. Jedenfalls bei allen nicht-standardisierten Dokumenten. Und davon gibt es im ECM-Kontext mehr als genug:
- Verträge,
- Lieferscheine,
- Abrechnungen,
- Abliefernachweise (Proof-of-Deliveries (PODs)),
- Dokumentationen für Wartung und Reparaturen,
- Mess- und Wiegeprotokolle,
- Aufragszettel etc.
Enterprise Content Management und OCR ergänzen sich zur Erfassung der Dokumenteninhalte auf ideale Weise: z.B. für Metadaten. Letztere sind das Sahnehäubchen vieler ECM-Anwendungen. Nicht ohne Grund gehört OCR-Technologie schon einige Jahrzehnte zum festen Bestandteil des Technologie-Stacks im ECM-Bereich. Das wird vorerst auch so bleiben. Denn strukturierte E-Rechnungen sind nur ein – wenn auch wichtiger – Dokumententyp in der Dokumentenflut.
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung
Wie funktionieren E-Rechnungen?
E-Rechnungen werden in strukturierten Datenformaten erstellt und können per E-Mail versendet und bei Empfang automatisiert verarbeitet werden. Der Rechnungsprozess ist also durchgängig digital. Darüber hinaus bestehen spezielle Plattformen wie PEPPOL, die den Rechnungsversand ermöglichen.
Ist Electronic Data Interchange (EDI) als E-Rechnung erlaubt?
Ja, man darf EDI verwenden. Allerdings mit Zustimmung des Empfängers. Aber: out-of-the-box entspricht EDI nicht EN 16931, ist also keine E-Rechnung. Heißt: Vor Einsatz von EDI müssen zwingend Anpassungen erfolgen. Sicherzustellen ist, dass alle für die Rechnungsverarbeitung notwendigen Daten – hier insbesondere die Umsatzsteuer – fehlerfrei ausgelesen werden können. Siehe dazu auch Haufe oder das BMF-Schreiben zum §14 UStG.
EDI gehört ebenfalls zu den xml-basierten Rechnungen. Als Format hat Electronic Data Interchange bereits einige Jahrzehnte hinter sich gebracht.
Welche Pflichtangaben gehören auf eine E-Rechnung?
Neben den üblichen umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §14 UStG müssen E-Rechnungen in Deutschland folgende Informationen enthalten: Zahlungsbedingungen, Bankverbindungsdaten und die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Dies befindet sich aktuell aber noch in Diskussion. Erfahren Sie mehr zu den Pflichtangaben für Rechnungen.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung. Nur wenn das PDF über strukturierte Daten verfügt, wie im ZUGFeRD-Format, genügt es den Anforderungen der E-Rechnungspflicht.
Sind Dauerrechnungen als E-Rechnungen zu stellen?
Nein. „Für vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnungen besteht keine Pflicht, zusätzlich eine E-Rechnung auszustellen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. (S.13, BMF-Schreiben)“. Aber: Falls eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Mietverhältnis) besteht, genügt es, einmalig für den ersten Abrechnungszeitraum eine E-Rechnung zu erstellen. Diese sollte den zugrundeliegenden Vertrag als Anhang enthalten oder aus dem Inhalt klar hervorgehen lassen, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
Kann man E-Rechnungen nachträglich korrigieren?
Ja. Allerdings verbleibt im Korrekturlauf alles digital. Die E-Rechnung gehört nicht ausgedruckt, senden Sie die fehlerbehafte E-Rechnung wieder zum Rechnungssteller. Denn gestellte Rechnungen berichtigen darf nur der Rechnungssteller. Diese sind dazu verpflichtet, dem Empfänger eine ordentliche, fehlerfreie Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG).
Ab wann werden elektronische Rechnungen Pflicht?
Ab dem 01. Januar 2025 gilt für in Deutschland ansässige Unternehmen die Pflicht zur E-Rechnung. Sobald Unternehmen untereinander Rechnungen stellen und versenden, empfangen und verarbeiten, darf dies nur als strukturierte E-Rechnung passieren. Natürlich bestehen bis 2028 Ausnahmeregelungen.
Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF-Rechnung
Eine Rechnung als PDF verfügt über keine strukturierten Datensätze; sie muss über OCR erfasst werden. E-Rechnungen verfügen hingegen über strukturierte Datensätze; sie benötigen kein OCR zur weiteren Verarbeitung.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Für Rechnungssteller durchaus heikel: Wenn die E-Rechnung nicht empfangen werden kann oder die Annahme verweigert wird,
- entfällt der Vorsteuerabzug wegen des fehlenden Rechnungsempfangs.
- In diesem Fall hat der Unternehmer auch keinen Anspruch auf eine alternative Rechnungsausstellung, z.B. als Papier- oder als PDF-Rechnung; spätestens ab 2028 wird das aller Voraussicht nach so sein.
Disclaimer: Die bereitgestellten Informationen dienen lediglich unverbindlichen Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinn dar.