Digitale Rechnungsfreigabe: schneller zur Buchung und Zahlung

Eine elektronische Rechnungssoftware steuert diese Prozessschritte automatisiert. Zentraler Motor und Antrieb dafür sind Rechnungsworkflows. Und das Resultat: eine gesteigerte Effizienz im Rechnungsprozess insgesamt, weniger Fehler in Rechnungsfreigaben und eine verbesserte standortunabhängige Zusammenarbeit, eben weil sich alle zuständigen Personen in Sachen Rechnungen auf dem aktuellen Stand befinden. In diesem Artikel beleuchten wir die folgenden Aspekte:

• Was ist die digitale Rechnungsfreigabe?
• allgemeine Vorteile digitaler Freigabeprozesse
• 3 entschiedene Pluspunkte digitaler Rechnungsfreigaben
• Workflows heißt die Magie hinter digitalen Freigabeprozessen

All dies führt zu Kosteneinsparungen, da die elektronische Rechnungsfreigabe auch zu 100 Prozent automatisiert stattfinden kann, z.B. als Dunkelbuchung ohne manuelle Freigaben. Kein Nachfassen mehr in Sachen Rechnungen, alles überall im Blick und am Ende lockt sogar ein Plus an Skonti-Erlösen – so machen selbst Eingangsrechnungen glücklich. Doch fangen wir von vorne an.

Wozu dienen Freigabeprozesse?

Bei Prozessen zur Freigabe geht es darum, bestimmte Inhalte einem Abgleich zwischen Ist-Zustand und Soll-Zustand zu unterziehen.  Wer was wann, wie und wo und unter welchen Bedingungen freigibt, beschreibt der Freigabeprozess. Insofern ist der Freigabeprozess ein Workflow und damit ein Kontroll- bzw. Steuerinstrument für Arbeitsabläufe und anstehende Aufgaben in Unternehmen. Workflows lassen sich für viele Arten von Arbeitsabläufen einsetzen, so eben auch eben auch in Rechnungsworkflows. Diesem Thema widmen wir uns zum Ende des Artikels.

Was ist die digitale Rechnungsfreigabe?

Die digitale Rechnungsfreigabe bildet den letzten Arbeitsschritt, bevor die Rechnung gebucht und schließlich gezahlt wird. Hierbei wird die Eingangsrechnung sachlich und inhaltlich geprüft; dabei wird abgeglichen:

• ob die auf der Rechnung ausgewiesenen Preise und Mengen mit dem übereinstimmen, was in der Bestellung angefordert wurde. 

Im Übergang zur Rechnungsfreigabe erfolgt eine Zuordnung auf Kostenstelle, Sachkonto, Rechnungs- oder Buchungskreis. Dadurch wird der jeweilige Sachkosten-Verantwortliche in den Freigabeprozess eingebunden.

Vorteile elektronischer Rechnungsfreigaben

Die Pluspunkte der Rechnungsfreigaben lassen sich mit einem Satz beschreiben:

• Sie ermöglichen einen klaren Überblick auf alle Rechnungszustände,
• dadurch beschleunigen sie Rechnungsprozesse,
• vermeiden Mahnungen bei Überschreiten der Zahlungsfristen und
• streichen bei fristgerechter Zahlung Skonti ein.

Ok, das ist aber noch nicht alles. Tatsächlich bestehen noch andere Vorteile elektronischer Rechnungsprozesse. Letztere zielen u.a. darauf ab, leidlich gelaufene Turnschuh-Meter und das lästige E-Mail-Pingpong zu vermeiden. Beides gehörte vor Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung zur Klärung von Unstimmigkeiten der Rechnung zum leider notwendigen Übel – und beide Probleme vermeiden digitale Rechnungsworkflows mit Freigabeprozessen. Idealerweise ist die Eingangsrechnungssoftware so gestaltet, dass mit nur einem Blick auf eine beliebige Rechnung im Rechnungseingangskorb sofort klar ist, wer der Bearbeiter ist und welchen Status die Eingangsrechnung aufweist. Also schauen wir uns die Vorteile digitaler Rechnungsfreigaben und -prozesse im Detail an.

Vorteil 1: Bei Rechnungseingang die §14-UStG-Prüfung automatisch durchführen

• Erreicht die Eingangsrechnung das Unternehmen, startet automatisch der Rechnungsworkflow zur Rechnungsprüfung. Im ersten Schritt wird eine $14-UStG-Prüfung durchgeführt. Ermittelt wird dabei, ob die Rechnung auch alle notwendigen Pflichtangaben enthält. Digitale Rechnungsfreigaben sind an dieser Stelle nicht nötig. Denn Fehler und fehlende Angaben erkennt diese Prüfung automatisch. Hier schaut keiner mehr auf die Rechnung. Sollten Pflichtangaben fehlen, bemerkt dies die §14-Prüfung sofort und stoppt den Rechnungsworkflow für die Eingangsrechnung an dieser Stelle. Sodann weist die Rechnungssoftware bereits definierte Rechnungssachbearbeiter auf diesen Umstand hin.

Vorteil 2: Standortunabhängig prüfen und freigeben läuft einfach besser

• Weiß Ulm, was Hamburg schon erledigt hat? Vor Einführung digitaler Rechnungsfreigaben war dies sicherlich nicht Fall – und der Griff zum Telefon oder zur E-Mail leider notwendig. Spätestens in Post-Pandemie-Zeiten sollten Rechnungsteams und die Buchhaltung über die dazu nötigen Tools verfügen, damit sich diese Frage gar nicht stellt. Denn obwohl die meisten Mitarbeiter mittlerweile remote im Home-Office oder an verschiedenen Standorten arbeiten, sitzen diese doch digital vernetzt zusammen. So hat die Rechnungsbearbeitende in Ulm stets den gleichen Informationsstand zu Eingangsrechnungen wie der Mitarbeiter in Hamburg. Allein dieser Umstand beschleunigt die Durchlaufzeiten von Rechnungen im Unternehmen ungemein. Alle in den Rechnungsprozess involvierten Mitarbeiter ziehen durch die digitale Rechnungsfreigabe an einem Strang.

Vorteil 3: Rechnungen beschleunigt freigeben und Skonti ziehen

• Viele Rechnungssteller stellen Skonto-Abzüge bei fristgemäßer Zahlung in Aussicht. Gerade hier lassen sich durch digitale Rechnungsfreigaben Skonti-Gewinne einfahren. Auch dies rechnet sich, wenn wir von Rechnungen im zweistelligen Bereich pro Tag sprechen. So machen elektronische Rechnungsworkflows das Arbeitsleben der Finanzteams nicht nur angenehmer, sondern auch lukrativer. Dies ist sicherlich die König:innen-Klasse der Eingangsrechnungsworkflows. Häufig hilft die Rechnungsfreigabe bereits im Vermeiden von Mahnungen.

Workflow nennt sich die Magie hinter digitalen Freigabeprozessen

Nachdem die Vorteile digitaler Rechnungsfreigaben nun kurz umrissen wurden, bleibt die Frage zu klären, was als Motor im Hintergrund für diesen hohen Automatisierungsgrad sorgt. Und die Magie hat einen Namen: „Workflows“.  Denn auch während der Rechnungsverarbeitung treibt der digitale Rechnungsworkflow die Arbeitsabläufe im Eingangsrechnungsprozess automatisiert voran. Und zwar end-to-end. Schauen wir uns dazu die die wichtigsten Stationen an.

Rechnungsworkflows von Anfang an

• Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen: Im ersten Schritt stellt sich für den Rechnungsworkflow die Frage, handelt es sich überhaupt um eine Rechnung? Im Fehlerfall sorgen Klärungsworkflows für den richtigen Umgang, d.h. jener informiert definierte Mitarbeiter und bittet um Klärung.
• Im positiven Fall folgt sodann die UStG-§14-Prüfung. Hier wird geprüft, ob das Dokument überhaupt alle zu einer ordentlichen Rechnung gehörenden Pflichtangaben enthält. Falls nicht, springt ein Klärungsworkflow an, der einmal für diesen Job definierte Mitarbeitende auf die zu klärende Aufgabe hinweist.
• Anschließend kann die Vorkontierung der Eingangsrechnung folgen. Hier ordnet der Rechnungsworkflow den Geschäftsvorfall der Kostenstelle, Kostenträger etc. zu.
• Im nächsten Arbeitsabschnitt bittet der Workflow die zuständigen Mitarbeiter um Rechnungsfreigabe. Dies handhabt jedes Unternehmen auf eigene Weise. Geläufig im digitalen Freigabeprozess ist z.B. die 4-Augen-Prüfung ab einer bestimmten Rechnungshöhe.
• Im Erfolgsfall treibt der Rechnungsworkflow die Rechnung dann weiter voran zur Buchung und letztlich bis zur Archivierung.

Sicherlich ist dies nur eine abgekürzte Darstellung von workflow-gesteuerten Eingangsrechnungsprozessen. Allerdings sollte bereits hier klar sein, dass Rechnungsworkflows in Kombination mit Freigabeprozessen wesentlich nachvollziehbarer und effizienter als manuell durchzuführende Prüfungen sind. In jeder vernünftig konzipierten Rechnungssoftware sorgt der automatisierte Freigabeprozess für einen besseren Überblick der verantwortlichen Personen auf Rechnungszustände und die noch anstehenden Aufgaben. Natürlich unabhängig vom Standort. Festzuhalten bleibt an dieser Stelle, dass Workflows ganz wesentlich zur Verbesserung der Produktivität beitragen und dies natürlich nicht nur in Freigabeprozessen.

easy – spielt die Stärken digitaler Rechnungsfreigaben voll aus

Natürlich ist der Prozess zur Erfassung, Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen und Belegen für alle daran beteiligten Abteilungen im Unternehmen ein essenzieller. Erst dieser elektronische Rechnungsprozess sorgt mit der digitalen Rechnungsfreigabe für maximale Übersicht in Rechnungsangelegenheiten und zügige Durchlaufzeiten. Dadurch profitieren alle beteiligten Personen in der Buchhaltung oder im Rechnungswesen bis hin zum Controlling, also letztlich das Unternehmen insgesamt. Darüber hinaus freuen sich Lieferanten ebenfalls über einen schnellen Cashflow.

Denkt man den Rechnungsprozess und die darin entstehenden Daten einen Schritt weiter, schaffen Sie mit easy invoice und easy archive zugleich einen Wissenshub. Die Daten liegen ja bereits vor, da Sie alle Rechnungen und Belege auch GoBD-konform archivieren, also zehn Jahre aufbewahren müssen. Damit schaffen Sie die perfekte Basis für fundierte Prognosen und Rückblicke zu wirtschaftlichen Aktivitäten gleichermaßen.