Die E-Rechnung kurz & knapp vorgestellt: Was Sie jetzt wissen müssen

In diesem Beitrag geben wir einen schlaglichtartigen Überblick zur E-Rechnung. Wo liegen die Unterschiede zwischen den elektronischen Rechnungen? Was ist dabei zu beachten? Welche Pflichtelemente muss eine derartige E-Rechnung enthalten? Auf diese und viele andere Fragen gibt der Artikel Antworten.

E-Rechnung oder E-Invoicing – Was ist was?

Solange das Rechnungsformat der elektronischen Rechnung aus strukturierten Daten besteht, treffen alle Namen als Bezeichner zu. Wir verwenden die genannten Bezeichner also als Synonyme. Wobei E-Invoicing mehr als nur ein E-Rechnungsformat ist, denn es beschreibt über das Format hinaus auch den Datenaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger durch spezielle Plattformen.

Was zählt als e-Rechnung?

Bei diesen elektronischen Rechnungen handelt es sich um Rechnungen, die im digital strukturierten Format erzeugt und übertragen, empfangen und verarbeitet werden.

Der Vorteil von E-Rechnungen im strukturierten Datenformat besteht darin, dass diese über ein semantisches Datenmodell verfügen. Das bedeutet: Durch die Art und Weise, wie die Rechnungsdaten der E-Rechnung angeordnet, ausgezeichnet und verknüpft sind, ergibt sich deren Bedeutung. Sie können maschinell ausgelesen, geprüft und verarbeitet werden.

Was zählt nicht als e-Rechnung?

Alle Rechnungsformate, die ohne strukturierte Daten auskommen: Bild- und PDF-Dateien oder eingescannte Papierrechnungen z.B. Diese gelten nicht als E-Rechnungen.

Hier sind die Empfänger der elektronischen Rechnung zwingend auf andere digitale Verfahren zur Rechnungsverarbeitung angewiesen. In der Regel läuft dies auf eine Optical-Character-Recognition (OCR) hinaus. Wobei die Erkennungsrate, je nach Scan-Qualität und rechnungsverarbeitender Software, bei ~90 Prozent liegt.

Hintergrund: Gesetzliche Grundlagen der E-Rechnung in Europa

Der Treiber zur Einführung von E-Rechnungen in Europa ist die Europäische Union. Mit der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 entstand das Rahmenwerk. Ein Grund für die Einführung dieser EU-Richtline:

„Es bestehen mehrere weltweite, nationale, regionale und unternehmensspezifische Normen für elektronische Rechnungen, und sie werden derzeit in den Mitgliedstaaten verwendet. Es gibt keine vorherrschende Norm, und die meisten Normen sind nicht interoperabel.“

Alle EU-Mitgliedstaaten sind nun verpflichtet, diese Richtlinie in nationales Recht umzusetzen. Der Fokus liegt dabei vor allen Dingen im Rechnungsaustausch zwischen der öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft. Hierzulande entwickelte die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT, mit Sitz in Bremen) den eRechnungs-Standard namens XRechnung und schafft somit einen Standard.

Die 8 Schritte zur Einführung der e-Rechnung in Deutschland

Die Einführung der XRechnung als eines mehrerer möglicher Formate zur E-Rechnung war das Ergebnis einer längeren Entwicklungszeit. Insbesondere in Deutschland lag der Fokus auf dem Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern sowie Dienstleistern der Verwaltung. Um diese Prozesse zum Rechnungsaustausch zu optimieren, wurden zahlreiche Schritte unternommen. Hier folgt ein kurzer Abriss der wichtigsten Meilensteine:

• 04 & 09/2017: Die Bundesregierung forciert die Einführung von E-Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung durch das E-Rechnungs-Gesetz und durch die E-Rechnungs-Verordnung.
• 05/2017: DerXRechnung-Standard 1.0 (PDF) wird erstmals vom Koordinierungsgremium für IT-Standards in der öffentlichen Verwaltung (KoSIT) veröffentlicht.
• 11/2018: Oberste Bundesministerien und Verfassungsorgane müssen die E-Rechnung im XRechnungsformat annehmen.
• 11/2018: Der Bund führt die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) ein.
• 11/2019: Alle anderen Bundesbehörden stehen nun ebenfalls in der Pflicht zur Entgegennahme von eRechnungen.
• 04/2020: Alle Landesbehörden und auch Kommunen müssen die E-Rechnung versenden/annehmen.
• 11/2020: Rechnungen ab 1.000 Euro versenden Lieferanten der Bundesverwaltung nur noch als E-Rechnung; auf Landesebene können Abweichungen bestehen
• 01/2023: Das Format XRechnung gehört nun zum Teil der Standardfamilie XStandards Einkauf.

Wer muss die e-Rechnung nutzen?

Seit 2018 müssen als Auftraggeber alle Bundesministerien und Verfassungsorgane die E-Rechnung empfangen können. 2019 folgten alle anderen Bundesbehörden. 2020 verpflichtet die E-Rechnungsverordnung alle Landes- wie auch kommunale Behörden zum Empfang von E-Rechnungen. Für die Aufnehmer, also in der Regel privatwirtschaftliche Unternehmen, gilt dann analog die Pflicht zur Rechnungsstellung im eRechnungsformat.

Existieren Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) beschreibt die Ausnahmen wie folgt:

• § 3 Absatz 3: Ausnahmen für Rechnungen nach Erfüllung eines Direktauftrags unterhalb von 1.000,00 Euro
• § 8: Ausnahmen bei geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten im Sinne des Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG, §4)
• § 9: Ausnahmen für Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes und der sonstigen Beschaffungen im Ausland
• Ausnahmen für Verfahren der Organleihe gegen Wettbewerbsbeschränkungen (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, §159 Absatz 1, Nummer 5)

Info: Nun steckt der Teufel jedoch im Detail: Denn aufgrund der föderalen Struktur Deutschlands ist jedes Bundesland selbst dafür verantwortlich, die EU-Richtlinie 2014/55/EU umzusetzen. Die Regelungen gelten also nicht automatisch auch für die öffentlichen Verwaltungen, die den jeweiligen Bundesländern nachgeordnet sind, wie zum Beispiel Kommunen, Landratsämter und Regierungsbezirke. Die Umsetzung der Richtlinie variiert daher von Bundesland zu Bundesland. Details dazu finden Sie im folgenden Newsroom-Beitrag.

Welche Rechnungsformate eignen sich zur e-Rechnung?

Im Wesentlichen haben sich in den letzten 10 Jahren 2 Formate für die E-Rechnung herauskristallisiert. Diese beiden Rechnungsformate haben eines gemeinsam: Sie basieren alle auf der Extensible Markup Language (XML). Damit zählen sie zu den strukturierten eRechnungsformaten, sind maschinenlesbar und für die elektronische Rechnungsstellung geeignet.

XRechnung – zur Rechnungsstellung an Behörden

Als E-Rechnung gehört dieses Format zur Rechnungsstellung privatwirtschaftlicher Unternehmen an deutsche Behörden. So fordert es §4 der E-Rechnungs-Verordnung. Der Ursprung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EUbzw. die Spezifikation EN-16931.

ZUGFeRD – lesbar für Mensch & Maschine

Dieses Rechnungsformat zählt ebenfalls zu den E-Rechnungen. Zum Einsatz kommt es im Rechnungsverkehr zwischen Unternehmen (B2B); erfunden hat es das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

Der Clou: Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Format. Dem Nutzer gegenüber erscheint es als PDF, verfügt aber gleichzeitig über ein eingebettetes XML der Rechnungsdaten. Ab Version 2.2.0 gehört ZUGFeRD damit zu den E-Rechnungen.

„Das ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRECHNUNG erfüllt grundsätzlich die Anforderungen und ermöglicht das Einreichen von Rechnungen über die Plattformen des Bundes.“

Als E-Rechnung können Sie das ZUGFeRD-Format zur Rechnungsstellung also an deutsche Behörden senden. Aber auch im praktischen Rechnungsalltag hat dieses Rechnungsformat Vorteile, z.B. im Rechnungseingang: Selbst wenn Sie zurzeit nicht in der Lage sind, das XML der eRechnung zu verarbeiten, bekommen Sie noch immer ein Rechnungs-PDF, das Sie per OCR verarbeiten können. Nicht ohne Grund erfreut sich dieses Format einer gewissen Beliebtheit. Vor dem Hintergrund der EU-Richtlinie 2014/55/EUsetzt z.B. Frankreich auf Factur-X für eRechnungen, bei dem große Übereinstimmungen zu ZUGFeRD 2.1 bestehen.

Europa wird digital

Die Einführung der E-Rechnung in Europa schreitet voran und bietet Behörden und Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung. Offensichtlich war und ist dies kein leichter Weg. Erfahren Sie im demächst erscheindenen Beitrag, welche EU-Länder die Richtlinie 2014/55/EU bereits umgesetzt haben und in welchem Zusammenhang dies mit „E-Invoicing/Rechnungsaustauschplattformen“ steht.

faq zur erechnung