Eingangsrechnung

Als eine Eingangsrechnung bezeichnet und versteht man landläufig ein Dokument, welches seitens Dritter an einen gestellt wird. Unter Dritte fallen Personengruppen wie Händler, Lieferanten, Dienstleister und andere. Ziel und Aufgabe des Rechnungsdokuments liegt darin, den Empfänger der Eingangsrechnung zum Begleichen einer Forderung anzuweisen. Für was etwas in Rechnung gestellt, ist dabei fast beliebig. Geltendes Recht setzt hier die Grenzen. Wichtig ist dabei nur eines: Die Eingangsrechnung allein besitzt für das Entstehen der Forderung keinen relevanten Status. Letzterer entsteht bereits durch Abschluss des Vertrages. Das kann die Warenlieferung sein, das Ausführen einer Dienstleistung oder der Klick auf „Jetzt bestellen“ im Online-Handel etc.

 

Medien der Wahl bei der Eingangsrechnung

Hier gab es in den vergangenen zehn Jahren jede Menge Bewegung. Mittlerweile besitzen Rechnungen in Papierform und digitale Eingangsrechnungen den gleichen Status. Für digitale Rechnungen stehen verschiedenste Formate bereit. Zu den gängigen Formaten zählen die XRrechnung, das EDI- oder das ZUGFeRD-Format. Allerdings existiert ein kleiner Haken. Stichwort “Aufbewahrungsfristen”. Zehn Jahre müssen Rechnungen nun einmal aufbewahrt werden. Und was einst in Aktenordern landete, muss nun anders gelagert werden. Unabhängig davon, wie hoch das Rechnungsaufkommen ist, sollte man sich deshalb bei elektronischen Rechnungen schon sehr frühzeitig Gedanken über Format und Speicherart machen. Dabei bietet es sich natürlich an, auf ein Archiv zu setzen. Hierbei besitzt man grundsätzlich zwei Optionen. Entweder wird das Archiv im eigenen Haus (On-Premises) oder in der Cloud gehostet. Selbstverständlich besteht darüber hinaus auch auch die Möglichkeit, beides miteinander zu verbinden – also eine Hybrid-Lösung zu wählen.

Erfahren Sie mehr über die Eingangsrechnung im ausführlicheren

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