Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen gehört sicher nicht zu den spannendsten Aufgaben, aber sie ist trotzdem ein wichtiger Prozess in jedem Unternehmen. Dienstleister und Lieferanten wollen schließlich rechtzeitig bezahlt werden, damit Materialien und Services weiter fließen können. Die Rechnungsbearbeitung ist ein Routineprozess und eignet sich hervorragend für die Standardisierung und Optimierung. Das ist leider einfacher gesagt als getan. Bei den meisten Unternehmen kommen Rechnungen in den unterschiedlichsten Formaten an – von Papier über bereits digital vorliegende PDFs bis hin zu elektronischen Rechnungen in unterschiedlichen Rechnungsformaten. All diese müssen ihren Weg ins SAP-System finden, damit sie dort gebucht, geprüft und freigegeben werden können.

Sie möchten Ihren Rechnungsprozess optimieren und digitalisieren? Dann sind Sie hier genau richtig. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Herausforderungen eine manuelle Rechnungsverarbeitung mit sich bringt und wie die alternative, digitale Lösung aussehen kann.

Drei Herausforderungen bei der manuellen Verarbeitung von Eingangsrechnungen in SAP

Ein papierbasierter Rechnungsverarbeitungsprozess ist oft über Jahrzehnte hinweg in Unternehmen gewachsen. Auch nach der Einführung von ERP-Systemen wie SAP halten viele Firmen nach wie vor am etablierten Prozess fest. Leider bringt dieser auch viele Probleme mit sich, welche durch die Digitalisierung immer mehr in den Vordergrund rücken.

1. Ineffizient und langsam

Die manuelle Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen in SAP ist generell aufwendig und zeitraubend. Der Prozess wird oftmals durch lange Liegezeiten verlangsamt, da sich Rechnungen bei den Sachbearbeitern stapeln und nicht sofort weiterverarbeitet werden. Zudem nimmt die manuelle Prüfung und Freigabe viel Aufwand und Zeit in Anspruch. Dadurch werden Freigaben oft zum Flaschenhals im Prozess und es entsteht unnötiger Druck bei den Mitarbeitern, die zur Freigabe autorisiert sind.

Die Konsequenz ist, dass es die Finanzbuchhaltung schwer hat, die Monats- und Jahresabschlüsse zeitnah zu erstellen und konkrete Zahlen für die Cash-Flow-Planung vorzulegen. Es fehlt ein verlässlicher Überblick, welche Zahlungen in naher Zukunft anstehen.

2. Mangelnde Prozesstransparenz

Der Eingangsrechnungsprozess - eigentlich ein prozessloser Ausgangszustand

In einem papierbasierten Prozess ist nicht ohne weiteres abzulesen, welchen Status welche Rechnung hat. Dies erschwert die Auskunftsfähigkeit zu laufenden Vorgängen. Mitarbeiter müssen erst mühsam Ordner durchsuchen oder Kollegen befragen, um herauszufinden, wie es um eine Rechnung steht.

Dadurch ist keine verlässliche Budget- und Kostenkontrolle gewährleistet. Auch die Compliance ist in Gefahr. Es lässt sich viel schwieriger nachvollziehen, ob Richtlinien im Prozess stets eingehalten werden.

3. Fehleranfälligkeit

Papierbasierte Prozesse sind häufig eine Fehlerquelle. Das kann teuer werden, wenn verpasste Fälligkeiten zu Verzugskosten führen. Auch Skonti-Fristen werden mitunter versäumt. Zum Teil erfassen Mitarbeiter Rechnungen mehrfach, welche im schlimmsten Fall auch noch doppelt bezahlt werden. Und obwohl Eingangsrechnungen eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren haben, gehen in einem manuellen Prozess schon mal die Originale verloren.

Aber es geht auch anders, wie wir im nächsten Abschnitt erläutern.

Die Alternative: der digitale Invoice-Management-Prozess in SAP

Ein digitaler Bearbeitungsprozess für Ihre Eingangsrechnungen hat das Potenzial, die angesprochenen Probleme ein für alle Mal zu beheben. Hier beschreiben wir, wie so ein Prozess im Detail aussehen könnte, am Beispiel der Softwarelösung EASY Invoice Management for SAP Solutions.

Eingangsrechnungsmanagement in SAP

1. SAP: Eingangsrechnung erfassen

Eingangsrechnungen erreichen Unternehmen in drei Formaten: Papier, per E-Mails als PDF oder im elektronischen Rechnungsformat (z. B. ZUGFeRD-1.0, ZUGFeRD-2.0, XRechnung und EDI). Papierrechnungen müssen zunächst gescannt werden, während sich andere Formate direkt weiterverarbeiten lassen. Gelungene Lösungen zur SAP Eingangsrechnungsverarbeitung zeichnen sich dadurch aus, dass diese auch eine dezentrale, standortunabhängige Erfassung von Rechnungen ermöglichen.

2. Rechnungsinhalte extrahieren und validieren

Dies geschieht mittels Freiformerkennung. Alle wichtigen Rechnungsinhalte, wie beispielsweise der Kreditor, der Gesamtbetrag, das Rechnungsdatum und die einzelnen Rechnungspositionen werden von der Software extrahiert. Natürlich lässt sich eine Rechnung in SAP auch durch eine digitale Signatur auf Authentizität und Integrität prüfen.

Die erfassten Daten werden daraufhin von Analysen automatisch auf deren Gültigkeit überprüft. Die Validierung geschieht unter Einbeziehung von Stamm- und Bewegungsdaten im SAP-System.

3. Originalbeleg archivieren

Nun wird die Originalrechnung in einem digitalen Archiv abgelegt. Diese Archivierung ist revisionssicher, denn der Beleg kann nach der Archivierung nicht mehr verändert werden. Die Rechnung in Papierform kann daraufhin vernichtet werden und muss nicht weiter aufbewahrt werden. Das spart auf Dauer nicht nur Platz und Kosten, sondern sichert auch die Einhaltung von Compliance-Richtlinien des Unternehmens. Der Prozess wird überprüfbar und somit audit-ready.

4. Vorbuchen

Im nächsten Schritt ist die Rechnung automatisch im elektronischen Rechnungseingangsbuch von SAP verfügbar. Dieses stellt ein interaktives Rechnungscockpit dar, dass einen transparenten Überblick über den Status der einzelnen Rechnungen gibt.

5. SAP-Eingangsrechnung: prüfen und freigeben

Für jede Rechnung startet nun ein flexibel konfigurierbarer Prüfungs- und Freigabe-Workflow in SAP. Dieser ist abhängig von Wertgrenzen und Verantwortlichkeiten und enthält unter anderem eine automatische Prüfung nach UStG §14. Diese Prüfung kann ggfs. auch während des Extrahierens der Rechnungsinhalte (s.o.) passieren.

Der Workflow lässt sich einfach durch Fachbereiche auf deren Bedürfnisse anpassen. Zudem verfügt der Workflow für eine SAP- Eingangsrechnung über nahezu beliebig viele Stufen. Bei Rechnungen mit Bestellbezug ist sogar eine Dunkelverarbeitung möglich. Das heißt, die Prüfung und Freigabe wird ganz automatisch vom System vorgenommen, ohne menschliches Zutun. Das spart Mitarbeitern und Genehmigern viel Zeit und Aufwand.

6. Eingangsrechnung in SAP buchen oder ablehnen

Um die anschließende Buchung der Rechnung möglichst einfach zu gestalten, schlägt das System Kontierungen und Zuordnung zu Kostenstellen automatisch vor. Auch eine Multi-Kontierung (Splitting) ist in diesem Schritt möglich.

Soll die SAP-Eingangsrechnung abgelehnt werden, lässt sich mit dem Dokumentengenerator ein passendes Ablehnungsschreiben auf Basis von Templates und Textbausteinen generieren. Mit einer SAP-Eingangsrechnungslösung erzielen Sie eine beschleunigte Bearbeitung sowie eine gleichbleibend hohe Qualität.

Lösungsansatz: EASY Invoice Management for SAP Solutions

Der oben beschriebene Prozess ist komplett in EASY Invoice Management for SAP Solutions umgesetzt. Diese Lösung bietet eine weitestgehend automatisierte Verarbeitung von papierbasierten und elektronischen Eingangsrechnungen an.

Die Vorteile liegen dabei auf der Hand:

  • Ihre Rechnungen sind über alle Bearbeitungsschritte hinweg revisionssicher archiviert und stehen jederzeit mit einem Klick zur Verfügung.
  • Das SAP-basierte Rechnungseingangsbuch unterstützt Ihre Sachbearbeiter in ihren täglichen Aufgaben.
  • Genehmigern steht eine webbasierte Freigabe-Maske zur Verfügung, die sich bei Bedarf auch auf dem Smartphone oder Tablet nutzen lässt.
  • Das System erinnert Sie automatisch an Skontofristen und Fälligkeiten zur Vermeidung von Verzugskosten.
  • Umfangreiche Prozesskennzahlen sind stets abrufbar und ermöglichen die langfristige Prozessoptimierung.
  • Das System ermöglicht ein Fast-Close für den schlanken, schnellen Unternehmensabschluss im Rechnungswesen.
  • Die Administration der SAP-Eingangsrechnungslösung erfolgt in der SAP-Rhythmik: Rechtemanagement bezieht Rollen und Rechte direkt aus aus dem Berechtigungswesen von SAP, was für das Thema Compliance ein wichtiger Vorteil ist.

Fazit

Wenn Sie an der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse arbeiten und SAP Nutzer sind, dann ist die Eingangsrechnungsverarbeitung ein Prozess, der sich mit wenig Aufwand und hohem ROI elektronisch abbilden lässt. Typischerweise setzen wir SAP-Eingangsrechnungsprojekte innerhalb von zwei Monaten um.

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Über Thomas Schiffmann
Thomas Schiffmann und sein Team bei EASY sind verantwortlich für das Produktmarketing und das EASY-Extranet. Wenn er nicht arbeitet, kocht er gerne und verbringt Zeit mit Familie und Freunden. Er verbringt seinen Urlaub meist auf Reisen und trifft dabei gerne interessante Menschen.
Thomas Schiffmann
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